どこよりもわかりやすいBCP対策とは?策定までの手順から、代替策として使えるツールもご紹介

BCP

BCP対策の策定を始める企業は増えてきていて、実際に上長からBCP対策の策定を命じられた方もいると思います。

しかし中には「そもそもBCP対策ってよくわからないんだけど、本当に自社でもやらなきゃダメなの?」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

東日本大震災以降、日本では大規模な自然災害が頻発しています。日本は世界的に見ても地震が多い国として知られていますが、近年はM5以上の地震が全国各地で起こっており、自社が被災する可能性も十分考えられます。

参考:気象庁 | 日本付近で発生した主な被害地震(平成8年以降)

実際に自然災害などによって経営破綻に追い込まれた企業も多く、決して他人事ではありません。BCP対策を行っていないなら、今すぐにでも動き出しましょう。

今回はBCP対策の意味や、なぜ企業が取り組むべきかなどをわかりやすく説明しています。また、すぐに取り組めるよう策定の手順をポイントに分けて解説していきます。

この記事を読むことでBCP対策の重要性が理解できますし、実際に策定まで着手できます。



BCP対策とは、緊急時に事業を継続・復旧させるための計画のこと

BCP(Business continuity plan)は直訳すると「事業継続計画」を意味し、自然災害や事故などに直面しても事業を中断させない、中断したとしても速やかに復旧させるための計画のことを指します。

震災などの緊急事態が起こったとしても、経営面を考慮すると事業を止め続けることはできません。限られた資源を活用して特に優先すべき事業を継続させ、そして可能な限り素早く復旧させることが求められています。BCPはそのための手順をまとめていきます。

BCPと似た概念であるBCM(Business continuity Management)もあわせて覚えておきましょう。BCPは事業を継続させるための具体的な計画のことを指し、BCMはBCPを作るための準備から運用・訓練・見直しなど包括的な概念を指します。

bcpとbcmの関係引用:事業継続ガイドライン第三版|内閣府

BCP対策はBCPの策定だけではなく、策定前の分析から策定後の見直しまでを考えるのが一般的です。

自然災害による事業者への影響が増加し、BCP対策が重要視されるようになった

BCP対策が重要視されるようになった背景として、近年の自然災害による事業者への影響が挙げられます。自然災害によって多くの企業が多大なる損失を受けていて、経営破綻に陥るケースも少なくありません。

中小企業庁の調査によると、2018年に起こった「西日本豪雨」「台風19~21号」「北海道胆振東部地震」が中小企業に与えた総被害額は5,000億円近くにものぼることがわかりました。

2018年 被害引用:第1章 小規模事業者に対する自然災害の影響

2019年に入っても多くの自然災害が日本全国を襲っており、日本のどこにいても被災する可能性があります。

今後についても東日本大震災と同等以上の首都直下地震や南海トラフ地震が起こると想定されていてその明確な時期は当然わかりません。もしかすると、近い未来で企業の経営が危ぶまれるような大災害に見舞われる可能性もあるのです。

少しでも被災による損失を軽減させるためには、早急にBCP対策を行う必要があります。

BCP対策を行った企業と未対策企業の比較

BCP対策の必要性を実感してもらうために、具体的な事例を見ていきましょう。

BCP対策を行っていたから軽微な被害で済んだ事例と、BCP対策を怠っていたため甚大な損失を生んだ事例をそれぞれご紹介していきます。

BCP対策を行っていたことで難を逃れたリサイクル業者の事例

宮城県でリサイクル業を営むある企業では、東日本大震災で壊滅的な被害を受けましたが、BCP対策を行っていたことで速やかに復旧したという事実があります。

同企業では東日本大震災により焼却施設が全壊し、事業の運営そのものが成り立たない状況に陥りました。しかし、BCP対策で通信手段の代替策を用意していたことで、修理業者とスムーズに連絡が取れ、震災翌日から復旧作業を開始できています。結果として、重要な業務であるリサイクル業務は1週間程度で復旧、そのほかの業務も1カ月程度で完全に復旧しています。

