社内情報の共有は「正しい仕組み化」がカギ!5つの鉄則と手順を解説

社内で情報を共有することのメリットは多数あります。

業務効率を上げることができたり、ナレッジの共有によりチームのボトムアップが可能になったりなどです。

逆に社内情報を適切に共有できていなければ、業務効率の低下のみならず企業の信頼を失ってしまうリスクもあり、重要であることに間違いはありません。

しかしながら、どうも社内で情報共有がうまくいっていないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

「商品情報が古いまま更新されず共有されている」
「どこにあるのか探すのに時間がかかる」
「ノウハウを特定の人だけが握っており新人育成に時間がかかる」

社内情報の共有の成功のカギは「正しく情報共有ができる仕組み」にあります。

仕組み化ができていないと、社内の有用な情報を生かせないばかりか、社員の負担が増えて共有が難しくなってしまいます。

そこで、本記事では社内情報の共有がなぜ重要なのか、正しい共有に必要な5つの鉄則と効率化の方法について解説します。

この記事を読めば、社内情報を共有するための具体的な方法がわかり、すぐに実践に移すことができます。


社内情報の共有が重要な理由

社内情報の共有が重要な理由として、以下のようなものが挙げられます。

  • 業務効率が高まる
  • 業務の属人化を防ぐ
  • 企業の信頼性が高まる

社内情報を共有することで、「業務効率の改善」「業務の属人化予防」など、企業の生産性向上につながります。

また、社内の情報共有体制が整備されていれば、顧客からの要望や依頼に対してもスピーディーに対応できるようになるので、対外的な信頼性向上にも役立ちます。

業務効率が高まる

社内情報の共有が、業務効率を高めることができるからです。

仕事に必要な知識や情報を、営業やサポート部門など関係者間での共有を可能にすることで、関係者全体のスキル向上に繋げられるほか、問題が生じた際にも解決のスピードを上げることができます。

例えば、新商品に関する詳しい情報がある場合、商品開発部だけでなく、営業部にも早めに情報を共有しておけば、商品理解に役立つほか、商談見込み先の選定に素早く着手できます。

また、営業サポート部署のメンバーが、長年の経験から顧客情報の効率的な整理の仕方のコツをマニュアル化して新人メンバーに共有すれば、育成スピードが格段に上がる可能性もあります。

このように、社内情報の共有をきちんと行うことで今の業務にかかる時間や手間を短縮し、より生産的な業務ができるようになります。

業務の属人化を防ぐ

社内情報を共有することで、業務の属人化を防ぐことができます。

ある業務の専門的な知識や、経験で得られたノウハウを特定の人だけのものにせずにマニュアル化などを行い、企業全体の知識として共有することは大切です。

もし、特定の人だけしか知らないという状態になっていた場合、その人が退職してしまえば、知識を失ってしまいますし、最悪の場合業務自体が止まってしまう可能性が生じてしまいます。

社内情報共有がしっかりとできていれば、このような事態を未然に防ぐことができます。

参考:社内情報共有についての考え方とは?効率的な社内情報共有のための考え方 | セキュアSAMBA

企業の信頼性が高まる

もう一つの理由として、企業の信頼性を高めることができるためです。

社内情報共有が適切に行えていれば、必要な情報を素早く見つけることができ、顧客から問い合わせを受けた際の速やかな対応が可能になります。

例えば、「先日御社の営業マンが見せてくれたサービス資料のデータで欲しい」と顧客から電話があった際、その情報が共有されていれば営業担当者以外でも素早く探し出して対応することができます。

逆に探し出すのに時間がかかればかかるほど、顧客はネガティブな印象を抱いてしまいます。

問い合わせに対して素早く対応できることは、自社や自社製品・サービスにポジティブな印象を持ってもらうことにつながります。


社内情報を共有するための5つの鉄則

社内情報を共有するためには、全ての情報を共有するのではなく「正しく情報を共有できる仕組み」を作ることが重要です。

社内のあらゆる情報を「とりあえず共有しておこう」では、業務に関係のない無駄な情報が溢れ、かえって業務効率が低下してしまいます。

そのため、正しく情報を共有できる作業の仕組みを構築すると良いでしょう。

社内情報共有の仕組みを構築する際は、以下の5つの鉄則を守ってください。

  1. リーダーを決める
  2. 情報の取捨選択ルールを決める
  3. 形式知と暗黙知を分けて整理する
  4. 関係部署間での情報共有を可能にする
  5. リアルタイムの情報共有を可能にする

