実は危ない?LINEをビジネスで利用する際の注意点と対策方法

業務連絡などビジネスシーンでLINEを利用している方も少なくないかと思います。メールや他のビジネス用のチャットツールに比べて、LINEのほうが手軽に連絡できて使いやすいと感じている方も多いでしょう。

とはいえ、セキュリティ面での不安を抱えている人もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、LINEをビジネスで利用するメリットについて解説します。メリットに加えて、実際に利用する際の注意点についても詳しく説明しています。

LINEのビジネスチャットツールとしての特性を理解したうえで、チームに最適な連絡体制を整えましょう。

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LINEをビジネスで利用する2つのメリット

LINEをビジネスで利用する際のメリットを2つご紹介します。

メリット1:メールより手軽に連絡できる

LINEはチャット形式でリアルタイムに会話をするようにやり取りができ、メールに比べると手軽にコミュニケーションがとれます。ビジネスメールでは、本題以外にあいさつ・名乗り・結びの文章が必要ですが、LINEはチャット形式なので本題のみの記載でよく、メールでのやり取りと比べ手軽です。

また相手の名前のアイコンと未読数が画面に表示され、分かりやすいUIのため、誰からのメッセージかがわかりやすいです。無料通話の機能もあるので、必要な場合は実際に会話もできて便利です。

メリット2:グループ機能で、複数人でのやりとりが円滑にできる

LINEのグループ機能を使うと、一度に複数人でのコミュニケーションがとれるので、情報共有が簡単です。メールでのやり取りでは、CC漏れなどによる情報伝達ミスが起こる可能性もありますが、LINEは既読表示ができるのでそのリスクを回避できます。


LINEをビジネスで利用する際の6つの注意点

LINEをビジネスで利用する際の注意点・リスクを6つ紹介します。

1:機密事項についてはやりとりしない

LINEのアカウントを乗っ取られ、情報が流出した前例があるため、機密事項・個人情報などについてはLINEでやりとりするのは避けましょう。

機密事項の共有には、会社で使用を推奨されているファイル送受信サービスを利用されるのをおすすめします。LINEでは簡単な業務連絡にとどめて利用するといいでしょう。

情報流出例

悪意を持った第三者にアカウントを乗っ取られた人の友人が電子マネーの購入を持ちかけられ、お金をだまし取られる事件が発生しました。

参考:LINE乗っ取り事件の真相 新手詐欺、どう防ぐ|日本経済新聞

また退職後の社員が、プライベートな付き合いのためにLINEグループに参加し続けている状態も回避しましょう。この場合には機密情報が漏洩してしまうというリスクがあります。退職時にはグループからの退会と、重要情報の破棄まで依頼しましょう。

2:プライベート端末のLINEは利用しない

ビジネスでLINEを利用する際は、プライベート端末を使用しないのをおすすめします。プライベート端末はセキュリティーやコンプライアンス上のリスクにつながる可能性が高いです。

プライベート端末を会社で管理するのは難しく、公私の区別もつきにくく、業務時間外に仕事関連の連絡対応や、通信費を自己負担する必要があるなどのデメリットもあります。

どうしても、プライベートの端末を使用しなければならない場合は、アカウント乗っ取り防止のために、パスワードをLINE専用のものに設定し、推測されにくいものにしておきましょう。また、ビジネス用のチャットツール導入の検討など、他に対策できないか確認しましょう。

3:友だち自動追加をオフにしておく

友だちを自動で追加する機能をオンにしていると、仕事とは無関係の人や、ビジネス上アカウントを知られたくない人とも自動的に友だちになってしまう可能性があります。友だち自動追加機能はオフにしておくのをおすすめします。

4:蓄積しておきたい情報はやりとりしない

LINE上のメッセージは時間がたつと新しいメッセージが追加され埋もれてしまいます。内容の見落としや既読有無の勘違いなどにより、意思疎通の食い違いが起きる可能性があります。蓄積しておきたい重要な情報はLINEではなく、メールでやりとりしましょう。

