書類保管サービス【13選】各社サービスの特徴・費用を徹底比較!

書類 保管

企業が活動する上で、年々保管しなければならない書類が増えています。しかし、社内のスペースは限られているため、書類の保管スペースがなく困っているという方も多いようです。そのような方には、外部の書類保管サービスを活用するのがおすすめです。

この記事では、「書類保管サービスではどのようなことが出来るのか」「書類保管サービスのメリット」「おすすめする書類保管サービス」「各社の強みや費用」まで紹介します。是非、自社に合うサービスを探すのにお役立てください。


書類保管サービスを利用する3つのメリット

書類保管サービスを利用するメリットを3点紹介します。

書類をWEB上で検索できる

多くの書類保管サービスでは、預けた書類をシステムで管理しているので、WEB上で簡単に検索することができます。管理倉庫との面倒なやり取りもなく、組織としてのルールも統一しやすいので、保管書類を簡単な操作で検索することが可能です。

WEB上から書類の配送が可能

保管している書類の中で配送したい書類がある場合は、WEB上で申請するとピンポイントで出庫して配送できます。全てWEB上で完結するため、無駄な時間をかけずに配送を行うことが可能です。

機密を保持したまま書類を破棄できる

年々保管して増えた書類の中には、保管期限が切れているものもあります。破棄を希望する書類は、機密を保持したまま破棄することが可能です。破棄の方法はさまざまで破砕処理や溶解処理などがあります。


【徹底比較】書類保管サービス13選

それでは実際に書類保管サービスをご紹介していきます。

書類保管サービスも特徴や金額感が大きく変わってきます。今回13ものサービスをご紹介しますので、自社にマッチしたサービスを探してみてください。

なお、重要度を客観化するために書類保管サービスを紹介した3サイトを調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しています。

1.三井倉庫(書類保管.com)|大手企業および金融機関2,000社の実績有!

三井倉庫(書類保管.com)

特徴

  • 大口需要向けサービスは月額使用料100円/箱
  • 入出庫や手続きは全てWEBで対応できる。配送は指定業者が対応する
  • 統合書類管理システム(無料)を使用すると倉庫と事務所内の書類を一緒に管理できる。1 都3県(東京・埼玉・神奈川・千葉)と大阪市内に限定

料金

  • 初回預入時 保管箱 300円/箱 預入料 500円/箱
  • 月額保管料 100円/箱
  • 入出庫料 出庫料 無料 再預入料 500円/箱
  • オプション 溶解廃棄量 500円/箱

2.丸八倉庫|温熱感知器装備でセキュリティ万全!閲覧室も利用可能

丸八倉庫

特徴

  • 月末時に在庫表・保存期日一覧表などを発行する
  • 閲覧室は営業時間内いつでも利用できる
  • 専用配送車で入出庫する
  • 破棄希望の書類は未開封のまま溶解処理する。廃棄証明書の発行もある
  • 指定文書はPDF化し、メール送信するシステムの利用が可能

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

3.書類管理ドットコム|1箱あたりの保管料金が安い

書類管理ドットコム

特徴

  • ネットで会員登録でき、すぐに利用できる
  • 集荷・発送依頼は24時間手配可能
  • 全国均一の保管料金と集配料金(北海道、沖縄、離島など一部除く)
  • 1日単位の保管料金設定

料金

  • 初回預入時 50円/1箱
  • 月額保管料 60円(2.0円/1日1箱~)
  • 入出庫料 50円/1箱
  • 送料 700円/1箱~(サイズにより変動、集荷手数料は1回+300円)

4.セービングBOX|閲覧頻度で利用タイプを選べる

セービングBOX

特徴

  • 利用頻度により選べるコースが2つある
  • 小ロット1箱あたり月額120円(税別)で利用可能。ロットが多い時は割引になる
  • 防火・防犯などに優れた倉庫で書類をバーコードシステムで管理

料金

  • 月額120円/箱(税別5箱~)
  • 閲覧頻度が多いコースは月額50円/箱(税別50箱~)
  • 入出庫料 「段ボール預かり型」120円/箱(税別)閲覧頻度が多いコースは50円/箱(税別)
  • 片道配送料 800円/箱(一部地域を除く)

5.住友倉庫|WEB上ですべて一元管理!気密性が高い閲覧室も用意

住友倉庫

特徴

  • セキュリティの整った頑丈な倉庫で書類を保管する
  • 書類を専用Webシステムで一元管理する
  • 配送は指定業者が対応する
  • 機密環境の整った閲覧専用の部屋を完備している

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

6.株式会社セキュリティリサイクル研究所(SRI)|箱単位だけでなくファイル・書類単位でも保管できる

SRI

特徴

  • 書類保管は「箱単位」「ファイル単位」「1件単位」と用途に合わせて対応可能
  • セキュリティ万全の頑丈な倉庫で書類を保管する
  • オンデマンド電子サービスから依頼文書を検索でき、暗号化PDFでダウンロードできる
  • WEB管理システムからアクセスして、書類の在庫管理や手続きが可能

