問い合わせフォーム営業の正しいやり方と反響を高めるコツを徹底解説

オンラインでできる新規開拓の営業方法として、問い合わせフォーム営業を検討したことのある方は多いと思います。

ですが、企業のホームページ上にある問い合わせフォームから営業しても良いの?問い合わせフォーム営業の正しいやり方は?と実施を迷っている方も多いのではないでしょうか。

問い合わせフォーム営業は、手順を守って実施することで成果を上げられる手法です。面識のない企業にもアプローチでき、確度の高いアポイントが獲得できるメリットがあります。

この記事では、問い合わせフォーム営業を検討する際のポイントをお伝えします。正しい始め方からリスクを抑える方法、反響率を高める方法まで解説しています。

問い合わせフォーム営業を実施すべきかどうか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。
リスト・原稿の作成から代行する問い合わせフォーム営業代行サービス


問い合わせフォーム営業とは、法人の問い合わせ専用フォームに営業メールを送る方法

問い合わせフォーム営業は、法人の問い合わせ専用フォームに営業メールを送る新規開拓の手法です。企業に寄せられるさまざまな相談の窓口として、多くの企業が問い合わせフォームをホームページ上に用意しています。

問い合わせフォームへ営業のメール文を送ることは問題ありませんが、面識のない企業へアプローチするためクレームのリスクもはらみます。

まずは、問い合わせフォーム営業に対する正しい知識を持ちましょう。

問い合わせフォームはオンライン営業の手段

問い合わせフォームはさまざまな問い合わせの窓口ですので、営業メールを送ることに問題はありません。2021年4月時点で、法律により禁止されているわけでもありません。

実際に、問い合わせフォームを活用して営業を行う企業が増えており、問い合わせフォーム営業を代行している会社やツールも登場しています。

まずは、問い合わせフォーム営業には問題がないことを認識してください。

クレームを引き起こすリスクがある

ただし、「営業メールお断り」のフォームへ送信してしまうなど、間違ったやり方をしてしまうと、クレームにつながるリスクがあります。問い合わせフォームは、社外の営業用に用意されたものではないからです。

その問い合わせフォームを利用して、面識のない企業が営業活動を行うことに、良くない印象を抱く企業もあります。その印象が過度に悪化することで、クレームにつながってしまうのです。

問い合わせフォーム営業は、訪問営業やテレアポと同じ「プッシュ型」の営業方法です。ニーズのまったく無い企業や勝手な営業行為を嫌う人には、毛嫌いされる可能性があることに留意しておきましょう。


問い合わせフォーム営業を始める前に確認したいメリット・デメリット

問い合わせフォームのメリットとデメリットを解説します。

メリット

  1. 面識のない企業にアプローチできる
  2. 高確度のアポイントにつながる

デメリット

  1. 送信数勝負になる
  2. メール文を手入力しなければならない

メリットには、問い合わせフォーム営業が新規開拓に効果的な理由が挙げられます。デメリットとしては、準備やメール送信に工数がかかることが挙げられます。

問い合わせフォームが自社の課題を解決し、現状とマッチする手法がどうかを以下で確認してみてください。

問い合わせフォーム営業のメリット

問い合わせフォーム営業のメリットは、次の2点です。

  1. 面識のない企業にアプローチできる
  2. 高確度のアポイントにつながる

1.面識のない企業にアプローチできる

アプローチしたい企業と面識がなくても、問い合わせフォームからコンタクトできるのがメリットです。

特定の企業にコンタクトを取る場合、社内で名刺交換の履歴を確認することが一般的です。そのとき社内に名刺情報がなくても、問い合わせフォームがあれば企業の総合窓口へアプローチできます。

2.高確度のアポイントにつながる

高確度のアポイントにつながりやすいことも、問い合わせフォーム営業の大きなメリットです。問い合わせフォーム営業が高確度のアポイントにつながる理由を2つお伝えします。

