小口現金とは、会社の現金を手元に置いておき、急な経費が発生した際に支払いに利用するための少額の現金を指します。
しかし、小口現金を利用する上で「小口現金の管理ってどうするの？」「楽に管理する方法はないの？」と疑問を感じていませんでしょうか。
小口現金は、多くの企業で一般的なものとなっていますが、アナログな管理で作業工数が多く負担に感じる場合があります。
今回は、小口現金についてわかりやすく解説するとともに、楽に管理する方法や帳簿方法について解説しています。ぜひ最後まで見て参考にしてみてください。
小口現金とは急用で経費が必要になった場合の支払いに充てる現金
小口現金は、急に経費が必要になった際に充当される現金を指します。
売上金などを含め、すべての現金を手元においておくと、盗難や紛失などのリスクが発生してしまう可能性があるため、小口現金として管理している企業が多いです。
小口現金と現金の違い
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 現金 | 多額の支払いに充当するための現金 |
| 小口現金 | 少額での日々の支払いに充当するための現金 |
小口現金は前述の通り、社内に小分けして備える現金です。主な使い道として、「旅費・交通費」「通信費」「消耗品費」といった勘定項目に用いられます。
対して現金というのは、小分けする前、つまり銀行や金庫にあるまとまった現金を指します。
どちらも同じ現金ではありますが、管理方法が違うと認識しておくとよいでしょう。
小口現金は財布に入った（すぐに使える）お金で、現金は銀行にある（すぐに使えない）お金とするとわかりやすいです。
小口現金と現金は、最終的に合算し「現金および預金等」という科目で仕分けが必要です。小口現金は「小口現金出納帳」、現金は「現金出納帳」に記載し管理していきます。それぞれの違いについては次の章で解説します。
小口現金出納帳と現金出納帳の違い
| 項目 | 小口現金出納帳 | 現金出納帳 |
| 内容 | 部署ごとの細かな支出管理 | 企業の入出金管理 |
| 記入担当 | 各部署の担当者 | 経理部 |
| タイミング | 小口現金での支払いを行った後 | 小口現金の補給後 |
小口現金出納帳と現金出納帳は、「お金の流れを管理する」という点においては同じですが「内容」「記入担当」「タイミング」といった部分で違いがあります。
内容の違い
小口現金出納帳は、日々発生する細かな支出管理をおこない、入出金があるごとに日付や内容を記入していきます。
小口現金出納帳は部署ごとに管理が必要です。現金出納帳は、企業の入出金に対して記入しますが、細かく記載しません。また、各部署で管理せず、ひとつの出納帳で管理するのです。ともに、「いつ・どこ・いくら・なぜ」動いたかを記入していきます。
記入担当の違い
小口現金出納帳は、各部署で管理するため、複数人で記入する場合があります。対して、現金出納帳は企業の大きなお金の動きを管理するため、経理部で記入します。
タイミングの違い
現金出納帳は小口現金出納帳の記入・集計後に記入します。小口現金の動きに合わせて、現金が動く場合があるので、この順番は必須です。
2つの出納帳を記載すると、お金の流れが把握でき、残高が合わないなどのトラブルを回避できるでしょう。毎日しっかり管理していけば、トラブルの早期発見や対策も早くできるでしょう。
小口現金の勘定科目
小口現金の管理には、勘定科目を知っておく必要があります。以下によく使用される勘定科目についてまとめてみました。
| 旅費交通費 | ・電車乗車の費用 ・バス乗車の費用 ・タクシー乗車の費用など |
| 消耗品費 | ・文房具やファイルの購入費用 ・コピ－紙の購入費用 ・封筒の購入費用など |
| 水道光熱費 | ・水道料金 ・電気料金 ・ガス料金など |
| 通信費 | ・切手購入の費用 ・電話の料金 ・インターネットの利用料など |
| 修繕費 | ・備品の修繕費など |
| 雑費 | ・お客さんへのお茶代 ・新聞代金など |
| 雑費 | ・上記以外 |
上記の勘定科目は、損益計算表内で「費用」に分類します。
費用が減った場合は「貸方」、費用が増えた場合は「借方」に記入しましょう。
小口現金を管理する2つの制度
小口現金の管理には、大きく分けて2つあります。
定額資金前渡制度
