「コラボフロー」というサービスをご存知でしょうか？
稟議書や見積書、発注書や業務依頼といった組織で発生する書類の申請・承認のワークフローをシステムに組み込む、あるいはクラウド上で完結できるサービスです。
ワークフローの設計から実際の運用まで簡単に使えるのが特徴で、専門知識がなくても使うことができます。
導入企業は幅広く、BtoB・BtoC問わず利用されています。
今回はワークフローシステム「コラボフロー」についての情報をまとめました。
なお、コラボフローについて詳しくまとめてある資料を以下から無料でダウンロードできますのであわせて参考にしてみてください。
webとExcelで誰でも作れる直せるwebワークフローシステム「コラボフロー」
※本記事は株式会社コラボスタイル提供によるスポンサード・コンテンツです。
コラボフローとは、WebとExcelで簡単に設計・運用できるワークフローシステム
コラボフローは社内書類の申請・承認や発注書や業務依頼をシステム上で完結できるサービスです。
使い勝手の良さが特徴で、プログラミングなど専門的な知識がなくても簡単に利用を始められます。
普段使っているExcelをもとに、自由に申請フォームをデザインできます。面倒な承認経路の設定も、用意されたパーツを配置するだけでなので、直感的にカスタマイズすることが可能です。
また基幹システムや外部サービスとの連携ができるので、効率的なワークフロー運用をサポートします。
導入にあたって「クラウド版」と「パッケージ版」を選択可能で、自社の状況に合わせて最適な選択が可能です。
1．Excelで作った帳票・申請書を、そのまま申請フォームに転換できる
普段利用しているExcelで作成した帳票や申請書を、そのまま申請フォームに変換することが可能です。
罫線や枠組み、カラーなど、Excelの設定をそのまま反映したフォームを作成できるので、プログラミングの知識がなくても簡単に設計できます。
2．直感的に申請経路を設定できる
承認フローの経路設計が簡単に設定できます。
すでに用意されているパーツをパズルのように組み替えるだけなので、専門知識がなくても直感的に設計することが可能です。
金額や条件など、申請内容に合わせて処理経路を自動で分岐する機能も搭載しているので、申請時のエラーを防ぐことができます。
3．基幹システムや外部サービスと連携可能
コラボフローは自社の基幹システムや、外部のクラウドサービスなどとの連携性を重視しています。
外部データベース・他ソフトからのデータを自動転記したり、外部システムへのデータの登録・出力が可能となっているので、効率的に業務を進められます。
4．クラウド版・パッケージ版があり、社内の状況に合わせて選択できる
導入の際に「クラウド版」か「パッケージ版」のいずれかを選択可能です。導入目的や規模など、各企業の状況に合わせて最適な導入方法を選べます。
クラウド版はすぐに導入できる点や導入コストを抑制できる点が魅力で、小人数や特定部署のみで利用を始めたいという企業に適しています。
パッケージ版は自社システムとの連携などカスタマイズ性が高いため、社内に技術者がいて保守・運用を自社で対応できるという企業におすすめです。
コラボフローが解決する課題
コラボフローは以下のような課題を持つ企業におすすめです。
- システムの設計・管理を行える人材がいないので、システムの導入・運用に自信が持てない
- システムを導入しても使いこなせず、社内に浸透しない可能性がある
- 不透明な承認フロー、承認漏れ・ミスなどが多発している
- 必要書類がすぐに見つからず、生産性が落ちている
- 書類の管理や保管などに、意外とコストをかけてしまっている
コラボフローは簡単な操作性が魅力のツールです。そのため、システム活用にありがちな「うまく使いこなせない」という不安もありません。
また、クラウドで書類の管理ができるので、紙の書類の取り扱いで感じやすいストレスを解消できます。
導入事例
株式会社MTGはコラボフローの導入により、稟議にかかるリソースを削減し、業務効率化に成功しています。
同社は美容機器や医療機器を製造・販売しているメーカーですが、事業規模拡大により稟議書が1日で30〜60件回るようになり、紙での処理に限界を感じていました。また、書類が移動する時間的コストや紛失リスク、管理業務の手間に問題を抱えていました。
そこでワークフロー導入を検討し、「直感的な操作性が使いやすい」という理由からコラボフローの導入に至っています。
コラボフローを導入することで稟議のための申請から決裁までを全て電子化し、1週間かかっていた稟議が1〜2日で決裁されるようになっています。
その結果、稟議のための申請書を確認していた担当者のリソースが空き、工数的にみると3人分のリソースを開けるほどの業務効率化に成功しました。
コラボフローでワークフローを導入することで稟議の電子化が進み、それに関わる業務の効率化に成功した事例です。
参考：ワークフローでオフィスワークをナビゲーション／タスクをつないで「ペーパーレス」の先を行く業務改革を
コラボフローの主要機能
コラボフローの主要機能についてまとめていきます。
コラボフローは「クラウド版」と「パッケージ版」がありますが、これから紹介する機能はどちらも利用できます。
申請フォームの作成
承認フォームの作成は「Excelをもとに申請フォームを作成する方法」と「Web上で申請フォームを作成する方法」の2つの方法があります。
どちらの方法も、パーツを並べるだけで申請フォームを作成することが可能です。
「今までと同じようなフォームを使いたい」「一から作ってフォーマットを統一していきたい」など企業ごとのニーズに対応しています。
承認経路の設計
コラボフローではパーツをパズル形式で当てはめていくだけで承認経路を設計できます。
経路アイテムは「フローパーツ」「アクションパーツ」の2つがあり、これらを自由に配置して設計していきます。
フローパーツ
- 判定者、回覧者
- 条件分岐
アクションパーツ
- 文書公開
- タスク依頼
- メール送信
- CSV出力
- 自動採番
承認状況の確認
承認状況を細かく確認し、書類の停滞をなくすため、以下の2つの機能があります。
- リマインドメール
