「SmartHR」は人事・労務の業務効率を改善させるクラウドサービスです。書類のペーパーレス化や従業員情報の一元管理をすることができます。
これまで入社手続きや雇用契約に紙やハンコが必需品でしたが、SmartHRを利用すれば、紙やハンコを使わずにクラウド上で手続きできます。
またクラウド上で従業員のデータを管理でき、住所変更や扶養変更等の手続き後は自動で従業員情報が更新されるなど、誤った社員名簿が記載されているなどのエラーはありません。
膨大な計算を必要とする年末調整の計算やWeb給与明細も作成できるので、労務関係の業務の効率化に役立ちます。
実際にSmartHRを利用して「2週間かかっていた入社手続きが1時間でできるようになった」などの成功事例もあります。
今回はSmartHRの特徴や導入事例、主要機能、導入までの流れについて解説します。
※本記事は株式会社SmartHR提供によるスポンサード・コンテンツです。
SmartHRは人事労務の業務効率化を図るクラウドソフト
SmartHRは人事労務の業務効率化を図るクラウドソフトで、契約書や労務関係の業務を自動化、簡略化することができます。
例えば、雇用契約や入退社手続きをペーパーレスで完結させ、上長確認やハンコ廃止といった効率化が図れます。
その他にも従業員情報をWeb上で管理できる機能があります。
従業員情報を紙媒体で管理する必要がないために「保管場所を忘れて見つけるまでに時間がかかる」「書き漏れや記入ミスで修正のために管理側と従業員で何往復もやり取りする」といった面倒な業務がなくなります。
人事・労務手続きのペーパーレス化ができる
SmartHRでは入社手続きや雇用契約をペーパーレス化できます。
SmartHRのペーパーレス化で得られるメリットは以下の通りです。
- ペーパーレス化により紙やハンコが不要になる
- 従業員が直接個人情報を入力するから書き漏れや入力ミスを防げる
- 社会保険・雇用保険などの電子申請が可能で、役所に来所する手間がかからない
- 雇用契約書や秘密保持契約書など合意・同意が必要な書類もオンライン配布可能
- 印刷・郵送にかかるコストの削減
従業員の一元管理をクラウド上で行える
収集した従業員情報はSmartHR上の社員名簿に集約されるので、クラウド上で一元管理が可能です。
また、従業員情報は本人が自身のスマホから個人情報を入力する仕組みなので、人事担当が入力する必要はありません。
住所変更や扶養変更等の手続きを行う場合、手続き完了後に紙で保管する形式が一般的ですが、SmartHRで手続きを行えば情報更新を自動で行えます。
- 従業員情報の入力自動化
- 手続きと連動して更新される常に最新の社員名簿
このように鮮度の高い社員名簿を保てるために、「従業員の書類が見つからない」「変更前・変更後で書類が重複している」といったことが防げます。
労務上のあらゆる手続きをクラウド化できる
SmartHRでは、各種労務手続きはもちろんのこと、年末調整で必要な書類の作成や給与賞与明細の発行など、全てクラウド上で実行できます。
さらに、これらの情報は全て従業員本人が入力するため、労務担当者がわざわざデータを入力して書類を作成する必要もありません。
また、SmartHRは外国人従業員に向けて多言語化対応されているので、外国人向けに書類作成する必要もありません。
あらゆる労務をクラウドで管理、自動化することができます。
多様な外部サービスとの連携が可能
SmartHRはさまざまな外部システム・ツールとの連携が可能です。
またAPIを通してを自社システムと連携したり、CSVでデータの入力・出力もできます。
人事データをシステムやツールと連携することで、業務効率化の幅が格段に広がります。
人事情報の集計・可視化・分析も可能
SmartHRでは、人事情報を集計し、ダッシュボード形式で数値の可視化、分析が可能です。
例えば、自社で抱えているアルバイトの人数や平均年齢、勤続年数といった数値です。
これを活用すれば、人員配置の最適化や採用、経営陣へ向けたレポートの作成が可能になります。
導入実績
SmartHRは30,000社以上の企業に利用されています。
利用業種はアパレル企業から小売業、IT企業に旅行会社企業など幅広い業種で活用されています。
導入事例
ここからはSmartHRを利用し、自社のビジネスに大きな変革をもたらした成功事例を3つご紹介します。
- 入社手続きが2週間から一時間と大幅短縮できた小売業の事例
- 契約更新の手続きが1ヶ月から1週間と大幅に短縮できたアパレル企業の事例
- 契約更新にかかる手続き75時間を0にした旅行予約企業の事例
