すぐ実践できる！相手に伝わる資料を作成するコツ28選【パワポ・ワード・エクセル】

「毎回プレゼン資料作成に時間がかかっており、売り上げにもならない無駄な時間が多く悩んでいる」

「資料作成の方法がわからず、いろいろ調べても結局どのやり方がいいかわからない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか？

その状況に共通するのは、資料作成の経験がない、あるいは慣れていないという場合が多いです。

しかし、資料作成にはコツがあり、それさえ知ってしまえば資料作成が初めての方でも短時間で伝わる資料を作成できるようになります。

特に営業資料や社内プレゼン資料の作成を任されている方の中には、毎回ゼロから作り始めてしまい、作業時間ばかりかかってなかなか受注率向上に結びつかないと感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、初めての方でもできる資料作成のコツについて解説していきます。

• 資料作成前に決めるべき目的と読み手
• 伝わりやすい資料デザインの基本
• 短時間で資料を作るための進め方
• パワーポイントで見せる資料を作るコツ
• ワード・エクセル資料の見やすい整え方
• 資料作成でよくある疑問への回答

数字・進捗が一目で伝わるダッシュボード設計テンプレート

資料作成を始める前に意識する6つのコツ

まずは資料作成を始める前に意識する以下6つのコツを紹介します。

• 誰に何を伝えるかを明確にする
• 読み手に理解してほしいことを決める
• 読後にどう感じてほしいかを考える
• 文字数を少なくし簡潔に伝える
• PREP法で論理的に展開する
• 冒頭や区切りごとに目次を作る

上記6つを意識するだけで、伝わりやすい資料を作成することができます。

誰に何を伝えるかを資料作成の前に明確にする

資料作成を始める前に意識していただきのは、「誰」に対して「何」を伝え、「なぜ」そのことについて伝えたいのか、という点です。

この3点を明確にしておかないと、資料作成の途中で方向性がズレて、何を伝えたいのかわからない資料ができあがってしまいます。

誰に何をどうして伝えるのか、を明確にしておけば資料を作成する際に方向性もブレることなく、質の高い資料を作ることも可能です。最初の段階でしっかりと意識しておきましょう。

• 資料を読む相手は誰なのか
• 資料で伝える中心テーマは何か
• なぜその内容を伝える必要があるか

読み手に理解してもらいたいことを明確にする

読み手に何を理解してもらいたいのか、明確にすることも資料作成時には重要なポイントです。

「商品を見てほしい」という共通の目的があるとして、その商品を「購入してほしい」のか、その商品を活用して「新事業を立ち上げたい」のかゴールは全く変わってきます。

商品を購入してほしいのならば、その商品の魅力や価値を伝えなければいけません。新事業を立ち上げたいなら、その商品を活用することによる利益や効果を伝えるほうがいいでしょう。

このように、理解してもらいたい目的が変わると、アプローチ方法も変わってきます。資料のゴール、つまり目的を明確にして資料作成を進めていきましょう。

• 購入してほしい場合は魅力や価値を伝える
• 活用してほしい場合は利益や効果を伝える
• 目的が変われば資料の構成も変わる

読み手にどうなって欲しいか、どう感じて欲しいかを考える

読み手に理解してもらいたいことを明確にしたら、理解してもらったうえでどのように感じてほしいのかも考えてみましょう。

商品を購入してほしい場合は「買ってみたい」と感じてもらえる資料が必要になります。

例えば、「この商品を使うことで、請求業務が効率化し、経費削減もできます。だから、導入した方がいいですよ」というような、資料を読んだうえで読み手にどうなってほしいか、どう感じてほしいか考えることは大切です。

