社内SNSツール10選!導入に失敗しないためのポイントまとめ

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社内SNSという言葉を耳にする機会が増えてから数年がたちましたが、実際には、効果がよく分からない、導入しようとして失敗してしまったという企業もあるのではないでしょうか。

今回は社内SNSを導入して社内のコミュニケーションを活性化し、業務に活かしている企業の事例とともに、各ツールの特徴を紹介します。

導入時に気を付けるポイントまで解説しているので、社内SNSの導入を検討されている方は、ぜひご一読ください。

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社内SNSの特徴は、複数人が同時に情報交換をできること

社内SNSは、社内や組織内に限定したコミュニケーションツールです。

以下のような特徴があります。

・個人同士のやり取りはもちろん、複数の人が同時に情報交換を気軽にできる。
・共有された情報が組織内においてオープンであるため、鮮度の高い情報を得られる。
・セキュリティの面においても通常のSNSと違い、IPアドレス制限やSSL通信、ログイン・ログアウトの制御ができる。
・マルチデバイスに対応している為、社内にいなくても簡単にコミュニケーションがとれる。
・必要な情報を時系列で確認できる。

社内SNS導入による2つのメリット

メリット1.業務の効率が上がる

例えば、あるプロジェクトを立ち上げた場合メールでのやり取りをおこなうとします。すると、その情報を共有しているのは当事者同士だけとなり、他の人にはプロジェクトがどれだけ進行しているのかなど全くわかりません。

かといってCcでのメールを多用すると、業務の量や連絡を取り合う相手が多ければ多いほどメールの件数が増えてしまい、本当に自分に関係のある事が分からなくなったり、内容を確認してもらえていなかったりというようなことがあります。

しかし、社内SNSなら必要な情報を時系列に追って確認できます。また、グループチャットを活用した場合、あとからグループに参加した場合でも過去のやり取りをたどれば、現在の状況が分かり一から説明したり質問したりする手間などが省けます。

メリット2.気軽にコミュニケーションができ、社内のノウハウを蓄積するのにも役立つ

社内SNSを使えばメールやグループウェアと違い、気軽にコミュニケーションとれます。この気軽にというのがとても重要です。

社内でのやり取りにメールを使用する際、大した内容ではなくても冒頭に挨拶のような定型文をはさむなど暗黙のルールがあります。

社内SNSではこれを廃止し、より気軽に円滑なコミュニケーションをとれるようになります。これは業務の効率化にもつながります。

またせっかく有益な情報やノウハウを持っている社員がいたとしても、それを社員同士で共有する方法がないのは、会社にとってもよくありません。社内SNSの誰でもグループを開設でき、情報を発信できるのは社内のノウハウを蓄積にも役立ちます。

社内SNSツール10選!各ツールの特徴を把握する

いざ社内SNSを導入してみようと思っても社内SNSツールが数多くあり、その中からどれを選べばいいのか悩んでしまいます。

そこでまずは、各企業や組織に必要な機能を明確にする必要があります。導入の目的に応じたツールを選ばなければ既存ツールとの違いがなくなってしまうので、しっかりと必要な機能を見極めましょう。今回は各ツールの主な特徴をご紹介しますので、是非参考にしてみてください。

1.タスク管理やビデオ通話ができる「ChatWork」


http://www.chatwork.com/ja/

タスク管理

ChatWorkはチャット機能に特化したツールになっており、タスク管理機能が付いているのが特徴です。タスク(やるべきこと)を作成・編集することで、自分も相手にもタスクを知らせ把握できます。

またタスクの完了も知らせられ、進捗状況の確認も可能。

ピン止め

重要なチャットやグループを上部表示に固定でき、優先順位の高いチャットの見落としなどを防げます。

ビデオ通話/音声通話

パソコンのマイクやカメラを使ったビデオ通話/音声通話機能があります。この機能を使えば、外出中や出張中でも会議などに参加できます。

2.最大200人まで可能なグループ通話やタイムライン機能が特徴の「WowTalk」


https://biz.kingsoft.jp/wowtalk/

共有(タイムライン)

社内専用の掲示板に発信することで、部署内外の情報共有を可能にします。また「いいね!」機能を付けることで確認漏れを防ぎ、コメントを付けることでコミュニケーションの活性化に繋げられます。