参考:東京商工会議所版 BCP策定ガイド

BCP対策が不十分で、取引先企業の生産を大幅にストップさせた自動車部品製造業の事例

新潟の中越沖地震の被災によって、自社だけではなく市場全体に甚大な損失を生んだ事例をご紹介します。

株式会社リケンは自動車の部品である「ピストンリング」の最大手でしたが、中越沖地震に被災したことで、一時的に操業がストップしました。トヨタやホンダなどを含む、国内メーカーの5割が同社のピストンリングを利用していたことから、12万台以上が生産遅延・製造中止に追い込まれています。

同社のケースでは損失を受けた各自動車メーカーが共同で復旧支援を行ったため損失を最小限に抑えることができました。しかし、これはトップシェアだった同社だからこそのレアケースです。競合が多いメーカーの場合は支援を受けることができず他社に受注を奪われ、経営破綻になってしまうケースも容易に想定できます。

参考: 特集 事業の継続 | 防災情報


BCP対策を行うべき3つの理由

企業がBCP対策を行うべき理由は大きく分けて3つ挙げられます。

  1. 企業の存続
  2. 事業の優先順位の可視化
  3. 企業イメージの向上

以下で詳しくまとめていきます。

1.不測の事態が起こっても企業を存続させるため

BCP対策を行うべき最大の理由は、緊急事態が発生した際に生じるおそれのある「倒産」や「事業の縮小」の可能性が下げることです。

BCP対策は多くの人員を抱える大手企業が行うものだとの考えもありますが、資本が少ない中小企業の場合は緊急事態による影響は大きいです。復旧までに時間がかかってしまって損失が大きくなると、それだけでも倒産・事業縮小の可能性があります。

BCP対策は企業の存続に直結するといっても過言ではありません。

2.自社が行う事業の優先順位を可視化し、自社の強みにあった経営戦略を決めるため

非常時にどの事業から復旧させていくかを考えていく段階で、自社の根幹にある事業が何か、大きなリソースを割いている事業はどれかが可視化されます。

漠然と「この事業に力を入れている」と思っていたものでも、売り上げ比やコストに対するリターンを見ると、実はそこまで大きな事業ではないケースもあります。

反対に重視していなかった事業が費用対効果に秀でているとわかる場合もあり、実際の自社の強みが明らかになります。

定性的・定量的に自社を細かく分析できるので、今後の経営戦略を決める際にもBCP対策の策定が有効です。

外部に対する信頼性・企業イメージを高めて受注を得るため

緊急事態に対して備えておくことが、企業外へのイメージアップにつながることもBCP対策を進める理由の一つです。近年ではBCP対策を行っていることが、ビジネスパートナーとしての条件の一つとなっています。

BCP対策を行って取引先からの信頼を勝ち取らなければ、失注する可能性があると言い換えることもできます。

災害などの影響は自社の被災など直接的なものだけではありません。仕入れ先の企業の事業が止まることで、自社の事業がストップしてしまうケースも考えられます。そのため、発注先・仕入れ先が安定して経営できるか、不測の事態に対応できるかという観点での評価も必要になっています。

参考:企業が取り組むべきBCPとは vol.4 サプライ・チェーンにおける課題 | 仕事を楽しむためのWebマガジン、B-plus(ビープラス)


BCP策定までの手順

実際にBCPを策定する際は、最低限以下のプロセスはおさえておきましょう。

1. 優先的に復旧する事業・業務を決定する
2. 事業停止につながるリスクの分析
3. 戦略の検討
4. BCPの策定

BCP対策では、自社の中で特に重要とされる事業、速やかに復旧すべき事業を決めます。合わせて、事業を停止につながるリスクを網羅的に想定していきます。

優先事業とリスクを明確にしたうえで、事業の復旧にかかる時間の目安や、必要なリソース、リソースが不足した場合の代替案なども決めます。

復旧のための「素材」を集めたら、次は「具体的に何をするか」を決めていきます。緊急用の代替施設の準備や拠点の分散化など、具体的な戦略を定めていきましょう。

戦略が決まったら、BCPの発動基準や体制を明確にした上で、実際に文書に落とし込んでいきます。

1.優先的に復旧する事業・業務を決定する

複数の事業を展開している場合、有事の際にどの事業を優先して復旧させるかを決めていきます。優先事業を決定したら、事業に必要な資源や事業を復旧させるまでの時間を特定していきます。