当たり前と感じるようなことですが、資料作成に慣れていない方などは意外と見落としてしまうことがあるので、しっかりと理由をつけてから資料作成を行いましょう。

• 読み手にどんな感情を持ってほしいか
• 資料を読んだ後に何をしてほしいか
• 行動につながる理由を示せているか

文字数はできるだけ少なく簡潔に伝えることを意識する

文字数を最小限に抑えることでメッセージが伝わりやすくなります。できるだけ文字数は少なく、簡潔に伝えるように意識しましょう。

伝えたいことを文章で詰め込みすぎると、かえって読みづらく、伝わらないことがあります。データなどはなるべくグラフや図で表すなど工夫しましょう。

ただし、最小限の文字数にとらわれて、文脈がおかしくなってしまったり、情報が正しいものではなくなると、本末転倒です。

あくまでも資料はゴールに導くための手段なので、情報の正確性や上記の意識は忘れずに資料作成を行いましょう。

• 文章を詰め込みすぎない
• データは図やグラフで表す
• 情報の正確性は必ず保つ
• 資料のゴールから逆算する

PREP法を用いて論理的に解説する

資料を作成する際には「PREP法」を用いて論理的に解説することを意識しましょう。

PREP法は下記の順番に話題を展開するフレームワークです。

• Point：最初に主張を示す
• Reason：主張の理由を説明する
• Example：具体例で理解を助ける
• Point：最後に主張を再提示する

わかりやすい文章やプレゼンテーションをするために使われます。

資料がわかりにくい、何が書かれているのかがわからないと指摘を受けたことがある方は、PREP法ができていない可能性が高いです。

冒頭や区切りごとに目次を作る

目次の設置は、冒頭と各章の区切りに置くと効果的です。冒頭に設置する理由は、全体的にどういった話を進めていくのか把握してもらうためでもあります。

他にも、区切りに目次を表示することで、資料の論点が切り替わっても、どこを読んでいるのか読み手が把握しやすくなる効果もあります。

また、目次はその情報が本当に必要なものかどうかの判断基準としても役立つので、本文を作成する前に、一度目次を作ってから本文を進めるといいでしょう。

• 資料全体の流れを把握しやすくなる
• 論点の切り替わりが伝わりやすい
• 必要な情報か判断しやすくなる
• 本文作成前の構成確認に役立つ

ここまでは資料作成で担当者が一番注力すべきポイントです。いわば担当者の腕の見せ所に関わる部分です。

伝わりやすいデザインの資料を作成する6つのコツ

資料作成する際には当然「デザイン」も重要です。ここでは、デザインを考える上でのコツをご紹介していきます。

• 資料のレイアウトは3色のみ使う
• 十分な余白をとり見やすくする
• 数値や文字を減らし図表を使う
• 文字装飾のルールを統一する
• 画像の配置を整列させる
• 整ったテンプレートを活用する

資料のレイアウトは3色のみ使う

資料のレイアウトで使う色は、「ベースカラー」「メインカラー」「アクセントカラー」の3つです。

まず、ベースカラーは文字の色を指し、メインカラーは見出しや注目してほしい文字、アクセントカラーはメインカラーよりも強調したい文字などに使用します。

3色以上の色を使ってしまうと、どこを注目して見るべきか分かりにくく、読みづらくなってしまうためカラールールを意識して配色していきましょう。

一般的にベースカラーは黒や紺、メインカラーはコーポレートカラー、アクセントカラーには補色を使用するとまとまりが出ます。ただし、アクセントカラーを多用すると、強調する部分がわかりにくくなり、見栄えも悪くなるので注意が必要です。

• ベースカラーは本文の文字色に使う
• メインカラーは見出しや注目箇所に使う
• アクセントカラーは強調箇所に限定する
• アクセントカラーの多用は避ける

十分な余白をとり、見やすいデザインを心がける

資料を作成する際には、文字や画像の間に十分な余白を取り、視覚的に見やすいデザインを意識しましょう。

ページいっぱいに文字やグラフなどを埋めてしまうと、読みづらいうえに、窮屈さを感じさせてしまいます。

パワーポイントであれば、ガイドやグリッド線を活用したり、ワードやエクセルの場合はページ設定で余白を設定することが可能です。余白は1文字～2文字分の余白を設けてあげるといいでしょう。