入社手続きにかかる期間を「2週間」から「1時間」まで圧縮させた事例
『ブルーベリーアイ』を代表としたサプリメントの商品の販売している株式会社わかさ生活では、SmartHRを導入し、約2週間かかっていた入社手続きが、1時間ほどにまで短縮されています。
毎月一定数の入社がある同社では、入社手続きの契約書や必要書類の印刷や配布を紙で行っていました。1枚1枚チェックする必要があるので、内容の確認から入社までおよそ2週間もかかっていました。
入社手続きの期間を短縮するため、同社ではSmartHRの導入に踏み切っています。結果として、入社手続きにかかる期間が、約1時間で行えるようになっています。
これまでマイナンバーや雇用保険の被保険者証、年金手帳ページのコピーなどを手入力で行っていましたが、SmartHR上で本人アップロードされた画像をチェックするだけになったため、ここまでの業務効率化に成功しています。
参考：株式会社わかさ生活『「効率化で終わらない」事業成長にダイレクトに関わる新たな労務』
雇用契約の締結業務を「1ヶ月」から「1週間」に大幅短縮できたアパレル企業の事例
ZOZOTOWNを運営する株式会社ZOZOでは、SmartHRの利用で1ヶ月かかっていた雇用契約書の締結業務を1週間に短縮することに成功しました。
同社では、アルバイトの労働条件の変更を変更する際の雇用契約書の締結業務に1ヶ月以上もかかっていました。
社内で労働条件の変更希望者を募り、会社控えと本人控えの契約書計2枚とアルバイト数千名分を印刷し、それらを本人の自宅や直接渡すよう対応しており、締結業務の対応に大幅なロスがあったのです。
そこで、締結業務の一連の流れをSmartHRで完結させることで、1ヶ月かかっていた締結作業が1週間まで短縮できました。
また、これまでは契約の締結業務は社員20人以上で行っていましたが、SmartHR導入後は2名体制で対応できています。締結業務の効率化を図っただけでなく、大幅な人員削減にも繋がっています。
参考：株式会社ZOZO『契約更新が1ヶ月→1週間に短縮。雇用形態問わず働きやすい環境を』｜SmartHR
契約更新の手続きにかかる時間を「75時間」から「0時間」に削減した事例
旅館やホテルのオンライン予約事業「一休.com」の運営元である株式会社一休では、SmartHRの導入で契約更新にかかる手続き約75時間を0にしています。
同社では入退社手続きを始め、すべての労務業務を自社で行っていましたが、主に紙での運用のため、頻繁にミスが起こっていたといいます。
また、紙での手続きにかかる多大な運用工数も課題の1つでした。
同社では全国にいる契約社員150人を対象に、半年ごとに契約更新の手続きを面談形式で行っています。この面談から雇用契約書の押印に1人あたり30分ほどかかり、全員分完了するまで75時間の要していました。
このような課題からアウトソーシングの検討を開始し、複数社で比較検討したうえでSmartHRを導入しています。
導入の決め手は「オンライン雇用契約・文書配布機能」がある点です。先に挙げた契約社員との契約更新や、入退社手続きなどの業務をオンライン化できることで、業務効率化が目指せると判断しています。
実際に導入した結果、契約社員150人を対象にした契約更新の手続きがSmartHR上で完結できるようになり、それまで更新に必要としていた75時間が0になったといいます。
何よりも従業員から「すごく便利だ」と好評を得るなど、人事総務部以外の従業員もSmartHRの便利さを体感されています。
参考：株式会社一休『契約更新の手続き時間「75h→0h」変化に対応できる組織づくりを推進』｜SmartHR<
SmartHRの主要機能
SmartHRの主要機能としては、人事情報の管理や電子申請、入退社や契約更新の手続きになります。
細かい機能を見るとマイナンバー処理や勤怠管理サービスや採用管理サービスといった外部サービスと連携してさらに便利に活用する事も可能です。
人事情報の管理・活用
社内の人事データの管理・活用が可能です。
管理できる人事データは以下の通りです。
- 従業員リスト
- 従業員プロフィール
- 家族情報
- ステータス管理
また登録された人事データと部署情報をもとに組織図を作成することができます。
従業員情報ははCSVでのインポート・エクスポートが可能です。
対応手続き
労務上のあらゆる手続きに対応しています。
- 雇用契約（有料オプション）
- 入社・退職手続き
- 扶養の追加・削除
- 住所変更
- 氏名変更
- 算定基礎・労働保険の年度更新
- 年末調整