  1. 決裁者が対応することが多い
  2. 提案内容が響いた企業から返信をもらえる

実は、問い合わせフォームに届くメッセージを、決裁者が確認している企業が多くあります。問い合わせフォームからの連絡は、顧客からの要望や取材の相談なども入るためです。

マネージャーや取締役など決裁権を持つ人が、フォーム経由の問い合わせへの対応方法を決めていることは少なくありません。この傾向は、中小企業やベンチャー企業でとくに強くなります。

また、メールの内容が響き前向きな返事をもらえたということは、相手先の課題と自社のソリューションがマッチする可能性がとても高いといえます。自社の商品やサービスを、今すぐ欲しいと思っている企業の確率も高いのです。

以上、2つの理由から、問い合わせフォーム営業が高確度のアポイントにつながっていきます。

問い合わせフォーム営業のデメリット

問い合わせフォーム営業における最大のデメリットは、工数がかかってしまうことです。大きく分けて2つの手間が発生します。

  1. 送信数勝負になる
  2. メール文を手入力しなければならない

1.送信数勝負になる

ゼロからの関係構築になるので、とにかく数を送ることが必要になります。1回のメール送信で、反響率は0.2~0.4パーセントほどに落ち着くと考えてください。

たとえば10件の反響が欲しいと思った場合、最低でも2,500件の送り先が必要です。反響率が0.2パーセントであるなら、5,000件以上のアプローチが必要になります。営業先リストは多めに確保しましょう。

ちなみに反響率は、感覚をつかんだりメール文を工夫したりすることでも上がります。営業手法と比べた反響率の目安として、下記を参考ください。

アプローチ手法別の反響率
引用:問い合わせフォーム営業で失敗しがちな4つのこと – 法人リスト作成~お問い合わせページ入力まで営業支援|FutureSearch

2.メール文を手入力しなければならない

メールの一斉送信と違い、企業個別の問い合わせフォームにメール文を手入力しなければいけないのがデメリットです。

問い合わせフォームごとに入力項目や文字数制限が異なる点にも注意が必要です。送信不可の場合に原因を特定し、臨機応変に文章を変更するなどの対応をしなければなりません。


問い合わせフォーム営業に向いている企業と不向きな企業

以上のメリット・デメリットを踏まえると、問い合わせフォーム営業に向いている企業は、新規開拓の手段を探している企業といえます。逆に、不向きな企業とは、工数を割くのが難しい企業や社会的信用を大切にしたい企業です。

向いている企業1.新しい商品・サービスの認知を広めたい企業

商品やサービスをローンチしたばかりで、認知度がまだ低いときは、問い合わせフォーム営業が有効といえます。面識がない企業にも、自社の商品・サービスを周知させることが可能だからです。

アプローチしたい企業に問い合わせフォームが用意されていれば、新規開拓の強力な手段が増えることになります。新しい商品・サービスを認知させたい企業は、問い合わせフォーム営業を有効活用しましょう。

向いている企業2.訪問営業をほかの手段に切り替えたい企業

問い合わせフォーム営業は、訪問営業やテレアポと似た新規開拓の営業方法ですが、オンラインで行えることが異なります。

訪問営業やテレアポといったこれまでの営業方法は、相手がオフィスにいることを前提としていました。問い合わせフォーム営業ならオンラインで行えるため、テレワークなどで相手がオフィスにいない場合も営業が可能です。

訪問営業やテレアポを何度も行ってきたが、効果が出づらくなっているといった企業は、検討の価値がある営業手法といえます。

不向きな企業1.事務的な作業に工数・人員を割くのが難しい企業

問い合わせフォーム営業では、企業ごとに営業メールを送る必要があり、一定の工数がかかります。反響への対応工数を見積もり、クレーム対応にかける時間も想定しなければいけません。

リストの用意やメール文面の作成・送信などに、必要な工数・人員を割くのが難しい企業は、今すぐ取り組むべきではないでしょう。問い合わせフォーム営業は、営業人員をスイッチしたり補充できたりする場合に検討可能な営業方法といえます。

