LINEのカレンダー機能「LINEスケジュール」をビジネスに活用する方法

スマホ サラリーマン

ミーティングや懇親会などを開きたくても、社員の予定を把握していなければ予定を立てにくくなります。いちいち一人一人に予定を聞くのは手間がかかるうえに面倒です。

グループトークができるLINEには個人のスケジュール管理にも便利な「LINEスケジュール」というカレンダー機能があります。

LINEスケジュールは全体にイベントなどを予定している日を周知できるだけでなく、参加の有無の確認などもできます。著者も会食や飲み会の日程調整をするときに使ってみましたが、1分ぐらいで日程候補出しから共有まで完了できるので、非常に便利です。

ビジネスシーンで無駄な手間を省くのにおすすめのLINEスケジュールの使い方を画像を使ってわかりやすく解説していきます。

仕事で使えるビジネス版LINE、「LINE WORKS」を無料ではじめる!



※本記事はワークスモバイルジャパン株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


LINEスケジュールでできること・できないこと

できることできないこと
ミーティングや宴会などの出欠確認と日程調整具体的な時間を指定しての日程調整
月額等の費用不要で使える個人の日々のスケジュール管理
友だち以外のLINEユーザーとの共有LINEユーザー以外との共有
LINEのノートやタイムラインへの投稿イベント開催前の通知
 PC版LINEでの利用

LINEスケジュールはミーティングや宴会の日程調整におすすめ

LINEスケジュールはミーティングや食事会や歓送迎会などの日程を決めるにあたり、候補日が複数ある場合の日程調整に最適です。社員全員がLINEを利用していれば、全員に対して共有・出欠確認ができます。

出欠確認後は、一番参加者が多い日に決定するなど判断しやすくなります。また、LINEスケジュールは全員と友だちになる必要はなく、さらにグループ作成の必要もありません。

そのため、友だちになっていない人とのスケジュール調整はLINEスケジュールごとに発行されるURLを共有するだけで回答が可能になります。

出欠回答は○△×のいずれかをタップするだけなので、忙しくても短時間で済ませることができます。

予定がはっきりしていないときは△にしておいてメモにいつ予定がわかるかなどを残しておきましょう。出欠回答は、あとからでも変更可能です。

時間の調整や個人のスケジュール管理はできない

LINEスケジュールは場所や時刻を入力できません。日付の候補しか挙げられないため「日付は決まっているが時間帯が未定」といった場合のスケジュール調整は難しくなります。

個人のスケジュールやタスクの登録・管理が可能なgoogleカレンダーやLINE WORKS(ビジネス版LINE)と同じように使いたい場合にはLINEスケジュールは不向きです。

あくまでも日程調整のアンケートを取るための手段の一つとして理解しましょう。また、LINEスケジュールを使うには、出欠を取りたい対象者全員がLINEを利用していることが前提です。

LINEを利用していないメンバーには個別で直接出欠確認する必要があります。

LINE WORKSを使ってお仕事に必要な機能を揃える(PR)

<LINEとLINE WORKSの違い>
主な違いは、LINEはプライベート利用、LINE WORKSは仕事での利用というところです。LINE WORKSは、LINEとは別アプリで、LINEの使いやすさはそのままに、仕事で使える機能を1つのアプリで完結しています。お仕事用なので、セキュリティも充実したLINEとつながる唯一のビジネスチャットです。
LINEカレンダー1

また、グループウェアの機能が付いていて、簡単にグループメンバーのスケジュールを共有したり、ホーム(掲示板)では情報共有や告知ができます。

LINEカレンダー2LINEカレンダー3

参考:チームの予定管理ができるLINE WORKS!


LINEスケジュールの使い方の流れ

ビジネスシーンでも使い勝手がよいLINEスケジュールの使い方の流れを詳しく解説します。上手に活用して全員の出欠確認の手間を減らしましょう。

相手別のLINEスケジュールのアイコンの見つけ方

LINEスケジュールは相手に合わせてアイコンの位置が異なります。LINEスケジュールの友だちやトークルームから作成する場合のアイコンの位置と友だち以外と共有する場合のアイコンの位置を確認しておきましょう。

個人やグループで共有する場合はトークルームから

LINEカレンダー素材1

個人や社内グループのメンバーで日程調整をしたい場合はトークルーム左下の「+」ボタンを押すと、下にスクロールした先に「日程調整」(=LINEスケジュール)が出てくるのでタップして起動します。