1.リーダーを決める

社内情報共有のルールを作成するにあたって、全社を統括するリーダーを1人決めてその指揮の下に進めていくようにしてください。

各部署がそれぞれ個別に社内情報共有を行うと認識のずれが生じるなど、全社的に推進するのは効率が悪いためです。

例えば、社内に営業部、総務部、生産部がある場合、各部門長の中からリーダーを1人選び、社内情報共有の重要性や目的を理解した上で、他部門との連携をはかるようにします。

リーダーには、社内全体を客観的に見ることができる視点のある人や、組織の長期的な成長や運営について理解している人を起用すると良いでしょう。

2.情報の取捨選択ルールを決める

社内の何の情報を共有し、何の情報は不要なのかといった情報の取捨選択ルールを決めることです。

ルールを決めなければ、どの情報が社内にとって重要かそうでないかを各自が判断することは難しく、結果的に正確な情報を共有することができなくなります。

「業務に必要な情報であるかどうか」で情報を分ければ、共有すべき情報は何かが明確にわかります。

これらの基準を社内に周知するようにすれば、必要な情報が共有できるようになります。

業務に必要な情報(共有すべき)業務に必要のない情報(共有しない)
・スケジュール
・タスク
・顧客・案件情報
・進捗状況
・トラブル
・個人情報
・個人的な意見
・経営情報
・機密情報

3.形式知と暗黙知を分けて整理する

情報共有をする際には「形式知」と「暗黙知」を分けるようにしましょう。

社内で共有する情報には、マニュアルや顧客情報といった数値や事実をデータ化することができる「形式知」と、感覚的な知識であり明文化されていない「暗黙知」の2種類があります。それぞれ特性に分けて以下のように整理するのが良いでしょう。

種類意味整理の方法具体例
形式知データ化した客観的な知識常に情報を整理・更新して簡潔にまとめる・マニュアル
・顧客情報
・会社概要
暗黙知経験で得られるコツ、知見一度内部共有後に明文化・営業トーク
・制作ノウハウ
・社員間コミュニケーション

形式知の整理・共有は、既にデータとなっているはずの情報ですので、形式知の整理を優先的に進め、徐々に暗黙知のナレッジ化を進めていきましょう。

4.全社での情報共有を可能にする

全社で情報共有を可能にすることが重要です。

保有している情報が特定の部署しか保有していないという状況が多くありますが、単純に機会損失につながりますし、別部署が調査するとなるとリソースの無駄遣いです。情報が全社横断で伝わるような仕組みを検討しましょう。

クラウドシステムやツールなどを用いて、「正しい情報を入力するだけで、情報共有が完了する仕組み」を作るのが理想です。

クラウドで自動的に同期されるなどのツールを利用すると良いでしょう。数十名程度の会社であれば、スプレッドシートでも十分です。

「情報を入力する作業」というのは手間がかかるので、できるだけ入力が簡単なものにすれば社員に負担がかからず、情報共有の作業も定着しやすくなります。

5.リアルタイムの情報共有を可能にする

リアルタイムでの情報共有ができる仕組みを作ることが重要です。

なぜなら、日々更新される情報をつぶさに追うことは現実的ではなく、古い情報との見分けがつかず正確性を保つことができなくなるからです。

例えば、テレアポを複数人・数日かけて行う場合、リスト情報をリアルタイムで共有できれば、紙や口頭でのアナログな情報共有のようにタイムラグがなくなり、いつでも正確な情報にアクセスできる上、行き違いによるミスを減らすことができます。

そのためには、クラウド上にテレアポリストをアップして、時間や場所を問わずにアクセスして閲覧・編集できるようにしたり、チャットなどのツールを活用したりという方法があります。

ちなみに、自分に必要な情報が更新された時点で、デスクトップやスマホなどに通知をしてくれるような仕組みがあれば、外出中のセールス担当が顧客情報をすぐに確認することも可能で、業務効率も上がります。

