業務の効率化に繋がる情報共有ツールとは?|主要7ツールを比較

「社内での情報共有を効率化するために情報共有ツールを導入してほしい」と上司に言われたけど、そもそも情報共有ツールとはどんなものかも知らないし、ましてやどのツールが自社に合っているのかなんて分からない、という方も多いのではないでしょうか。

本記事では、情報共有ツールとは何かという基本の説明から、主要な情報共有ツールとそれぞれの機能・価格・特徴の比較まで丁寧にご説明します。

なお、重要度を客観化するために既存の情報共有ツールを紹介したサイト9個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しているので、この記事を読めば効率よく情報共有ツールを探すことができます。

※出現頻度が同数の場合は、アルファベット順に掲載しています。日本語名については、ローマ字表記で判断しています。


情報共有ツールとは?

情報共有ツールとは「LINE」や「Facebook」といった日常で使われるコミュニケーションツールのビジネス版です。

業務を円滑に進めるためには社内コミュニケーションが重要です。情報共有ツールはメールなどに比べてスムーズかつ気軽に情報共有できるのが特徴。

これまではメールでしていた社内での連絡やファイル共有などが、ツールを使えばもっとスムーズになることがあります。社内のコミュニケーション活性化につながるなど、情報共有ツールを導入するメリットは多いです。

ビジネス用の情報共有ツールの特徴

  • セキュリティが強化されている
  • 大きなファイル共有に対応している
  • 様々なBtoB向けのMA / SFA / CRMツールなどと連携できる

ただの文章のやりとりだけなら、ビジネスシーンでもLINEでいいかもしれませんが、ビジネス用の情報共有ツールは実際の複雑な企業の情報を共有、管理しやすいように設計されています。無料版がある場合は試して見るとよいでしょう。

情報共有ツールの主な機能

  • チャット
  • ドキュメントの共有
  • スケジュール管理
  • タスク管理
  • 電話
  • Web会議

情報共有ツールを導入する3つのメリット

メリット1:業務知識・マニュアルなどが共有・活用しやすくなる

資料などのファイルを簡単に共有できるため、情報の整理・閲覧が容易になり、社内全体で活用しやすくなります。

メールではCCに設定して関係者に送っていましたが、情報共有ツールでは予め共有したいメンバーをグループとして設定できるため、一度グループを作ってしまえば、そのあとはファイルをグループに共有するだけです。

また、情報を時系列で残せるため、後任の人に共有するのにも役立ちます。

メリット2:スケジュールの共有が容易になる

従来は職場のカレンダーに記載したり個人の手帳に記載したりでしたが、情報共有ツールには複数の人のスケジュールを登録してそれをリアルタイムに把握できる機能があります。
チームで共有することで、チーム全体のスケジュール管理ができることになります。

メリット3:複数のデバイスからアクセスできる

大抵の情報共有ツールは、多様化するユーザーのニーズに合わせてPC・タブレット・スマホとデバイスを問わず楽に使えるように設計されています。営業のように外出の多い社員とも簡単に情報共有ができますし、休憩時間などに他のメンバーとコミュニケーションを取ることができ、社内のコミュニケーション活性化にもつながります。


情報共有ツールを選ぶ際に着目すべき3つポイント

具体的な情報共有ツールの比較に入る前に、選ぶ際に着目すべきポイントを3つ説明します。

何の機能が必要か?

上述したように、情報共有ツールの機能には、主に、チャット・ドキュメントの共有・スケジュール管理・タスク管理・電話・Web会議などがあります。

チームの状況によっては、必要な機能もあれば必要ない機能もあると思います。情報共有ツールを利用する目的や、情報共有ツールに求めるものが何かを検討し、働く環境に合ったツールを選ぶ必要があります。

必要のないツールに高いコストをかけてしまわないように、自社にとって必要な機能を把握した上でツールを選びましょう。

すべての端末に対応しているか?

情報共有ツールの多くはすべての端末に対応しています。

オフィス内だけでの情報共有で問題ないのか、それともスマホと連動して使用できるものを使用したいのかを検討した上で、ツールを選びましょう。

自分のチームでも使いこなせそうな操作画面か?