一定の期間を決めて、小口現金の動きを確認し、期間ごとに使用分を補充する方法です。
基本的に小切手でわたすことが多く、小口現金担当者が換金します。細かな支出を換金した現金で対応し、出納帳に記入していきます。
期間終了時に、会計担当者に報告をおこない、減った分と同等の小切手をわたして補充するというやり方です。
決まった金額を管理することから、企業の金銭管理がしやすい点がメリットとなります。
規模の大きな会社など、会計制度の整っている会社であれば、定額資金前渡制度が用いられることが大半です。
不定額資金前渡法
随時補給制度とも呼ばれる方法です。期間を定めず、必要となったときに小口現金を補充します。
定額資金前渡制度を用いて、小口現金を管理する企業が多いですが、不定額資金前渡法をおこなう企業もありますので、覚えておきましょう。
小口現金がいくらかかるかが予測できないような創業時に用いられることが多いです。
小口現金の仕訳ルール
ここからは、小口現金の仕訳ルールについて確認していきましょう。
小口現金を前渡しする場合の仕訳方法
当座預金から25,000円を引き出し、小口現金として利用する場合は以下のように記入します。
| 借方 | 貸方 | ||
| 小口現金 | 25,000 | 当座預金 | 25,000 |
小口現金係の報告の仕訳方法
支払の報告が「交通費4,000円」「通信費6,000円」「消耗品費3,000円」「光熱費10,000円」「雑費2,000円」の場合は以下のように記入します。
| 借方 | 貸方 | ||
| 交通費 | 4,000 | 小口現金 | 25,000 |
| 通信費 | 6,000 | ||
| 消耗品費 | 3,000 | ||
| 光熱費 | 10,000 | ||
| 雑費 | 2,000 | ||
小口現金担当の報告内容を借方に仕訳して、借方に小口現金を仕訳します。
小口現金の補充が発生した場合の仕訳方法
一定の期間内で小口現金の使用が、25,000円あった場合、25,000円を当座預金から補充します。
| 借方 | 貸方 | ||
| 小口現金 | 25,000 | 当座預金 | 25,000 |
報告と補充を1つにまとめて行う場合の仕訳方法
小口現金係の報告仕訳と小口現金補充の仕訳はまとめて仕訳できます。
| 借方 | 貸方 | ||
| 交通費 | 4,000 | 当座預金 | 25,000 |
| 通信費 | 6,000 | ||
| 消耗品費 | 3,000 | ||
| 光熱費 | 10,000 | ||
| 雑費 | 2,000 | ||
小口現金を楽に管理する方法
小口現金の管理には作業工数が多く、心身に負担がかかります。ここでは、少しでも負担をなくし、楽に管理する方法を解説していきます。
小口現金を管理できるサービスを導入する
小口現金を管理できるサービスを導入する方法です。
サービスを活用することで、日付や支払先、入金額、支払額、残高などを簡単に管理できます。
また入力したデータは、離れた場所でも共有できるので、遠方に本社がある場合でも承認・確定作業をおこなえるのが特徴です。
しかし、導入には費用がかかります。小口現金の管理に費用をかけるのに抵抗を感じる場合もあるでしょう。
その場合、次の方法は無料でもはじめられる方法を紹介します。
Excel・スプレッドシートで管理する
現在でも出納帳を手書きで書いている企業はありますが、手書きからパソコンで管理するだけでも作業負担が減るでしょう。
Excelやスプレッドシートを使用することで、企業ごとに使いやすい形式に変更できます。また、自動計算の数式を入力していれば、さらにミスがなくなるでしょう。
ネット上にもたくさんのテンプレート（雛型）が提供されているので、利用してみてはいかがでしょうか。
また、スプレッドシートはGoogleアカウントさえあれば、無料で使用でき共有することで、同時に編集が可能です。
費用負担がなく手軽に導入できますが、パソコンの入力作業を毎回おこなうため、事務作業は増えます。
小口現金を管理するデメリット
小口現金は、気軽に立替精算や細かい支出に対して使用できる現金として便利ですが、デメリットがあります。
精算作業が生じる
小口現金を管理する中で、立替清算を処理する場面があります。
社員が交通費などを立替えた場合、小口現金から清算処理をおこなうでしょう。
