事務代行とは?対応してくれる業務範囲と、失敗しない代行先の選び方

事務代行とは、その名の通り企業の事務を代行してくれる企業ないしサービスのことを指します。

実際に委託できる業務やメリットなどがわからず、検討フェーズから抜けられないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

事務代行はサービス、企業によって業務範囲はさまざまです。データ入力書類の整理などもあれば、翻訳業務Webサイト運用などを実施できるところもあります。

事務代行を依頼する場合、企業が提供する事務代行サービスを利用するか、クラウドソーシングで事務経験のある人材を探すかの2通りの方法があります。

今回の記事では「事務代行」のメリット・デメリットから依頼できる業務範囲、相場などをまとめています。

そのうえで、失敗しない依頼先の選び方についても解説しています。

この記事を読むことで、事務代行を利用すべきかを判断できますし、そのうえで利用に向けた第一歩を踏み出せます。

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事務代行とは、事務処理を企業の代わりに行うサービス

事務代行とは、日々発生するさまざまな事務処理業務を請け負ってくれるサービスのことです。

受付事務や物品調達、資料・書類の整理、データ入力など、一般的に起こりうる事務の多くを依頼できます。

また専門性のある業務の依頼も可能です。たとえば法人税などに関する税務関連の業務や、WebサイトのSEO対策のチェックなど、依頼できる業務はサービスによって多彩です。


事務代行を依頼する2つの方法

事務代行の依頼形態は、事務代行会社に発注する場合と、クラウドソーシングを通して個人に委託する場合の2つの方法があります。

事務代行会社であれば、事務作業全般の業務代行を依頼できるサービスです。

クラウドソーシングは業務単位で代行を依頼できるサービスになります。

事務代行会社は複数の業務をまとめて依頼したい場合や、自社の業界に特化したサービスがある場合は依頼を検討することをおすすめします。

クラウドソーシングは「とにかく費用を抑えたい」「すぐに始めたい」というニーズがあるのであればマッチします。

事務代行会社に発注する

多種多様な事務作業を代行することに特化した業務委託会社へ、事務代行を依頼する方法です。

会社によっては現場へスタッフを派遣したり、常駐させたりと、オフライン作業を依頼することもできます。

事務代行会社への依頼には、以下のような特徴があります。

  • 営業やマーケティングなど専門分野の事務にも対応できる
  • 月額制の料金形態が多く、まとまった仕事量を依頼をするのに向いている
  • 対応できる業務の幅が広い
  • 業務内容によっては別途オプションの追加が必要
  • 自社のニーズに合った会社を探すのに手間がかかる

依頼したい業務が多数ある場合や、自社により特化したジャンルの業務を依頼したい場合に向いています。

クラウドソーシングで発注する

クラウドソーシングで事務経験のある人材を探し、個人に対して事務作業の代行を依頼する方法です。

クラウドソーシングで事務代行を利用する場合、以下のような特徴があります

  • オンラインで発注が完結する
  • 業務単位の発注が可能なためコストが抑えやすい
  • 求める能力を持つ人に直接依頼できる
  • 一人ひとりとの業務範囲のすり合わせが必要
  • 個人のスキル・力量に依存する形になり、結果に差が出やすい

実際に作業する人材を見極めつつ、単発・短期間の業務発注を、出来るだけコストを抑えて依頼したい場合に、役立つサービスといえるでしょう。


事務代行で発注できる業務一覧

事務代行で依頼できる業務には、大きく分けて一般事務と専門事務の2通りがあります。

どちらの業務を発注したいのかによって、どういった事務代行に依頼するのか分かれるため、ハッキリさせておきたいポイントです。

以下それぞれで依頼できる業務の一例です。

事務の種類業務内容
一般事務
  • 受発注代行
  • 在庫管理
  • 発送業務
  • 受発注書類の作成・発行
  • メール対応業務
  • 電話対応業務
  • データ入力・チェック業務
  • アンケート入力・回収業務
  • 名刺入力・名簿作成・整理業務
専門事務
  • データリサーチ業務
  • データ入力・チェック業務(専門知識必須の場合)
  • スケジュール管理業務
  • 見積書・請求書作成
  • データ処理業務
  • 来客対応
  • イベント管理・対応業務
  • 翻訳・バイリンガル業務
  • 文字起こし業務
  • WEB(EC)サイト運用業務
  • カスタマーサポート業務
  • 法務に関する業務

一般事務と専門事務の違いは、「どの部署でも起こりうる事務か」「担当者によって成果が変わる事務か」の2点です。

たとえば、名刺に記載された名前などのデータ入力業務は、名刺をもらう可能性があるどの部署でも発生します。しかし、誰が入力しても名刺のデータは同じであるため、得られる結果に変わりはありません。

