総務アウトソーシングとは、他部署では担当できない広範囲の総務業務を専門の業者に委託することを指します。
総務全体の業務の見直しや最新の法改正にも対応した業務を提供しており、活用することでコア業務に集中できたり、総務全体のコスト削減につなげられます。
直接利益につながらない、いわゆる「ノンコア業務」を外部委託することで経営の意思決定に関わる業界や競合他社のリサーチや働き方改革など総務における戦略的な業務にリソースを集中できるようになります。
本記事では、総務アウトソーシングを導入すべき企業の特徴やメリット・デメリット、委託先で失敗しない総務アウトソーシング先の選び方について解説します。
この記事を読むことで、「総務アウトソーシングを自社で導入すべきか」「委託先はどのように選ぶべきか」などが解決できるようになります。
目次
※本記事はBPOテクノロジー株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
総務アウトソーシングとは、総務業務を専門の業者に委託すること
総務アウトソーシングとは、広範囲におよぶ総務業務を専門の業者に委託することです。
総務業務を外部に委託することで、経営の意思決定に関わるリサーチや働き方改革などの「コア業務」に力を入れることでき、人的リソースの最適化につながります。
総務アウトソーシングは総務領域の知見が豊富な専門業者に依頼できるため、業務の品質が高いだけでなく、採用よりもコストの調整がしやすいため、近年注目されている業務効率化の手法です。
総務アウトソーシングで依頼できる業務
総務アウトソーシングは以下の2つの条件に合致していれば、どんな業務でも依頼可能です。
- オンラインで依頼可能
- 定型化（マニュアル）が可能
| 種類 | 委託できる業務 |
|---|---|
| 労務管理 | ・保険手続き ・安全衛生管理 ・勤怠管理 ・契約書管理 ・福利厚生の管理 |
| 経理業務 | ・給与処理 ・記帳業務 ・決算書の作成 |
| 庶務業務 | ・データ入力、作成 ・電話対応 ・受付対応 ・伝票処理、ファイリング ・備品管理 ・郵送物の発送 ・郵送物等の発送、外出 |
| 経営管理 | ・登記業務 ・広報 ・社内インフラ整備 ・リスクマネジメント ・株主総会関連 ・文書関連 |
| IT | ・サイト更新 ・リサーチ業務 ・ヘルプデスク |
セキュリティ面や依頼方法など検討すべき項目はいくつかありますが、総務アウトソーシングでは上記のような業務を委託できます。
総務アウトソーシングの利用に向いている企業の特徴
総務アウトソーシングは導入すれば必ず成果が出るというものではありませんが、次のような特徴を持つ企業は総務アウトソーシングの成果が出やすいです。
- 労務やその他業務の度重なる法改正への対応に時間を取られており、正しく運用できているか不明瞭な状態で総務業務を進めている
- 業務が属人化しており、現場の職員しか総務業務全体を把握できていない
- 総務の入れ替わりが激しく、毎年引き継ぎ業務に時間を取られている
- 総務業務の過多により戦略的な業務である働き方改革の実行やBCPの作成にリソースを振り分けられていない
近年、働き手不足による慢性的な人材不足の影響や人材獲得競争の激化により、採用難易度が高くなっています。
総務アウトソーシングは専門性のある人材を外部リソースで賄うことができるため、急な人手不足による一時的な業務の穴埋めやコア業務にリソースを集中させたい企業におすすめです。
一方で総務業務がそもそも少なかったり、課題を理解していないにもかかわらず「とりあえず導入する」と考えている企業にはおすすめできません。
総務アウトソーシングは定型業務を委託できるサービスになりますので、マニュアルのない業務は委託することすらできず、逆にコストがかかりすぎてしまう可能性もあります。
総務アウトソーシングをより効果的に活用するには、定型的なノンコア業務は外部に委託し、社内にいる総務部でしかできない働き方改革の推進や経営の意思決定の補佐、社内の重要書類の管理といったコア業務にリソースを集中させることがポイントです。
参考：いま確認したい総務アウトソーシング「フジ子さん」サービス概要資料
総務アウトソーシングを利用する3つのメリット
総務アウトソーシングを利用する3つのメリットは以下の通りです。
- コア業務に集中できることで業績の向上やビジネスの拡大などが期待できる
- 担当者の退職・交代時の引き継ぎや労務管理の手間が軽減する
- 固定費がかからず業績や時期に応じて費用を調整できる
コア業務に集中することで業績の向上やビジネスの拡大などが期待できる
総務アウトソーシングを利用することで本来リソースを割くべきコア業務に集中でき、業績の向上やビジネスの拡大が期待できます。
企業には利益に直結する「コア業務」とコア業務を支える「ノンコア業務」があります。
総務アウトソーシングを利用することでノンコア業務に利用していた人的リソースをコア業務に集中させることができます。
例えば、これまで受付対応や書類作成を行っていた総務部社員のリソースを、テレワークの導入や現場の社員の業務効率を向上させるシステムの導入などのコア業務に割り振ることができます。