ページの上下の余白も大切ですが、文字と文字のスペース、文字と画像やグラフ、表スペースも意識して余裕を持たせると見やすい資料になります。

• 文字や画像の間に余白を設ける
• ページ全体を詰め込みすぎない
• ガイドやグリッド線を活用する
• 表やグラフ周辺にも余裕を持たせる

数値や文字は極力減らし、図やグラフ多めに使う

数値や文字は必要最低限に留め、代わりに図やグラフを多めに使うと見やすい資料になります。

統計やデータなどの数値は図やグラフで表した方が読み手も理解しやすく、瞬間的に見ただけで内容を認識できるメリットもあります。

使用するグラフや表ですが、特徴を知ることでどの形式を使用したらいいのか判断しやすくなります。一部ですが、グラフの特徴をご紹介します。

• 数値情報を直感的に伝えやすい
• 統計やデータの理解を助ける
• 瞬間的に内容を認識してもらえる
• 目的に合うグラフ形式を選びやすい

棒グラフ

データの大小や時間、期間などの増減を比較するグラフ

例：主要都市の人口増減など

円グラフ

データの構成比率を表すグラフ

例：アンケート、意識調査など

折れ線グラフ

1つのデータの変化に伴い、異なるデータはどう変化しているか表すグラフ

例：年代別出生率

文字装飾のルールを統一する

文字装飾をルール化して統一することで、デザインを調整する必要が無くなります。

ここでの文字装飾のルールというのは、フォントや行間、改行です。これらがバラバラだと、全体を流れで見たときに読み手は違和感を感じてしまいます。

一般的にフォントは、メイリオを使用することが多いです。フォントによっては太文字にしても分かりづらい場合や、細くて見えにくい場合などがありますが、メイリオはその問題がありません。

また、行間はフォントによって初期設定のままでは狭すぎる場合もあります。メイリオはほとんどの場合、初期設定のままでも丁度いい行間になっています。

改行は、接続詞や句読点などで行うと見やすくなるので意識してみましょう。

• フォントの種類を統一する
• 行間を読みやすく整える
• 改行のルールをそろえる
• 接続詞や句読点で改行する

画像の配置を整列させる

画像の配置がズレていると、どの画像を見ればいいのか判断しにくくなるため、画像も揃えて整列させましょう。officeのツールには配置機能が備えられているので、手動で整列させる必要はありません。

また、画像のサイズがバラバラだと見にくくなるため、画像サイズは揃えるようにしましょう。

画像編集ソフトやofficeツールにも簡単にトリミングできる機能があるので活用してみましょう。

• 画像の位置をそろえて配置する
• officeツールの配置機能を使う
• 画像サイズを統一して見やすくする
• 必要に応じてトリミングを行う

デザインの整っているテンプレートを使う

資料のデザインを1から作成するとなると最初のうちは時間がかかってしまうため、テンプレートを活用し時間短縮するのもひとつの手です。テンプレートを活用すれば、デザインなども整っているため楽に資料作成することができます。

Microsoftのサイトから無料テンプレートをダウンロードすることが可能で、利用目的に合ったテンプレートが用意されています。ただ、資料内容によって「パワーポイントのみ」とツールの制限もあるので、その他のツールで作成したい場合は、他の方法でテンプレートを探しましょう。

探し方は「企画書　テンプレート」「資料作成　テンプレート」など検索すると数多くのテンプレートが表示されます。

• デザイン作成の時間を短縮できる
• 整ったレイアウトを使いやすい
• 利用目的に合うものを選ぶ
• 作成ツールの制限を確認する

時間をかけずに資料を作成する3つのコツ

ここからは時間短縮する3つのコツをご紹介していきます。

• 目的を意識して装飾にこだわりすぎない
• 資料を作成する前にプロットを作る
• プロット段階で上司に確認してもらう

ここで大切なのは、無駄を省くことや客観性を持つことです。どこを無駄と判断するのか、客観的に資料を見るためにはどういった行動を取ればいいのか、確認してみましょう。

資料作成の目的を意識して無駄な装飾などこだわらない

ここでのゴール設定はあくまでも、「資料作成を行い、読み手に伝える」ことなので、細かい装飾にこだわる必要はありません。

誰に何をどうして伝えるのかなど明確にしたものを思い出しながら、6つのコツを抑えれば伝わる資料作成は完成します。資料を作成することがゴールではないことを再度意識しましょう。

