リマインドメールとは？悪い印象を与えない伝え方のポイントと例文集

リマインドメールとは言葉の通りリマインド（再確認）を目的としたメールのことで、予約日時の確認や商談前・納期前など、期日が決まっている業務や約束事の前に送付します。社内外の方に向けてリマインドメールを送ることで対応漏れを予防し、スケジュール通りプロジェクトや業務を進行できるようになります。

あまりに無機質なメールを送ると相手の心証を害する恐れがあるので、相手を不快にさせないメール文の書き方をおさえておくと良いでしょう。

この記事ではリマインドメールについて、送付すべきシーンやタイミング、上手なメール文の作り方、シーン別のメール例文をまとめました。

本記事を読むことで相手との関係性を崩すことなく、リマインドメールが送れるようになります。

リマインドメールとは、業務進捗や期日の確認を目的としたメールのこと

リマインドメールとは、業務の進捗の確認や期日の念押しなどを目的としたメールです。社内の同僚や上長、社外の取引先・外注先、に向けて送ります。

リマインドは「思い出させる」という意味の言葉で、メールを通して納品期日や予約日程・商談日程などの約束事を思い出させるために送ります。

リマインドメールを送ることで「ミーティングの予定を忘れられていた」「期日の認識漏れで納品物の提出が遅延した」など、予定忘れによる弊害を防ぐことができます。

またBtoC（例：美容室・レストラン）ではリマインドメールを送ることで予約忘れによるキャンセルを防止できます。電話と違って時間や場所を気にせず確認できるのもメリットです。

リマインドメールを送るべきタイミング

リマインドメールは以下のような「重要な予定・イベントの2～3営業日前」に送ります。

• 社内外への業務の進捗確認
• 予約日時の確認
• 商談前
• 提出物の納期確認

上記のように日程が決まっていて、かつその期日が差し迫っている場合に送るのが有効です。

半月前など、期日まで日数が空きすぎている場合、リマインドしても「まだ期日に余裕がある」と読み飛ばされてしまう可能性があるので2～3営業日前にリマインドメールをお送りするのが良いでしょう。

ただし提出物の納期を確認する場合、提出物の準備に一定以上の工数がかかるので、進捗確認の意味を込めて早めにリマインドメールを送るのが得策です。

失礼な印象を与えないリマインドメールのポイント

リマインドメールは進捗管理や予定日の再確認などを通して漏れをなくすため、お互いにとって有益なものです。しかし、メール文の表現の仕方によっては「催促」のニュアンスが強く伝わってしまい、相手に不快感を与えてしまうことがあります。

失礼な印象を与えない、自然でマイルドなリマインドメールを書くには、以下の6つのポイントをおさえておきましょう。

1. 件名に「リマインド」という言葉は使わない
2. 相手を気遣う一言を入れる
3. 本題はシンプルに書く
4. 当日や直前の送付は避ける
5. 要返信の場合は期日を明記する
6. BCCは使わない

1．件名には「リマインド」を使わない

メールの件名には「リマインド」「リマインダー」などの言葉は使わないようにしましょう。

先ほどご説明した通り、リマインドという言葉は「催促」のニュアンスが強いです。急かされているように感じて不快に思う方もいらっしゃいます。

以下のように、リマインドという言葉を使わないで件名をまとめるようにしましょう。

• ○月○日のイベントの出欠につきまして
• 【ご確認】〇〇の納品について

2．本題はシンプルに書く

メールを読むのに時間がかからないようできるだけ短文で送ると良いので、本文は簡潔にまとめるようにしましょう。

件名を見た段階で内容が伝わることが大切で、本文は件名からずれないようシンプルにまとめてください。

シンプルな内容にするためには、以下の要点を意識すると良いでしょう。

• メール冒頭でリマインドの内容を一文にまとめる
• 箇条書きを使って一文が長くならないように配慮する
• 相手方に求めているアクションを記載する（返信期日など）

3．相手を気遣う一言を入れる

伝えたいことをシンプルに書く必要がありますが、メール文全体がシンプルになりすぎないように注意しましょう。特に、相手方を気遣うような文言を入れると良いでしょう。

例えば「お忙しいところ恐縮ですが」などの一言が入っているだけでも与える印象が変わります。

4．当日や直前の送付は避ける

リマインドメールの当日の送付は極力避けてください。予定日当日の送付だと、リマインド自体が果たせません。

期日直前で送るのは遅すぎるので、予定日より2～3営業日前には送っておくのが良いでしょう。

5．要返信の場合は期日を明記する

相手からの返信を必要とする場合、必ず返信期日をセットで送るようにしてください。

例えば食事会などのイベントの出欠を確認する場合などは必ず返信が必要だと思うので、「○月○日までにご返信をお願いいたします」と一文添えましょう。

この時、返信期日は最終期限の数営業前にするなど余裕を持たせることをオススメします。

6．BCCは使わない

BCCを使えば一斉送信ができますが、リマインドメールにおいてはBCCでの送付は控えましょう。

BCCで送ると下記のようなリスクがあるので、使わないようにするのが安全です。

• 個人情報を漏洩するリスクになる
• サーバーに負担がかかり、配信自体が遅延する可能性がある
• 業者による迷惑メールと誤認される可能性がある
• 目上の人や顧客に対するBCCでの送信は失礼な印象を与えることがある