この一連の流れを事業影響度分析(BIA)といいます。いかにBIAの工程をまとめていきますので確認しながら進めていきましょう。

優先事業を決める

優先すべき事業は、その事業を停止することで会社が受ける影響度から決定していきます。主観的な判断にならないよう、複数の観点から影響度を見ていくことが大切です。

影響度を測る一例としては以下のようなものが挙げられます。

  • 売上高(売上率)、利益高(利益率)
  • シェアへの影響
  • 顧客の数
  • 資金繰りへの影響

これらの要素を数値化して一覧表などに落とし込んで比較しましょう。

事業に必要な資源を調べる

優先事業を特定したら、事業を復旧させるために必要な資源(人員・資金・情報など)を調べていきましょう。事業を行う上で特に重要な業務を整理するために行います。

まずは事業継続に必要な業務を上げ、それぞれの業務を進める上でどんな資源が必要になるのかをまとめていきます。

そのうえで、資源の有無がどの程度業務に影響を与えているのかをまとめてください。その資源がなくなると業務が立ち行かなくなるのか、代替可能かなどの基準で影響度を網羅していきます。

業務への影響度が特に大きな資源は事業継続におけるボトルネックになる可能性が高いことを認識しておきましょう。

復旧までの目標時間(RTO)と目標レベル(RLO)を決める

優先事業をどれぐらいの時間・レベルで復旧すべきかを決めていきます。これを目標復旧時間(RTO)・目標復旧レベル(RLO)といいます。

bcp引用:内閣府‐事業継続ガイドライン 第三版(平成25年8月)

まず操業軸・時間軸で分けて、経営的に損失を許容できるラインを決めましょう。そのうえで、許容ラインを超えないためにはいつまでに復旧しなければならないか、どの程度のクオリティを維持しなければならないかを決めていきます。

目標時間などは早ければ早いほど良いのですが、資源の再調達に時間もコストもかかることを忘れないようにしてください。資源の状況を加味して、達成が目指せる妥当な設定をしましょう。

3.事業停止につながるリスクの分析

優先事業を決めていくのと並行して、事業停止につながるリスクの洗い出しとそれぞれの分析を行っていきましょう。

リスクの洗い出し

優先事業の決定と並行して、事業を中断させるリスク、緊急事態の種類を洗い出していきます。緊急事態は自然災害だけではないので、あらかじめ想定できるリスクを網羅しましょう。

リスクの種類具体例
自然災害地震、台風、集中豪雨、新型インフルエンザなどの感染症によるパンデミック
事故火災、停電、通信障害、漏水
事件恐喝、営業妨害、インサイダー取引、贈収賄、ハッキングによる被害
人的エラー受発注ミス、機器の操作ミス、データの紛失、個人情報の漏洩
労務上の諸問題セクハラ、パワハラ、過労、メンタルヘルス、人権侵害

リスクの種類は非常に多いですが、この段階では思いつくものを細かく洗い出していきましょう。

リスクマッピングを行う

リスクを洗い出したら、それぞれの「発生の可能性、頻度」「影響度」を軸に、定量・定性的に評価し、リスクマッピングしていきます。

リスクマッピングを行うことで、想定されるリスクの全体像と、対策の優先順位などが可視化されていきます。

戦略の検討

重要事業と想定できるリスクを洗い出したら、次はどのように重要事業を復旧・継続させるかの戦略を定めていきましょう。BIAで定めたRTO、RLOを達成させるための具体策を検討するフェーズです。

戦略は、地震など想定できるリスクに合わせて対策を考えるのではなく、拠点の全壊など結果として起こる状況を軸に考えていきます。どのようなリスクにも対応できる汎用性の高い戦略が必要です。