• 資料作成自体を目的にしない
• 読み手に伝わるかを優先する
• 細かな装飾に時間をかけすぎない
• 最初に決めた目的に立ち返る

資料を作成する前にプロットを作成する

資料を作成する前にプロットを作成しておけば、方向性のブレを防ぐことができ、時間短縮にもなります。

「資料作成を始める前に意識する6つのコツ」を意識しながらプロットを作成していきます。ここでは、デザインやグラフの配置などはまだ考えなくて大丈夫です。

箇条書きでいいので、構成を考えてみましょう。PREP法の主張・理由・具体例・主張の流れを意識して全体的なバランスを見ていきます。

ここで、「この情報入れた方が説得力が出そうだな」とか、逆に不要な情報は取り除く作業が客観的に行えるので、プロット作成は重要な作業です。

• 資料全体の方向性が合っているか
• PREP法の流れになっているか
• 説得力を高める情報があるか
• 不要な情報を取り除けているか

プロットの作成段階で上司にチェックを依頼する

プロットを作成したら上司などの第三者にチェック依頼することをおすすめします。というのは、資料を完成した後にチェックしてもらうと修正が増えて、余計時間がかかる可能性があるためです。

プロットの段階でチェックしてもらえば、修正する量も最小限で済みます。また、フィードバックをもらうことによって深堀することができるので、より内容の濃い資料作成も期待できます。

チェックを依頼する相手は同僚などもいいですが、上司など、経験を積んでいる方に依頼した方が、フィードバックの際に勉強になるのでおすすめです。

• 完成後の大幅な修正を防ぎやすい
• 修正量を最小限に抑えやすい
• 第三者視点で内容を深掘りできる
• 経験者から学びを得やすい

パワポ・ワード・エクセル別の資料作成のコツを紹介

ここからは、パワーポイント・ワード・エクセル、それぞれの資料作成のコツを詳しくご紹介していきます。

資料の目的によっても向き不向きがあるため、自分がどういった資料を作成したいのか、下記を参考に考えてみましょう。

• パワーポイントはプレゼン資料向き
• ワードは文章中心の資料向き
• エクセルは数値や表を扱う資料向き

【プレゼン向け】パワーポイントで伝わりやすい資料を作成する5つのコツ

ここでは、パワーポイントで伝わりやすい資料を作成する以下5つのコツを紹介します。

• スライドマスターで一括編集する
• 1スライド1メッセージにする
• Zの法則・Fの法則を意識する
• 同じ要素は近づけて整理する
• 文字より図や数字を主役にする

パワーポイントは図解などを用いて資料作成ができるソフトです。スライド機能があるため、簡単に次のスライドへ画面を切る変えることができ、スムーズなプレゼンテーションを行いやすくなります。

視覚的に情報を伝えることができるので、見せる資料が作りたい方におすすめです。

スライドマスター機能を活用し、デザインを一括編集して時間短縮

パワーポイントに初期搭載されているスライドマスター機能を活用すれば、デザインを一括編集することができます。

一括編集できるのは、背景・フォント・レイアウトなどです。全体的な統一感を持たせることができ、一括で全体的に編集できるので時間短縮にも繋がります。

スライドマスターの開き方は、リボン内の「表示」を選択し、「スライドマスター」をクリックすれば編集することが可能です。

全スライドを一括編集したい場合は、左画面にスライドのサムネイルが表示されるので、一番上にあるスライドマスターを選択して編集を行います。

各レイアウトごとに編集したいのであれば、その下のレイアウトマスターと呼ばれるサムネイルを選択しましょう。

• 背景デザインを一括で整える
• フォント設定を全体で統一する
• レイアウトのばらつきを抑える
• 全スライドの修正時間を短縮する

「1スライド-1メッセージ」を徹底し、伝える内容を限定する

1スライドに伝えたいメッセージは1つ、と限定して提示しましょう。

必要な情報が複数ある場合でも、1スライドごとに分けて提示します。

例えば、商品のメリットが大きく分けて2つあった場合に、同じスライドで「メリット①、メリット②…」と提示するのではなく、「メリット①」「メリット②」と別々のスライドに分けましょう。