不向きな企業2.ブランド力やコンプライアンス重視の企業

ブランド力を大切にする企業では、問い合わせフォーム営業を控えるのが無難です。コンプライアンス重視の企業での実施も、リスクの方が大きくなる可能性があるので注意しましょう。

問い合わせフォームからの営業は、受け取り手によっては良くない印象を抱いてしまう可能性がゼロではないからです。万が一、「営業メールお断り」を見逃してメールを送ってしまうと、トラブルにもなりかねません。

新規開拓のスピードより社会的信用を第一とする企業では、問い合わせフォーム営業を慎重に検討してください。


商談化率アップやアポイント獲得単価の大幅カットに成功した事例

問い合わせフォーム営業を上手に活用すると、商談化率アップやアポイント獲得コストの削減に寄与します。ここでは、問い合わせフォーム営業で大きな成果を出している事例を3つ紹介します。

アポイントからの契約率が50%を達成した建築事務所の例

東海地区に拠点を置く建築事務所では、問い合わせフォーム営業により獲得できたアポイントのうち半数が契約に至っています。

  • ターゲットを絞りリストを1,500件に厳選した
  • アプローチ原稿をブラッシュアップした

営業先をあらかじめ厳選したことが奏功しました。営業代行会社の協力を得て、メール文面もブラッシュアップしています。こうした工夫により、高品質なリードが獲得できたとのことです。

メール文面を読み、自社サービスに関心を持った相手が返信をするので、アポイントの質が高まったそうです。テレアポと比較して、広いエリアへ営業できるようにもなりました。

広範囲にメールを送れるからといって、あてずっぽうに営業メールを送っては最大限の成果を得るのが難しいでしょう。自社商品・サービスを本当に必要としてくれる営業先を見極め、相手の心に響くメール文章を考えつくすことが大切です。

参考:お問い合わせフォーム営業代行|株式会社アイランド・ブレイン

1日あたり5〜6000件のメールを送信し、商談化率が150%アップ

1日に5~6,000のメール送信が可能になり、実績ベースでテレアポと比べ商談化率が約150%アップした事例があります。

これは、営業代行ツールの「apoli(アポリ)」を組み合わせた例ですが、高確度に寄与しやすいという問い合わせフォーム営業の特長が、ITツールを使うことでより顕著になりました。

  • プロのライターによる訴求文章作成
  • 375業種の細分化されたリストにアプローチ可能
  • 1日あたり5~6000件のメール送信が可能

apoliでは、強みや訴求を明確にした伝わりやすい文章を作成したことが、成果につながっています。営業先リストも、375業種もの詳細にターゲットを分けられます。そうして精度を高めたリストへ1日5~6000件のメールが送ります。掘り起こせる見込み客の母数が、格段に増えるとのことです。

自社で問い合わせフォーム営業を始めるときは、高い精度でリストを用意するのが難しいかもしれません。最初は大まかなターゲットリストを作成しておき、反響を見ながらリストを精査するのがおすすめです。

参考:問い合わせフォーム営業で商談化率が150%アップ?「apoli」のサービス説明を聞いてみた! サービス紹介 、BtoBマーケティング

リスト収集からメール送信まで完全自動化で1アポ8,000円を実現

問い合わせフォーム営業の代行会社「オートアポ」では、1アポイントの獲得コスト8,000円を実現しています。

オートアポでは、AIが数百万単位で問い合わせフォームをリストアップし、大量アプローチを可能にしているためです。アポイントの取得数にあわせた成果報酬型を採用し、メール文章は依頼主が作成することでコストを抑えられる仕組みになっています。

