販売管理とは、販売に関連した一連の業務（受注・仕入・出荷・納品・請求など）のことを指し、企業活動の中で根幹になる、非常に重要な業務です。
具体的な業務内容は業種・業界・規模・ビジネスモデル等により様々で、その内容が示すものは多様です。たとえば典型的なケースでは、在庫を抱えるビジネスモデルかどうかによって、在庫管理の要否が変わってきます。
そのため、「販売管理とはこういうもの」とは一概に言えないこともありますが、当記事では、中小企業を想定した一般的な業務内容とフローについて解説していきます。
目次
販売管理の業務フロー
典型的な販売管理の業務フローは「営業・受注管理→納品・検収管理（在庫管理）→請求・入金管理」となっています。
また、それに付随するかたちで、ビジネスモデルによっては「発注・仕入管理」が必要になります。
以下、それぞれについて解説していきます。
営業・受注管理
見積書を作成して受注するところまでを管理する業務です。
販売管理システムによっては、営業管理までを含めて「受注管理」機能としているケースもあれば、営業管理はSFAなどを利用するケースもあります。
営業・受注管理では、主に以下のようなことを管理します。
- 見積書・発注書の作成
- 営業の見込み（確度）や受注状況の管理
- 発注書の受領や契約書の締結などの管理
上記のように見積もりから受注までの業務ですので、主に営業が行うことが多い業務です。
受注したものは、後続の業務（納品や請求など）へと繋がっていきます。
納品・検収管理、在庫管理
受注後は、納品や役務提供など、受注内容に応じて次の業務へと進んでいきます。
物品の納品を伴う事業の場合は、対象の物品の仕入や製造を行い、準備ができ次第発送・納品します。また、納品したものを検収してもらうことで、一連の納品業務が完了となります。
役務提供型の事業の場合は、担当者をアサインし役務提供を行い、完了したら、必要に応じて納品書の発行や検収をもらいます。
納品・検収業務の内容は、ビジネスモデルによって大きく異なりますが、主に以下のようなことを管理します。
- 納品書・検収書の作成・発行
- 納品済み・検収済みといったステータスの管理
- 納期や出荷予定日などの管理
- 在庫管理とそれに基づく販売可否の管理
納品・検収業務に関わる人・部署はビジネスモデルによって多様で、製造・仕入・案件担当者など、主に、そのビジネスにおけるコア事業に関わる人・部署が関係することが多いかと思います。
納品・検収が完了した後は、請求業務へと続きます。
請求・入金管理
納品・検収が完了したら、請求業務へと進んでいきます。
なお、一般的に、納品・検収をもって請求を行うことが多いですが、先払いの場合は、請求・入金業務が受注業務より前に来るケースもあります。
請求・入金業務では、主に以下のようなことを管理します。
- 請求書・領収書の作成・発行
- 請求済み・入金済みなどのステータス管理
- 未入金の確認と督促
納品・検収をもって請求を行う場合、一般的には「月末締め翌月末払い」のように、締日があって請求することが多いようです。そのため、顧客ごとに支払条件（例：月末締め翌月末払い）を管理し、その支払いサイトに応じて請求・入金確認などを行います。
請求業務は、各案件の担当者や経理が担当することが多いです。
各担当者が請求書を発行することで経理に負担が集中しないようにするケースもあれば、逆に経理で一括して行うケースもあり、各社の体制等によって運用方法が変わってくる部分です。
入金確認業務は、会社の口座情報にアクセスが必要なことから、経理などのバックオフィスが行うことが多いです。
発注・仕入管理
ここまでは、受注業務の流れに沿って説明してきましたが、納品にあたっては、発注・仕入が必要な場合もあります。
ビジネスモデルによってこの業務は発生しないケースもありますが、納品・役務提供にあたって、外部への発注や物品の仕入が必要な場合は、それらの業務を行う必要があります。
発注・仕入業務では、主に以下のようなことを管理していきます。
- 発注・仕入内容の管理
- 受注と紐付けての管理
- 仕入れた物の納品・検収状況の管理
- 発注・仕入に基づく支払内容の管理
発注・仕入管理は、主に購買担当や各案件の担当者などが行うことが多いです。
販売管理業務に付随するその他の業務
販売管理の主な業務を業務フローに沿って説明してきましたが、それに付随する業務もいくつか紹介します。
会計への連携
請求・支払したものは、会計への記帳が必要です。
請求書などを証憑として、それをもとに会計ソフトに登録していくこともありますが、販売管理ソフトから直接会計ソフトへと連携ができたり、会計ソフトへ取り込むことができるCSVを出力できるものもあります。
申請・承認
見積書や請求書などの各書類を発行するにあたって、社内で申請・承認を行うことがあります。
汎用的なワークフローシステムを導入している場合は、そこで申請・承認を行った上で発行します。もしくは、販売管理システム上で申請・承認の機能があるものもありますので、システム内で完結するケースもあります。
販売管理システム導入のメリット
販売管理業務を管理するためのシステムを「販売管理システム」と言います。
これまで見てきたように、販売管理の各業務は前後の業務と連動しているため、業務フローに沿って「データの流れ」があります。
そのため、単に「見積書や請求書を作成する」というだけでなく、この前後の業務間でのデータの共有や業務のバトンの受け渡しにおいて、販売管理システムはとても重要な役割を担います。
たとえば、以下のような点が販売管理システムにおける連動のメリットです。
- 見積書を作成したら、自動的に売上の見込みに反映される
- 受注が決まったら、自動的に納品・請求などの後続の業務へと連携される
- 受注と発注・仕入を紐付けて管理し、自動的に粗利の計算ができる
- 請求したものを会計ソフトへ連携できる
販売管理システムの導入は、1つ1つの業務のシステム化・効率化だけでなく、会社全体の業務の流れを管理し、データを連動できることにより、会社全体の業務の流れを効率化していける点が大きなメリットになります。
販売管理システム選定時のポイント・注意点
販売管理システムを選定する際、いくつか大事なポイントや注意点があります。
・1つのシステムであらゆる業種・業界・ビジネスモデル・規模に合うものは存在しませんので、「有名だから」で選ばず、自社に合ったものを探しましょう。
・「在庫の有無」など、システムの設計に大きく関わる要素が自社に合っているかというのは大事なポイントです。たとえば、在庫がないビジネスモデルにとって、在庫機能がある販売システムはフィットしない可能性が高いです。
・インストール型の販売管理ソフトだと社外からは利用できませんので、フィットするものがあれば、クラウド型をお勧めします。
・機能比較表では自社に合うかは判断できません。必ずお試し（トライアル）ができるものを利用しましょう。
・会計ソフト付属の販売管理ソフトは、会計への連携という観点ではメリットが大きい一方、それが自社に合うかは別ですので、会計ソフト基準で考えすぎず、販売管理ソフトそのものが合うかどうかを検証しましょう。
以下の記事は、「在庫を持たない中小企業」向けの解説ですので、合わせてご覧ください。
参考：販売管理システムの概要とシステム選定時の注意点、在庫を持たない中小企業・小規模事業者に最適なboardを使った販売管理｜board
まとめ
販売管理業務の内容はビジネスモデルによって多様ですが、多くの場合、ビジネス活動における根幹になっており、この業務の整理と効率化はとても重要なポイントです。
販売管理システムの導入・運用がうまくいくと、会社全体の業務効率化という点でとても大きな効果を発揮できますので、ぜひ自社の業務を整理した上で、フィットする販売管理ソフトを見つけてください。
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