主張が伝わりやすくなり、情報の重要性も認識しやすくなります。ただ、資料の枚数が限定されている場合には、1スライド1メッセージで提示していくとすぐに上限に達してしまいます。その場合は伝えたい情報を洗い出して、提示するようにしましょう。

• 主張が読み手に伝わりやすくなる
• 情報の重要性を認識してもらいやすい
• 複数の情報を詰め込みすぎずに済む
• 枚数制限がある場合は情報を絞る

Zの法則・Fの法則を意識してデザインする

Webデザインなどの業界で有名な、Zの法則・Fの法則を意識してデザインすることで、より効果的な資料作成が可能になります。この2つの法則は、人の無意識的な目の動き方から考え出されたものです。

この法則で分かるのは、人は左側からものを見る傾向がある、という点です。つまり、重要なポイントや主張したいことは、左側に書くと印象付けやすくなります。

• 人は左側から見る傾向がある
• 重要な情報は左側に配置する
• 主張したい内容を目立つ位置に置く
• 読み手の自然な視線の流れを意識する

同じ要素は隣接させるグルーピングを活用する

同じ要素を隣接してグルーピングすることで、見た目もスッキリし、要素同士の関係性も認識できるようになります。

余白や囲みなどを用いて、別の要素のものとは距離を置くようにしましょう。

これが出来ていないと、資料に違和感が生じさせ、読み手に誤った情報を与えてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

• 同じ要素を近くに配置する
• 関係のない要素とは距離を置く
• 余白や囲みでまとまりを示す
• 誤解を招く配置を避ける

資料の主役は文字ではなく、図や数字であることを主張するよう作成する

パワーポイントで作成した資料はパッと見ただけで伝わることが重要なので、文章を長々と書くよりも図解などを用いて分かりやすく作成することが大切です。

データなどはグラフ化し、複雑な説明には図解を用いると資料は見やすくなります。グラフは先ほどもお伝えした通り適切なグラフを用いましょう。

図解などは、オブジェクト機能を使うと簡単に作成することができます。ただし、形が異なるものを使用したり、カラフルな色使い、内容に合致していない図形の使用は資料の印象が変わってくるので避けましょう。

• 文章を長く書きすぎない
• データはグラフ化して見せる
• 複雑な説明は図解で補う
• 内容に合う図形を選んで使う

【プレゼン向け】ワードで伝わりやすい資料を作成する4つのコツ

ここでは、ワードでワードで伝わりやすい資料を作成する以下4つのコツを紹介します。

• アウトライン機能で構成を整える
• モノクロだけでなく色を使う
• 余白を十分に空けて読みやすくする
• 作成したデザインをスタイル保存する

ワードは、文章を作成するためのソフトです。A4用紙で印刷することを前提としているので、ワードで作成した内容と印刷した時のレイアウトに、ほとんど誤差なく作成することができます。

また、文章がメインですが画像や表も簡単に挿入することも出来るので、視覚的にアプローチすることも可能です。

アウトライン機能を使ってデザイン性を持たせる

ワードにはアウトライン機能があり、全体像の把握や段落ごとのレベル設定などができるので、構成を考えるときに役立ちます。レベルというのはその文章の重みをさし、見出しにしたいのか、本文にしたいのか自分で設定することが可能です。

アウトライン機能はリボン内の「表示」から「アウトライン」をクリックすれば表示することが可能です。

また、タブ内の「デザイン」をクリックすると「スタイルセット」が表示され、表題や見出しが簡単にデザインできます。

• 資料全体の構成を把握する
• 段落ごとのレベルを設定する
• 見出しと本文の役割を分ける
• デザイン機能で見出しを整える

モノクロのみではなくカラーをつける

ワードの場合は図や表をあまり挿入しない分、文字の色合いを変えるなどの工夫が必要です。モノクロのみではなく、アウトラインや重要な部分は色を変更すると見やすくなります。