このとき、グループに参加していないメンバーを追加したい場合でも作成したイベントごとに発行されるURLを共有すればLINEスケジュールに参加できます。
また、個人・グループトークからのLINEスケジュールの作成手順に従って大丈夫です。

友だち以外と共有する場合はホームから

LINEカレンダー素材2 LINEのホームタブを開くと「その他サービス」の項目内に「LINEスケジュール」のアイコンがあります。

「LINEスケジュール」のアイコンが見つからないときは「+追加」のアイコンをタップしてサービス一覧の中から「ユーティリティ」の項目内にある「LINEスケジュール」のアイコンを追加してください。

ホームにある「その他サービス」から作成するLINEスケジュールは、グループ作成をしていない場合や上司や取引先といった友だち登録をしていない相手と日程調整をしたいときに便利です。

また、複数のグループに同じイベントの出欠確認を取りたい場合もこちらの手順で作成すると一括管理ができます。

イベントを作成する3つのステップ

続いてイベントを作成する手順を見てみましょう。イベントの作成方法はホームからでも個人・グループトーク内からでも同じです。

1.イベント名と内容を決める

LINEカレンダー素材3「日程調整」もしくは「LINEスケジュール」アイコンをタップするとイベント作成画面に変わります。イベント名・イベント内容を記入して登録しましょう。

イベント名は30文字以内、イベント内容は200文字以内で入力可能です。LINEスケジュールは時間や場所の指定ができないので、イベント内容に時間や場所を入力しておくと別に知らせる手間を省けます。

LINEカレンダー素材4
イベント名の横のアイコンは変更可能です。アイコンをタップし、ビジネス・食事会・宴会・旅行などイベント内容に合わせた絵柄に変更しておくとわかりやすくなります。

2.候補日を複数選ぶ

LINEカレンダー素材5「日程選択」をタップするとカレンダーが表示されます。候補日は複数選択でき、タップすると数字に緑色の丸がついていきます。
候補日は月をまたいで複数選択可能ですが、あまりにも多くなると結果的に日程が決まらなくなる場合もあるためある程度絞っておきましょう。候補日の選択が終了したら「選択」をタップします。

3.項目を埋めたらメンバーとイベントを共有する

LINEカレンダー素材6トークルームからイベントを作成した場合は、LINEスケジュールがトーク内に表示されます。個人・グループのトークルームに表示されるので、既読数を確認するだけでみんなが見ているのかの確認もできます。

LINEカレンダー素材7
ホームタブからイベント作成した場合は、共有するメンバーを選択・招待します。共有するメンバーは友だちだけでなくグループも選択可能です。

共有するとトークルームにメッセージが投稿されるので、必要に応じてメッセージの内容を変更して送信ボタンを押してください。

LINEカレンダー素材8 友だち以外のメンバーには、イベント作成後に発行されるURLをメールなどで共有します。LINEスケジュールで作成したイベントのURLはPCからアクセスしても開きません。

「スマホからアクセスしてください」など、ひとこと添えておくと年配の人にも印象がよくなります。また、LINEユーザー以外への共有はできないので直接予定を聞くなどの対応をしましょう。

イベントへの回答は記号をタップするだけ

イベントの共有が完了したら回答を待つだけです。回答は記号をタップするだけなので、相手にも負担がかかりません。

回答者は日付ごとに○・△・×を選ぶ

LINEカレンダー素材9イベント詳細にアクセスして「回答する」をタップすると回答できるようになります。日程ごとに設けられている○(参加)・△(未定、調整可など)・×(不参加)のいずれかを自分の都合に合わせてタップしましょう。

回答したら「選択」をタップすることでアンケートに反映されます。また、主催者や幹事や他メンバーに伝えたいことがあれば、コメントの登録も可能です。

ただし、登録したコメントは回答者全員が閲覧できます。トークルームでも全員閲覧できるため、共有したいコメントがあるときはトークルームがおすすめです。

回答はいつでも変更が可能

LINEカレンダー素材10一度回答してしまっても、内容に変更があるときはあとからの変更も可能です。イベント詳細にアクセスして「回答内容を修正」をタップしましょう。

変更は何度でもできますが、集計が終わってからの変更は主催者やほかのメンバーへ迷惑をかけることになります。集計後の変更は主催者へ直接連絡するかトークルームで全体に向けてメッセージを送信しましょう。