社員リスト管理

企業管理者が登録した社員がメンバーリストに一覧表示され、管理者により部署や各ユーザーに表示させる範囲を設定可能。

無料通話

ネット回線が繋がる環境なら無料でIP通話が可能です。複数通話機能も付いており、最大200人までのグループ音声通話ができます。

3.スケジュールやQ&A機能など搭載できる機能が豊富な「Beat Shuffle」


http://www.beat.co.jp/contents/product/

スケジュール

個人的な業務の予定から全社の行事まで、必要なスケジュールを一括管理でき、空き時間も一目で確認ができるので、会議の調整や外出の予定も立てやすくなります。

日記

仕事の気付きやアイディアをブログ感覚で書いたり、自分のことや趣味についてなど書くことで、社員の人となりを知れます。また、顧客との打ち合わせ内容などを書くことで、業務報告として用いることもできます。

Q&A

質問と回答というシンプルな機能が、個人の知識や経験を効率よく共有できます。やり取りは全てデータベースに保管されるので、あとで同じような疑問を持った社員が検索することで問題解決の手助けになります。

アンケート

アンケート機能があれば、社員の意見が必要な場合簡単に収集できます。

4.メールなど他のツールとの連携ができる「Talknote」


https://talknote.com/

タスク管理

タスクの依頼や完了報告、期限を共有することで業務の漏れを防ぎます。

メール連携

メールなど他のツールと連携することで、必要な情報を一元化できます。

5.無料で活用できる機能が多い「Yammer」


https://www.microsoft.com/ja-jp/yammer/

投稿機能

facebookのような投稿機能があり、返信や「いいね」などのコミュニケーションがとれる。

Yammerはフリーミアムモデルで、ほとんどの機能を無料で期間を限定することなく活用できます。ログ分析やユーザーの管理が必要な場合は、有償のプランを契約することで、活用できる機能が広がります。

6.Salesforceが提供している「Chatter」


https://www.salesforce.com/jp/chatter/overview/

フィード機能

facebookやTwitterなどと同じようにフィード機能があり、自分がフォローしている人やグループの更新状況を把握できます。

自分の興味のある情報をフォローしておけば、必要な情報をフィード上で収集できます。

アンケート

誰でも簡単に社員にアンケートの実施が可能。対象者を特定のグループから選んだり、全社員に向けた一般的なアンケートをおこなったりできます。

トピックページ

コミュニティでディスカッションしたテーマの最新情報をトピックページに収集できます。関連した投稿やファイルを自動で収集します。

7.連携できるツールが多く、使いやすいUIが人気の「slack」


https://slack.com/

他のツールとの連携

slackは連携できるツールが多いのが特徴。例えばGoogleカレンダーやskype、DropBoxなどのツールと連携が可能です。

Googleカレンダーに設定しておいたスケジュールをslackに通知がくるように設定できます。

複数人で投稿を同時に編集できる「post機能」

ドキュメントを複数人で同時に編集できる機能がついています。作成したポストはURLを発行すれば誰とでも共有できるようになります。

コードの投稿

主にエンジニアの方が使う機能ですが、コードを投稿できる機能があります。

8.議論している内容が分かりやすいツリー型コメントが特徴の「SKIP」


http://www.skip-sns.jp/

ツリー型コメント

ふつうだと時系列にコメントが並び、議論が進むにつれ何についての話だったのかが分からなくなることがありますが、ツリー型コメントなら複数人が同時に議論しても、一目で構造が理解できます。

幅広い検索

SKIPに添付したファイルであれば、ファイルの中身にまで検索をかけられるので、個人同士だけでなく皆で情報を共有できます。

メディア機能

ニュースサイトなどの公式なメディアや、Twitterなどのソーシャルメディア上にある社外情報を取り込め、自社に関連する情報なども取り入れて共有できます。

9.社員の仕事量の数値化ができる「nanoty」


http://www.nanotybp.jp/

日報

1日の所感や、詳細な業務の流れまで記入できます。

工数の集計

社員が書いた日報から仕事量の集計ができます。人別の集計はもちろん、カテゴリ別に集計することも可能。

目標設定

個人の目標を週次で管理する機能があります。

10.日報に特化した社内SNS「gamba!」


http://www.getgamba.com/

日報

gamba!は日報に特化したツールで、パソコンだけでなくスマホやタブレットからでも日報を出せます。

足あと(開封確認)