このように、総務アウトソーシングを利用することでコア業務に集中できる環境を構築でき、業績の向上やビジネスの拡大につながります。
参考：総務アウトソーシングとは？メリットとデメリット・注意点をご紹介
担当者の退職・交代時の引き継ぎや労務管理の手間が軽減する
総務アウトソーシングを利用することで、総務担当者の退職や人事異動が発生した場合の引き継ぎや労務管理の手間を大幅に軽減できます。
総務アウトソーシングに業務を外部委託した場合は、委託先の会社が総務業務を行うため、引き継ぎや労務管理等の手間がなくなります。
固定費がかからず業績や時期に応じて費用を調整できる
総務アウトソーシングを利用すれば固定費がかからず業績や時期に応じて費用を調整できるようになります。
総務アウトソーシングは依頼したい業務や繁忙期などの時期に合わせて業務を委託できるため、業務委託にかかる費用を調整できます。
自社の社員で総務業務を行う場合は毎月の給与を支払うため固定費として考える必要がありますが、「年末調整の時だけ業務を委託する」「繁忙期の間だけ利用する」というように企業の現状に合わせて費用をコントロールできます。
総務アウトソーシングの2つのデメリット
総務アウトソーシングを利用する2つのデメリットは以下の通りです。
- 委託先の業者の質によって業務の品質がバラバラ
- セキュリティ面のリスクがある
委託先の業者の質によって業務の品質がバラバラ
総務アウトソーシングは委託先の業者によって品質が変わります。
業務の質が低い業者に委託をするとかえってコストがかかったり、業務上のミスが目立つ場合があります。
例えば、給与計算やデータ入力にミスがあると従業員から不満が上がる可能性や、データ計上でクライアントに迷惑をかけてしまい、トラブルに発展する場合があります。
そのため、総務アウトソーシングは口コミで評判を確認したり、トライアルプランを利用するなどして、複数社を比較した上で導入する必要があります。
セキュリティ面のリスクがある
総務アウトソーシングの利用はセキュリティ面のリスクがあります。
たとえ、高水準のセキュリティ環境を構築していたとしても、アウトソーシングする上で大切な情報を他社に共有・送付するため、どうしてもセキュリティリスクが高くなってしまいます。
例えば、委託先の企業がサイバー攻撃を受けた場合、業務を委託している自社情報が外部に流出してしまう可能性があります。
そうならないためにも総務アウトソーシングを利用する際に次のようなルールを決めておく必要があります。
- 機密情報は外部に委託しない
- プライバシーマークを取得している企業に依頼する
総務アウトソーシングを依頼する際の相場
総務アウトソーシングの料金相場は以下の通りです。
| タイプ | 料金相場 |
|---|---|
| 常駐型 | 30万円〜60万円/月（フルタイム） |
| オンライン型 | 10万円〜/30時間 |
常駐型の場合はフルタイムで社内に在籍するため、社員を雇う以上のコストがかかることがほとんどですが、オンライン型の場合は固定業務しか依頼しないため、価格を抑えて業務を委託できます。
オンライン型を利用する場合は時給計算以外に業務ごとに料金を請求する専門業者もあります。
| 業務 | 料金相場 |
|---|---|
| 労務管理 | 2~5万円程度 |
| 給与計算 | 2~20万円程度 |
| 領収書・請求書、その他書類管理 | 3~5万円程度 |
| 記帳代行 | 1,000円前後 |
| 秘書業務 | 1~10万円程度 |
| 売掛金・買掛金の管理 | 5~20万円程度 |
| 決算処理代行 | 5~20万円程度 |
業務内容や業務量によって価格が変動します。ですので、上記の料金目安はあくまでも参考程度にとどめてください。
参考：総務アウトソーシングの料金やメリット・デメリット、おすすめを紹介【中小企業にもおすすめ】
総務アウトソーシング先の選び方
総務アウトソーシング先は大まかに以下の3つのタイプに分けられます。
| タイプ | 概要 | 特徴 |
|---|---|---|
| スポット発注型 | 総務業務の一部を依頼する | ノンコア業務の外注に向いている方法 |
| コンサル型 | 総務業務の業務フローの構築やマニュアルを作成し、総務業務効率化のアドバイスをもらう | 自社の総務業務の品質を高めるのに向いている方法 |
| 常駐型 | 総務専門の担当者が常駐する | 膨大な業務量を外注したい時に向いている方法 |
ノンコア業務の効率化をコストを抑えて行いたいならスポット発注型を選ぶ
ノンコア業務のリソース削減を行い、業務効率化を目指している企業はスポット発注型がおすすめです。
スポット発注型はマニュアルを準備していれば自社特有の業務でも柔軟に対応してもらえます。
イレギュラーな業務への対応は難しい面もありますが、マニュアルさえ準備していれば総務業務を委託できるため、ノンコア業務を削減してコア業務に集中したいと考えている企業はスポット発注型がおすすめです。
スポット発注型の専門業者は総務だけでなく経理業務の委託を請け負っている企業が多いです。
まとめて発注すれば自社のノンコア業務を大幅に削減できるため、サービスを比較する際に一度確認してみるといいでしょう。
