交換した名刺、引き出しの中に溜まっていませんか？捨てて良いのかもわからず、とりあえず、引き出しの中に入れてしまっていませんか？
本記事は、引き出しの中の名刺をすっきりと整理し、欲しい人物の情報をぱっと取り出せるようにする方法をまとめました。
アナログな方法からデジタルで整理する方法まで、費用が掛かる掛からない含め、整理整頓術をご紹介します。
本記事を読めば、自分に合った名刺をすっきりと整理する方法を知ることができるでしょう。
目次
名刺を整理しないと、実は損？
ビジネスの場で挨拶として使用される名刺。貰った名刺、そのまま引き出しの中にしまっていませんか？
実は、日本企業における名刺1枚の価値は売上金額に換算して、約74万円に相当することがわかっています。そのため、名刺を整理せずにそのままにしておくことは、かなりもったいないのです。
実際に、約61％が会社内において活用されずに眠っている「冬眠人脈」によって失われています。これは、日本の常用雇用100人以上規模の企業では、平均で年間約120億円もの経済機会の損失が生じているという推計になります。
早速、今から机の中で眠っている名刺を整理し、“もったいない“を無くしましょう。
名刺は簡単・早いデジタルの方法で整理しましょう
アナログ、デジタル問わず、名刺の整理には様々な方法があります。しかしながら、最も手っ取り早く整理できるのは、カメラやスキャナから名刺データを取り込むことができる名刺管理サービスを活用する方法です。
本記事では、従来からあるアナログ的な手法は非常に整理に手間がかかってしまうため、名刺の置き場所にも困らず、紛失の心配もない、簡単に名刺を整理できる名刺管理サービスやエクセルを使ったデジタル的な手法で名刺整理をすることをおすすめします。
では、デジタルで名刺を整理するには、どのような整理方法があるのかご紹介します。
デジタルで名刺整理するにはどのような方法があるのか
本来、データや情報管理が向いているのはデジタルです。検索性も高く、携帯性も高いのが最も大きなメリットです。デジタルでの管理方法をお伝えします。
1.名刺管理サービスで整理する
使用方法は、スマートフォンのカメラ機能で名刺を撮影、スキャナーで名刺をスキャンするだけです。これをOCRでデジタル化し、多くの場合はクラウドサーバーでそのデータを管理してくれるという非常に便利なものです。
2.エクセルで整理する
この方法は使用するツールがパソコンというだけで、作業そのものはアナログです。単純にエクセル表にもらった名刺を手入力し、整理する方法です。
デジタルで整理するメリット・デメリット
デジタル式での名刺を整理すると様々なメリットがあります。
整理が簡単、検索も楽々
持っている名刺を撮影するだけ、スキャンするだけで名刺を整理することができます。また、見たい名刺情報をすぐに検索することができるので、業務効率も格段に向上します。
ちなみに、取り込んだ名刺データには複数のラベルがつけられるので、「個人名」「企業名・ジャンル名」「どのイベントでの接点か」ということでも検索可能です。
この時に、注意したい点としては、スキャン精度が悪いサービスを使用してしまうと名刺を取り込んだ後に自身でデータを確認し、内容が合っているかどうかのチェックが必要となります。そのため、必ず、サービスのスキャン読み取り精度を見て、選ぶようにしましょう。
データ化で省スペース化、セキュリティ向上
アナログで名刺を整理すると、多くの人と接点を持てば持つほど名刺の量が膨大になり、保管場所の確保が大変になりますが、デジタルだと保管場所は必要ありません。また、名刺を破棄することができるので、個人情報漏えいのリスクも少ないです。
名刺データの活用
サービスやソフトによっては、名刺データの氏名や部署、役職、住所などをCSVデータでダウンロードできるものもあります。年賀状作成やメールマガジン配信、ダイレクトメールのお届けなどに活用することができます。
同僚や部署単位での共有がしやすい
名刺管理サービスの中には、社内の名刺情報を閲覧できる機能が付随しているものもあります。それぞれが取り込んだ名刺を検索し、自身の営業活動に活かすことができます。これは、デジタルで名刺を整理することの大きなメリットです。
名刺整理に使えるサービス3選
名刺を整理するのに便利なサービスを3つご紹介いたします。
1.Sansan
