Web会議システムのトップシェア「Zoom」は、コロナによる影響などと相まって、シェア率を大きく伸ばしています。
しかし、今すぐWeb会議システムを導入したいと思っている方の中には「Zoomってよく聞くけど、本当に良いの？」「もっと良いシステム・ツールがあるんじゃない？」と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
結論を言いますと、ほかの主要Web会議システムと比較して接続の安定性が高く、画質・音質が良いです。同時接続人数も特に多いですし、普及度も高いので、現時点ではZoomが最適解と言えるケースがほとんどです。特に100人以上の比較的大規模な会議を頻繁に行うのであれば、Zoomの利用がおすすめです。（参考：おすすめWEB会議システム厳選比較！通信の安定性・機能・セキュリティなど）
Zoomでの商談を採点し成約率を高める「MiiTel for Zoom」
また一時ニュースなどにもなっていた「セキュリティ面での懸念」はアップデートですべて改善されていて、安心して利用できます。
Zoomを利用するにあたって、注意しておくべきことは以下の2点です。
・無料版だと一度に40分までしか利用できない
・事前にアプリをインストールしておく必要がある
本記事では「Zoom」とはどういうシステムなのか、なぜ選ばれているのかをほかの主要システムと比較しながら解説していきます。またアプリのインストールからミーティングの開催の手順までを画像とともに説明しています。
この記事を読むことでZoomが自社に適しているか判断できるようになり、実際に導入からミーティングの開催までできるようになります。
また、この記事は無料でPDFとしてダウンロードできます。お使いの際にお手元に置いておいて操作方法を確認しながらzoomを使用できます。
【PDF】3分で理解する「Zoom」とは？今日からできる「始め方」「使い方」まで解説>>無料ダウンロード
目次
Zoomとは、オンラインでの会議を実現させるビデオチャットサービス
Zoomはオンラインでの会議を実現するクラウド型のビデオチャットサービスです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどを通して複数人でのビデオ通話を可能にするサービスで、テレワークなどで自宅にいながら社内外のミーティングや商談などを実現できます。
Web会議ができるシステムは数多くありますが、Zoomは国内トップシェアのWeb会議システムで、多くのユーザーが利用している点や、簡単な操作性などが高く評価されています。
近年はコロナによりテレワークの需要が高まっていることに加え、オンライン上で会議をすることで、コストの削減や業務の効率化が可能になるといった理由から、多くの企業で導入されているシステムです。
参考：Web会議システムの利用シェアはトップの「Zoom」が35％ « プレスリリース | 株式会社ＭＭ総研
参考：人気のWeb会議ツール、アメリカの断トツ1位はZoom、日本は？｜@DIME アットダイム
Zoomと4つの主要Web会議システムを比較
Zoomが実際にどの程度優れているのかを検証するため、ほかのWeb会議システムと比較してみました。
今回は以下の4つのツールと比較しました。
※「Web会議システム 比較」で検索した際にヒットする上位10記事を比較し、登場頻度の高い4つのシステムを比較対象に選定しました。（参考：おすすめWEB会議システム厳選比較！通信の安定性・機能・セキュリティなど）
※参考：スカイプの使い方を一挙解説！インストールからビジネスシーンの利用法まで
比較の結果、Zoomは通信量の低さがダントツで、全体的にも欠点が少ないです。Web会議に必要な機能・スペックはそろっているので、実施にあたってストレスを感じづらいでしょう。
無料版でも十分使えるので、Web会議システムを導入するのであればZoomを入れるのが現時点での最適解だと言えます。
ただし無料版だと3人以上のミーティングは、40分までと制限されているので、その点だけ注意しましょう。
Web会議システムとしてのZoomのメリット
Zoomはほかの主要Web会議システムと比較して以下のようなメリットを持っています。
- 通信量が低く、接続が安定している
- 同時接続人数が段違いに多く、あらゆる規模のチームミーティングに使える
- 参加者はアカウント登録不要で、簡単にWeb会議が始められる
- スマホ・タブレットからも利用できるので、場所を選ばずに参加できる
- 録画機能があるので、ログが残しやすい
