【2021年版】情報共有ツールおすすめ6選を比較！選び方も紹介

情報共有ツールとは、社内の情報をスムーズに共有するためのツールです。

導入することで、社内のコミュニケーションが円滑になり、大事なナレッジやノウハウを蓄積することが容易になります。

多くの企業で導入されている情報共有ツールですが、ツールによってどのような違いがあるか、これから導入する場合はどのツールがいいかわからない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、情報共有ツールとは何かという基本の説明から、主要な情報共有ツールとそれぞれの機能・価格・特徴の比較まで丁寧にご説明します。

なお、重要度を客観化するために既存の情報共有ツールを紹介したサイト9個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しているので、この記事を読めば効率よく情報共有ツールを探すことができます。

※出現頻度が同数の場合は、アルファベット順に掲載しています。日本語名については、ローマ字表記で判断しています。

情報共有ツールとは
- 情報共有ツールの主な機能
情報共有ツールを導入する3つのメリット
情報共有ツールを選ぶ際に着目すべき3つポイント
おすすめの社内情報共有ツール6選
その他おすすめの社内情報共有ツール
まとめ
- - 参考にしたサイト（一部）

情報共有ツールとは

情報共有ツールとは「LINE」や「Facebook」といった日常で使われるコミュニケーションツールのビジネス版です。

業務を円滑に進めるためには社内コミュニケーションが重要です。情報共有ツールはメールなどに比べてスムーズかつ気軽に情報共有できるのが特徴。

これまではメールでしていた社内での連絡やファイル共有などが、ツールを使えばもっとスムーズになることがあります。社内のコミュニケーション活性化につながるなど、情報共有ツールを導入するメリットは多いです。

情報共有ツールの主な機能

情報共有ツールには、基本的に以下のような機能が搭載されています。

チャット
ドキュメントの共有
スケジュール管理
タスク管理
電話
Web会議

情報共有ツールを導入する3つのメリット

メリット1：業務知識・マニュアルなどが共有・活用しやすくなる

資料などのファイルを簡単に共有できるため、情報の整理・閲覧が容易になり、社内全体で活用しやすくなります。

メールではCCに設定して関係者に送っていましたが、情報共有ツールでは予め共有したいメンバーをグループとして設定できるため、一度グループを作ってしまえば、そのあとはファイルをグループに共有するだけです。

また、情報を時系列で残せるため、後任の人に共有するのにも役立ちます。

メリット2：スケジュールの共有が容易になる

従来は職場のカレンダーに記載したり個人の手帳に記載したりでしたが、情報共有ツールには複数の人のスケジュールを登録してそれをリアルタイムに把握できる機能があります。
チームで共有することで、チーム全体のスケジュール管理ができることになります。

メリット3：複数のデバイスからアクセスできる

大抵の情報共有ツールは、多様化するユーザーのニーズに合わせてPC・タブレット・スマホとデバイスを問わず楽に使えるように設計されています。営業のように外出の多い社員とも簡単に情報共有ができますし、休憩時間などに他のメンバーとコミュニケーションを取ることができ、社内のコミュニケーション活性化にもつながります。

情報共有ツールを選ぶ際に着目すべき3つポイント

具体的な情報共有ツールの比較に入る前に、選ぶ際に着目すべきポイントを3つ説明します。

導入目的に合った機能が搭載されているか

情報共有ツールを導入する目的に合った機能が搭載されているか確認をしましょう。

導入目的を大きく3つに分けた場合、それぞれの目的で必要になる機能は以下の通りです。

導入目的	機能
社内のコミュニケーションを円滑にしたい	チャット、電話、Web会議
ナレッジの簡単に蓄積・共有をしたい	ファイル共有、社内Wiki
メンバーの業務の進捗管理を行いたい	タスク管理、スケジュール管理