実際に操作していく上での使いやすさは重要ですので、操作画面をよく見た上で、自分で使いこなせそうどうかを見極めてください。

ほとんどのツールは無料プランが用意されています。一度試しに使い、操作性を確認することをおすすめします。


おすすめの社内情報共有ツール7選

社内情報共有ツール

1.QiitaのIncrements社発、エンジニアに人気の「Qiita:Team

Qiita:TeamQiita:Team

概要

Qiita:Teamはプログラマのための情報共有ツールのQiitaを運営しているIncrements社が提供しているサービスです。Markdown記法に対応しているなど、エンジニアに人気のツールです。

特徴

  • Markdown記法に対応にも対応しています
  • プレーンテキストを書くだけで読みやすく綺麗な記事になります
  • フォーマットのある記事作成のために自分のチーム用のテンプレートを整備することができます。
  • Slack、ChatWorkなどのツールと連携することができます

料金

メンバー上限に応じて複数のプランがあります

  • 3人:1490円
  • 7人:4800円
  • 10人:6900円
  • 17人:15000円

※いずれも(税込)/月
※30日間無料トライアルもあります

導入実績

サイバーエージェント・スマートニュースなど

こんな方にオススメ

エンジニアの方

ツールの詳細な使い方については、以下記事で解説されているので参考にしてみてください。

参考: Qiita:Teamで生産性UP!Qiita:Teamを活用する4つのポイント | 生産性を向上させる情報共有ツール – キータチーム(Qiita:Team)

2.初心者の方でも使いやすい「Chatwork

ChatworkChatwork

概要

チャットワークは業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に変わるコミュニケーションツールです。

個人事業から大事業まで複数の料金プランがあり、規模や用途に応じて柔軟にプランを選ぶことができます。また、セキュリティ性能も高く、官公庁での導入事例もあります。

特徴

  • フリー:無料
  • パーソナル:400円/月
  • ビジネス:500円/月
  • エンタープライズ:800円/月

いずれもユーザー1人当たりの価格です。
※プランによってセキュリティ体制・使える機能などが変わります

導入実績

大日本印刷・富士薬局など

こんな方にオススメ

情報共有ツールを初めて使う方

ツールの詳細な使い方については、以下記事で解説されているので参考にしてみてください。

参考: チャットワークの使い方|基本ガイドと生産性を劇的に改善する5つのコツ

3.多数の外部サービスと連携可能で、チャット・電話・Web会議もできる 「Slack

SlackSlack

概要

Slackは米国サンフランシスコに拠点を置くSlack Technologies, Incが提供しているチャットツールです。特にIT業界、スタートアップ・ベンチャー企業を中心に人気のツールです。

特徴

  • 画像や資料の共有がドラッグ&ドロップでできる上、サムネイルも表示されます
  • 多数の外部サービス(例えばGoogleカレンダー)と連携できます
  • コードを投稿できるsnipet機能があります

料金

料金プランは以下の通りです。

  • フリープラン:無料
  • スタンダード:年払いでユーザー一人当たり$6.67(月払いは$8)
  • プラス:$12.5(月払いは$15)

※プランによってセキュリティ体制・サポート体制などが変わります

導入実績

日本経済新聞社・DeNAなど

こんな方にオススメ

外部サービスと合わせて使いたい方

ツールの詳細な使い方については、以下記事で解説されているので参考にしてみてください。
参考: Slackの使い方で最も必要な12選!現場で使えるテクニックを紹介 | ビジネスチャットマスター

4.経理業務も可能「Chatter

ChatterChatter

概要

いつでもどこでも社員全員が必要なデータにアクセス可能でき、生産性の向上やイノベーションの加速を図ることができます。

特徴

  • 経費申請の承認、サポートケースの作成、注文書の更新などを全てのフィードから実行が可能です
  • あらゆるトピックに関してアンケート調査の投稿が可能です
  • 自分のアクティビティや興味のある分野に基づいて、関係のある人物やファイル、情報を表示するおすすめ機能を搭載しています

料金

要問合せ

導入実績

エバラ・JALなど

こんな方にオススメ

経理業務をされている方

ツールの詳細な使い方については、以下記事で解説されているので参考にしてみてください。
参考: SFDC:Chatter承認機能の使い方について | tyoshikawa1106のブログ

5.チームメンバーとのやり取りが1つの場所でできる「サイボウズ Live

サイボウズ Liveサイボウズ Live

概要

サイボウズLiveは、オンライン上でグループチャット・掲示板・ファイル共有など、複数のメンバーでの情報共有ができるコラボレーションツールです。

メンバー全員で掲示板にコメントを書き込んだり、スケジュールを登録したりして、プロジェクトの進行やサークルの運営などに役立てることができます。ただし、2019年4月15日(月)でサービス終了することが決定しています。