参考:情報共有の方法とは?社内における効率的な仕組みの作り方


社内情報共有の仕組みの作り方

では、社内情報を共有する仕組みはどのような手順で作ればよいのでしょうか。

具体的には、以下の5ステップで進めると良いでしょう。

  1. 社内の現状を把握し、情報共有の目的を決める
  2. 情報を出し合う
  3. 運用ルールを決める
  4. 社内にわかりやすく周知する
  5. 繰り返し依頼する・確認する

1.社内の現状を把握し、情報共有の目的を決める

最初に、社内の現状を把握し、情報共有の目的を決めます。

情報共有を行う目的を明確に決めることで、不要な情報が集まるのを避けることができ、必要な情報を効率的に集めることができます。

例えば、あるメーカーの営業部が売上アップのためにアプローチ数を前年比200%にする必要があり、社内のあらゆる部署から見込み顧客情報を得たい場合、「見込み顧客になりそうな情報を共有する」と決めておくのです。

ほかにも目的の設定には例えば、以下のようなものが考えられます。

  • トラブル対応を容易にするため
  • 離職率を低下させるため
  • 業務フローの属人化をなくすため

具体的な効果がわかるようなものであれば、モチベーションアップも期待できます。

なお、社内情報の共有の基本的な目的は「企業の発展」がベースにありますので、目的を決める際には、企業の方針と大きくずれるようなことがないようにしてください。

2.情報を出し合う

目的を決めたら次に、各社員が情報を出し合います。

一定の場所(ドキュメントやエクセル、共有フォルダ、社内サーバー、ドライブなど)を決め、共有ファイルを作成したり、ミーティングで情報を出し合ったりして誰が見てもわかるようにテキスト化などを行います。

もちろん、メールやチャットでのやりとりも可能ですが、共有した情報を見落としてしまう可能性があります。

情報を共有する場所を一定に決めておけば、ここに入れるのだという共通認識が生まれやすくなり、情報をうまくストックできる仕組みが作れます。

3.運用ルールを決める

3ステップ目に、実際にどのように情報共有を進めるのかの運用ルールを決めます。

運用ルールを明確に決めることで、各自が作業を行うシーンで迷いがなくなり、最小限の工数で共有していくことが可能になります。

ただしルールは、細かく決め過ぎてしまうと作業が滞るため、できる限りシンプルにまとめるのがコツです。

例えば「週1回の企画会議用に、開催3日前の午前中までに事前に討議したい内容を各自が共有エクセルシートに記載。●●さんが整理し、会議前日に●●フォルダに格納し、チャットでメンバーに告知する」などです。

