1on1実施前に「無駄な時間を過ごしたくない」「話題がなくて気まずい時間を回避したい」という思いからアジェンダを作っておきたいと思っているマネージャーは多いのではないでしょうか。
前提として、1on1のアジェンダ作りは部下に任せるのが良いでしょう。1on1の主役は上司ではなく部下なので、話し合いたい議題などの決定権は部下が選べるようにするのが自然です。
上司は先に大枠のテーマを作成、部下に共有し、具体的なアジェンダは部下にまとめてもらう形で進めましょう。
大枠のトークテーマを決める際は「業務」「キャリア」「プライベート・価値観」という3つの切り口をもとに考えていきます。
テーマを決める際、上司・部下間の関係性の考慮が必要です。話しやすい環境をつくるためにも、部下が委縮してしまうような「話しづらい内容」「プレッシャーがかかる内容」は入れないようにしましょう。
この記事では1on1におけるアジェンダに盛り込むべき内容や作り方のポイントについてまとめています。
目次
1on1のアジェンダは上司ではなく部下が作るもの
1on1の主導権は「部下」が持つべきで、アジェンダの内容を決定するのも、上司ではなく部下の担当です。
1on1で大切なことは上司の話す内容ではなく、「部下に何を話してもらうか」です。
上司から部下へ指示のようなコミュニケーションではなく、部下が主体となって話をできる環境は1on1ならではであり、貴重なコミュニケーションの時間です。
上司がアジェンダを用意すると、部下が話したいことに触れることができませんし、部下の数だけアジェンダを準備しなければならず、業務量が増えすぎてしまいます。
部下が自らアジェンダを設定することで「自分が1on1の主役である」という認識が芽生え、前向きに取り組んでくれるでしょう。
参考：1on1ミーティングの進め方(1) アジェンダ作りはまず部下に任せよう
トークテーマを決めるときに活用すべき「3つの切り口」
半導体メーカー・インテルの元CEOであるアンドリュー・グローブ氏は、著書「HIGH OUTPUT MANAGEMENT」にて、1on1の実施前には以下の3つの切り口からトークテーマを決めるべきだと述べています。
- 業務に関する内容
- キャリアに関する内容
- プライベートや価値観についての内容
事前に上記の切り口から1on1で話すトークテーマを決めて部下に共有しておくと、部下がアジェンダを作りやすくなります。
参考：1on1ミーティング アジェンダ事例・目的（上司部下の相互成長）
参考：1on1で話すことがない状況に陥る理由と話すべきトークテーマ例
大枠のトークテーマはご紹介した通りですが、詳細の話題について時間をかけて考えている余裕がないという方もいらっしゃるでしょう。
業務に関する内容
業務に関して話す場合、以下のようなテーマを部下に共有しましょう。
- 今の業務内容
- 課題・困りごと
- 上司が力になれること
上司は具体的な指示を出すのではなく、支援をするという立場で1on1を実施すると良いでしょう。
キャリアに関する内容
部下が今後描くキャリアを深めるための項目です。
部下の将来像を理解し、ビジョンを達成するための方法などについて話し合うことで、成長に対するモチベーションを高めることができます。
以下のような内容を共有し、まとめておいてもらうと1on1がスムーズです。
- 実現したいキャリア
- 最近一番頑張った業務
- 強み・弱み
- 業務におけるやりがい
- 希望しているキャリアや方向性
プライベートや価値観に関する内容
プライベートや価値観についても事前に以下のような大枠のテーマを用意しておくのが良いでしょう。
- プライベートに関する質問（例：最近ハマっていること）
- その行為に対する感情（例：楽しい？）
- 価値観（例：何をしていると楽しい？）
しかし、信頼関係を構築できていない相手（上司）に対して、自分のことを話したくない、抵抗感がある人も一定数存在します。
テーマを共有する際に「この項目は無理に話さなくていい」など、一言添えてあげると、安心して1on1に取り組んでもらえるでしょう。
部下にアジェンダ作りを依頼するときの3つのポイント
1on1のアジェンダ作りを部下にお願いする際、以下のことを意識しましょう。
- 部下との距離感を考えながらトークテーマを決めていく