特徴

  • ファイルをバージョン管理でき、修復も可能です
  • イベントカレンダーでいつでもプロジェクトの予定を確認できます
  • ToDoリストで役割分担が明確になります
  • 全画面SSL暗号化されているのでビジネス用途でも安心して利用できます
  • あらゆる端末に対応しています

価格

無料(2019年4月15日(月)でサービス終了予定)

導入実績

大学、PTA、自治会等200万人が利用

こんな方にオススメ

チームでの情報共有をしたい方

ツールの詳細な使い方については、以下記事で解説されているので参考にしてみてください。
参考: サイボウズLive の手引 – これを抑えると超便利! | アルケミスタの住人

6.情報の共有スピードや浸透度が向上する「DocBase

DocBaseDocBase

概要

さまざまな人やツールに散らばっていた情報を一元化し、必要な情報を必要なメンバーの中で共有できる情報共有サービスです。

1つのメモを、複数人で同時に編集できる機能があります。

特徴

メモの作成がリアルタイムにプレビューされるため、その場のみんなで一緒にドキュメントを作り上げていくことができます。社内の情報の共有スピードや浸透度が向上します。

価格

スターター:900円/月
ベーシック:4,500円/月
レギュラー:9,000円/月
ビジネス100:19,500円/月
ビジネス200:39,500円/月
※プランにより、ユーザ数、ストレージが異なります

導入実績

株式会社サイバーエージェント、シナジーマーケティング株式会社など

こんな方にオススメ

社内でリアルタイムに情報共有をしたい方

ツールの詳細な使い方については、以下記事で解説されているので参考にしてみてください。
参考: 情報共有にどんなツールを使ってる?DocBase、esaの使い方 | SELECK

7.セキュリティ性能が高い「Yammer

YammerYammer

概要

Yammerはマイクロソフト社が提供している情報共有ツールです。不特定多数ではなく、組織内や組織のメンバー、指名されたグループの間でプラウベートなコミュニケーションを取るために利用されるエンタープライズ向けのソーシャル・ソフトウェアです。

Yammer内へのネットワークのアクセスは利用者のメールアドレスのドメインによって決定されます。

特徴

  • 母体は大手のマイクロソフトで安心です
  • グループ横断でのファイル共有が可能です
  • 電子メールアドレスのドメインによって認証を行うのでドメインによって管理ができます

料金

料金プランは以下の通りです。

  • yammer Basic:無料
  • yammer Enterprice:一人当たり300円

※プランによって使える機能が変わります

導入実績

シャープ・伊藤忠商事など

こんな方にオススメ

セキュリティ重視の方

ツールの詳細な使い方については、以下記事で解説されているので参考にしてみてください。
参考: Yammerのコミュニケーション(基本編) | おみちねっとのブログ


まとめ

以上、おすすめの情報共有ツールを紹介してきました。これまではメールで行っていた社内での連絡やファイル共有などがスムーズになったり、社内のコミュニケーション活性化につながるなど導入するメリットは多いです。

とはいえ新しい技術は誰もがすぐに使いこなせるとは限りませんので機能が多ければいいというわけでもありません。使いやすさなどを含めたそれぞれのツールの特徴を理解し、自社の状況と照らし合わせてから導入しましょう。無料版がある場合は試してみるのも大切です。

自社にあった情報共有ツールを使って生産性の向上を図りましょう。

おまけ:出現頻度が低かったサービス一覧

参考にしたサイト(一部)

社内コミュニケーションを活性化!社内情報共有ツール22選 | 無料・無料プランあり – 社内SNS | ボクシルマガジン
円滑な情報共有のために!オススメの社内情報共有ツール10選|ferret [フェレット]
効率よく社内情報共有を進めていくためのポイント
エンジニア向けの社内情報共有ツールの紹介 – FiNC Engineering Blog – Medium
【使ってみた】チーム内の情報共有を加速させるWebサービス6選 全力レビュー | Webディレクターズマニュアル
社内用情報共有ツールになにを選ぶ?一般職からエンジニア向けツール比較 | DX LEADERS
知っておくと便利!ビジネスが加速する情報共有ツール8選 | kakizakiyuzi.com
【保存版】チーム内で情報を共有し活かすためのオススメWebサービス9選 | SEKAI LAB TIMES(セカイラボタイムス)
情報共有ツールを徹底比較!社内の情報共有を円滑に! | 業務効率化ガイド