問い合わせフォーム営業をもっとも効率的に行うことで、アポイント獲得コストを大幅に抑えられる好例です。

参考:1アポ8000円ぽっきりでアポイントを量産します! | 『営業リストも無料で作成』で『完全成果報酬』はオートアポだけ!‎


問い合わせフォーム営業のやり方4ステップ

これまでの前提をもとに、実際に問い合わせフォーム営業を行う流れを4ステップでまとめました。

  • ステップ1.営業メールの送り先となるリストを用意する
  • ステップ2.メールの文章を作成する
  • ステップ3.問い合わせフォームへ営業メールを送る
  • ステップ4.営業メールへの返信に対応する

ステップ1.営業メールの送り先となるリストを用意する

まず、アプローチしたい企業の問い合わせフォームをリスト化します。アプローチ先のホームページを検索して、問い合わせフォームのURLをエクセルやスプレッドシートに転記しましょう。

ステップ2.メールの文章を作成する

提案内容をわかりやすく簡潔に記載しましょう。メールに記載すべきは、以下の3つです。

  • 連絡した目的
  • ソリューションやメリット
  • 取ってほしいアクション

まず、自社がどのような企業であり、何の目的で連絡をしたのか書きます。サービスの提案なら「提案」、セミナーの案内なら「案内」など、一目で内容が分かるようにします。

こちらからの提案や案内が送り先にとって、どのようなメリットがあるかも重要な視点です。相手の抱える課題に対してソリューションになると感じてもらうことで、反響を得られるためです。

ステップ1でリストを作る際に、アプローチ先のホームページを見ながら、相手先の課題に見当をつけておくのもよいでしょう。

さいごに、相手に取ってもらいたいアクションを明記します。「お役に立てましたら幸いです」のように、あいまいな表現で終わらせてはいけません。

アポイントをお願いしたいのであれば、「このメールにご返信いただけますと幸いです」、資料をダウンロードしてもらいたい場合は、「下記フォームから資料をご請求いただけます」といった形で、具体的なアクションを促しましょう。

【メールの良い例】
メールの良い例

【メールの悪い例】
メールの悪い例

参考:問い合わせフォームからの営業はOK?フォームから送る正しい内容と例文をご紹介

3.問い合わせフォームへ営業メールを送る

リストを作成し、送る文章を用意できたら、実際に問い合わせフォームへメールを送信していきます。

このとき、問い合わせフォームによっては、項目の有無や文字数制限があるかもしれません。用意したメール文面がフォームの仕様と合わない場合は、文章を書きなおして後日送信するか、その場で臨機応変に対応するなどしましょう。

4.営業メールへの返信に対応する

問い合わせフォームへの営業メールへ返信が来たら、なるべく早く対応しましょう。相手の興味・関心度合いが高いうちに、アポイントや商談へ持ち込んだほうが契約率が上がります。

1次受け付けの返信文面を作成しておき、商談に対応する人とは社内連携を取っておくと良いでしょう。

アポイントの候補日といった必要情報だけを社内で確認し、すぐに返信できるよう準備しておくと対応がスムーズになります。


リスクを回避するために最低限チェックしておきたい5つのポイント

問い合わせフォーム営業を安心して行えるようにするために、最低限チェックすべき5つのポイントがあります。クレームを防ぐコツになりますので、事前にぜひチェックしてください。

1.サイトポリシーで禁止事項を確認する

サイトポリシーで、ホームページを利用する上での禁止事項を確認しましょう。ホームページを活用した営業が禁止されている場合は、問い合わせフォーム営業を自粛する必要があるためです。

サイトポリシーは、ホームページを所有・運営する企業が利用上のルールを広く定めたものです。「利用規約」の文言で用意されていることも多くあります。

禁止事項の中で、一切の売り込みを禁止している企業もあります。ホームページを活用した営業が禁止されている企業には、問い合わせフォームからの営業を控えるようにしましょう。

2.エンドユーザーや製品などの専用窓口に送らない

採用や顧客向けや代理店向けなど、エンドユーザーのサービス向上のために設置されているフォームがあります。このように特定の役割を持つ専用フォームには、営業メールを送らないようにしましょう。