Zoomは人や場所を選ばずに、手軽にWeb会議を始められるのが最大のメリットです。また、画面共有や録画機能など会議を円滑に進められる機能がありますし、SlackやGoogleカレンダーとの連携も簡単です。
1．通信量が低く、接続が安定している
主要システムと比較して特に優れていたのは「通信量の低さ」です。
ネット環境やパソコンのスペックによって通信量は変化しますが、ほかのシステムよりも通信量をおさえてWeb会議を実施できます。
通信量が低いほど接続が安定しますし、画質が粗くなったり音声が途切れたりといったエラーが起こりづらくなります。
事実、「通信時の接続が安定している」「画質や音質が良い」などがZoomの魅力として挙げられることが多いです。
参考：Zoomを1時間使ったらどのくらいの通信量があるの？
参考：軽いぞ！Zoomのデータ量 | zoom革命：オンライン講座,オンラインサロン,テレワーク（リモートワーク）のアップデート
参考：テレワークで大注目のZoom(ズーム)とは？使い方や料金、通信量、セキュリティに関するまとめ
2.同時接続人数が段違いに多く、あらゆる規模のチームミーティングに使える
Zoomは無料版でも100人、最大で1,000人と同時に接続することができます。ほかの主要システムと比べて、まさにケタ違いの同時接続数です。
中小規模の企業から大企業まで利用できるのは大きなメリットと言えるでしょう。1対1のミーティングから、ウェビナーの実施まで幅広く使えます。
参考：ウェビナーとは？メリットデメリットと開催方法・成功させるコツを解説
参考：ウェビナーアンケートを取る方法と、回答率を100％に近づける4つのコツ
3．参加者はアカウント登録不要で、簡単にWeb会議が始められる
Zoomの参加者はZoomのアカウントを持つ必要がない点がメリットです。アプリのインストールを事前に済ませる必要がありますが、URLの共有だけで、簡単にWeb会議を始められます。
パソコンの操作が苦手な方やアプリやシステムに詳しくない方にも手順を説明する手間がなく、お互いにストレスなくミーティング・商談を始められます。
※主催者はアカウントが必要です。
4．スマホ・タブレットからも利用できるので、場所を選ばずに参加できる
Zoomはパソコンだけではなく、スマホやタブレットからの利用が可能です。ブラウザと専用アプリのどちらかで始めることができます。そのため、出張や外出などでパソコン環境が整っていない場所にいる場合でも会議ができます。
アプリは、iPhoneの場合はApp Store、Androidの場合はGoogle Playからインストールすることが可能です。
Google Playからインストールする際は、Google IDが必要となります。ミーティングの参加のみでアカウントの作成をしない場合でもアプリは必要ですが、インストールのみで料金が発生することはありません。
5．録画機能があるので、ログが残しやすい
Zoomは録画機能がついているため、会議の記録を残すことが可能です。録画機能は、主催者が操作することになります。会議が始まってから手動で録画しても良いですし、全てのミーティングを録画したい場合は、事前に自動録画の設定をしておくと便利でしょう。
録画機能には、パソコンに直接保存される「ローカル保存」とクラウドのストレージに保存される「クラウド保存」があります。
クラウド保存は有料版のみ使える機能で、パソコンのデータ容量を圧迫せずにURLのみで録画データを共有できるなど、多くのメリットがあります。
Web会議システムとしてのZoomのデメリットは、無料版のみに適用される「40分縛り」
無料版のZoomだと、3人以上の会議の利用時間が40分までに制限されます。
ほかの無料ツール・システムと比較しても時間が短く、ストレスに感じる場合は別のシステムを利用するか、有料版の登録を済ませるのが無難です。
実際に筆者もZoomを利用しているのですが、40分だと話がまとまり切らないことも多く、もう一度ルームを作成するなどの手間が生じます。
社内ミーティングなどであれば問題ないかもしれませんが、クライアントとのWeb会議や商談に利用するのであれば、有料版を使うのが無難です。有料版を使えば40分という制約はないので、話の途中で切れてしまう心配はありません。
できるだけ無料版で済ませたい場合は、「Google Meet」がおすすめです。利用時間は60分で制限がありますが、Googleアカウントを所持している方は多く、利用までの手間がかかりません。打ち合わせの内容に合わせてZoomとGoogle Meetを併用するのも良いでしょう。
テレワーク需要の拡大によって、世界各国のユーザーがZoomを導入している
「Web会議システムといえばZoom」と多くの方が認識し始めていることも、Zoomを導入すべき理由の1つです。