戦略の検討は「事業を復旧させるための事前対策」と、「リソースが確保できない場合に、どうやって代替物を確保するか」の2つを決めていきます。

以下は具体的な戦略例です。

  • 拠点の複数化
  • 代替施設の準備
  • アウトソーシング
  • 他企業との提携、経営統合
  • テレワーク

戦略がどの事業に活用できるかをまとめ、汎用性の高さを評価していきましょう。もちろん戦略を1つに限定する必要はありませんが、備える際に少なからず費用がかかるので、費用対効果と合わせて、どの戦略を採用するか決定します。

BCPの策定

戦略まで固まったら、実際にBCPの策定に入ります。

この段階では以下の2つを決めていきます。

  1. BCPの発動基準
  2. 発動時の体制

2つを決めたら、実際に文書化していきましょう。

BCP発動の基準を明確にする

どのタイミングでBCPを発動させるかをあらかじめ決めておきましょう。発動基準を明確に定めておかないと、BCPが発動しているかわからず、各従業員がどのように対応すべきか混乱する恐れがあります。

BCPの発動は、優先事業のボトルネックとなる資源を基準に考えます。

被災によって事業を遂行するために必要な資源にどの程度の被害が表れるのか、その資源を再調達・代替するにはどの程度時間がかかるかなどから、発動基準を決めていきましょう。

BCP発動時の体制

緊急事態時に効率よく事業を復旧させるためには、BCP発動時の社内体制も明確にしましょう。

実際の緊急事態時に行う作業は多岐にわたります。復旧対策チームはもちろん、資金調達を含めた財務管理チーム、取引先や協力会社との連携を行うチーム、その他支援を行うチームなどが必要です。

実際にBCPを発動する際は経営者の指揮のもと、それぞれのチームがうまく機能していかなければなりません。チームリーダー、メンバーをあらかじめ決めておきましょう。もちろん事前にどのような対応をすべきか、チームごとに決めておくことも重要です。

BCPを文書化していく

これまで決めた情報を実際に文書に起こしていきましょう。

以下のページではBCPを文書化するうえでのひな形がPDF・Wordそれぞれの形式でまとめられています。ひな形を利用しながら進めていくことをおすすめします。

参考:事業継続に必要な各種情報の帳票類


BCP策定後は従業員の教育とBCPの見直しを繰り返しおこなう

BCP対策は策定が完了したら終わりではありません。BCPを浸透させるための従業員の教育・訓練や、事前準備、見直し改善なども進めましょう。

BCMの範疇ではありますが、BCP対策を考えるのであればセットで覚えておくことをおすすめします。

従業員の教育・訓練

BCPを策定したあとは、従業員に向けてBCPについての教育と、BCPで取り決めた内容をスムーズに行えるよう訓練していくことが大切です。

緊急事態に陥った時にぶっつけ本番でBCPを発動しても混乱をおさえられず、うまく機能しない可能性が高いです。どんな緊急事態でも落ち着いて復旧活動に動けるように訓練しましょう。

訓練の具体的な種類や内容については以下記事でまとめられているのでBCP策定まで完了した方は確認してみてください。

参考:中小企業庁|3.4.2 BCP訓練を実施する

BCPをテストする

実際に策定したBCPが正しく機能しているかどうかをチェックしたうえで、必要に応じて内容を修正しましょう。

作り上げたBCPが緊急時にうまく機能するかは活用してみなければわかりません。かといって緊急時に修正点を見つけても遅いので、緊急時を想定した模擬テストなどを行うことをおすすめします。

企業全体で行うので労力はかかりますが、重要な項目なので年に一回程度は必ず行ってください。


ゼロから始めるなら官公庁や内閣府のガイドラインを利用

BCP対策をゼロから策定する場合、官公庁などのガイドラインを利用するとスムーズです。この記事を通してBCP対策の全体像がつかめたら、ガイドラインを見て細かな部分を詰めていきましょう。

ここでは中小企業庁、内閣府、経済産業省が提供するガイドラインを3つ紹介します。

  • 中小企業庁:中小企業BCP策定運用指針
  • 内閣府:事業継続ガイドライン
  • 経済産業省:事業継続計画策定ガイドライン

中小企業庁の中小企業BCP策定運用指針

中小企業庁では、BCP対策のガイドラインとして「中小企業BCP策定運用指針」を提供しています。ガイドラインは入門、基本、中級、上級の4つのコースに分類されているため、BCP対策の策定が初めてでも安心です。

