企業が活動する上で、年々保管しなければならない書類が増えています。しかし、社内のスペースは限られているため、書類の保管スペースがなく困っているという方も多いようです。そのような方には、外部の書類保管サービスを活用するのがおすすめです。
この記事では、「書類保管サービスではどのようなことが出来るのか」「書類保管サービスのメリット」「おすすめする書類保管サービス」「各社の強みや費用」まで紹介します。是非、自社に合うサービスを探すのにお役立てください。
本記事で紹介している15社については、表形式で料金や機能の違いが比較できる一覧表をご用意していますので、以下よりぜひダウンロードしてご活用ください。
なお、本記事では各ツールの注目度を客観的に判断するために、「書類保管サービス 比較」で検索し、検索上位10位以内に表示された紹介サイトを調査し、各ツールを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。
※スコアリングや掲載している企業情報などは2024年4月時点のものです。
目次
- ＜比較表＞書類保管サービスおすすめ15社
- 書類保管サービスを利用する3つのメリット
- 1.フジ・データ・セキュリティ（FDS）／富士防災警備株式会社
- 2.スマート書庫／三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社
- 3.東日本倉庫株式会社
- 4.株式会社アズコムデータセキュリティ
- 5.デジ倉 機密文書保管サービス／株式会社大塚商会
- 6.丸八倉庫株式会社
- 7.寺田倉庫株式会社
- 8.書類管理ドットコム／ストレージサービス株式会社
- 9.株式会社住友倉庫
- 10.佐川急便株式会社
- 11.株式会社SRI
- 12.旭倉庫株式会社
- 13.株式会社キーペックス
- 14.東武デリバリー株式会社
- 15.SHOKO／株式会社日本パープル
- 書類保管サービスの注意点
- 書類保管サービスに関するよくあるご質問
- まとめ
＜比較表＞書類保管サービスおすすめ15社
本記事で紹介している15社の違いがひと目でわかる一覧表をご用意しました。短時間でサービスの比較をしていただけます。
書類保管サービスを利用する3つのメリット
書類保管サービスを利用するメリットを3点紹介します。
書類をWEB上で検索できる
多くの書類保管サービスでは、預けた書類をシステムで管理しているので、WEB上で簡単に検索することができます。管理倉庫との面倒なやり取りもなく、組織としてのルールも統一しやすいので、保管書類を簡単な操作で検索することが可能です。
WEB上から書類の配送が可能
保管している書類の中で配送したい書類がある場合は、WEB上で申請するとピンポイントで出庫して配送できます。全てWEB上で完結するため、無駄な時間をかけずに配送を行うことが可能です。
機密を保持したまま書類を破棄できる
年々保管して増えた書類の中には、保管期限が切れているものもあります。破棄を希望する書類は、機密を保持したまま破棄することが可能です。破棄の方法はさまざまで破砕処理や溶解処理などがあります。
1.フジ・データ・セキュリティ（FDS）／富士防災警備株式会社
データ・セキュリティ「FDS（Fuji Date Security）」
- 保管場所のラックが2段積みであるため、水損被害はゼロに抑えることができる
- 自社倉庫は都心から約60km離れたところにあり、地震に強い地盤で保管ができる
- Webシステムにて、保管情報の確認やサービスの依頼が行える
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
2.スマート書庫／三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社
文書・書類管理サービス【書類保管.com】:三井倉庫スマート書庫
- 1箱で100円/月で保管でき、預入箱数に応じて料金が決まる
- 料金は口座自動振替で支払いがされるため、送金手続きが不要
- Webシステムにて、箱の預入・取出しだけでなく、倉庫と事務所内の書類箱を一元管理ができる
| 初期費用 | 保管箱：400円/箱 預け入れ料：600円/箱 |
|---|---|
| 料金プラン | 保管料：100円/月・箱 取り出し料：無料 再預け入れ料：600円/箱 溶解廃棄料：600円/箱 |
| 出し入れのスピード | 営業日15:00までの依頼で、最短翌々営業日で配送可能 |
| 導入企業 | 株式会社ジェノスタジオ 株式会社ワイワイパラダイス など |
| 導入社数 | 1,500社 |
3.東日本倉庫株式会社
- 国土交通省が認定した「優良トランクルーム」として、サービスを提供している
- 箱だけでなく、ファイル単位でも書類保管を引き受けてくれる
- 入出庫のオーダー、資材発注、在庫管理は、Webシステム上ですべて管理できる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | ■トランクルーム郡山 個室収納タイプ Aタイプ：13,700円/月 Bタイプ：26,900円/月 ■押入れ産業 専用コンテナ収納タイプ ■個品保管サービス |
| 出し入れのスピード | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
4.株式会社アズコムデータセキュリティ