コロナに由来するテレワーク需要の拡大から、多くの企業・ユーザーがZoomの利用を始めています。つまり、Zoomを使っておけば大体のクライアントともスムーズにWeb会議を進められます。
Zoomの運営元であるズーム・ビデオ・コミュニケーションズによると、2020年の2～4月の売上高は前年同期2.7倍の約360億円だと発表しています。また、2～4月の利用企業数も前年比4.5倍にまでアップしています。
参考：【シリコンバレー=佐藤浩実】ビデオ会議サービス「Zoom」を運営する米ズーム・ビデオ・コミュニケーションズは2日、2020年2～4月期の売上高が前年同期比2.7倍の3億2816万ドル（約360億円）
Web会議を効果的に進めたいという方は、ツール導入に加えて「テレワーク環境で成果を出すコミュニケーションのポイント」を把握しておくと良いでしょう。今すぐ役立つTipsをまとめたので、併せてご覧ください。
参考：テレワーク環境で成果を出すチームコミュニケーションとは
セキュリティ面での課題は「Zoom5.0」へのバージョンアップで改善済み
Zoomはセキュリティやプライバシー面での脆弱性が指摘されていましたが、2020年4月より集中的に課題解決に取り組み続け、指摘されていた課題は現在すべて改善されています。
指摘されていた課題は以下の5つです。
- IOSアプリユーザーの分析情報がFacebookに送信されていた
- Zoomアプリはエンドツーエンドの暗号化になっておらず、情報流出の可能性がある
- Windowsユーザーのネットワーク認証情報が盗まれる可能性がある
- 参加者追跡機能で、参加ユーザーは不必要に監視できる
- 「Zoom爆弾」と呼ばれる荒らし行為が発生
これらの課題に対し、Zoomは以下のような対策をしました。
- 暗号化アルゴリズムを最新化し、セキュリティを強化
- プライバシーポリシーを更新し、ユーザーの会議データへの不介入を明文化
- パスワード設定のデフォルト化
- 参加者追跡機能の削除
- 第三者機関と提携し、不正ログイン問題に対応
最新版のアプリではセキュリティ面の課題はクリアされているので、安心して利用することができます。
セキュリティ・プライバシーなどについては以下記事に詳しくまとめてあるので、気になる方はご確認ください。
参考：【5/15】Zoomのセキュリティへの指摘が次々と。現在の懸念点や対策は?
Zoomの基本機能
- ミーティングの開催、参加
- 録画・録音機能
- 画面共有
- カレンダー機能
- ミーティング内でのチャット機能
- ホワイトボード機能
- 遠隔操作機能
Zoomはビデオ通話機能・録音機能・画面共有機能など、Web会議に最低限必要な機能がすべて揃っています。
ほかにも、Googleカレンダーと連携してスケジュールを調整できるカレンダー機能、フリーハンドで文字を書きながら参加者に画面を共有できるホワイトボード機能、相手のパソコンを操作できる遠隔機能などもあります。
会議中は、発言だけでなくチャットを使ってメッセージのやり取りが可能です。メッセージの送信先を指定することもできます。
Zoomの料金プラン
Zoomのビジネスアカウントの料金プランは、以下の4つに分かれています。
時間制限40分まで※24時間無制限無制限
| 無料 | プロ | ビジネス | エンタープライズ | |
| 月額費用/ホスト | 無料 | \2,000 | \2,700 | \2,700 |
| 契約人数 | なし | 1～9人 | 10～99人 | 100人～ |
| 参加者制限 | 100人 | 100人 | 300人 | 500人 |
※3人以上での利用の場合
有料プランは導入規模などに合わせて決めるので、チーム単位で導入するのか、企業単位で導入するのかなどによって変わります。
Zoomの利用方法
Zoomを利用する際、事前にアプリのインストールが必要です。
アプリのインストール後は、会議の主催者側と参加者側で手順が異なります。
最大の違いはアカウント登録の有無です。主催者はアカウント登録が必須ですが、参加者側はアカウント登録なしで始められます。
アプリのインストール手順
まずはアプリをインストールします。
パソコンの場合、公式のダウンロードセンターからファイルをダウンロードし、手順に従ってインストールします。
スマホ・タブレットの場合、OSがiOSの場合はApp Storeから、Androidの場合はGoogle Playからインストールしてください。
パソコン用アプリのインストール手順
1．ダウンロードセンターから「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロード
2．ダウンロードしたインストーラーを開き、Zoomアプリをインストールする
以下のアプリが立ち上がれば、インストール完了です。
スマホ・タブレット用アプリのインストール手順
スマホ・タブレット用のアプリのダウンロードは、パソコン版よりもスムーズで、所定のアプリストアからダウンロードすればOKです。
・Google Play（App Store）から「Zoom Cloud Meetings」をインストール
主催者側がWeb会議を開催するまでの手順
まずはアカウントに登録しましょう。公式のトップページからアカウントの登録が可能です。
アカウントの登録が完了したら、会議を開催します。主催者側は、公式サイト・パソコンアプリ・スマホアプリのいずれかでWeb会議を始めることができます。
アカウント登録の手順
- 公式サイトの右上にある「サインアップは無料です」をクリック
- 生年月日を記入
- 仕事用メールアドレスを記入して、サインアップをクリック
- メールを確認し、記載されているURLをクリック
- 「Are you signing up on behalf of a school?」に対して「いいえ」を指定し、続ける
- 氏名・パスワードを記入してサインインする
公式サイト上から会議を開催する
サイトから会議を開催する場合は以下の手順で進めます。
- サイトの上部にある「ミーティングを開催する」から、ビデオのオンオフを選択する
- 「Zoom meetingを開く」をクリックすると通話が開始される
1．サイトの上部にある「ミーティングを開催する」から、ビデオのオンオフを選択する
2．「Zoom meetingを開く」をクリックすると通話が開始される
パソコンのアプリから開催する
パソコンのアプリから会議を開催する場合は以下の手順で進めます。
- アプリにログインし、「新規ミーティング」をクリックする
- 「コンピューターオーディオに参加する」をクリックし、ビデオのオンオフを選択する
1.アプリにログインし、「新規ミーティング」をクリックする
2.「コンピューターオーディオに参加する」をクリックし、ビデオのオンオフを選択する
スマホのアプリから開催する
スマホアプリから会議を開催する場合は以下の手順で進めます。
- アプリにログインし、「新規ミーティング」を選択する
- ビデオのオンオフ、個別ミーティングIDの使用の有無を選択し、ミーティングを開始する
1.アプリにログインし、「新規ミーティング」を選択する
2.ビデオのオンオフ、個別ミーティングIDの使用の有無を選択し、ミーティングを開始する
参加者はアプリをインストールし、共有されたURLをクリックするだけで始められる
参加者はアカウントの登録が不要なので、アプリだけインストールしておきましょう。
アプリインストール後は以下の手順で参加します。
- 主催者から共有されたルームURLをクリックする
- ビデオのオンオフ、「コンピューターオーディオに参加する」を選択する
主催者から招待URLを共有してもらい、パソコンあるいはスマホ・タブレットからそのURLをクリックするだけで自動的にアプリが立ち上がります。
今後ルームのURLなどをクリックすると自動的にアプリが立ち上がるので、「ミーティングに参加」をクリックすることで参加できるようになります。
もしミーティングIDを共有されている場合は、「ミーティングに参加」をクリックし、IDを入れてください。
<パソコン版>
<スマホ・タブレット版>
Zoomを利用する際の3つの注意点
実際にZoomを利用する際は、以下の3つに注意しましょう。
- チャット機能単体で利用できない
- 画面共有時に遅延がある
- アップデートは都度行わないと、不具合が起こる可能性がある
1．チャット機能単体で利用できない
Zoomは、会議中にチャット機能を使ってメッセージのやり取りをすることは可能ですが、会議を開催していないときにメッセージのみで利用することはできません。基本的にチャットメインで利用するシステムではないからです。
そのため、スケジュール調整などは別のコミュニケーションツールを用いる必要があります。議事録のやりとりやファイルの共有などのコミュニケーションも、メールで行うか、Slackやチャットワークなどのビジネスチャットツールを用いるのが無難です。
2．画面共有時に遅延がある
リサーチを進める中で、現段階だと画面共有の際に若干の遅延を感じるという声がいくつかありました。
音声は問題なく届いているのに、共有している画面は5~10秒程度ずれ込むことが多々あります。
パソコンの環境やスペックによっても変わりますが、商談メインで利用を検討している場合は違和感を覚えてしまうかもしれません。
