「毎回プレゼン資料作成に時間がかかっており、売り上げにもならない無駄な時間が多く悩んでいる」
「資料作成の方法がわからず、いろいろ調べても結局どのやり方がいいかわからない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか？
その状況に共通するのは、資料作成の経験がない、あるいは慣れていないという場合が多いです。
しかし、資料作成にはコツがあり、それさえ知ってしまえば資料作成が初めての方でも短時間で伝わる資料を作成できるようになります。
この記事では、初めての方でもできる資料作成のコツについて解説していきます。
また、この記事は無料でPDFとしてダウンロードも可能です。資料を作成する際にお手元に置いておくのがおすすめです。
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目次
資料作成を始める前に意識する6つのコツ
まずは資料作成を始める前に意識する以下6つのコツを紹介します。
- 誰に何を伝えるかを資料作成の前に明確にする
- 読み手に理解してもらいたいことを明確にする
- 読み手にどうなって欲しいか、どう感じて欲しいかを考える
- 文字数はできるだけ少なく簡潔に伝えることを意識する
- PREP法を用いて論理的に解説する
- 冒頭や区切りごとに目次を作る
上記6つを意識するだけで、伝わりやすい資料を作成することができます。
誰に何を伝えるかを資料作成の前に明確にする
資料作成を始める前に意識していただきのは、「誰」に対して「何」を伝え、「なぜ」そのことについて伝えたいのか、という点です。
この3点を明確にしておかないと、資料作成の途中で方向性がズレて、何を伝えたいのかわからない資料ができあがってしまいます。
誰に何をどうして伝えるのか、を明確にしておけば資料を作成する際に方向性もブレることなく、質の高い資料を作ることも可能です。最初の段階でしっかりと意識しておきましょう。
読み手に理解してもらいたいことを明確にする
読み手に何を理解してもらいたいのか、明確にすることも資料作成時には重要なポイントです。
「商品を見てほしい」という共通の目的があるとして、その商品を「購入してほしい」のか、その商品を活用して「新事業を立ち上げたい」のかゴールは全く変わってきます。
商品を購入してほしいのならば、その商品の魅力や価値を伝えなければいけません。新事業を立ち上げたいなら、その商品を活用することによる利益や効果を伝えるほうがいいでしょう。
このように、理解してもらいたい目的が変わると、アプローチ方法も変わってきます。資料のゴール、つまり目的を明確にして資料作成を進めていきましょう。
読み手にどうなって欲しいか、どう感じて欲しいかを考える
読み手に理解してもらいたいことを明確にしたら、理解してもらったうえでどのように感じてほしいのかも考えてみましょう。
商品を購入してほしい場合は「買ってみたい」と感じてもらえる資料が必要になります。
例えば、「この商品を使うことで、請求業務が効率化し、経費削減もできます。だから、導入した方がいいですよ」というような、資料を読んだうえで読み手にどうなってほしいか、どう感じてほしいか考えることは大切です。
当たり前と感じるようなことですが、資料作成に慣れていない方などは意外と見落としてしまうことがあるので、しっかりと理由をつけてから資料作成を行いましょう。
文字数はできるだけ少なく簡潔に伝えることを意識する
文字数を最小限に抑えることでメッセージが伝わりやすくなります。できるだけ文字数は少なく、簡潔に伝えるように意識しましょう。
伝えたいことを文章で詰め込みすぎると、かえって読みづらく、伝わらないことがあります。データなどはなるべくグラフや図で表すなど工夫しましょう。
ただし、最小限の文字数にとらわれて、文脈がおかしくなってしまったり、情報が正しいものではなくなると、本末転倒です。
あくまでも資料はゴールに導くための手段なので、情報の正確性や上記の意識は忘れずに資料作成を行いましょう。
PREP法を用いて論理的に解説する
資料を作成する際には「PREP法」を用いて論理的に解説することを意識しましょう。
PREP法は下記の順番に話題を展開するフレームワークです。
・Point(主張)
・Reason(理由)
・Example(具体例)
・Point(主張）
わかりやすい文章やプレゼンテーションをするために使われます。
資料がわかりにくい、何が書かれているのかがわからないと指摘を受けたことがある方は、PREP法ができていない可能性が高いです。