一方で、専門事務は、限られた部署で行われる業務や、自社のサービスに深く関係する業務、社外の人が対応する場合は資格が必要な業務が挙げられます。

顧客データを管理するマーケティング部署などは専門的な知識がなければデータの入力ができないので専門事務といえます。


事務代行の費用相場・料金形態

事務代行にかかる費用相場は、依頼内容だけでなく、料金形態によっても異なります。

料金体系は基本的に以下2つの種類があります。

  • 月額固定制
  • 従量課金制

月額固定制は契約時に決めた時間と報酬で事務代行ができるために、決まった事務作業を発注する場合に向いています。

従量課金制は業務の工数や実稼働した時間を元に事務代行を依頼します。事務作業の中で決まった業務、例えばエクセルシートの記入のみ、というようにスポットごとに業務を依頼したい場合に向いています。

月額固定制

月額固定制は、1ヶ月当たりの稼働時間や契約期間の長さに応じて、料金が異なる課金形態です。

契約した利用時間内であれば、毎月同じ料金で利用できるため、費用の見通しが立ちやすいというメリットがあります。

以下の表は、業務代行サービスが提供する月額課金制プランの一例です。比較しやすいように、1ヶ月あたりの稼働時間が30時間だった場合としています。

プラン例必要契約期間稼働時間月額料金
A3ヶ月~30時間以内91,000円
B6ヶ月~30時間以内114,000円
C1ヶ月~30時間以内82,000円
D1ヶ月~30時間以内69,000円

月額料金や契約期間はサービスによって異なるものの、1ヶ月あたりの費用相場は5万円以上から、高くても10万円前後です。依頼内容の専門性が高く、多岐にわたるほど、費用相場は高くなります。

また1ヶ月30時間の契約では、たとえば事務・総務の仕事を依頼したとすると、以下のように仕事依頼が行えます。

  • 領収書データ入力(60分)
  • スケジュール調整(8分×30回)
  • 出張手配(60分×1回)
  • 会場手配(120分×1回)
  • メール返信(15分×20回)
  • 求人原稿作成(掲載媒体リサーチや問い合わせ込み60分2回)
  • 求人一次対応(60分×15日)

月額固定制のため、契約期間は基本的に1ヶ月以上であることが前提です。1週間だけ、のように短期間の依頼が行えない点に注意しましょう。

参考:株式会社ニット:オンラインアシスタントがあなたの業務をサポート HELP YOU (help-you.me)
参考:I-STAFF[アイスタッフ]
参考:Radiceのオンラインアシスタントサービス「For your Business」
参考:株式会社YPP 月額料金
参考:30時間の活用例 | HELP YOU (help-you.me)

従量課金制

依頼された業務に対し、依頼した事務業務数や事務代行が行われた時間などを元に、より作業時間に合わせた料金請求が行われる課金形態です。

課金形態例料金計算メール対応を依頼した場合の計算例
従量制1業務あたりの費用×業務数メール1本あたり:150円
150円×200通返信=30,000円
時給制時給×稼働時間時給:1,600円
1,600円×10時間(100通返信)=16,000円

上記のように、依頼内容と稼働時間に応じて費用が決まるため、無駄な出費が発生しづらい点がメリットです。また月額制では難しい、2~3日のみなど、短期間の依頼も可能となります。

依頼したい業務の量や期間を把握し、どちらの料金形態が合うか判断していきましょう。


事務代行のメリット

事務代行を依頼するメリットは、大きく分けて3つあります。

  • 主要な人材がコア業務に専念できる
  • 人材採用・教育コストを削減できる
  • 事務を得意とする人材(その道のプロ)に任せられる

主要な人材がコア業務に専念できる

事務代行の最大のメリットは、主要な人材がコア業務に専念できることです。

そもそも事務代行を依頼したいと考える理由が「時間を有効活用したい」であり、その根本にあるのが「成果に繋がる仕事に専念する」ことにあります。

社内で一番売り上げを上げる営業がとにかく営業に専念できる、マーケティングや広報はしっかりと市場のリサーチに専念し戦略が練れるなど、事務代行を活用することで、事務作業に取られていた時間が無くなるので、その分コア業務に専念できるでしょう。

また、時間を有効活用できるようになれば社内全体の業務効率化にも繋がり、不要な残業が少なくなることで社員のモチベーションが上がり、益々、良いサイクルが生まれることも期待できます。

このように、主要な業務に携わる人材が必要な時間を確保できることができれば、企業にとって大きなプラスとなるでしょう。

人材採用・教育コストを削減できる

事務代行を依頼することで、人材採用や教育にかけるコスト削減につながります。業務量が多いからといって、新しい人材を補充すれば、そこには採用コストから指導コストまで付随するためです。