- 地盤が強固な秩父の土地で、データの保管・管理・活用を一貫サポートする
- 遠隔閲覧サービスにより、Webシステム上で保管物を遠隔で閲覧ができる
- Webシステム上で保管物が管理でき、アクセス制限の閲覧権限機能等も搭載している
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 最短翌営業日に配送可能 |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
5.デジ倉 機密文書保管サービス／株式会社大塚商会
- 保管された書類は電子化されたものをメール等で受け取るため、書庫から取り出す必要がなくなる
- 抹消処理サービスも用意され、書類の管理から廃棄までをトータルにサポートする
- 万全のセキュリティ体制を持つ外部倉庫で、書類の保管・管理できる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 18,000円/年 |
| 出し入れのスピード | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
6.丸八倉庫株式会社
- Webシステム上で、入出庫オーダーや保管満了年月管理など、書類を一元管理できる
- 指定された文書をPDF化することができ、Web上で閲覧できる
- 文書箱は機密文書専用倉庫され、監視カメラによる24 時間管理体制が行われる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 15 時までに依頼承認で最短翌営業日に配送可能 |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
7.寺田倉庫株式会社
- ファイル、または箱単位で保管することできるため、書類の特性に合わせた保管方法が選択できる
- Webシステム上で、保管品の検索、出し入れ・廃棄などの一連の管理が行える
- サービスを安心して利用できるよう、専門オペレーターによるサポートが設けられている
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 当日11:00までのオーダーで、午後に保管品を配送可能 ※引出しのことを示しており、預入は要問い合わせ |
| 導入企業 | 株式会社東京カンテイ 学校法人工学院大学 など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
8.書類管理ドットコム／ストレージサービス株式会社
書類保管1箱1円から全国均一格安｜【公式】書類管理ドットコム｜ストレージサービス株式会社
- 書類箱専用の移動棚が採用されているため、セキュリティ面の向上に加え、書類箱の痛みも少なくできる
- 1日単位の料金体系となり、50箱から割引が適用できる
- Webシステム上で、書類の集荷・発送頼を好きな時間に依頼できる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 書類箱3辺の合計（縦+横+高さ） ～80cm未満：2.00円/日 80～90cm未満：2.60円/日 90～100cm未満：3.30円/日 100～105cm未満：3.80円/日 105～110cm未満：4.30円/日 110～115cm未満：5.00円/日 115～120cm未満：5.60円/日 120～125cm未満：6.50円/日 125～130cm未満：7.30円/日 130～140cm未満：10.00円/日 140～150cm未満：13.30円/日 150～160cm未満：16.00円/日 |
| 出し入れのスピード | 15時までのご依頼で、当日発送手配が可能 ※引出しのことを示しており、預入は要問い合わせ |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 13,000社 |
9.株式会社住友倉庫
- 保管対象の情報資産に合わせて、最適な管理形態を提案する
- 書類の一元管理ができる専用Webシステムが利用でき、組織形態・管理方法に適した仕様にカスタマイズできる
- 専用の閲覧室が完備され、検品作業などを行うことができる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 依頼日の翌営業日に配送可能 ※預入のことを示しており、引出しは要問い合わせ |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
10.佐川急便株式会社
- 湿度管理設備を備え、紙に湿気を吸収させることなく保管できる
- Webシステム上で、保管・返却・廃棄の依頼ができる
- 専任のオペレーターのみが保管庫に入る運用を徹底し、情報漏洩を防ぐ体制ができている
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
11.株式会社SRI
文書保管サービス – 文書管理サービス専門会社｜株式会社ＳＲＩ
- Webシステム上で、保管書類の在庫管理や各種手続きが行え、書類の預入から廃棄まですべての管理業務ができる
- 箱だけでなく、ファイルボックスや冊子、書類一件単位の管理も対応できる