冒頭や区切りごとに目次を作る
目次の設置は、冒頭と各章の区切りに置くと効果的です。冒頭に設置する理由は、全体的にどういった話を進めていくのか把握してもらうためでもあります。
他にも、区切りに目次を表示することで、資料の論点が切り替わっても、
また、目次はその情報が本当に必要なものかどうかの判断基準としても役立つので、本文を作成する前に、一度目次を作ってから本文を進めるといいでしょう。
ここまでは資料作成で担当者が一番注力すべきポイントです。いわば担当者の腕の見せ所に関わる部分です。
伝わりやすいデザインの資料を作成する6つのコツ
資料作成する際には当然「デザイン」も重要です。ここでは、デザインを考える上でのコツをご紹介していきます。
- 資料のレイアウトは3色のみ使う
- 十分な余白をとり、見やすいデザインを心がける
- 数値や文字は極力減らし、図やグラフ多めに使う
- 文字装飾のルールを統一する
- 画像の配置を整列させる
- デザインの整っているテンプレートを使う
資料のレイアウトは3色のみ使う
資料のレイアウトで使う色は、
まず、ベースカラーは文字の色を指し、メインカラーは見出しや注目してほしい文字、アクセントカラーはメインカラーよりも強調したい文字などに使用します。
3色以上の色を使ってしまうと、どこを注目して見るべきか分かりにくく、読みづらくなってしまうためカラールールを意識して配色していきましょう。
一般的にベースカラーは黒や紺、メインカラーはコーポレートカラー、アクセントカラーには補色を使用するとまとまりが出ます。ただし、アクセントカラーを多用すると、強調する部分がわかりにくくなり、見栄えも悪くなるので注意が必要です。
十分な余白をとり、見やすいデザインを心がける
資料を作成する際には、文字や画像の間に十分な余白を取り、視覚的に見やすいデザインを意識しましょう。
ページいっぱいに文字やグラフなどを埋めてしまうと、読みづらいうえに、窮屈さを感じさせてしまいます。
パワーポイントであれば、ガイドやグリッド線を活用したり、ワードやエクセルの場合はページ設定で余白を設定することが可能です。余白は1文字～2文字分の余白を設けてあげるといいでしょう。
ページの上下の余白も大切ですが、文字と文字のスペース、文字と画像やグラフ、表スペースも意識して余裕を持たせると見やすい資料になります。
数値や文字は極力減らし、図やグラフ多めに使う
数値や文字は必要最低限に留め、代わりに図やグラフを多めに使うと見やすい資料になります。
統計やデータなどの数値は図やグラフで表した方が読み手も理解しやすく、瞬間的に見ただけで内容を認識できるメリットもあります。
使用するグラフや表ですが、特徴を知ることでどの形式を使用したらいいのか判断しやすくなります。一部ですが、グラフの特徴をご紹介します。
棒グラフ
データの大小や時間、期間などの増減を比較するグラフ
例：主要都市の人口増減など
円グラフ
データの構成比率を表すグラフ
例：アンケート、意識調査など
折れ線グラフ
1つのデータの変化に伴い、異なるデータはどう変化しているか表すグラフ
例：年代別出生率
文字装飾のルールを統一する
文字装飾をルール化して統一することで、デザインを調整する必要が無くなります。
ここでの文字装飾のルールというのは、フォントや行間、改行です。これらがバラバラだと、全体を流れで見たときに読み手は違和感を感じてしまいます。
一般的にフォントは、メイリオを使用することが多いです。フォントによっては太文字にしても分かりづらい場合や、細くて見えにくい場合などがありますが、メイリオはその問題がありません。
また、行間はフォントによって初期設定のままでは狭すぎる場合もあります。メイリオはほとんどの場合、初期設定のままでも丁度いい行間になっています。
改行は、接続詞や句読点などで行うと見やすくなるので意識してみましょう。
画像の配置を整列させる
画像の配置がズレていると、どの画像を見ればいいのか判断しにくくなるため、画像も揃えて整列させましょう。officeのツールには配置機能が備えられているので、手動で整列させる必要はありません。
また、画像のサイズがバラバラだと見にくくなるため、画像サイズは揃えるようにしましょう。
画像編集ソフトやofficeツールにも簡単にトリミングできる機能があるので活用してみましょう。
デザインの整っているテンプレートを使う