株式会社マイナビが発表した「2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査」によると、上場企業の新卒入社予定者1人あたりの採用費用の平均は45.6万円、非上場では48.4万円でした。中途採用の場合は、従業員数が60名未満の場合、1人あたり約7万円です。

事務代行サービスは月額固定制の場合、1ヶ月あたり5~10万円が相場のため、新卒採用1人あたりのコストで4~5ヶ月分の仕事を発注できます。中途採用のコストでもおよそ1ヶ月分が依頼できるため、より業務スケジュールに合わせた依頼を、コストを抑えて利用できます。

また、教育や管理監督にかける時間も減らせるため、ノンコア業務を増やさず済み、さらにコストを削減できるでしょう。

参考:株式会社 マイナビ:2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査
参考:株式会社 マイナビ:中途採用状況調査 レポート_200213

事務を得意とする人材(その道のプロ)に任せられる

より専門的な知識を必要とする事務に関しても、事務代行を利用することでその道のプロに任せられます。

事務を得意とする人材が行う事務代行だからこそ、これまで自社内で着手したことがない業務であっても、高い専門性を持って対応可能だからです。

専門性のある事務とは、帳簿の知識が求められる経理事務や、契約や訴訟といった法務事務、英語力が求められる通訳・翻訳業務を含む事務などが挙げられます。

忙しい業務の合間を縫って社員に取り組んでもらうよりも、高い成果が得られるでしょう。

事務代行は、一般事務だけでなく、専門的な知識を求められる専門事務を任せる場合にも、メリットが大きいサービスといえます。


事務代行のデメリット

事務代行を依頼することで起こりうるデメリットは、次の2つです。

  • 自社にノウハウが蓄積されない
  • 作業者の技量が分からない

ここでは、デメリットをふまえて、事務代行を依頼すべき企業とそうでない企業も解説します。事務代行によるデメリットが起こりうる状況を理解し、課題解決につながる発注を行いましょう。

自社にノウハウが蓄積されない

事務代行に任せきりになってしまうことで、自社で事務を知る人材が育たない、ノウハウが蓄積されないというデメリットが生じる場合があります。

自社内で「この事務処理はだれが、いつ、どのように行う」というノウハウが蓄積されず、事務代行会社に依存してしまう可能性も否定できません。

またノウハウの蓄積が妨げられると、自社内で専門性を持って手掛けた方がよい業務かどうか、判断する材料が失われる恐れがあります。

作業者の技量が分からない

事務代行会社への発注する場合など、発注側に一任する場合は、実際に作業する人の技量がわからないのがデメリットです。

業務に当たってくれる人材の技量次第では、依頼した結果、逆に効率が悪くなるなどの不利益が生じる場合もあります。


事務代行会社を選ぶ3つのポイント

事務代行会社を選ぶときには、以下の3つのポイントを押さえてください。

  • 過去の実績を確認する
  • 即時対応が可能かを確認する
  • 扱っている業務の種類が多い

まずは「実績」を確認しましょう。

サイト内に情報が載っていることが多いので、豊富な実績を持つ企業に対し、優先的に問い合わせていくのが良いです。

実際のアポの段階では「対応の早さ」と「対応業務の範囲」を確認していきます。

過去の実績は確認する

過去の実績は最初に確認すべき重要な指標です。

特に、自社の業種や業界に関する実績を確認しましょう。自社の業種に関する実績数が多い依頼先なら、経験値も高いと想定できます。

また、実績を確認することで、担当した仕事の量や対応時の状況などが、明確な数値と共に分かります。他の依頼先との比較に活用しやすいため「業界」と「業種」双方の専門性が高い依頼先を選べるでしょう。

即時対応が可能かを確認する

過去の実績を聞くとともに、管理体制を確認し、ホームページや資料からだけでは読み解けない、サービスが持つ「対応力」を見極めましょう。

具体的には、まず次のようなポイントを確認し、管理体制の把握を行いましょう。

  • 依頼した案件を担当者はどのようにサポートしてくれるのか
  • 土日に依頼できるのか
  • 即日で修正に対応してくれるのか
  • 追加予算は発生するのか
  • 過去の一般事務に関する実績にはどのような業種があるか

管理体制の把握は、納期を守ったうえで品質の高いサービスが得られるか、判断する材料となります。複数の担当者がチームを組んで依頼に対応する、チーム体制が整っている依頼先だとなおよいでしょう。