税務調査や監査をクリアするために高品質な業務委託を求めるならコンサル型を選ぶ
税務調査や監査などの法的トラブルリスクを解消するために高品質な総務業務を求める方はコンサル型の総務アウトソーシングがおすすめです。
コンサル型は総務業務の委託を請け負っているだけでなく、マニュアルの作成や業務フローの構築・見直しまで対応しています。
総務業務の品質向上を期待できるだけでなく、法的リスクやトラブル防止を視野に入れたコンサルティングもしてもらえるため、業務の品質を意識するならコンサル型の総務アウトソーシングがおすすめです。
総務の業務量が膨大で全てを外部委託したい場合は常駐型を選ぶ
総務の業務量が膨大で突発的な業務も総務のプロに業務を委託したい場合は常駐型の総務アウトソーシングがおすすめです。
総務アウトソーシングは突発的な業務に弱い特徴がありますが、常駐型の場合は社内で発生するどんな総務業務でも対応してもらえます。
例えば、郵便物や宅配物の処理、電話対応や受付対応など対面での業務を得意としています。
常駐型は総務の業務フローやマニュアルを構築してもらいながら、社内で発生する総務業務すべてに対応してもらいたい時にオススメの依頼方法です。
総務アウトソーシングを活用して成果を出すためのポイント
総務アウトソーシングで成果を出すための2つのポイントは以下の通りです。
- 依頼する業務のマニュアルを作成しておく
- 責任者を配置する
依頼する業務のマニュアルを作成しておく
総務アウトソーシングを利用する際は先に依頼する業務のマニュアルを作成しておきましょう。
総務アウトソーシングは定型業務に強いため、自社での承認・確認が必要な業務やイレギュラー名業務が発生しないようにマニュアルを作成しておくことで突発的に発生した総務業務でも対応してもらえます。
マニュアルや業務フローから構築してくれる業者もありますが、通常の依頼より費用がかかるため、コスト削減を視野に入れている企業は自社での作成がオススメです。
以下の記事では業務を円滑に進められるマニュアル作成の極意について解説しています。
参考：マニュアルの作り方でおさえておきたい5つのポイント｜作成ツール厳選５選│LISKUL
わかりやすい動画マニュアルの作り方と参考になる事例、注意点を解説│LISKUL
責任者を配置する
総務アウトソーシング先に業務を丸投げする場合は、ブラックボックス化を防ぐために自社と委託先を繋げる責任者の配置を行いましょう。
委託先に総務業務を丸投げしてしまうと、業務の進捗状況が見えなくなるブラックボックス化を引き起こす可能性があります。
これを防ぐためには委託業務の進捗状況の確認やコミュニケーションを密に行う責任者の配置が必要になります。
責任者を配置しておくことで業務の進捗状況を随時チェックできるだけでなく、業務をより円滑に進めるためのフィードバックをもらえることも可能です。
総務アウトソーシングを利用する際の注意点
総務アウトソーシングを利用する際の注意点は以下の2つです。
- 依頼する業務が用意できていないと無駄にコストをかけてしまう
- 契約内容にないイレギュラーな業務は対応してもらいにくい
依頼する業務が用意できていないと無駄にコストをかけてしまう
総務アウトソーシングを実行する際、外部に委託する業務を用意しておかなければなりません。
総務アウトソーシングの契約は月・週単位で契約することが多いため、依頼業務がなくなると総務アウトソーシングのリソースを持て余すことになります。
アウトソーシングサービスは契約範囲内で業務を依頼できることが魅力ですが、依頼する業務がない、もしくは依頼できない場合は無駄にコストがかかる可能性があるため注意が必要です。
原則としては通常の業務とは別で、優先度の低い業務を渡しておくと良いでしょう。工数が余ってしまった場合、新たに業務を依頼しようにも、選定だけに時間がかかってしまうこともあります。先に「空いてしまった時に実行してもらいたい業務」を渡しておくのが良いでしょう。
契約内容にないイレギュラーな業務は対応してもらいにくい
総務アウトソーシングは契約内容のないイレギュラーな業務には対応してもらいにくいです。
マニュアルが用意されていないような契約内容にない業務は対応に時間がかかるだけでなく、業務遂行時の確認が必要になるため、契約にないような業務には対応していません。
自社の社員ならできるような「あれやっといて」は、総務アウトソーシングでは通用しないため注意が必要です。
まとめ
この記事では、総務アウトソーシングのメリットやデメリット、アウトソーシング先の選び方について解説しました。
総務アウトソーシングはコスト削減やノンコア業務の削減だけでなく、業績や時期に応じて外注費用を抑えられたりとさまざまなメリットがあります。
一方で総務業務を委託するということは委託先に自社の情報を渡すことになるため、セキュリティリスクが高くなります。
実際に総務アウトソーシングの導入を検討されている方は、スポット発注型・コンサル型・常駐型のいずれかから選択しましょう。
※本記事はBPOテクノロジー株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
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