また、トラブルにならないよう、不要な情報はあらかじめ除外すること、共有範囲も設定することも大切です。

これらを続けることで共有作業を習慣化していくことができます。

4.社内にわかりやすく周知する

4ステップ目に、社内にわかりやすく周知します。

単にルールを決めるだけでは、情報共有の仕組みはうまく機能しません。

社内情報共有を行う社員が、目的やルールをしっかりと把握・理解することができるよう、関係者にメールやチャットで取り組みを発信するなど周知を行ってください。

共有すべき社員以外にも、情報共有の目的や運用ルールを決めていることを社内報などに掲載して広く伝えることで、より多くの社員からの理解を得られる可能性が高まります。

社内共有を企業としてうまく機能させるためには、積極的に情報共有したいと思えるようなオープンな雰囲気作りを意識することも大切です。

5.繰り返し依頼する・確認する

5ステップ目には、繰り返し依頼と確認を行います。

社内情報共有は、業務を円滑に行えるなどメリットも多く重要なことではありますが、作業が発生するため面倒に感じる人もいます。

そのため、社内情報共有は、ルールを決めて周知して終わりではなく、関係者に繰り返し依頼し、確認することで定着を促していくことが大切です。

また、確認の段階で、設定したルールの運用に無理があることがわかったり、必要な情報が得られていないことがわかったりした場合には、適宜改善を行ってください。

まずは、少人数のチームや部署からスモールスタートするのもコツです。

成功事例を作れば説得力が増し、全社的な展開がしやすくなります。

参考:企業における「情報の共有化」が重要な理由と具体的解決策|Neuron
   社内の情報共有を活性化する4つのステップを紹介【チームの力を発揮させるために】


社内情報共有を効率化する方法

社内情報共有は、効率的に行う必要があります。

情報共有の作業を行うことが通常業務の足かせになってしまっては本末転倒です。

社員の負担をできるだけ少なくして、情報共有のメリットを生かせるようにすることが重要です。

具体的な方法としては、以下のようなものがあります。

  • アナログ管理を見直し、デジタル化する
  • 社内情報を一元化し、検索性を高める
  • ツールを活用する

アナログ管理を見直し、デジタル化する

社内情報共有を効率化する方法としては、アナログ管理を見直し、デジタル化することが挙げられます。

アナログからデジタルへ移行すれば、業務効率化に繋がるほか、テレワークがしやすくなるといったメリットがあるためです。

そのためにはまず、情報共有に際して社員がどんな課題を感じているか、社内共有の状況を棚卸しします。

例えば、部内会議で膨大な紙資料を配っている場合、前もって共有フォルダにPDF資料を格納しておき、事前にメンバーに周知してPC上で資料を確認してもらえば、印刷や配布の手間も省けます。

また、共有場所をクラウド上にアップしておき、会社以外の場所からでも時間を問わずに各自が確認できるようにします。

もし、デジタルと置き換えても変わらないのであれば、紙資料配布はやめて共有フォルダにPDF等で格納、対面会議はオンライン会議というふうにデジタル化を検討してください。

社内情報を一元化し、検索性を高める

会社概要や商品データなどの社内情報を部署間で異なることのないように一元化し、探せばすぐに見つけられるよう検索性を高めることも、方法の一つです。

情報を社内の様々な場所に置くのではなく一箇所に集約しておくことで、調べればすぐに情報を引き出すことができるようになり、管理もしやすくなります。

例えば、Google Workspaceのようなオンラインストレージに部署やプロジェクトごとのフォルダを作成して最新データを格納するといったものが有効です。

うまく活用すれば、情報を探す手間や時間を削減できますし、情報をきっかけに社内のコミュニケーションを活性化することも可能になります。

ツールを活用する

情報共有を効率的に行うためには、ツールを活用する方法もあります。

ツールをうまく活用することで、資料やスケジュールの共有がしやすくなったり、様々なデバイスで確認できたりなど業務効率化につながる上、属人化の防止やコミュニケーション活性化も可能になるためです。

例えば、メールのCC設定で関係者に送っていた資料は、ファイル共有ツールで共有すれば情報の整理・閲覧が簡単になり、全社で活用しやすくなります。

また、スケジュールの共有ツールを使えば、チーム全体のスケジュール管理が簡単にできるほか、PC、スマホなどのデバイスを問わず、外出先からでも情報共有ができます。

社内SNSを使えば、他部署の社員と気軽にやりとりしやすくなり、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

具体的には、以下のようなツールがありますので、使いたい目的別に選んでください。

課題例おすすめのツール
コミュニケーションに課題がある社内SNS
社内連絡が遅いビジネスチャットツール
社内ナレッジ共有がされていない社内Wiki
資料が共有されていないファイル共有、ナレッジ共有ツール
スケジュール共有ができていないグループウエア
プロジェクト管理ができていないタスク管理ツール
スケジュールが閲覧・管理できないカレンダーツール

参考:情報共有ツール主要7選を徹底比較!導入すべきツールの選び方まで解説 | LISKUL

社内SNS:コミュニケーション活性化

社内SNSは、社員同士での交流をしやすくし、お互いの理解を深めることができるコミュニケーションツールです。

メリットは、直接関係のないカジュアルなやりとりや具体的な行動を賞賛したりなどでコミュニケーションを活性化することや、部署の垣根を超えた全社的な情報共有が可能になることです。

特に向いているのは、社員間のコミュニケーションに課題がある場合です。

気軽に感謝や賞賛を伝えることができるスタンプでリアクションできる機能があるほか、トップダウンではなく現場社員からの発信もできるので、形式知化できていないナレッジを蓄積できる場にすることも可能です。