企業の社員が多いと必然的に回数も増え、業務負担は増えてしまいます。
毎日残高を確認する必要がある
小口現金を導入していると、日々残高を確認しなければいけません。1円でもずれが生じると、その原因に対して確認作業が必要で、大きな負担となります。
小口現金を廃止すれば、日々の管理が必要なくなるので、作業の負担軽減が図れるでしょう。
また、「必須の業務」「終わるまで帰れない」「ズレは許されない」といった責任がなくなるのでストレスの軽減にもつながります。
盗難リスクがある
小口現金が存在することは、盗難や横領といった不正のリスクが発生します。小口現金としてすぐに使用できる現金があると「少しくらい借りてもよい」といった心理状態を招く場合があります。
この「少しぐらい」という心理が増幅し、私的利用や横領といったトラブルが発生するのです。
また、交通費や軽費生産に対しての意識の低さを招き、無駄な軽費清算も少なからず発生しているでしょう。
小口現金を廃止する方法
デメリットも多い小口現金は、システムを導入することで廃止することもできます。
ここからは具体的に小口現金を廃止するための方法を紹介します。
廃止する方法は以下の通りです。
- 立替軽費は給与と一緒に支払う
- 清算の回数削減のため月末1回のみ締め日を設定する
- 法人カードを作成し、キャッシュレス化を進める
- 業者等の集金は口座振り込みで対応する
- 仮払金を支給する
作業負担を極力減らすことでストレス軽減にもつながりますので、小口現金の廃止を積極的に検討してみてはいかがでしょうか。ひとつずつ紹介していきます。
立替経費は給与と一緒に支払う
立替経費を給与と一緒に支払うという方法です。
小口現金がなくなっても、立替精算はなくならないでしょう。
小口現金で都度清算処理をおこなうことは、小口現金担当からすれば、大きな負担です。
そこで、立替経費は給与と一緒に支払う方法をとります。こうすることで、事務作業の工数は大きく削減できるのでおすすめです。
しかし、立替費用の大きい社員は、立替した費用がすぐに清算されないという心理的負担が発生する場合があります。
月末1回のみ締め日を設定する
精算の回数削減のため、月末1回のみ締め日を設定する方法です。
精算回数が多いと、集計時間が増えてしまい人件費などのコストが増えてしまいます。
締め日を月に1回とすることで、まとめて経費処理ができるので効率的です。
しかし前章と同じく、社員の「すぐに立替費用が返ってこない」という心理的負担が発生します。
社員がしっかりとルールや目的を理解してから、導入しないとトラブルを招いてしまう場合があります。
法人カードを作成し、キャッシュレス化を進める
法人カード（クレジットカード）を使用することで、現金のやり取りが少なくなります。
クレジットカードが使用できる店舗も多く、一昔前と比べても使用できなくて困るということはないでしょう。
カードの使用上限額を適切に設定することで、不正利用のリスクは極力減らせます。
業者等の集金は口座振り込みで対応する
売り上げや集金などには小口現金を使用しないように、口座振替を利用するとよいでしょう。
口座振替をうまく導入できれば、小口現金の管理作業はしなくて済みます。
導入するには費用と時間がかかりますが、導入後のメリットは多いです。
仮払金を支給する
出張などで大きな金額が必要な場合は、立替精算ではなく、仮払いをおこないましょう。
事前に立替を支給し、精算する場合は給与支給とすれば、一括で管理しやすいです。
経費精算システムを導入する
経費精算システムを導入することで、経費精算の運用方法を小口現金でなくすことができます。
また経費精算に関する工程を自動化することでできます。
例えば経費の社員への振り込みや、業者への支払い、仮払金の支給を自動化できます。
小口現金に限らず、経費精算業務を効率化する上で、システムの導入は非常に重要です。
まとめ
小口現金とは、急に経費が必要になった際に充当される現金のことです。
小口現金の管理には、定額資金前渡制度と不定額資金前渡法の2つの制度があります。
小口現金は、サービスやスプレッドシートなどを活用することで管理を効率化することができます。
一方で、システムを導入することで、そもそも小口現金を廃止してしまう動きも増えています。
本記事を参考に、自社に合った最適な管理方法を選択してください。