既存のBCP対策が企業にとって有効であるかどうか確認することに加え、BCP対策に盛り込んだ情報を最新の情報に維持しておくことが大切です。業種別で運用指針の内容について問い合わせを受け付けているため、BCP対策を策定した上で内容を確認してもらうと安心です。

参考:中小企業BCP策定運用指針

内閣府の事業継続ガイドライン

内閣府では、BCP対策のガイドラインとして「事業継続ガイドライン」を提供しています。このガイドラインは内閣府の防災担当が作成し、BCP対策の策定手順などを紹介してくれています。

平成17年8月に初めて策定され、これまでに2度の改訂を経て平成25年8月が最新版となっています。ガイドライン内で使用されている専門用語は多いものの、付録として用語の解説がまとめられているので便利です。

参考:内閣府‐事業継続ガイドライン 第三版(平成25年8月)

経済産業省の事業継続計画策定ガイドライン

経済産業省では、BCP対策のガイドラインとして「事業継続計画策定ガイドライン」を提供しています。このガイドラインは、BCP全体での組織体制の作り方や策定までの流れが紹介されています。

緊急事態が発生した際には、システム障害や情報漏洩といったさまざまなトラブルが懸念され、トラブルの規模もさまざまです。ガイドライン内ではトラブルの規模に応じた対応が紹介されているため、対応方法がイメージしやすい内容となっています。

参考:事業継続計画策定ガイドライン(METI/経済産業省)


BCPの戦略・代替に活用できるツール

BCP対策で戦略を練る際に、代替物として利用できるツールを覚えておくと選択肢が広がります。

コミュニケーションにかかわる「クラウドフォン」「ビジネスチャット」や、データのバックアップ先として役立つ「オンラインストレージ」は代替物として導入しやすいので検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド型PBX

クラウド型PBXを導入することで、被災時に起こりやすい「電話が使えない」という状況を回避できます。

被災によって電話回線がつながりづらくなったり、不通になる可能性は高く、実際に電話でのコミュニケーションができなくなったことで事業が遅延するケースも多いです。

クラウド型PBXではインターネット環境さえあれば通話が可能なので、オフィスが被災したとしても社内外と迅速にコミュニケーションがとれます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットもPBX同様、緊急時におけるコミュニケーションという観点で有効な手法です。

グループチャットで簡単に複数人に対して連絡できるので、社内スタッフとのコミュニケーションに効果を発揮します。例えば緊急時の安否確認などもビジネスチャットを利用することでスムーズに行うことが可能です。

ビジネスチャットツールに関しては以下の記事で詳しくまとめてありますので、合わせて読んでみてください。

参考:5大ビジネスチャットツールを徹底比較!本当に選ぶべきツールはどれ?

オンラインストレージ

オンラインストレージで重要データのバックアップをとっておきましょう。

データをオンプレミス型のサーバーで管理している場合、被災によって多大な影響を受けてしまいます。事業継続のために必要なデータはオンラインでバックアップをとる習慣が大切です。

種類にもよりますが、自動でバックアップをとってくれる機能もあるので、BCP策定に合わせて導入を検討しましょう。


まとめ

BCP対策について、その役割や策定すべき理由、そして策定の手順までを解説してきました。

自社の行う事業の優先順位をあらかじめ決めておき、優先順位の高い事業をどのように継続・復旧させるか、具体的な方法をまとめていきます。これによって緊急時に受ける損失を軽減させるのがBCPの目的です。

BCPを策定する際はまずBIAで優先度の高い事業や復旧までの目標時間を割り出します。同時に事業中断につながるリスクを網羅して、発生頻度とBIAで割り出した影響度を軸にマッピングしていきます。そのあとに具体的な代替案や事前準備などをまとめたうえで文書にまとめていきます。

実際に策定が完了するまで一苦労ですが、まずはここまでをゴールに進めていきましょう。