情報共有ツールといっても、ツールによって機能性が異なります。

そのため、まずは自社がなぜ情報共有ツールを導入したいのかを明確にした上で、必要な機能があるツールを選ぶようにしましょう。

自分のチームでも使いこなせそうな操作画面か？

実際に操作していく上での使いやすさは重要ですので、操作画面をよく見た上で、自分で使いこなせそうかどうかを見極めてください。

ツールが多機能であっても、メンバーが使いこなすのに時間がかかることがあり、機能の利点を十分に活用できないことがあります。

そのため、「できるだけ機能が多いツール」というだけでは選ばず、長期的にメンバーが使えそうかという視点で選ぶことが必要です。

ほとんどのツールは無料プランが用意されています。一度試しに使い、操作性を確認することをおすすめします。

社外メンバーも問題なく参加できるか

社外との情報共有も想定している場合、ツールのシェアが高く、社外メンバーの権限付与ができるツールを選ぶといいでしょう。

アカウントの権限を付与する機能があれば、社外メンバーがツールに参加できるだけではなく、社内の機密情報の漏洩を防げます。

また、シェア率が高いツールであれば相手も利用している可能性が高いです。そのため、スムーズに社外メンバーをツールに招待するためには、シェア率が高いツールを選ぶのがおすすめです。

その他おすすめの社内情報共有ツール

まとめ

以上、おすすめの情報共有ツールを紹介してきました。これまではメールで行っていた社内での連絡やファイル共有などがスムーズになったり、社内のコミュニケーション活性化につながるなど導入するメリットは多いです。

とはいえ新しい技術は誰もがすぐに使いこなせるとは限りませんので機能が多ければいいというわけでもありません。使いやすさなどを含めたそれぞれのツールの特徴を理解し、自社の状況と照らし合わせてから導入しましょう。無料版がある場合は試してみるのも大切です。

自社にあった情報共有ツールを使って生産性の向上を図りましょう。

参考にしたサイト（一部）

社内コミュニケーションを活性化！社内情報共有ツール22選 | 無料・無料プランあり – 社内SNS | ボクシルマガジン
 円滑な情報共有のために！オススメの社内情報共有ツール11選｜ferret [フェレット]
効率よく社内情報共有を進めていくためのポイント
 エンジニア向けの社内情報共有ツールの紹介 – FiNC Engineering Blog – Medium
【使ってみた】チーム内の情報共有を加速させるWebサービス6選全力レビュー | Webディレクターズマニュアル
 知っておくと便利！ビジネスが加速する情報共有ツール８選 | kakizakiyuzi.com
情報共有ツールを徹底比較！社内の情報共有を円滑に！ | 業務効率化ガイド

情報共有ツールとは

情報共有ツールの主な機能

情報共有ツールを導入する3つのメリット

メリット1：業務知識・マニュアルなどが共有・活用しやすくなる

メリット2：スケジュールの共有が容易になる

メリット3：複数のデバイスからアクセスできる

情報共有ツールを選ぶ際に着目すべき3つポイント

導入目的に合った機能が搭載されているか

自分のチームでも使いこなせそうな操作画面か？

社外メンバーも問題なく参加できるか

おすすめの社内情報共有ツール6選

1．QiitaのIncrements社発、エンジニアに人気の「Qiita:Team」

概要

特徴

料金

導入実績

こんな方にオススメ

2．初心者の方でも使いやすい「Chatwork」

概要

特徴

導入実績

こんな方にオススメ

3．多数の外部サービスと連携可能で、チャット・電話・Web会議もできる 「Slack」

概要

特徴

料金

導入実績

こんな方にオススメ

4．経理業務も可能「Chatter」

概要

特徴

料金

導入実績

こんな方にオススメ

5．情報の共有スピードや浸透度が向上する「DocBase」

概要

特徴

価格

導入実績

こんな方にオススメ

6．セキュリティ性能が高い「Yammer」

概要

特徴

料金

導入実績

こんな方にオススメ

その他おすすめの社内情報共有ツール

まとめ

参考にしたサイト（一部）

3．多数の外部サービスと連携可能で、チャット・電話・Web会議もできる「Slack」