資料のデザインを1から作成するとなると最初のうちは時間がかかってしまうため、テンプレートを活用し時間短縮するのもひとつの手です。テンプレートを活用すれば、デザインなども整っているため楽に資料作成することができます。
Microsoftのサイトから無料テンプレートをダウンロードすることが可能で、利用目的に合ったテンプレートが用意されています。ただ、資料内容によって「パワーポイントのみ」とツールの制限もあるので、その他のツールで作成したい場合は、他の方法でテンプレートを探しましょう。
探し方は「企画書 テンプレート」「資料作成 テンプレート」など検索すると数多くのテンプレートが表示されます。
時間をかけずに資料を作成する3つのコツ
ここからは時間短縮する3つのコツをご紹介していきます。
- 資料作成の目的を意識して無駄な装飾などこだわらない
- 資料を作成する前にプロットを作成する
- プロットの作成段階で上司にチェックを依頼する
ここで大切なのは、無駄を省くことや客観性を持つことです。どこを無駄と判断するのか、客観的に資料を見るためにはどういった行動を取ればいいのか、確認してみましょう。
資料作成の目的を意識して無駄な装飾などこだわらない
ここでのゴール設定はあくまでも、「資料作成を行い、読み手に伝える」ことなので、細かい装飾にこだわる必要はありません。
誰に何をどうして伝えるのかなど明確にしたものを思い出しながら、6つのコツを抑えれば伝わる資料作成は完成します。資料を作成することがゴールではないことを再度意識しましょう。
資料を作成する前にプロットを作成する
資料を作成する前にプロットを作成しておけば、方向性のブレを防ぐことができ、時間短縮にもなります。
「資料作成を始める前に意識する6つのコツ」を意識しながらプロットを作成していきます。ここでは、デザインやグラフの配置などはまだ考えなくて大丈夫です。
箇条書きでいいので、構成を考えてみましょう。PREP法の主張・理由・具体例・主張の流れを意識して全体的なバランスを見ていきます。
ここで、「この情報入れた方が説得力が出そうだな」とか、逆に不要な情報は取り除く作業が客観的に行えるので、プロット作成は重要な作業です。
プロットの作成段階で上司にチェックを依頼する
プロットを作成したら上司などの第三者にチェック依頼することをおすすめします。というのは、資料を完成した後にチェックしてもらうと修正が増えて、余計時間がかかる可能性があるためです。
プロットの段階でチェックしてもらえば、修正する量も最小限で済みます。また、フィードバックをもらうことによって深堀することができるので、より内容の濃い資料作成も期待できます。
チェックを依頼する相手は同僚などもいいですが、上司など、経験を積んでいる方に依頼した方が、フィードバックの際に勉強になるのでおすすめです。
パワポ・ワード・エクセル別の資料作成のコツを紹介
ここからは、パワーポイント・ワード・エクセル、それぞれの資料作成のコツを詳しくご紹介していきます。
資料の目的によっても向き不向きがあるため、自分がどういった資料を作成したいのか、下記を参考に考えてみましょう。
【プレゼン向け】パワーポイントで伝わりやすい資料を作成する5つのコツ
ここでは、パワーポイントで伝わりやすい資料を作成する以下5つのコツを紹介します。
- スライドマスター機能を活用し、デザインを一括編集して時間短縮
- スライド1メッセージで伝える内容を限定する
- Zの法則、Fの法則を意識してデザインする
- 同じ要素は隣接させるグルーピングを活用する
- 資料の主役は文字ではなく、図や数字であることを主張するよう作成する
パワーポイントは図解などを用いて資料作成ができるソフトです。スライド機能があるため、簡単に次のスライドへ画面を切る変えることができ、スムーズなプレゼンテーションを行いやすくなります。
視覚的に情報を伝えることができるので、見せる資料が作りたい方におすすめです。
スライドマスター機能を活用し、デザインを一括編集して時間短縮
パワーポイントに初期搭載されているスライドマスター機能を活用すれば、デザインを一括編集することができます。
一括編集できるのは、背景・フォント・レイアウトなどです。全体的な統一感を持たせることができ、一括で全体的に編集できるので時間短縮にも繋がります。
スライドマスターの開き方は、リボン内の「表示」を選択し、「スライドマスター」をクリックすれば編集することが可能です。
全スライドを一括編集したい場合は、左画面にスライドのサムネイルが表示されるので、一番上にあるスライドマスターを選択して編集を行います。