候補日の追加や修正は作成者のみが可能

LINEカレンダー素材11
もし、出欠確認中に候補日が増えた場合や中止になった場合はイベントの作成者のみ内容修正やイベントの削除ができます。

そのため、回答者が候補日を増やしてほしい場合はイベント作成者に追加の依頼をする必要があります。また、一度作成したイベントの候補日は増やすことが可能ですが減らすことはできません。

中止となった候補日が出てきたときは、トークルームなどで全体に伝えましょう。

作成者が回答をチェックして集計する

全員の回答が得られたり、期日が近づいたら作成者が回答をチェックして集計します。集計結果をもとにイベント内容の最終通知を行いましょう。

回答期限の指定ができないためこまめなチェックが必要

LINEカレンダー素材12 LINEスケジュールのデメリットに「回答期限が設定できない」ことと「回答があっても通知が来ない」ことが挙げられます。そのため、イベント作成者はこまめにチェックする必要があります。

しかし、回答をこまめにチェックするのはやや手間のかかる作業です。LINEスケジュールで作成するイベントには内容の入力が可能なので、回答期限を記載したりトークルームに回答期限のメッセージを送信したりすると手間を減らせます。

また、集計時に未回答になっている人がいることもあるでしょう。LINEスケジュールは誰が回答しているかわかるので、未回答の人には直接連絡して回答をお願いできます。

参加者の多い日が自動でわかる

LINEカレンダー素材14
LINEスケジュールは参加率の一番高い日程が自動で緑文字で表示されるため、集計の手間が大きく軽減されます。

ただし、△になっている部分の確認も行っておきましょう。△になっている場合はコメントが残されている可能性があります。

コメント欄を確認したうえで参加者がもっとも多い日に決定します。

決定した日程はLINEのメッセージで通知できる

LINEカレンダー素材14「回答者にメッセージを送る」をタップすると回答者全員のトークルームへメッセージの投稿ができます。決定した日程の連絡に使いやすく、時間や場所などの連絡手段にも使えます。

また、メッセージ送信はイベント作成者だけでなく回答者も利用可能です。日程を把握したメッセージや急遽予定変更したメッセージなども送信できます。

イベントは最終更新から1ヶ月後に自動で削除される

LINEカレンダー素材15 LINEスケジュールはイベントの最終更新から1ヶ月後に自動で削除されるため、いちいち削除する必要がありません。イベントは自動削除されますが、トークルームやノートへの投稿は削除されずに残ります。

もし、イベント開催の1ヶ月以上前に集計が完了した場合、更新せずに放置すると開催当日より前にイベントが削除されてしまいます。

別途参加者のメモを残しておくか、削除されないようにコメントやメッセージなどを定期的に更新するかの対応をしましょう。

LINEカレンダー素材16
イベントが終了・中止した場合、作成者は自動削除を待たずにイベントを削除できます。イベントの詳細画面の右上にある「編集」をタップ後に表示される画面の下のほうにある「イベント削除」をタップするだけです。

既読がわかる、予定もわかる!働くチームにLINE WORKS!


まとめ:LINEスケジュールは日程調整するためのシンプルなツール

LINEスケジュールは細かい予定の決めごとには不向きですが、日程の全体周知に便利なツールです。

誰がいつ都合がつくのかをリアルタイムで知ることができるので、いちいち個別確認する手間が省けます。

また、上司や取引先といった直接話をするのに抵抗を感じる相手にも確認がとりやすくなります。

日程調整するためのシンプルなツールであるLINEスケジュールを上手に活用して、ビジネスシーンの手間を省きましょう。

お仕事にはビジネス版LINE、「LINE WORKS」がオススメです!(PR)

LINEカレンダー4

お仕事のメンバー同士でLINE WORKSを使うことのメリット

  • プライベートと仕事用のアプリを分けることができる
  • LINE連携を使うと社内だけでなく、お客様や取引先など社外の人ともつながる
  • 誰でも簡単にすぐはじめられる
  • 予定管理やカレンダー共有、グループノート、ファイル共有、掲示板など仕事で使えるグループウェアの機能が付いてる
  • 管理者がいるから安心できる
  • アンケート機能であれば、イベント出欠確認や意見調査、コロナ対策として体調管理の集計もできる

仕事に特化したLINE WORKSを使って仕事を効率化しましょう。

ビジネス版LINE、「LINE WORKS」を使ってみよう(無料ではじめる)

※本記事はワークスモバイルジャパン株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。

コメント