自分の日報を誰が読んだか確認できます。他の社員や上司、社長が読みコメントやスタンプなどが付けば、やる気アップに繋がります。

社内SNS導入時、気を付けるべき2つのポイント

社内SNSを導入したからといっていきなりコミュニケーションが活性化されるわけではありません。導入しただけで終わりでは必ず失敗してしまいます。ここからは有名企業での導入事例をもとに、社内SNS導入の際の注意点を二点ご紹介したいと思います。

ポイント1:目的を明確にする

社内SNSの導入で特に重要なのは、導入目的の明確化です。

この目的を明確にしないまま推し進めても、どういった時に社内SNSを活用すればいいのかが分からず利用率も上がらないまま、結局は使い慣れたメールでいいと思ってしまい導入が無駄になってしまいます。

もちろんコミュニケーションの活性化というのはどの企業にとっても大前提の目的ではありますが、これだけの目的設定では表現が曖昧で不十分になってしまい前述した結果と同じものとなってしまいます。

そこで、まずは目的の設定をどのように行えばよいか事例を挙げて説明します。

事例1:公文教育研究会が暗黙知を共有するために社内SNSを導入

導入の目的
・全国に散らばっている社員間のコミュニケーションを活性化したい
・他の手段ではカバーできなかった暗黙知を共有するための基盤を整備したい

公文教育研究会では、全国に事務局が点在しており、社内SNS導入する以前から情報共有の為にグループウェアを導入していました。しかし、それでは非公式な暗黙知の共有がほとんどできなかったのです。

結果
このように、非公式な暗黙知を共有すると目的を決めたことで、教室で生徒に接する時の実践例やちょっとしたコツも情報交換されるようになり、まさに求めていた各々が持っているノウハウや非公式な部分が共有されるようになりました。


引用:公文教育研究会|SKIP

事例2:部署間を超えたコミュニケーションで新たなビジネスチャンスを得るために導入

導入の目的
三井不動産レジデンシャル株式会社では、雇用形態や勤務場所、時間などの違いにより他部門とのコミュニケ―ションが不足していると感じていました。

部署間や勤務地、時間を越えたコミュニケーションと情報共有で、新たなビジネスチャンスを得られるのではないかと考えて社内SNSを導入。

結果
社内SNSの導入により、社内でコミュニケーションを取る機会の少ない人とでも、SNS上で共通の話題などで繋がり、社内での人脈を広げられるようになりました。

また、仕事上での成功体験や経験談などが日記に投稿されることで、それを読んだ他の社員が触発され、モチベーションが高まるなど、部署を越えた横のコミュニケーションが取れるように。

このような社員同士のやり取りにより、実際に商談に結び付いた事例も生まれました。

参考:三井不動産レジデンシャル株式会社 コミュニケーションの円滑化による営業力強化・ 理念の浸透|ビートコミュニケーション

ポイント2:一部の社員やグループから浸透させる

そして、もう一つ注意しなければならないのは、いきなり全社的に取り入れるのではなく、一部の社員やグループから浸透させることです。

せっかく導入するのだから、全員に共有したいと思うのは当然なのですが、いきなり「今日から社内SNSを活用してください。」と言われても戸惑ってしまい、どうしていいのか分からない人が多く出てきてしまい利用率は上がりません。

また、その中でも一部の人が投稿など情報を発信してくれても、ルールが定まっていない状態では、本意ではなくても炎上するなどトラブルの原因となりかねません。

なので、まずは社内SNSを活用する社員を選定して導入してみます。まずは部門内など日頃から連絡などをとる機会があるグループなどにすれば、見知った相手なので投稿するハードルも低くていいでしょう。

ここで活用して出てきた課題や改善点をまとめ、どんなコンテンツやカテゴリー、ルールが必要か分かれば、導入範囲を広げた時に新しく入ったメンバーもこうやって活用すればいいのか、これは投稿してもいい内容なのかが分かるので、SNSを初めて利用する人でも少し見てみようかなときっかけを得られます。

まとめ

社内SNSを導入するということは社内のコミュニケーションをもっと活性化させて、業務に生かすというのが一番大きな目標であると思います。

そのためには、社内SNSが自身の企業においてどのような役割を果たせそうなのかをしっかりと見極める必要があります。いきなり全ての業務を社内SNSでまかなうというのは現実的ではありません。

これまでの既存ツールと上手く使い分けながら、自身の企業に合った使い方を検討し、導入してみてはいかがでしょうか。

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LISKUL編集部
LISKUL(リスクル)は、ソウルドアウト株式会社の社員によって執筆・運営されています。Webマーケティングの成果改善の役に立つさまざまなノウハウを発信中。

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