事務所の移転は、会社にとって社員全員に影響する一大イベントのひとつです。
単純にキャパを広げるだけでなく、生産性の向上や、コストの削減、福利厚生の充実など、様々な改善につながります。
しかし、行政機関への手続きの多さや、準備すべき事項が非常に多く、どこから手を付けたらよいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では、基本的な流れや、期間と費用の目安といった基礎的な情報から、具体的な手続きやすべきことの一覧をまとめて解説します。
事務所移転を検討中の方は、ぜひご覧ください。
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事務所移転の流れ9ステップ
初めに、事務所移転の基本的な流れをステップ形式でご紹介します。
手順もやることも非常に多いですが、何かをおろそかにして業務が停止してしまうような失敗をするわけにもいきません。
具体的な手続きに関しては後述するので、まずは大まかな流れから予習しましょう。
1．事務所移転の目的、おおまかな予算、スケジュールを整理する
事務所を移転をすることが決まったらまずは、目的、予算、スケジュールを整理します。
キャパ拡大のためなのか、コスト削減なのか、アクセスの改善なのか、といった目的に応じて、移転にかけられる費用や、いつまでに移転を完了したいのかを整理しましょう。
2．新しい事務所の選定
移転の要件を整理できたら、要件に適した新しい事務所を探しましょう。
このときに要望が多かったり、要求のレベルが高い場合にはすぐに適した物件が見つかるとは限りません。
入居に当たっての審査に時間がかかることもあれば、落ちてしまう可能性も考えられます。そこで現状の事務所の解約届は、必ず新しい事務所の入居審査が完了してから行うようにしましょう。
3．既存事務所の解約手続き
入居先が決まったら既存事務所の解約手続きを行います。
このときに返却が必要なものなどを確認するようにしましょう。
4．移転に関する各種手続き
事務所解約の連絡が終わったら、移転に関する各種手続きを行っていきます。
規模や設備などによっても多少の違いはあれど、やらなければいけない手続きは多いです。
たとえば以下のような手続きがあるので時間に余裕をもって計画を立てましょう。
- 定款変更や株主総会の議事録作成
- 移転登記などの手続き
- 年金事務所などへの届出
- 警察署や消防署への届出
- 郵便局への届出
- 銀行口座、クレジットカード、保険などの住所変更手続きを行います
この時に注意したいのが「登記」です。登記を行うとその会社の住所は新しいものとなるので、その時点で各所へ住所変更の手続きや届出を行う必要があるので注意しましょう。
具体的な手続きの一覧については後述するのでそちらをご覧ください。
5．新しい事務所の準備
新しい事務所を契約したら準備を行います。
引っ越し前の内装やオフィス家具などを配置したり、電気、ガス、水道、インターネットなどのインフラ関連を整備しましょう。
6．従業員と引っ越し業者への連絡
新事務所の受け入れ準備が整ったら、業者と従業員に引っ越しに関する連絡を行いましょう。
特に従業員へは、いつまでにどのような荷物を持ち帰るのか、どのようにまとめるのかの指示をできるだけ具体的に行います。
7．引越しとセットアップ
引っ越しが完了したら、旧オフィスから運んだもののセットアップを行いましょう。
この時に従業員ごとや、島ごとにものをまとめておけると、当日に従業員が混乱することがないのでおすすめです。
8．顧客や関係者への通知
セットアップまで完了したら顧客などの関係者へ引っ越しに関する通知を行います。
この時に忘れがちなのがホームページの情報やメールの署名欄を変更しておかないと、旧住所に人が訪ねてしまうということもあるので注意しましょう。
9．移転後のフォローアップ
最後に移転後のフォローアップの必要性も頭に入れておきましょう。
移転直後は、ものがどこにあるのかわからなかったり、インターネットがつながらないなどのトラブルが発生することが多いです。
ヘルプデスクを用意してあらかじめ従業員に通知しておくなどの工夫を行いましょう。
期間の目安
事務所移転にかかる期間は、規模や要件によって大きく異なることもありますが、一般的には半年～一年は見ておく必要があります。
事務所の移転には、前述のとおり決めなければならないことや、やらなければならないことが沢山あります。
基本的には何かを改善するための移転のはずなのに、慌ててトラブルが多発して、結果的に業務に影響を及ぼしてしまっては元も子もありません。