名刺管理サービスでトップシェアを誇るSansan。「早く言ってよぉ〜」のCMで名刺管理アプリやソフトを使っていない方にも認知度があります。
Sansanの特徴は、「名刺を企業の資産に変える」のコンセプトにある通り、組織全体で利用できる売上を上げるためのアプリケーションが揃っており、メール配信機能や営業管理機能といった機能が付随しています。また、名刺データはオペレーターの手入力により正確に納品されるだけでなく、名寄せ機能が充実しており、重複名刺も簡単にマージでき、精度の高いデータベースを維持することが可能です。
できる限り名刺の整理に手間をかけたくない方、会社全体で名刺整理の必要性がある方、はSansan利用をおすすめします。
2.Eight
前述で紹介したSansanと同じ会社から提供されている個人で名刺を整理したい方、コストを極力抑えて整理したい方におすすめのサービスです。名刺管理ツール「Eight」は基本的に無料で使えます。名刺データのダウンロード機能など、登録した情報をさらに活用したい場合は、月額480円または年額4,800円で「Eightプレミアム」を利用できます。
3.Evernote
Evernoteは文書やWebサイト、音声、動画などをクリップでき、パソコンやスマホ、タブレットから自由にアクセスできるクラウドサービスです。
実は、このEvernoteでもスマホカメラやスキャナーから名刺を取り込み、整理をすることができます。すでに仕事の中で「Evernote」を使用する機会が多い方は、こちらで名刺を整理してもよいかもしれません。
アナログで名刺整理
名刺をそのままの状態で整理する、一般的に行われている方法です。アナログ式での名刺を整理する場合には、いかに簡単に探せるようにするか、ということが大事なポイントです。
1.名刺フォルダーで整理
名刺をファイルに綴じていく方法で、見開き1ページで複数枚を閲覧できるため、整理しやすいのが特徴です。会社順や50音順、時系列順など、自身のわかりやすい順序で整理すると探しやすくなります。
2.名刺ケースで整理
ケースタイプの名刺ホルダーに入れていく方法で、あいうえお順などのインデックスが付属しており、簡単に整理でき、目的の名刺を素早く探せるようになっています。フォルダーでの整理と異なり、500枚以上の大容量でも収めることが可能です。
アナログで整理するメリット・デメリット
アナログで名刺を整理するメリットとしては、低コストですぐに整理することができることが挙げられます。また、交換した名刺が少ない方はフォルダやケースを使用した整理で十分かと思います。
ただ、これまで交換した名刺枚数が多い方、名刺の検索性を上げたい方はアナログの整理は向いていません。
名刺整理に関するよくあるご質問
名刺の整理に役立つQ＆Aをまとめています。
Q.名刺整理を始めるタイミングはいつがいいですか？
A.名刺が一定数溜まってきたら、定期的に整理を行うのがおすすめです。特に年度末や大きなプロジェクトの終了後などが良いタイミングです。
Q.名刺整理に時間をかけずに効率化する方法は？
A.名刺管理アプリやスキャナーを活用することで、名刺を簡単にデジタル化し、検索もスムーズに行えるため、効率化が期待できます。
Q.デジタル化する際の注意点は何ですか？
A.スキャナーやOCRの精度が低いと誤認識が発生する可能性があります。精度の高いツールを選ぶことが重要です。
Q.名刺整理を行う際に、どのような分類方法が最適ですか？
A.個人名、企業名、会ったイベント名など複数のタグを活用することで、名刺を柔軟に検索できるように整理するのが効果的です。
Q.名刺のデジタル化でデータが紛失する可能性はありますか？
A.クラウドサービスを利用すればバックアップが自動で行われるため、データ紛失のリスクを減らすことができます。
Q.名刺整理を外部サービスに依頼することはできますか？
A.企業向けの名刺管理サービスでは、データ入力や整理を外部に委託できるオプションがある場合があります。詳細は提供元にお問い合わせください。
まとめ
今、持っている名刺が多ければ多いほど、また、整理の手間や整理後の情報の取り出しを考え、デジタルで名刺の整理をすることをお勧めします。
人と会う機会が増えれば増えるほど、名刺の整理も大変になっていきます。しかし、持っている名刺はあなたの「人脈」です。ぜひ、自分に合った名刺整理の方法であなたの人脈をフル活用し、ビジネスのきっかけを見つけてください。