各レイアウトごとに編集したいのであれば、その下のレイアウトマスターと呼ばれるサムネイルを選択しましょう。
「1スライド-1メッセージ」を徹底し、伝える内容を限定する
1スライドに伝えたいメッセージは1つ、と限定して提示しましょう。
必要な情報が複数ある場合でも、1スライドごとに分けて提示します。
例えば、商品のメリットが大きく分けて2つあった場合に、同じスライドで「メリット①、メリット②…」と提示するのではなく、「メリット①」「メリット②」と別々のスライドに分けましょう。
主張が伝わりやすくなり、情報の重要性も認識しやすくなります。ただ、資料の枚数が限定されている場合には、1スライド1メッセージで提示していくとすぐに上限に達してしまいます。その場合は伝えたい情報を洗い出して、提示するようにしましょう。
Zの法則・Fの法則を意識してデザインする
Webデザインなどの業界で有名な、Zの法則・Fの法則を意識してデザインすることで、より効果的な資料作成が可能になります。この2つの法則は、人の無意識的な目の動き方から考え出されたものです。
この法則で分かるのは、人は左側からものを見る傾向がある、という点です。つまり、重要なポイントや主張したいことは、左側に書くと印象付けやすくなります。
同じ要素は隣接させるグルーピングを活用する
同じ要素を隣接してグルーピングすることで、見た目もスッキリし、要素同士の関係性も認識できるようになります。
余白や囲みなどを用いて、別の要素のものとは距離を置くようにしましょう。
これが出来ていないと、資料に違和感が生じさせ、読み手に誤った情報を与えてしまう可能性もあるため、注意が必要です。
資料の主役は文字ではなく、図や数字であることを主張するよう作成する
パワーポイントで作成した資料はパッと見ただけで伝わることが重要なので、文章を長々と書くよりも図解などを用いて分かりやすく作成することが大切です。
データなどはグラフ化し、複雑な説明には図解を用いると資料は見やすくなります。グラフは先ほどもお伝えした通り適切なグラフを用いましょう。
図解などは、オブジェクト機能を使うと簡単に作成することができます。ただし、形が異なるものを使用したり、カラフルな色使い、内容に合致していない図形の使用は資料の印象が変わってくるので避けましょう。
【プレゼン向け】ワードで伝わりやすい資料を作成する4つのコツ
ここでは、ワードでワードで伝わりやすい資料を作成する以下4つのコツを紹介します。
- アウトライン機能を使ってデザイン性を持たせる
- モノクロのみではなくカラーをつける
- ワードでの資料作成は特に余白を十分に空ける
- 作成したデザインはスタイルとして保存しておく
ワードは、文章を作成するためのソフトです。A4用紙で印刷することを前提としているので、ワードで作成した内容と印刷した時のレイアウトに、ほとんど誤差なく作成することができます。
また、文章がメインですが画像や表も簡単に挿入することも出来るので、視覚的にアプローチすることも可能です。
アウトライン機能を使ってデザイン性を持たせる
ワードにはアウトライン機能があり、全体像の把握や段落ごとのレベル設定などができるので、構成を考えるときに役立ちます。レベルというのはその文章の重みをさし、見出しにしたいのか、本文にしたいのか自分で設定することが可能です。
アウトライン機能はリボン内の「表示」から「アウトライン」をクリックすれば表示することが可能です。
また、タブ内の「デザイン」をクリックすると「スタイルセット」が表示され、表題や見出しが簡単にデザインできます。
モノクロのみではなくカラーをつける
ワードの場合は図や表をあまり挿入しない分、文字の色合いを変えるなどの工夫が必要です。モノクロのみではなく、アウトラインや重要な部分は色を変更すると見やすくなります。
その際、デザインのコツでも紹介した「使う色」は3色に限定しましょう。メインカラーは先ほどと同様に、コーポレートカラーを使用するといいでしょう。
アクセントカラーは一般的に赤や黄色など暖色系を使うと、強調されて伝わりやすくなります。
ワードでの資料作成は特に余白を十分に空ける
先ほども余白は大切とお話ししましたが、ワードは文字数が多い分、余白がないと読みにくくなるので特に気を使って十分に空けましょう。
例えば、図や表を用いた際に、図や表と文字の隙間がないと窮屈そうな印象を受けます。そのため、図や表の上下左右に1文字程の間隔を空けるようにしましょう。つまり、ヘッダー部分などの余白を作るだけでは読みにくさは解決しないということです。