そこで事務所の移転は必ず余裕をもって、一つ一つ確認しながら、計画的に行うようにしましょう。
事務所移転にかかる費用
事務所移転にかかる費用は、もちろん規模や、新しい事務所の住所、新たに用意する設備等によって大きく異なります。
費用を大別すると、「既存事務所からの退去に関する費用」「引っ越し費用」「新しい事務所にかかる費用」の3種類となります。
それぞれの項目を列挙するので、自社ではどのぐらいかかりそうかを確認していきましょう。
既存事務所からの退去に関する費用
退去時に発生する費用は、主に以下の二つです。
- 原状回復：事務所の状態を契約時の状態に戻すための費用。規模や使用年数によって変動。
- 不用品処分：新しい事務所で使用しない家具や機器などの処分費用。量や、大きさ、業者によって費用が異なる。
引っ越し費用
引っ越し費用は、運ぶものの量と大きさで費用が異なります。
一般的な相場としては、従業員ひとりあたり3万円程度と言われています。
新しい事務所にかかる費用
事務所移転ではここの費用が一番かさむことも多いです。事務所の契約から始まり、内装工事、機材設置といった様々な場面で費用が発生します。
主には以下のような場面で費用が発生します。
要件と照らし合わせて確認してみましょう。
- 敷金、礼金、仲介手数料：事務所の契約時に必要です。住所（坪単価）や業者によって異なります。
- 内装工事：どの程度の工事が必要かによって費用が異なります。こだわりがなければそのまま使える物件もあります。
- 新たなオフィス家具・機器：オフィス移転の際に、これらを一新することも多いです。量、耐久性、運用コスト、デザインなど、意外と悩むことが多いです
- インフラ整備：主に電話やネット環境の整備にかかる費用です。ハードは比較的に安いが、想定している人数の従業員が快適に使用できる状態を作るには業者への相談をおすすめします。
事務所移転に必要な手続き一覧
次に、事務所移転時に発生する手続きの一覧を見ていきましょう。
公的機関への手続き一覧
移転登記（法務局）
法務局に本店・支店の移転登記を行います。移転登記は、会社の公式な住所変更を意味するものなので、特に注意深く進める必要があります。
費用は管轄内の移転なら3万円、管轄外なら6万円です。
申請書の他に、登記簿謄本、定款、印鑑証明書、株主総会議事録が必要となります。
本店の場合は移転後2週間以内に申請を行わないと罰則もあるので注意しましょう。
異動届出書（税務署）
管轄の税務署へ異動届出書を提出します。これを忘れると税金関連の通知が届かなくなるので注意しましょう。
届出は、移転前の管轄税務署と、移転後の管轄税務署に提出する必要があります。
登記薄謄本が必要となります。
給与支払事務所等の変更届出書（税務署）
移転して1ヶ月以内に管轄の税務署へ提出します。給与支払いに関する事務所の変更は、従業員の源泉徴収に関連するため、手続きは迅速に行いましょう。
手続きには、書類の他に登記薄謄本が必要となります。
参考：A2-7 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出｜国税庁
健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更届（年金事務所）
この手続きは、社会保険の管理を適切に行うためのものです。
書類の他に登記簿謄本が必要となり、移転から5日以内に提出しましょう。管轄内と管轄外で多少の違いがあるので詳しくは以下をご覧ください。
労働保険名称・所在地変更届（労働基準監督署、ハローワーク）
移転後10日以内に届出を提出する必要があります。
登記簿謄本などの確認書類を求められることがあります。
雇用保険事業主事業所各種変更届（ハローワーク）
移転後10日以内に提出します。
登記簿謄本、労働保険名称、所在地変更届が必要です。
自動車保管場所証明申請書（警察署）
車庫証明のために提出します。社用車がある場合には速やかに提出しましょう。
防火・防災に関する届出書（消防署）
防火・防災に関する以下の届出書を消防署に提出します。詳しくは、各書類の参考リンクをご覧ください。
その他の手続き一覧
転居届（郵便局）
新住所へ郵便を正しく届けてもらうための届出です。
社員証や保険証などの証明が必要となります。
参考：会社、団体等が転居する場合の手続について教えてください – 日本郵便
銀行・クレジットカードの手続き
移転後に使えなくなってしまっては困るので、速やかに行いましょう。
機関によって登記事項証明書や社印などの必要なものが異なるので確認しましょう。