その際、デザインのコツでも紹介した「使う色」は3色に限定しましょう。メインカラーは先ほどと同様に、コーポレートカラーを使用するといいでしょう。

アクセントカラーは一般的に赤や黄色など暖色系を使うと、強調されて伝わりやすくなります。

• 重要部分に色を使って見やすくする
• 使う色は3色程度に抑える
• メインカラーは企業色を使う
• アクセントカラーは強調に使う

ワードでの資料作成は特に余白を十分に空ける

先ほども余白は大切とお話ししましたが、ワードは文字数が多い分、余白がないと読みにくくなるので特に気を使って十分に空けましょう。

例えば、図や表を用いた際に、図や表と文字の隙間がないと窮屈そうな印象を受けます。そのため、図や表の上下左右に1文字程の間隔を空けるようにしましょう。つまり、ヘッダー部分などの余白を作るだけでは読みにくさは解決しないということです。

行間や文字間隔を設定するには「ホーム」をクリックし、段落スペースにある行間、文字間隔アイコンをクリックすると設定できます。

• 文字数が多いほど余白を意識する
• 図表の周囲に1文字ほど間隔を空ける
• ヘッダー以外の余白も確認する
• 行間や文字間隔を調整する

作成したデザインはスタイルとして保存しておく

ワードは、作成した資料のアウトラインやデザインをスタイルとして保存することが可能です。保存しておくと、別の資料作成時にもその設定のまま使用することができるので、次の資料作成時に時間短縮にもなります。

使用しているフォントや行間などが定まったら、下記の手順でスタイルの保存を行いましょう。

• デザインタブからスタイルセットを開く
• 新しいスタイルセットとして保存を選ぶ
• わかりやすいファイル名を設定する
• 保存して次回以降の資料に活用する

【会議資料向け】エクセルで伝わりやすい資料を作成する4つのコツ

ここでは、エクセルで伝わりやすい資料を作成する以下4つのコツを紹介します。

• 見出しや罫線を視覚的に区別する
• 条件付きセルで強調箇所を示す
• グラフは図形と合わせて解説する
• 画像はセルサイズに合わせて整える

エクセルは計算やグラフ作成を行う際に便利な表計算ソフトです。資料に使用したい数字があった時に、わざわざ手動で計算しなくても、エクセル内で計算し、表やグラフ化も簡単にできます。

ワードやパワーポイントなどにグラフを用いるときにも、エクセルで行えば楽に作ることができるのでおすすめです。主に数字のデータを読み手に伝えたい場合に使用するといいでしょう。

見出しや罫線を視覚的に区別できるよう設定する

見出しには、背景色をつけると見やすくなります。見出しの背景色にはコーポレートカラーを使用するといいでしょう。

注意すべき点は、コーポレートカラーが黒の場合、文字色が黒や紺だと見えなくなってしまうため、文字色は白に変更するなど工夫が必要です。

また、罫線もただ線が引いてあるだけでは、どこからどこまでを区切って見たらいいのかすぐには区別できません。外枠は太くし、縦横のどちらかの罫線を点線、合計などの特に強調したい部分はセル自体を太くすると情報が読み取りやすくなります。