- ウェブ会議システムを利用して、リアルタイムに書類の閲覧ができる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 相鉄不動産株式会社 株式会社野村総合研究所 学校法人三幸学園 株式会社秋田銀行 株式会社第四北越銀行 など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
12.旭倉庫株式会社
- 東京23区内に書類保管倉庫があり、耐震・耐火構造に備えている
- Webシステム上で、入庫・出庫の依頼ができる
- 書類保管庫の出入口は、全て電子錠で施錠管理され、夜間は警備会社による巡回と機械警備が行われる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 平日16時までにWebシステムからの依頼で、翌営業日に配送可能 |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
13.株式会社キーペックス
- 担当のコンシェルジュが付き、書類保管についてアドバイスをしてくれる
- 書類倉庫は、官公庁の厳しい審査条件を満たす万全の保管環境を備えている
- 100%自社倉庫で書類管理し、24時間警備と生体認証の入退出管理で、セキュリティを万全とする
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 1箱から翌営業日配送可能 |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
14.東武デリバリー株式会社
- 耐震・耐火・セキュリティに万全な環境で、書類管理が行える
- 24時間体制の配送サービスが展開され、必要な時に書類をピックアップできる
- 保管している書類は、ページ単位でPDFやFAXで受け取れる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
15.SHOKO／株式会社日本パープル
書類専用保管サービス×管理システム「SHOKO（ショコ）」 – 日本パープル
- 書類の取扱いは徹底した監視システムの下で2名作業を必ず実施し、徹底した厳重管理がされている
- Webシステム上で書類の取出しや預入、社内外の書類を一元管理できる
- 書類を保存箱への箱詰めなど、事前準備を代わり対応するサービスも提供されている
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 出し入れのスピード | 15時までのご依頼で、翌営業日に配送可能 ※引出しのことを示しており、預入は要問い合わせ |
| 導入企業 | 株式会社なの花東日本 auコマース＆ライフ株式会社 SOMPOコミュニケーションズ株式会社 など |
| 導入社数 | 1200社 |
書類保管サービスの注意点
書類保管サービスを利用する上で、いくつか注意点があります。
すぐに使う書類は預けない
多くの書類保管サービスの倉庫は郊外にあり、オフィスから遠い場所であるケースも多いです。また書類を出し入れする度に時間も費用も掛かるので、頻繁に閲覧する書類の預け入れは避けたほうが良いでしょう。
自社に合った機能の書類保管サービスを選ぶ
企業により、保管する書類の量や内容も異なります。保管する単位も箱・ファイル・クリアケースなど様々ですので、自社にとって利用しやすい内容か確認しましょう。
書類保管サービスに関するよくあるご質問
書類保管サービスの導入を検討中の方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q.書類保管サービスとは何ですか？
A.書類保管サービスとは、企業が保管する必要がある書類を外部の倉庫で安全に保管し、管理するサービスです。これにより、社内スペースの節約や管理業務の効率化が図れます。
Q.書類保管サービスではどのような書類が保管できますか？
A.一般的には契約書、会計書類、顧客データ、法定文書など、あらゆる企業書類が保管可能です。具体的な種類は各サービスによって異なります。
Q.書類保管サービスのセキュリティ対策はどのようになっていますか？
A.多くのサービスでは、耐震・耐火構造の倉庫や24時間監視カメラ、生体認証システムなどで書類を厳重に保護しています。ただしサービスによってセキュリティ対策は異なりますので、詳しくは提供元にお問い合わせください。
Q.書類保管サービスの書類の取り出しスピードはどのくらいですか？
A.例えば、スマート書庫では、営業日15:00までの依頼で最短翌々営業日に配送可能です。サービスによって異なるため、詳しくは提供元にお問い合わせください。
Q.書類保管サービスの料金相場はどのくらいですか？
A.例えば、スマート書庫は、保管料が1箱100円/月からとなっています。その他のサービスの料金は、具体的なニーズに応じて変動するため、詳しくは提供元にお問い合わせください。
まとめ
企業向けの書類保管サービスは日々進化を遂げています。WEBシステムを使用し24時間対応可能なものや、万全な防犯・防災対策をしている倉庫もあります。オフィスのスペースを圧迫していた書類は、書類保管サービスを利用することで管理コストを抑え、必要な書類を探す手間も時間も減らすことが可能です。
良心的な価格のサービスも多いので、上手く利用すれば、書類の保管で圧迫されたオフィスを整理整頓された快適な空間にできます。ぜひ自社に合う書類保管サービスを見つけてください。
参考にしたサイト
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