- 停滞書類検索
設定した期間を過ぎても処理されない書類にはリマインドメールを送信可能です。また、処理が停滞している書類を検索でき、代理処理もできます。
データ活用
書類やフォームの検索・抽出ができます。細かい仕様は以下になります。
- リストビュー機能
- 過去データの検索
これらの機能が使えるので、過去の申請フォームを検索、抽出することもできます。また、任意の条件で書類の絞り込みや一覧表示もできるので、必要な書類をすぐに引き出せて便利です。
連携機能
外部システムやサービスとのデータ連携ができます。データを連携することで、以下のようなことが可能になります。
- データ転記：他の申請書からデータを転記できます
- マスター設計：顧客マスター・商品マスターの設計が可能です
- マスターデータ参照：外部のデータベースから自動でデータを転記できます
その他にも、以下サービスやシステムと連携できます。
- SQLServer連携
- PostgreSQL連携
- 外部CSVファイル連携
オプション機能
コラボフローでは以下のオプションを用意しています。
- 帳票出力オプション
- 帳票出力オプションプラス
- モバイルアプリオプション
- コラボフロー for kintone
- コラボフロー for ガルーン
- コラボフロー for サイボウズOffice
- コラボフロー for LINE WORKS
- コラボフロー for クラウドサイン
- コラボフロー for GMOサイン
帳票出力オプション
オプションの帳票出力オプションを利用すれば、コラボフローで作成した申請データを、「Excel」「PDF」いずれか形式で出力できます。
例えば、以下のような時に重宝します。
- 見積、納品、請求書の作成
- 約書手配依頼申請から送付状・宛名ラベルを出力
帳票出力オプションプラス※パッケージ版のみ
帳票出力オプションプラスを使えば、申請データをお使いの文書管理システムで保管できるよう、任意の形式で出力します。
そのほかにも以下のような機能の利用が可能です。
- 申請書の管理番号でサブフォルダ階層の作成
- 文書管理システムへの書き出しを禁止する拡張子を指定
コラボフロー for kintone
kintoneとコラボフローを連携させることで、kintoneアプリのデータをコラボフローでの申請時に利用、 承認された結果を再びkintoneアプリへ自動登録できます。
コラボフロー for ガルーン
コラボフローをガルーンと連携することで、 ガルーンの管理画面でコラボフローのワークフロー情報を表示できます。
ガルーン上で 処理が必要な申請をリアルタイムで確認できます。
処理や申請、検索もガルーンポートレットからワンクリックで利用可能です。
コラボフロー for サイボウズOffice
グループウェアとして導入企業の多いサイボウズofficeとの連携が可能です。
サイボウズoffice上からシングルサインオンでコラボフローを利用できるので、煩雑になりがちなパスワードの管理が容易になります。また、Kintoneとの連携も可能です。
コラボフロー for LINE WORKS
コラボフローとLINE WORKSを連携することで、LINE WORKS上から直接コラボフローの申請書にアクセス可能になります。
シングルサインオンに対応しているので、二重ログインの手間もありません。
コラボフロー for クラウドサイン
クラウドサインと連携することで、社内承認から電子契約書への変換までをクラウド上で行えるようになります。
契約手続きの進捗も一目で把握できますし、過去の契約履歴も検索することが可能です。
一連の作業の中で電子契約が可能になるので、「社内承認を得た契約書をダウンロードして、クラウドサインにアップロードしなおす」という手間がなくなります。無駄な工数が減るので作業スピードのアップ・ミスの削減に期待できます。
料金体系
基本料金：クラウド版
- 月額（1ユーザー）：500円
- 年額（1ユーザー）：5,880円
- 無料ディスク容量：ユーザー数×3GB
最低契約期間は2か月で、5名から利用できます。
基本料金：パッケージ版
- 50ユーザー～：500,000円～
オプション料金
| オプション | クラウド（1ユーザー） | パッケージ |
| 帳票出力オプション | 月額50円、年額590円※1 | 150,000円 |
| 帳票出力オプションプラス | – | 300,000円 |
| モバイルアプリオプション | 月額150円、年額1,770円※1 | – |
| for kintone | 月額150円、年額1,770円※1 | 150,000円 |
| for ガルーン | 無償※2 | 150,000円 |
| for サイボウズ | 無償※2 | 50,000円 |
| for LINEWORKS | 月額150円、年額1,770円※1 | – |
| for クラウドサイン | 月額30,000円、年額360,000円 | – |
| for GMOサイン | 月額30,000円、年額360,000円 | – |
※1：ご利用ユーザー数と同数のユーザー数の契約が必要です。
※2：標準機能でSAML認証に対応しています。利用にあたって別途シングルサインオン対応サービスの契約が必要です。
導入の流れ
30日間の無料お試しが可能なので、ご利用を検討している方は、まずトライアルに申し込んでください。
- フォームより無料お試しのお申し込み
- コラボフローより環境構築のご連絡
- オンラインレクチャーのお申し込み
- オンラインレクチャーの実施
- お試し利用開始
まずはお問い合わせ
コラボフローは、専門知識がなくても利用できるワークフローシステムです。
普段使っているエクセルファイルをそのまま申請フォームに切り替えることが可能ですし、申請経路もあらかじめ用意されたパーツを組み替えるだけで設計できます。
コラボフローの詳細を知りたい方は、ぜひ資料ダウンロードしてみてください。
webとExcelで誰でも作れる直せるwebワークフローシステム「コラボフロー」
※本記事は株式会社コラボスタイル提供によるスポンサード・コンテンツです。