行間や文字間隔を設定するには「ホーム」をクリックし、段落スペースにある行間、文字間隔アイコンをクリックすると設定できます。
作成したデザインはスタイルとして保存しておく
ワードは、作成した資料のアウトラインやデザインをスタイルとして保存することが可能です。保存しておくと、別の資料作成時にもその設定のまま使用することができるので、次の資料作成時に時間短縮にもなります。
使用しているフォントや行間などが定まったら、下記の手順でスタイルの保存を行いましょう。
- 「デザイン」タブをクリックし、ドキュメントの書式設定にある「スタイルセット」の「その他」をクリック
- 「新しいスタイル セットとして保存」をクリック
- 「ファイル名」など記入する画面が表示されるので、自分で分かりやすいファイル名を設定し、「保存」
【会議資料向け】エクセルで伝わりやすい資料を作成する4つのコツ
ここでは、エクセルで伝わりやすい資料を作成する以下4つのコツを紹介します。
- 見出しや罫線を視覚的に区別できるよう設定する
- 条件付きセルの設定で条件に応じたセルを強調する
- グラフを利用する場合は図形と合わせて解説する
- 画像を使用する場合はセルのサイズにトリミングする
エクセルは計算やグラフ作成を行う際に便利な表計算ソフトです。資料に使用したい数字があった時に、わざわざ手動で計算しなくても、エクセル内で計算し、表やグラフ化も簡単にできます。
ワードやパワーポイントなどにグラフを用いるときにも、エクセルで行えば楽に作ることができるのでおすすめです。主に数字のデータを読み手に伝えたい場合に使用するといいでしょう。
見出しや罫線を視覚的に区別できるよう設定する
見出しには、背景色をつけると見やすくなります。見出しの背景色にはコーポレートカラーを使用するといいでしょう。
注意すべき点は、コーポレートカラーが黒の場合、文字色が黒や紺だと見えなくなってしまうため、文字色は白に変更するなど工夫が必要です。
また、罫線もただ線が引いてあるだけでは、どこからどこまでを区切って見たらいいのかすぐには区別できません。外枠は太くし、縦横のどちらかの罫線を点線、合計などの特に強調したい部分はセル自体を太くすると情報が読み取りやすくなります。
条件付きセルの設定で条件に応じたセルを強調する
データ内の利点や欠点を表している箇所には、条件付きセルを設定して強調させましょう。条件付きセルを利用することによって、視覚的に数字の変動が分かりやすくなります。
例えば、商品の実績などが目標とする数値よりも高いデータがある場合は緑、低いデータがある場合は赤、というように色を分けます。
条件付きセルの設定を行う手順は下記の通りです。
- 色付けしたい部分を選択し、「ホーム」内の「条件付き書式」の「新しいルール」をクリック
- 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックし、セルの条件を設定する
グラフを利用する場合は図形と合わせて解説する
データをグラフ化し資料に挿入する際は、図形と合わせると、より主張したいポイントが分かりやすくなります。
例えば、折れ線グラフで数値の変動を表した際に、目標達成した部分には矢印や丸の図形を挿入してあげると、目標が達成できたことが効果が視覚的に見やすくなります。
図形を用いる際は、グラフの線を灰色などの地味な色を使用すると、図形が映えて見やすくなるのでおすすめです。
画像を使用する場合はセルのサイズにトリミングする
画像を使用する場合は、セルのサイズに合わせて画像をトリミングすると見やすくなります。
エクセルにもトリミング機能があり、「図の形式」タブの中の「トリミング」をクリックするとサイズ変更が可能です。
トリミングを終えたら、バラバラにならないように整列させましょう。Altキーを押しながら画像をドラッグすると簡単に揃えて配置することができるのでお試しください。
まとめ
資料を素早く作成するには、意識やコツを抑えることが重要です。それさえ抑えれば、不慣れな方でも伝わりやすい資料作成ができます。
パワーポイント・ワード・エクセルそれぞれに特徴があるため、資料の内容によっても向き不向きがあるので、自分がどのような資料を作成したいのか考えましょう。
資料作成は、あくまでも目標達成するための過程です。伝わる資料作成を行い、ゴールを目指しましょう。
また、この記事は無料でPDFとしてダウンロードも可能です。資料を作成する際にお手元に置いておくのがおすすめです。