- 部下にプレッシャーをかける内容は入れない
- 触れなかったテーマはメモと一緒にストックしておく
部下との距離感を考えながらトークテーマを決めていく
1on1では上司・部下間の信頼関係が肝になります。部下との距離感を考えながらトークテーマを決めることが大切です。
信頼関係が成り立っていない場合、「何か困っていることはある？」と質問しても「ありません」と回答されるのがほとんどだからです。
部下との信頼関係の構築には、プライベートのことを話したり、雑談をしたりするのも効果的です。ですが、前述したとおり、信頼関係が構築されていない人に自分のことを話したくない、抵抗感がある人も一定数存在します。ですので、無理に話させず、まずは上司が自分のことを話す「自己開示」をし、で話しやすい雰囲気を作りからはじめるのも効果的です。
部下にプレッシャーをかける内容は入れない
1on1では「話しやすい雰囲気作り」が大切です。部下にプレッシャーがかかるような内容は含めないようにしましょう。
話した内容が影響して、業務がうまくいかなくなったり自身の評価が下がってしまうような不安があると、部下は本音で話せなくなります。
1on1では部下の率直な言葉や意見を引き出すことが重要です。業務進捗などを細かく確認するようなアジェンダの作成を指示すると、「下手なことは言えない」と緊張感を作り出してしまいます。
触れなかったテーマは、次回のアジェンダに追加する
1on1で話せなかった話題は、次回以降にストックしましょう。
1on1は短くて15分、長くても90分程度で実施する施策です。そのため、事前に挙げたテーマでも、必ずしもすべて会話ができるとは限りません。
触れられなかったテーマは「保留」として過去のメモとあわせてストックし、次回分のアジェンダに追加するよう部下に伝えましょう。
1on1のアジェンダに関するよくあるご質問
1on1のアジェンダに役立つQ＆Aをまとめています。
Q. 1on1のアジェンダの作成時に避けるべき内容は何ですか？
A.部下にプレッシャーをかけるような内容は避けるべきです。例えば、業務進捗の細かい確認や、評価に影響を与える可能性がある話題は、部下が自由に発言しづらくなるため避ける方が良いでしょう。
Q. 1on1のアジェンダにはどのようなトークテーマを含めるべきですか？
A.1on1アジェンダには「プライベート」「心身の健康状態」「キャリア・能力開発」「現在の業務」「戦略・方針の伝達」などのトークテーマが含まれていることが多いです。これにより、部下の成長や業務の改善が促進される可能性があります。
Q. 1on1で話しにくいテーマはどう扱うべきですか？
A.信頼関係がまだ築けていない場合、プライベートなテーマについて話すことに抵抗を感じる部下もいます。そのため、無理に話させるのではなく、上司が自己開示をするなどして、徐々に信頼を築くことが推奨されます。
Q. 1on1のアジェンダに役立つトークテーマの例を教えてください。
A.具体的なトークテーマとしては、「最近ハマっていること」「今後のキャリア形成」「現在の業務の改善点」「会社に対する課題感」などが含まれることが多いです。
まとめ
1on1におけるアジェンダは上司ではなく部下が作ります。上司は部下がアジェンダを作れるように大枠のテーマを共有します。
共有するテーマは「業務」「キャリア」「プライベート・価値観」の3つの切り口に応じて用意するのが望ましいです。
また、大枠のテーマに組み込みはしたものの、信頼関係が成り立っていないと本音を話しにくいこともあります。まずは部下が話しやすい環境を作ることが重要なので、上司が自分のことから話すなど「自己開示」をし、徐々に信頼関係を構築していきましょう。
また、業務上のプレッシャーがかかるテーマは避けるべきです。1on1を通じて自身の評価が下がってしまう不安を感じると、部下は自由な発言ができなくなります。
1on1は時間が限られているので、すべてのテーマについて触れられない可能性もあります。
1on1を実施する際は必ずメモを残す必要がありますが、メモの中に触れられなかったテーマをストックしていき、次回のアジェンダに組み込むよう部下に依頼しておきましょう。
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