現状ではアップデート待ちの状態です。取り急ぎの対策としては、画面共有ではなく、プロジェクターに画面を投影し、それを撮影するという方法があります。
参考：Zoomセミナー前日に予想外の問題が発覚で大ピンチ!? « すごはん ｜ たのしごと
また、商談メインの場合には、商談に特化したツールの導入を検討するのも良いでしょう。
参考：【2020年最新版】オンライン商談ツール比較おすすめ13選！通話方式・参加可能人数・画面共有などの選び方
参考：オンライン営業を導入すべき5つの理由と、成功に導くコツを時系列ごとに紹介
3．アップデートは都度行わないと、不具合が起こる可能性がある
Zoomに限った話ではないかもしれませんが、アップデートは都度行うようにしましょう。
利用しているアプリが最新版になっていないと画面共有などの一部機能がエラーになり、不具合が起こることがあります。
自社でのアップデートのアナウンスは当然のこと、クライアント等にも必ず周知しておくようにしましょう。
Zoom会議の生産性を上げる4つのコツ
Zoomでのオンライン会議は非常に便利ですが、対面会議と比べると「同時に一人しか話せない」「相手の様子がわからない」「デジタルデータしか使えない（資料など配布できない）」といった制約もあり、不便さを感じる人が多いのも事実です。
Zoomを使いこなし会議の生産性を上げるためのポイントを、上述した「テレワーク環境でも成果を出す チームコミュニケーションの教科書」からご紹介します。
- 音声状況を整える
- 表情を使う
- チャットを使う
- 人数を分ける
1.音声状況を整える
オンライン会議では、音声状況が悪く、何を言っているかよくわからないことは頻繁にあります。また相手との関係性によっては、そのことを指摘しづらく、結果的に議論がうまく進まないことすらあります。
- 静かな環境で行う
- マイクを近づける
- 発言していない人はミュート機能を使う
など、聞き取りやすい音声になるように十分注意しましょう。
不安な場合は、一度社内や親しい人とZoomでつなぎ、聞き取りやすいかどうかを確認し合いましょう。
2. 表情を使う
オンライン会議では、音声ラインが一つしかないため、同時に話ができるのは一人だけで、相槌なども発しづらい場合があります。しかし映像自体は同時に何人も見ることができ、「表情で感情を伝える」ことは聞きながらでもできます。
会議中にずっと真顔だったり、そもそも映像をOFFにして顔が全く見えないこともよくありますが、表情はコミュニケーションにおける重要なツールの一つ。積極的に活用しましょう。
3. チャットを使う
表情と同様に、チャットも「相手が話している途中」であっても使うことができ、オンライン会議でのコミュニケーション密度を高める際にとても有効です。
- 盛り上げる：「お～」「なるほど～」など
- 話をまとめる：議事録のように重要点を文章にする
- 質問する：その場で口頭で話を止めずに質問できる
- 参考情報を付与する：参考URLや資料URLを送る
などの活用パターンを覚え、有効に活用しましょう。
4．人数を分ける
「議論」をしたい場合、オンライン会議では同時に一人しか話せないという制約があるため、人数が多いと議論効率が下がります。そんな時には、会議を少人数に分けると、発言しやすくなります。
Zoomでは「ブレイクアウトルーム」という機能があり、会議中に自由に分けることができるので、積極的に活用しましょう、
上記以外にも、オンライン会議で生産性を上げるためのコツは様々あり、興味があればぜひ書籍もご覧ください（Liskulでは著書への出版インタビューも行っています）
まとめ
Web会議システムでトップシェアのZoomは、ほかの主要システムと比較して通信量が低いので、接続の安定性が高く、画質・音質もきれいです。また同時接続数も100～1,000人と多いので、シーンを限定せずに利用できます。
ただし無料版だと一回につき40分までしか使えないので、クライアントとのWeb会議で利用するなら有料版を利用するのが良いでしょう。無料にこだわるならGoogle Meetの利用がおすすめです。
パソコンはもちろん、スマホやタブレットからも利用できるため、外出や出張が多い方でも利用しやすいです。
利用企業も多いため、Zoomさえ導入しておけば大体のWeb会議に対応できるので、まだ導入していない方はぜひ始めてみてください。
また、この記事は無料でPDFとしてダウンロードも可能です。zoomを利用する際にお手元に置いておくのがおすすめです。
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