扱っている業務の種類が多い

長期的に依頼する可能性がある場合は、発注できる業務の内容が明確で、かつ、扱っている業務の種類が多い企業を選ぶようにすると失敗しづらいです。

さまざまな仕事を発注できる依頼先なら、後から依頼したい業務が増えても、調整が簡単になります。

たとえば「営業の一般事務」と言っても、その内容はアンケート入力やデータ処理、見積書作成代行、企画書作成補助など多岐にわたります。

現状の依頼内容が「アンケート入力」だけだったとしても、後々になってデータ処理や企画書作成補助を検討する可能性はゼロではありません。このような業務も、依頼先の発注対応内だとわかっていれば、いつでも追加依頼できます。

あらかじめ、対応できる業務が明確で、種類も豊富か確認することで、長期依頼や変更に対応できる発注先を選べるでしょう。


事務代行の人材をクラウドソーシングで探す場合の2つのポイント

クラウドソーシングで事務代行を探す場合、以下の2点を必ず確認しましょう。

  • 実績件数の量
  • プロフィール以外の情報

基本的にクラウドソーシングで人材を探す場合、評価件数以上に「実績」を重視しましょう。

また、一般的な採用のように「プロフィール欄」に書かれた内容だけではなく、その方の名前・ハンドルネームで検索してみることをおすすめします。

実績件数の量

評価の高さだけではなく、実績件数が多いワーカーから選びましょう。なぜなら、評価が高いことが、信頼性に直結するわけではないためです。

多くのクラウドソーシングサービスでは、サイト内で請け負った業務数と、依頼者側が付けた評価がプロフィールに掲載されます。

しかしたとえ評価点が同じでも、作業件数が5件のワーカーと、作業件数が100件を超えるワーカーでは、実績という母数が多い人材ほど信頼性が高いです。

もちろん評価点があからさまに低い人材は避けるべきですが、5段階中4以上の評価を受けている人材であればおおむね問題ないでしょう。

それよりも「何件の業務をこなしてきたか」という基準で判断するのが良いでしょう。

プロフィール以外の情報

Googleや各種SNSで検索し、プロフィール以外の情報収集を行いましょう。

請け負った事務代行の内容を許可なくSNSへ投稿しているワーカーや、極端に納期を守らないワーカーかどうかは、プロフィールだけでは分かりません。中には、所持していない資格を、依頼を受けられるようにあえて明記しているケースもあります。

  • Google検索でワーカーの名前を検索する
  • SNSでワーカーのIDや名前を検索する
  • 他のクラウドソーシングサービスでワーカーのIDや名前を検索する
  • 最後に受けた依頼の日時をチェックする

プロフィールや表示される作業数を鵜呑みにせず、出来る限り情報収集しておくことをおすすめします。


事務代行運用する際の注意点

事務代行サービスを契約した後は、事務代行によって得られた成果を確認し、適切な運用を目指しましょう。不足するサービスがあれば追加し、不要になれば自社内で事務を行うようにする必要があるためです。

ここでは、一般事務や専門事務、クラウドソーシングサービスのいずれを利用した場合でも、成果を出すためにおさえておきたい注意点を2つ解説します。

ルールがあいまいだと、逆効果になる可能性もある

ルール・レギュレーションがあいまいだと、アウトプットが求めるクオリティに達することができず、結果として確認作業に時間をとられる恐れがあります。

品質を安定させるためにも、次の3つのポイントを実行しましょう。

  • 依頼物に関するルールを作る:納期や依頼の目的は明確にする
  • 自社のマニュアルを元に業務を依頼する:成果を確認しやすい
  • 依頼内容を書面やメールに残す:言った言わないを避ける

これらのポイントを実行することで、依頼した仕事の内容が明確になり、いつまでに、何を確認すればよいのかが明らかになります。

不備があった場合の指摘もやりやすくなるため、ルール・レギュレーションを明確にすることが重要です。

「任せきり」は避ける

事務全般をすべて任せきりにしてしまうのは避けましょう。

ミスや失敗が生じた結果、顧客やユーザーが被害を被った場合でも、「自社」が負わなければなりません。かならず進捗や状況を確認できる担当者を立てましょう。

担当者がいることで、社内の業務責任者が不在になることもなく、最終確認を効率よく行えます。また、万が一、被害が起きる恐れがあった場合も、迅速な対応に繋げられるでしょう。

あくまでも事務代行であることを意識し、業務を完全に丸投げして「社内ではこの業務に詳しい人が誰もいない」という状況を招かないように運用しましょう。


まとめ

事務代行は、事務作業によってコア業務に時間が取れない状況を解決し、さらなる企業の業績アップを目指すためのサービスです。そのため、現時点で負担になっている事務作業を洗い出し、目的別に依頼することが重要となります。

今回紹介した目的別のポイントを参考に、事務代行を選ぶ水準を明確にしましょう。依頼後、運用で成果をだせるようにルール・レギュレーションを明確にし、専属の担当者を設置ておくことも重要です。

事務代行を活用して、事務仕事の悩みを解決していきましょう。

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