参考:【2022年版】社内SNSツール42選を徹底比較!導入に失敗しないためのポイントも解説│LISKUL

ビジネスチャットツール:社内連絡のスピードUP

ビジネスチャットツールは、社内外のビジネスシーンに特化したコミュニケーションツールです。

メリットは、ビジネスチャットツールを活用することで、メールよりも簡潔なやりとりが可能になり、情報共有や業務のスピードを上げることができる点です。

スタンプを使って素早く反応を示したり、チームごとのグループを作成して連絡事項をすぐに共有したりが可能なので、社内連絡のスピード感に課題がある場合に向いています。

参考:【2022年最新版】ビジネスチャット15選!シェア・料金・機能などを厳選比較|LISKUL

社内Wiki:ナレッジ共有

社内Wikiは「社内版のWiki」のことで、社員各自が持っている情報やノウハウを蓄積・共有していくのに役立つツールです。

メリットは、社内の情報が一箇所に集約できるため、わからないことが生じた時にすぐに調べることができ、時間の節約ができる点などです。

特に向いているのは、特定の業務のノウハウを一人の社員しか知らないといった属人化を防ぎたい場合です。

社内Wikiでナレッジ共有が蓄積していけば、退職時にノウハウごと消失してしまうといったリスクも減らすことができます。

ファイル共有ツール:資料共有

ファイル共有ツールは、データやファイルの共有や保管がWeb上でできるツールです。

メリットは、共同編集作業をすることができたり自動的にデータをバックアップできたりすることで、逐一ストレージに格納する手間が省け、業務がスムーズに進むようになる点です。

向いているのは、資料共有が進みにくいという課題を持っている場合です。

ファイル共有ツールを活用すれば、Web上で自動的に最新資料がアップロードされている状態にできるので、連絡漏れも防ぐことができます。

参考:オンラインストレージで外出先でもデータ共有!オンラインストレージ13選徹底比較|LISKUL

グループウエア:スケジュール共有

グループウエアは、社内のコミュニケーションや情報共有を円滑にすることができるツールです。

メリットとしてはは、部署やグループ単位でのプロジェクトスケジュールや、文書管理がしやすいなどがあります。

向いているのは、メンバー間のスケジュールの共有に課題がある場合です。

メンバー間で簡単に正確に情報共有ができるようになれば、認識のズレによる業務ミスも減らすことができます。

参考:生産性を最大化できるグループウェアとは?会社別おすすめツール7つ比較|LISKUL

タスク管理ツール:プロジェクト管理

タスク管理ツールは、プロジェクトの各メンバーが抱えている業務量やタスク、進行状況を共有できるツールです。

メリットは、業務の量や時間を具体的に数値や図表で可視化できるため、一目見れば状況が把握しやすくなり、グループやプロジェクトの業務効率アップが期待できる点です。

向いているのは、プロジェクト管理に課題感がある場合です。

リーダーだけでなく、メンバーにもプロジェクトの進捗状況がわかりやすく共有できれば、協力意識も高まり、意思疎通がしやすくなります。

参考:【2022年版】ビジネス向けタスク管理ツールのおすすめ15選を比較|LISKUL


まとめ

社内情報共有は、企業の業務の生産性を高めるために必要不可欠なものです。

なぜなら社内情報を適切に共有することで、業務効率や企業の信頼性を高め、知識の属人化を防止することができるからです。

ただし、ポイントは「正しく情報を共有できる仕組み」を作ることであり、そのために以下の5つの鉄則を守る必要があります。

  1. リーダーを決める
  2. 情報の取捨選択ルールを決める
  3. 形式知と暗黙知を分けて整理する
  4. 関係部署間での情報共有を可能にする
  5. リアルタイムの情報共有を可能にする

その上で、以下の5ステップを踏んで具体的な仕組み化を進めます。

  1. 社内の現状を把握し、情報共有の目的を決める社内の現状を把握し、情報共有の目的を決める
  2. 情報を出し合う
  3. 3.運用ルールを決める
  4. 社内にわかりやすく周知する
  5. 繰り返し依頼する・確認する

また、社内情報の共有が社員にとって負担が少なく、メリットを感じることができるよう、効率化するには、デジタル化や、情報の一元化、ツールの活用が挙げられます。

自社での特別なフローがあり、カスタマイズ性を重視する場合は、社内ツールを作成することもおすすめです。
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