- 報酬月額の変更
明細の発行・配布
月々の給与や賞与情報をCSVを取り込んで、明細として従業員に配布できます。
源泉徴収票の発行も可能です。
アカウント管理
アカウントを作成する際、「メールアドレス」「社員番号」などをIDとして、ユーザーとして招待することが可能です。
また、グループ会社などの複数企業のアカウントを所有している場合、1つのメールアドレスでログインできる「マルチログインアカウント」を設定することもできます。
マイナンバー処理
従業員のマイナンバーの収集から管理までシステム上で実施可能です。
マイページからマイナンバーの入力と本人確認書類のアップロードできます。
収集したマイナンバーは暗号化のうえで、保管されます。マイナンバー閲覧履歴も記録されるので、流出等の抑止につながります。
カスタマイズ機能
下記機能をカスタマイズすることが可能です。
- ToDoテンプレート
- メールテンプレート
- 権限管理
- 従業員プロフィール
健康保険の処理対応
下記保険組合の書類に対応しています。
- 全国健康保険協会（協会けんぽ）
- 関東ITソフトウェア健保
- 東京都情報サービス産業健保（TJK）
※上記以外の健保組合に加入している場合でも利用可能です
オプション機能
より便利に利用できるよう、各種オプションを取り揃えています。
オンライン雇用契約・文書配布
雇用契約を始めとした人事文書の配布・合意・保管をすべてオンライン上で完結できるサービスです。
従業員情報と紐づけることで、個々人に対応した文書の作成が可能です。
契約期限が近づいたものは自動的にリストアップされ、更新業務の漏れを防げます。
従業員サーベイ
SmartHRに登録されている従業員に対し、アンケートの配信が可能です。エンゲージメント調査だけではなく、不定期なアンケートにも利用できます。
従業員データと連動しているため、異動・離職などの情報を更新することなく、エンゲージメント調査を実施することができます。
アンケート結果は部署・役職でのクロス集計を始め、さまざまな分析が可能です。
ラクラク分析レポート
SmartHRで管理されている人事データの集計や可視化ができます。
プリセットレポートでは人事労務で確認すべき指標がすでに用意されており、データ分析の知見が無い方でもすぐに利用できます。
セットアップ・メンテナンスが不要なので、即日で利用を開始することが可能です。
公開範囲の設定も自由自在で、可視化されたデータを経営陣・人事部内で簡単に共有する事ができます。
SmartHRの料金体系
料金は「登録された従業員の人数分」のみ費用が発生します。
プランは「プロフェッショナル」「スタンダード」「スモールプラン」から選択可能です。
具体的な金額は個別で見積依頼を行ってください。
各プラン共通して、以下の機能が利用できます。
- 人事情報管理
- 自動書類作成
- 電子申請
- ペーパーレス年末調整
- マイナンバー管理
- Web給与明細
- 履歴閲覧・編集
- 自動書類作成
どのプランでも「登録した従業員数が51名以上」の場合、専任の担当者がつきます。
また、小規模事業における人事労務改革の後押しという目的から、利用人数が30名以下の場合は無料で本サービスを利用できる「￥0プラン」を提供しています。
プロフェッショナルプラン
プロフェッショナルプランは有料オプションである「ラクラク分析レポート」「従業員サーベイ」がプランに組み込まれています。
人事データの活用や分析を多く実施したい企業におすすめのプランです。
スタンダードプラン
有料オプション以外のすべての機能が利用できるプランです。
スモールプラン
従業員情報の一元管理・業務のペーパーレス化の推進をしたいと考えている、従業員数50名以下の企業向けのプランです。
一部機能が利用できませんが、情報の管理・ペーパーレス化を目的とする場合であれば必要十分なプランです。
SmartHRの導入の流れ
各プランすべて15日間の無料トライアルが可能なので、トライアルの実施から始めてください。
実際に利用したうえで、本格的に導入を検討する場合は別途見積もり依頼を行います。
ホームページにはSmartHRの導入でどの程度時間・コストの削減が見込めるかを調べる「コスト削減シミュレーター」があります。1分程度でシミュレーションすることができるので、簡易版の試算として利用してみてはいかがでしょうか。
※本記事は株式会社SmartHR提供によるスポンサード・コンテンツです。
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