悪印象につながりやすく、担当者に届かないケースも多いためです。特定の窓口に入る問い合わせは、専任のオペレーターが担当していることがほとんどです。その先の担当者に営業メールが転送される可能性は低くなりがちです。

また、相手先オペレーターの業務効率を低下させてしまうので、クレームにつながりやすくなります。

問い合わせフォーム営業を行うなら、あらゆる問い合わせを受け付けている総合窓口に限定しましょう。

3.「営業メールお断り」の問い合わせフォームは避ける

問い合わせフォームの最下部などに、「営業メールお断り」の注釈が書かれていないか注意してください。営業メールお断りの問い合わせフォームへ連絡しても、反響を得られる可能性は低くなる可能性が高いためです。

断りを入れているのは、過去にも多数の営業メールが届いており、対応をしないと決めている企業がほとんどです。

営業メールお断りと明記された問い合わせフォームは避けるのが無難です。それでも営業メールを送りたいときは、相手への印象を十分に考慮した文面を心がけてください。

4.次にメールを送るまで2週間~1カ月空ける

反響が得られなかったからといって、次のアプローチをすぐ行うことは避けましょう。間髪入れずに次の営業メールを送れば、しつこい印象を与えてしまいかねません。

もちろん、問い合わせフォームの受け付け担当者が日や週で変わることもあるでしょう。その場合でも、少なくとも2週間~1カ月は、次のメールを送るのを待ちましょう。

嫌な印象を与えてしまわないよう、営業メールの頻度は高くなりすぎないよう注意してください。

5.連絡停止の要望を受けたら二度と営業メールを送らない

問い合わせフォームから二度と営業メールを送らないよう、相手先企業から連絡が来ることがあります。そのような連絡停止の要望を受けたら、その後の問い合わせフォームからの営業は控えるようにしましょう。

電話勧誘や訪問販売の場合には、相手に迷惑だと感じさせる行為は法律違反に当たります(特定商取引法施行規則23条1号)。問い合わせフォーム営業の迷惑行為は法律に定められていませんが、注意をしておくに越したことはありません。

連絡停止の要望を受けたら、営業メールは二度と送らない心積もりが大切です。自社で用意した営業先リストの上でも、連絡してはいけない企業群をわかるように管理しましょう。


問い合わせフォーム営業の効果を高める方法2パターン

問い合わせフォーム営業の効果の高め方には2つのパターンがあります。反響率を高める方法と、アポイント獲得コストを下げる方法です。それぞれ具体的なやり方をお伝えします。

1.反響率を高める

送信したメールの反響率が高まるほど、商談や契約につながる確率が上がります。ここでは、問い合わせフォーム営業の反響率を高める3つの方法をお伝えします。

  • 反応率の良い曜日・時間帯に送る
  • 明らかにテンプレートと分かる文章は送らない
  • 営業代行会社に依頼する

反応の得られやすい曜日・時間帯に送る

かんたんに取り組めるのが、反応の得られやすい曜日・時間帯に送ることです。メールマガジンの調査結果を参考にすると、メールの開封率やクリック率が上がる傾向があるのは、週始まりの始業前と週末の終業ぎわです。

おすすめのレンジは、以下の3つです。

  • 月曜日の午前8:00
  • 火曜日の午前8:00
  • 金曜日の夕方16:00から17:00

業種・業態によって、最適な曜日・時間帯が変わることがあります。文面を変えずに、曜日や時間帯だけを変えることで、A/Bテストを実施するのもおすすめです。もっとも反響率の高くなるベストタイミングを見つけましょう。

参考:メルマガ配信に最適な曜日・時間について解説!開封率アップのために知っておきたい3つのポイント | blastmail Official Blog

明らかにテンプレートとわかる文章は送らない

できるだけ手間をかけたくない気持ちがあっても、1件1件の提案文をなるべく丁寧に作成したほうが反響率が上がります。明らかにテンプレートとわかる文章を送ってしまうと、相手に良い印象を与えません。