• 見出しに背景色をつける
• 文字色との視認性を確認する
• 外枠を太くして範囲を示す
• 強調箇所はセル自体を目立たせる

条件付きセルの設定で条件に応じたセルを強調する

データ内の利点や欠点を表している箇所には、条件付きセルを設定して強調させましょう。条件付きセルを利用することによって、視覚的に数字の変動が分かりやすくなります。

例えば、商品の実績などが目標とする数値よりも高いデータがある場合は緑、低いデータがある場合は赤、というように色を分けます。

条件付きセルの設定を行う手順は下記の通りです。

• 色付けしたい範囲を選択する
• ホームから条件付き書式を開く
• 新しいルールをクリックする
• 数式を使って条件を設定する

グラフを利用する場合は図形と合わせて解説する

データをグラフ化し資料に挿入する際は、図形と合わせると、より主張したいポイントが分かりやすくなります。

例えば、折れ線グラフで数値の変動を表した際に、目標達成した部分には矢印や丸の図形を挿入してあげると、目標が達成できたことが効果が視覚的に見やすくなります。

図形を用いる際は、グラフの線を灰色などの地味な色を使用すると、図形が映えて見やすくなるのでおすすめです。

• 強調したい箇所に図形を添える
• 目標達成箇所は矢印や丸で示す
• グラフ線は控えめな色にする
• 図形が目立つように調整する

画像を使用する場合はセルのサイズにトリミングする

画像を使用する場合は、セルのサイズに合わせて画像をトリミングすると見やすくなります。

エクセルにもトリミング機能があり、「図の形式」タブの中の「トリミング」をクリックするとサイズ変更が可能です。

トリミングを終えたら、バラバラにならないように整列させましょう。Altキーを押しながら画像をドラッグすると簡単に揃えて配置することができるのでお試しください。

• セルサイズに合わせてトリミングする
• 図の形式タブからサイズを変える
• トリミング後は整列させる
• Altキーで位置を揃えやすくする

資料作成に関するよくあるご質問

資料作成に関する役立つQ＆Aをまとめています。

Q. 資料作成で視覚的に見やすくするためのポイントは何ですか？

A. 視覚的な見やすさを高めるには、色分けや余白の活用、フォントサイズのバランスが重要です。内容に優先順位をつけ、重要なポイントを強調するとさらに効果的です。デザイン要素が多すぎないよう注意しましょう。

• 色分けで情報の優先度を示す
• 余白を活用して読みやすくする
• フォントサイズに差をつける
• デザイン要素を増やしすぎない

Q. 初めて資料を作成する際、どこから始めるべきですか？

A. まずは資料の目的とターゲット読者を明確にすることが大切です。その上で、大まかな内容と構成を決め、全体像をイメージしながら詳細を詰めていくと効率的です。

• 資料の目的を最初に決める
• ターゲット読者を明確にする
• 大まかな内容と構成を決める
• 全体像を見ながら詳細を詰める

Q. 説得力を高めるために追加すると良い要素はありますか？

A. データや実例を加えることで資料の説得力が増します。特に、具体的な数値や関連する図を取り入れると、視覚的にも分かりやすくなります。

• 根拠となるデータを加える
• 実例やケースを盛り込む
• 具体的な数値を示す
• 関連する図で理解を助ける

Q. 時間がない時でも効果的な資料を作成するための工夫はありますか？

A. 要点を絞り、箇条書きや図表を多用することで短時間でも効果的な資料を作成できます。見出しを工夫して内容が一目で分かるようにすると、読み手にとっても分かりやすいです。

• 伝える要点を絞り込む
• 箇条書きで情報を整理する
• 図表を使って直感的に見せる
• 見出しで内容を一目で伝える

Q. 資料を読みやすくするために意識するべきフォントや文字サイズはありますか？

A. フォントは読みやすいものを選び、文字サイズはタイトルや見出し、本文で差をつけると効果的です。一般的に、本文は14pt以上が読みやすいサイズと言われています。

• 読みやすいフォントを選ぶ
• タイトルと本文でサイズ差をつける
• 見出しを本文より目立たせる
• 本文は14pt以上を目安にする

Q. 資料作成時の色の使い方で気をつけるべき点はありますか？

A. 色は3色程度に抑え、強調したい部分にアクセントカラーを使用すると効果的です。また、色覚に配慮して色合いを選ぶとより多くの人に伝わりやすくなります。

• 使用する色は3色程度に抑える
• 強調箇所にアクセントカラーを使う
• 色を多用して見づらくしない
• 色覚にも配慮して配色する

Q. 分かりやすい資料作成のために、具体例をどのように使うと効果的ですか？

A. 資料に具体例やケーススタディを含めると、内容がより理解しやすくなります。特に、読み手が共感しやすい事例を挙げると、説得力が増すことが多いです。

• 具体例で内容を理解しやすくする
• ケーススタディを資料に含める
• 読み手が共感しやすい事例を選ぶ
• 具体例で説得力を高める

まとめ

資料を素早く作成するには、意識やコツを抑えることが重要です。それさえ抑えれば、不慣れな方でも伝わりやすい資料作成ができます。

パワーポイント・ワード・エクセルそれぞれに特徴があるため、資料の内容によっても向き不向きがあるので、自分がどのような資料を作成したいのか考えましょう。

資料作成は、あくまでも目標達成するための過程です。伝わる資料作成を行い、ゴールを目指しましょう。

数字・進捗が一目で伝わるダッシュボード設計テンプレート