参考：【ビジネスメールの一斉送信の全手法まとめ】目的に合った手法の選び方
　　　メールのCCとBCCの違いは？BCCで一斉配信してはいけない7つの理由
　　　【ビジネス】BCC送信と失礼な間違い｜マナー・送信方法・エラー

サービスの利用顧客などにリマインドメールを一斉送信したい場合、SMSを利用するという手法があります。

メールよりも視認性・到達率が高く、メールよりも件数が少ないので埋もれてしまうことも少ないです。

SMSを一斉送信する場合はSMS配信サービスの利用が必要となります。数十人・数百人単位で大量のリマインドメールを送らなければいけない場合はSMS配信サービスが有効です。

しかし、どのSMS配信サービスを選べば良いかわからないし、導入コストが気になるという方も多いことでしょう。

例えば、「SMSLINK」は業界最安水準で利用できるSMS配信サービスです。

シンプルな操作性で誰でも簡単に使えるだけでなく、専任のCSチームが文面の作成サポートをしてくれるので、初めてSMS配信サービスを利用する方でも安心して利用できます。

サービスについての詳細は、「電話、メールに代わる新しい連絡ツール『SMSLINK』」にて解説されていますので、ぜひ参考にしてみてください。

シーン別のリマインドメール例文集

実際にどんなリマインドメールを送るべきかわからないという方に向けて、いくつかのシーンに分けてリマインドメールの例文を用意しました。

社内へのリマインドメール

【顧客向け】お打ち合わせ日時の確認

【パートナー企業向け】納期の期限確認

二度目のリマインドメール

【BtoC】お客様への予約日程の確認メール

リマインドメールに関するよくあるご質問

リマインドメールの作成に役立つQ＆Aをまとめています。

Q.リマインドメールの内容に必ず含めるべき情報は？

A.リマインドメールには、以前の連絡内容、期日や締め切り、必要なアクション、連絡先情報などを含める必要があります。これにより、受け手が何をするべきか明確になります。

Q.リマインドメールの開封率を高める方法は？

A.開封率を高めるには、件名に工夫を凝らし、具体的でわかりやすい内容を含めることが重要です。例えば、「締め切りが迫っています」や「重要なお知らせ」など、緊急性や重要性を示す表現が効果的です。

Q.リマインドメールに返信がない場合の対処法は？

A.リマインドメールに返信がない場合、電話でのフォローアップや直接の連絡を試みることが有効です。また、返信がない理由を確認し、必要に応じて内容や送信方法を見直すことが重要です。

Q.リマインドメールを通じて相手に行動を促すための効果的なフレーズは？

A.「お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか」や「ご対応いただけると助かります」など、相手に丁寧に依頼するフレーズが効果的です。これにより、相手が行動を起こしやすくなります。

Q.リマインドメールで期限を設定する際の表現方法は？？

A.期限を設定する際は、具体的な日付や時間を明記することが重要です。「◯月◯日までにご対応をお願いできれば幸いです」といった明確な期限設定が、相手の行動を促します。

まとめ

リマインドメールとは言葉の通り業務進捗・期日・打ち合わせ予定日などのリマインド（確認）を目的としたメールです。

リマインドメールを送ることで「打ち合わせの予定を忘れられていた」「納品が遅延した」などのトラブルを予防することができるので、リスクを抑制するうえで大切な業務の一つです。

リマインドメールを送るタイミングは重要な予定・イベントの2～3営業日前に送るのが良いでしょう。提出物の期日をリマインドする場合は、提出物の準備にかかる工数を考慮して、早めにリマインドメールを送ることをおすすめします。

リマインドメールは「催促」のニュアンスが強く表れやすいので、失礼な印象を与えやすいのがネックです。メール文の書き方次第で相手を不快にさせずにリマインドメールが送れるので、ポイントをおさえておきましょう。

企業がサービスの利用顧客などにリマインドメールを一斉送信する場合、メールよりも到達率が高いSMSの利用がおすすめです。

しかし、一斉送信を行うにはSMS送信サービスの利用が必要になります。

自社にあったSMS送信サービスを選べるよう、ポイントを押さえて選定するようにしましょう。