相手先企業のホームページを見るだけでも、その企業で抱えている課題が見えてきます。課題に対するソリューションとして、自社商品・サービスを提案する姿勢が重要です。

相手先企業のことを良く考えている姿勢は、アポイント率に影響し、アポイント後の商談もスムーズに進みます。テンプレートとわかるような文章を送らないように注意してください。

営業代行会社に依頼する

問い合わせフォームへの営業を代行する会社へ依頼することで、反響率を高めやすくなります。

代行会社は精度の高い営業リストを持っており、最適なターゲティングを行いメールを送信するためです。経験とノウハウを生かし、反応を得やすいメール文面を作成したり、反響を見ながら文面の最適化をしたりします。

営業代行会社に依頼することで、問い合わせフォーム営業のノウハウを生かした反響率アップが狙えます。

2.工数を減らしてアポイント獲得コストを下げる

アポイントの獲得単価を下げる工夫も、問い合わせフォーム営業の効率化において重要です。営業メール1通の送信・対応にかける工数を減らせた分だけ、アポイント獲得コストを減らせます。

ここでは、2つの方法を紹介します。

  • スプレッドシートで文章を自動作成する
  • 自動入力ツールを活用する

スプレッドシートで文章を自動作成する

スプレッドシートやエクセルを活用することで、メール文章の自動作成ができます。メール文章の自動作成は、先に作成してある営業先リスト上のデータを用いて行います。

まずは定型となるメールの全文を作成したら、その中で相手先ごとに変えなければいけない項目を抽出しましょう。

  • 相手先の企業名
  • 提案内容
  • 面談の候補日(アポイント営業の場合) など

相手先ごとに変える必要のある項目は、関数を用いてデータを取り出します。次の関数を用いると、取り出したいデータを[ ]の中に入れることができます。


    =[“&(呼び起こしたいセルを指定)&”]

[ ]以前に文章が入る場合は、文章の前に「”」を記載します。

=”特別ご優待[“&(呼び起こしたいセルを指定)&”]御中

リストの数が膨大になればなるほど、メール文章を自動作成できるだけでも大幅に工数を減らせます。転記のミスもほぼなくなるため、手戻りの工数もゼロに近づいていきます。

自動入力ツールを活用する

問い合わせフォームへのメール送信や営業リストの作成などを自動で行う、自動入力ツールを活用するのも一手です。

送信特化型のサービスのほか、ネットから検索できる問い合わせフォームをAIが自動でリスト化するサービスもあります。

問い合わせフォーム営業を内製化し、ノウハウを社内に蓄積したい場合は、営業代行ツールの活用を検討ください。

参考:問い合わせフォーム営業で商談化率が150%アップ?「apoli」のサービス説明を聞いてみた! サービス紹介 、BtoBマーケティング


まとめ

問い合わせフォーム営業とは、企業がホームページ上に用意している問い合わせフォームへ直接メールを送る営業方法です。

確度の高いアポイントへつながりやすく、面識のない企業にもアプローチできるため、新規開拓の手段として有効だといえます。

しかし、誤ったやり方をしてしまうとクレームを招いてしまうリスクがあります。サイトポリシーの禁止事項や「営業お断り」の文言などを良く確認してから行いましょう。自社の提案を気持ちよく受け取ってもらえる配慮が、問い合わせフォーム営業の効果を高めます。

オンラインでできる新規開拓の手段を探している方は、問い合わせフォーム営業の実施を検討してみてはいかがでしょうか?

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問い合わせフォーム営業は、確度の高いアポをとりやすい営業方法です。
しかし、フォーム送信やリスト作成の手間がかかり、辞めてしまう企業も多いです。

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35万件の有効なリストを保有しており、17年のノウハウに裏付けされたリストの作成が可能です。

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参考:問い合わせフォーム営業の手順を徹底解説!事前準備から本文のコツ、例文まで | ans
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