ガス・電気・水道の手続き
新しい事務所での業務を滞りなく開始するために、移転後速やかに利用できるようにしておきましょう。
インターネットや電話回線の手続き
工事が必要な場合には、利用できるまでに時間がかかることもあるので、早めに連絡を入れましょう。
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その他のすべきこと
HP情報の変更
会社概要ページなどに記載されている住所の変更を行います。
ヘッダー、フッター、問い合わせページなど、色々な箇所に記載している場合には、変更もれがないよう注意しましょう。
メール署名の変更
メールの署名欄を利用している場合には、署名欄の住所変更も忘れずに行いましょう。
新しい名刺の手配
新しい住所が記載された名刺を作成します。
時間がかかることもあるので、引っ越し前に余裕をもって注文しましょう。
パンフレット、チラシ、営業資料の情報変更
移転が完了したら営業資料などの住所変更も忘れないようにしましょう。
事業ごとに部署が分かれている場合には、各部署へ連絡します。
まとめ
本記事では、事務所を移転する際の基本的な流れや、期間や費用の目安、具体的な手続きの方法について解説しました。
事務所移転には、事務所の解約や新しい事務所の契約はもちろん、多くの行政手続きも伴います。
移転登記、異動届出書、健康保険・厚生年金保険の変更届など、多くの公的機関への届出が必要となります。
他にも、電気やガスなどのライフラインや、電話やインターネットなどのインフラ、ホームページやメール署名の変更、新しい名刺の手配など、準備すべきことは盛りだくさんです。
全社員や顧客にも影響する重要なものばかりなので、プレッシャーも大きいと思いますが、この大変さを乗り越えた先には、きっとより良い環境が待っているはずです。
まずは要件を整理したり、要件に合った物件探し、費用の見積もりから始めてみましょう。
そして検討や実行の際には、この記事の情報が参考となれば幸いです。
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事務所移転時には、ネット回線を新たに開通させなければなりません。
快適な仕事環境を提供するために、ネット回線選びは慎重になりましょう。
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事務所移転に関するよくあるご質問
事務所移転を検討中の方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q.事務所移転に際してのレイアウト変更のポイントは？
A.事務所移転時にレイアウトを変更する際は、社員の動線や業務効率を考慮した配置が重要です。例えば、関連部門を近くに配置し、コミュニケーションを円滑にすることで業務効率が向上します。また、フレキシブルなスペースを設け、将来的なレイアウト変更にも対応しやすい設計を心掛けると良いでしょう。
Q.移転先オフィスの選び方における注意点は？
A.移転先オフィスを選ぶ際には、交通アクセスや周辺環境、オフィスの設備やセキュリティなどを総合的に評価することが重要です。さらに、将来の事業拡大を見据えたスペースの確保や、社員の通勤の利便性を考慮すると良いでしょう。
Q.事務所移転時のITインフラ整備のポイントは？
A.移転先でのITインフラ整備は、事前にネットワークの構築やサーバー設置、電話回線の確保を計画的に行うことが求められます。IT関連の設備や配線が移転直後にスムーズに稼働できるよう、専門業者との協力が必要です。
Q.事務所移転に伴う従業員への通知や説明の方法は？
A.事務所移転が決定したら、従業員に対して早期に通知し、移転理由やスケジュール、影響を明確に伝えることが重要です。説明会の開催やFAQの配布を通じて、従業員が移転に関する疑問を解消できるようにすることが推奨されます。
Q.事務所移転後の業務再開におけるリスク管理は？
A.事務所移転後、業務が滞らないようにするためには、リスク管理が欠かせません。移転前に業務の中断リスクを分析し、必要なバックアップ計画を立てておくことが重要です。さらに、移転当日や直後に起こり得るトラブルに備えた対応策も用意しておくと安心です。
Q.事務所移転に伴う社内規定の更新は必要か？
A.事務所移転により、通勤手当の計算方法など、社内規定の一部を更新する必要に迫られる場合があります。特に、交通費の計算や勤怠管理システムの設定変更が必要となる場合は、速やかに対応しましょう。