5:長文メッセージは避ける

LINEのメッセージは、記載した文章が吹き出しの中に表示されます。改行なしでぎっしりと書かれた長文はとても読みにくいです。LINEは比較的短い文章でやり取りをするのに向いているツールなので長文は避けるようにし、どうしても長文になりそうな場合はメールの利用をおすすめします。

6:マナーをわきまえる

仕事上の連絡で利用する際には、使い方のマナーを忘れず、失礼な文面になっていないかを確認しましょう。

LINEは若者が友達同士で簡単に連絡しあえるツールとして普及してきたので、ビジネスで利用する際にも同じ感覚で利用してしまいがちです。気軽に、会話形式でのコミュニケーションができるので、上司や取引先に対しての配慮も忘れがちです。

メールとは異なり、受信のタイミングを配慮する必要もあります。相手にもよりますが、基本的にスタンプを使ったメッセージを上司・取引先に送るのはやめておきましょう。長時間の既読スルーをしないのも重要です。

LINEを上手く利用すると人間関係の円満化にも役立ちます。敬語・連絡時間帯・スタンプ・既読などについてのマナーをわきまえた上で上手に利用しましょう。


LINEを利用したほうがいいケース・異なるツールを使ったほうがいいケース

ビジネスにLINEを利用したほうがいいケース・異なるツールを使ったほうがいいケースについてそれぞれご紹介します。

LINEを利用したほうがいいケース

仕事仲間とのプライベートなやりとり

仕事仲間のプライベートなやりとりにLINEを利用するととても便利です。外営業が多いチームや、シフト勤務のチームの場合、顔を合わせる機会が減りプライベートなやり取りも減少します。そのときLINEを使えば、チームメンバーとプライベートなやり取りがしやすくなり、お互いの関係性が深まるでしょう。

パート・アルバイトとの業務連絡

メールアドレスを付与できないパートやアルバイトなど非正規雇用社員との業務連絡にも役立ちます。LINEであればほとんどの人が使っているのでスムーズに業務連絡をとることができますし、連絡内容もシフト調整などがメインなので情報漏洩リスクも小さいです。

異なるツールを使った方がいいケース

LINEは誤った相手へのメッセージ送信や、アカウントの乗っ取りなどで、会社の機密情報が漏れてしまうリスクがあります。そのため、ビジネスに関する重要事項の連絡には向いていません。

ビジネスで重要な連絡をする場合は、セキュリティ対策の取られているビジネス用のチャットツールの利用が推奨されます。

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まとめ

LINEは、コミュニケーションツールとして利用者が増え続けています。日常的に利用し、使いなれているので、ビジネスに活用したいと思う人は増えていますが、情報漏洩やセキュリティなどについてはまだまだ課題もあります。

ビジネス利用で、重要なコミュニケーションを目的にされる方は、ビジネス用のチャットツール導入をご検討ください。

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ビジネス専用のチャットを使うなら、ITに精通していない人にも優しい設計で使いやすい「チャットワーク」が第一候補です。

セキュリティに強く、銀行などの大企業や官公庁にも導入実績があります。また、ビジネスプランでは、退職時の情報破棄もできるため、退職後の情報漏えいも防げます。

日本の会社が作ったツールであるということもあり、日本での導入実績は既に17万社を超えています(2018年6月現在)。そのため、すでに導入している企業も多く、社外ともチャットワークを用いてコミュニケーションを取ることができるのも、大きな魅力のひとつです。

なお、チャットワークの機能や基本的な使い方を知りたい方は、こちらの資料がわかりやすくまとまっていて便利です。

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参考にしたサイト(一部)

業務連絡にLINEを利用している人必見!仕事でLINEをするなら知っておきたい注意点 – AIベースのビジネスチャット InCircle
LINEのビジネス利用はやめたほうがいい?LINEで業務連絡のデメリットと危険性とは – 日報共有アプリ gamba! ガンバ – 国内最大級の登録実績10000社・日報投稿率92%で人が育つ
LINEで業務連絡はアリなのか? | Aprico