いまさら聞けないBIツールとは?導入前に知っておきたい2つのこと

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企業のデータ活用の重要性は、多くの人が知るところです。しかし「データを収集したものの、うまく活用できていない」と感じている方は多いのではないでしょうか?

特に経営における意思決定にはスピード感と正確さの双方が求められ、データの適切な活用が期待されています。そこで今回は、社内のデータを活用し経営の意思決定をサポートする「BIツール」とは何か?を解説します。

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BIツールとは、社内データをわかりやすく統合して企業の意思決定を助けるツール

BI(ビジネスインテリジェンス)ツールとは、社内のデータを活用して企業の意思決定を高速化するツールです。

多くの企業はデータの収集や分析に大きなリソースを割いています。それを瞬時にデータを活用できる状態にしてくれるため、BIツールは経営者にとって最高のサポート役になります。

1_BIツールとは

BIツールの仕組みには、大きく3つのプロセスがあります。

①インプット

はじめに、会計や販売、営業、在庫などのさまざまな社内データを取込んで統合します。データの形式も社内のデータベースなどの業務システムからExcelまでそれぞれ違う場合もあります。

②分析

集めたデータ集計や計算、分析をします。期ごとの売上げ、原価、利益、在庫など、どのような指標を見たいか?数字をベンチマークしたいか?などをBIツールに指示するだけで、膨大なデータを見つけ、集計をしてくれます。これで大量のデータが処理できるのが、PCの強みです。

③アウトプット

データをグラフや表など内容がわかるように、わかりやすく出力できます。複雑なデータの分析結果がシンプルに見られるため、経営の意思決定が迅速になります。

BIツールを使う2つのメリット

メリット①:高度なスキルがなくてもデータ集計ができ、業務コストが削減できる

今まで限られた社員がマニュアルで行っていたデータ加工などが、基幹データベースなどから集積されたデータを使い、高度なスキルがなくても誰でも簡単にグラフ表示できます。

メリット②:リアルタイムにデータ活用ができる

リアルタイムで数値をグラフ化できるため、急に必要になったデータでも確認ができ、現状把握がしやすくなります。

BIツールの導入で成果を上げた事例3選

BIツールは他のシステムよりも、比較的高額であることもあり、費用対効果は気になるところです。

また導入前にどれくらいの効果があるか?がイメージしにくく、検討しづらいという面もあります。そこでBIツールを導入することによって、コストを大きく削減した事例を3つご紹介します。

【事例1】ExcelからBIツールに切り替え、労働コストを大幅に削減

会社名:株式会社スノーピーク(アウトドア用品メーカー)

課題:

・事業の成長に伴い新たな分析ニーズが増えていったものの、情報分析はシステム担当者が基幹システムにアクセスし、Excelで集計
・情報の分析に時間がかかり、鮮度の高い情報を求めることができなくなる。
・特に月末は帳票作成のリクエストが集中し、その対応作業に追われていました。

BIツール導入後:

・情報把握スピードと情報活用レベルが向上
・手作業で行っていた帳票作業が自動化
・日次月次の定期作業で約60時間、ユーザー依頼の随時作業で約30時間、合計すると月間で約90時間の労力を削減
・さらに、新規帳票作成時に1件あたり約40万円のコストが発生していたものがゼロに

参考:株式会社スノーピーク|導入事例

【事例2】1000万円のコスト削減と経営のスピードアップ

社名:有限会社トップリバー

「儲かる農業」をビジョンに掲げ実践する農業生産法人で、地域の発展を担う農業経営者を育成するためITを活用し、情報管理や生産計画・実績管理といった業務のシステム化に積極的に取り組んできました。

課題

・各システムに蓄積されたデータから毎年バージョンアップを行っていたが、ベンダーに新しい帳票を一つ作ってもらうのにも、ニーズの伝達をはじめ開発スピードに課題を感じていました。

BIツールを導入後

・データが可視化され、わずか半年足らずの短期間のうちに100種類を超えるダッシュボードを作成(もし、旧システムでこれと同じ感覚で次々に帳票を作っていたとすると、1,000万円を超える膨大なコストと開発時間が必要)
・収益の推移をすぐに把握できるようになり、経営のスピードもアップ

参考:農業生産法人 有限会社トップリバー|導入事例

【事例3】約600種類の紙の帳票をなくし、業務効率化

会社名:神東塗料株式会社

塗料の製造・販売および化成品の受託生産を行っている会社。かねてからデータ活用に精力的に取り組んでいました。システム部門が、営業の売上情報や生産情報など約600種類の紙ベースの帳票を作成して全社配布したり、Excelファイルで営業スタッフへデータ提供したりしてきました。

課題

・システム部門の労力が大きい
・社員の要望に応えるうちにExcelファイル数も増加し、データ提供のコントロールが困難になりました。

BIツールを導入後

・営業部門のみならず、生産部門や物流部門、検査部門などの他部門にも利用が広がる
・営業部門にとっては予算と実績を確認するための実績ツールとなっており、倉庫内の在庫管理にも活用され、業務の効率化
・また、約600種類もあった紙ベースの帳票をなくしたことで、システム部門への負担も軽減し、結果ペーパーレス化へ

参考:神東塗料株式会社|導入事例

BIツールを選ぶ前に確認したい2つのポイント

では実際に自社でBIツールを活用するために、どのようにツールの検討をすればよいのでしょうか?

ポイント①:自社のデータの状態がどうなっているか?

まずチェックしていただきたいのは、社内システムやデータがどのような状態か?です。すでに特定のデータベースやシステムを利用しているのであれば、既存システムとの互換性を重視して、適切なツールを選んでください。

例えばSAPのERPなどを利用しているのであればSAPのBIツールを検討、エクセルなどでデータ蓄積を行っているのであればエクセルからデータをインポートできるツールを検討しなければいけません。

ポイント②:必要な機能は何か?

BIツールにはたくさんの機能があり、企業によってはすべてが必要というわけではありません。この機能を精査することで、開発や導入の費用をぐっと抑えることができます。

BIツールのRFP(=提案依頼書)を作成する際には、例えばセキュリティ、データソートの利便性、ユーザーインターフェース、Webブラウザー操作などの機能がどの程度の必要なのか?の精査をおすすめします。

BIツールを導入する2つの方法

社内である程度、案が固まったらいよいよ導入です。導入には大まかに2種類の選択肢があります。

①BIツールを提供するSAPやOracleなどのベンダーに直接頼む場合
②インスタレーションや保守を事業として行っているSIerを通して導入する場合

どちらの選択肢が良いかは社内の状況によるので、事前にシステムを把握する必要があります。

パターン1:案件の規模が大きくない場合は、SIerへ

あまり案件の規模が大きくない場合は、SIerなどを通した場合の方が有利な契約を結べる場合があります。まずは、見積もりを取るために、めぼしいSIer数社にコンタクトをとり、それから細かい要件を詰めていきましょう。

パターン2:大型案件は、直接BIツールを提供するベンダーへ

大型案件の場合はデータベースや関連パッケージソフトの刷新なども視野に検討する必要がありますので、自社が利用しているERPやDBを提供しているベンダーに相談する方がトータルで良い条件を引き出せる可能性があります。

まとめ

BIツールを活用することでビジネスの経営判断をスピードアップして、ヒューマンエラーを防ぎながらデータを可視化することができます。

今はまだBIツールは流行り物という認識かもしれませんが、遅かれ早かれ今後、どの企業も導入する方向に舵を切ることは明確です。BIツールのメリットを正しく理解して、導入のポイントを押さえながら社内で検討すれば、あなたのビジネスに必要なBIツールの力がおのずと見えてくるはずです。

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