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

7.佐川急便|指紋認証・静脈センサーで徹底したセキュリティ

佐川急便

特徴

  • 引き取りから保管、溶解処理まで、一貫して対応する
  • 指紋認証・カラー防犯カメラなど、セキュリティ環境の整った状態で書類を管理する
  • WEBサイト内で保管文書の閲覧、溶解処理などを依頼可能。サイト内で溶解処理証明書の発行ができる

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • 文書保管箱 A3対応1枚396円(税込)・A4対応1枚336円(税込)

8.旭倉庫|耐震・耐火構造で安心・バーコードで徹底管理
旭倉庫

特徴

  • 防火・防犯などに優れた倉庫で書類をバーコードシステムで管理
  • WEBやメールで管理や集荷などを簡単に依頼できる
  • 一社貸切の閲覧室で安全に作業ができる。室内には100箱程度置くことができ、コピーや  FAX送信も可能

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

9.大塚商会(デジ倉)|カルテ・レントゲン専用の保管箱まで用意

大塚商会(デジ倉)

特徴

  • 預けている書類をメールに添付(PDFファイル)して届けてくれる。WEBシステムからの依頼の場合、約30分で対応
  • セキュリティ環境の整った外部倉庫で書類を保管する
  • 書類管理から廃棄までトータルサポートしている。不要書類は安全抹消処理

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 18000円(5箱)
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

10.東日本倉庫|国土交通省が優良トランクルームと認定

東日本倉庫

特徴

  • ダンボール箱1箱やクリアケース単位などでも預かる
  • 書類はFAXや郵送、メールで送付する
  • 首都圏へは依頼の翌日届けが可能

料金

1ケース内寸:幅40cm X 奥行30cm X 高さ27cmの場合

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • 配送料 郡山市内基本料金1,500円(3箱まで)+1箱につき500円~(郡山以外は要問合せ)
  • 廃棄量 1箱500円~

11.富士防災警備|常に最新の警備システムを導入!

富士防災警備

特徴

  • 入出庫・破棄などの依頼はWebでできる。Webが使用できない場合はFax対応もできる
  • 集配専用車は防犯装置が完備され、GPS監視システムが付いている警備会社仕様
  • 定期的な集配は、集配スケジュールを組んで対応する。365日24時間集配可能(休日・夜間 など集配送は別途料金)

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

12.東武デリバリー|24時間365日配送対応可能!

東武デリバリー

特徴

  • 1箱からでも預け入れ可能
  • 防火・防犯などに優れた倉庫で書類をバーコードシステムで管理
  • 入出庫は、電話・FAX・WEBで申込み可能。24時間365日体制
  • 集配専用車は防犯設備のある特装車両

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

13.アズコムデータセキュリティ|CD・書籍・カルテ・絵画など幅広く保管できる

アズコムデータセキュリティ

特徴

  • 預けている書類全てのリストを毎月発行。廃棄期限の近い書類は満了3ヶ月前に案内する
  • 各種保管物は、保管要件に従い、バーコードシステムによって一元管理する
  • 機密性の高い情報の媒体(書類・磁気媒体)を盗難防止装置付きの専用車両で運搬する

料金

  • 初回預入時 要問合せ
  • 月額保管料 要問合せ
  • 入出庫料 要問合せ
  • オプション 要問合せ

書類保管サービスの注意点

書類保管サービスを利用する上で、いくつか注意点があります。

すぐに使う書類は預けない

多くの書類保管サービスの倉庫は郊外にあり、オフィスから遠い場所であるケースも多いです。また書類を出し入れする度に時間も費用も掛かるので、頻繁に閲覧する書類の預け入れは避けたほうが良いでしょう。

自社に合った機能の書類保管サービスを選ぶ

企業により、保管する書類の量や内容も異なります。保管する単位も箱・ファイル・クリアケースなど様々ですので、自社にとって利用しやすい内容か確認しましょう。


まとめ

企業向けの書類保管サービスは日々進化を遂げています。WEBシステムを使用し24時間対応可能なものや、万全な防犯・防災対策をしている倉庫もあります。オフィスのスペースを圧迫していた書類は、書類保管サービスを利用することで管理コストを抑え、必要な書類を探す手間も時間も減らすことが可能です。

良心的な価格のサービスも多いので、上手く利用すれば、書類の保管で圧迫されたオフィスを整理整頓された快適な空間にできます。ぜひ自社に合う書類保管サービスを見つけてください。

参考にしたサイト

書類保管サービスの5つのメリット|比較jp
文書保管(書類保管)|住友倉庫
機密文書の保管・検索業務・保存年限管理・廃棄処分のアウトソーシング‐SRI‐
文書保管サービス|自社の重要・機密文書管理に最適な7選‐文書管理システム|ボクシルマガジン
重要な文書・書類を安心安全な倉庫に預けられる「セービングBOX」大塚商会
大塚商会の書類預かりサービス「セービングBOX」を紹介|機密文書廃棄 完全ガイド
書類保管|保管サービス|サービス紹介|東武デリバリー株式会社
株式会社アズコムデータセキュリティ