失敗しない!RPAを導入する方法|成功事例によりわかりやすく解説

「RPAを導入したいけれど、うまく進めるにはどうしたらいいのだろうか」RPAの導入に失敗しないための手順や、注意点など探していませんか?

企業のテレワークが拡大する中、リモートによる業務効率をあげるためにRPAが注目されています。しかしRPAの導入に失敗したくないため、なかなか進まなくて困っていないでしょうか?RPAの導入を成功させるには、正しい手順にそった方法を理解する必要があります。

この記事では、自社の業務を早く効率化したいIT担当者に向けて、RPAの導入手順やコツを紹介します。この記事を読み終えたころには、RPA導入に失敗しない確信を持てるようになるでしょう。

下記資料はRPA導入の際に役立つチェックリストです。記事と併せてご覧ください。
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RPA導入の流れ

RPAの導入に失敗しないためには、正しい手順を知ることが必要です。正しい導入の流れは、4つの段階に分けられます。

  • 計画準備段階
  • テスト段階
  • パイロット導入段階
  • 本格導入段階

1. 計画準備段階

RPAの計画準備段階では、次にあげる準備を計画することが大事です。

  • RPA体制づくり
  • 業務プロセスの見直し
  • RPA導入範囲の設定
  • RPAの開発者・ツールの選定

RPAの社内体制づくり

RPAは、社内でのRPAの協力体制をつくることからはじめましょう。社内各部署の協力がなければ、業務削減を実現することがむずかしくなります。その理由は、効率化する業務のヒアリングや試験導入において、各担当部署との連携が欠かせないからです。

また社内でRPA管理者を育成することも視野に入れた社内のコミュニティをつくることも必要になります。社内でRPA専門チームを起ち上げて、次の手順で体制を整えていきましょう。

  • 基本操作をマスターする
  • 社内でのRPA展開(認知と体験)
  • 外部RPA導入事例の教育を受ける
  • 外部RPAサポート先を見つける

業務プロセスの見直し

業務プロセスの見直しでは、RPAで自動化する業務を明確化することが大事です。業務プロセスの中から、定型業務を仕訳して、「業務が属人化していないか」を判断します。

RPAに適した業務の見つけ方は下記の資料で詳しく解説しているのでダウンロードして記事と併せてご覧ください。
参考:RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

業務プロセスの見直しは、現場へのヒアリングが最も効果的でしょう。その理由は、ヒアリングとともにRPA導入に向けて、現場の誤解と不安を取り除けるからです。

ヒアリングの際は、現場が「業務の自動化で仕事を奪われる」と誤解して、不安や敵対心をもつことが考えられます。現場の不安や敵対心への対応策は、自動化により生み出された余剰時間を他の業務にあてられることを理解してもらうことです。

RPA導入範囲の設定

社内の業務においてRPAを「どこまで導入していくのか」実際に計画を立てていきます。RPAの導入範囲を設定することにより、業務効率化の目標数値や社内での対応範囲が明確になるでしょう。

RPAの開発会社・ツールを選定

RPAを実際に導入するにあたって、自社のリソースを把握しておく必要があります。RPAを内製できる人材や予算などによって、「どの程度の開発になるのか」ツールを選ぶ際の参考になるからです。

2. テスト導入

計画準備が整ったら、RPAのテスト導入をはじめます。RPAの適合性検証となるPoC(Proof of Concept)は、小さな業務のテスト導入です。PoCにより、業務自動化にかかる工数を把握します。さらにRPA導入前と導入後の業務改善結果を分析・評価し、課題点からRPAを修正していく流れです。

3.パイロット導入

テスト導入を終えて、パイロット導入の段階になります。パイロット導入は、本格導入前の準備期間に、修正をふまえてRPAの本格導入範囲を決定する段階です。パイロット導入段階で具体的な取り組みを紹介しましょう。

  • 本格導入に向けたプロセスの策定
  • 導入後の社内における展開を具体的に検証していく
  • 管理者や業務担当者に向けたガイドラインやマニュアルを作成

4.本格導入

いよいよRPAの本格導入です。この段階で、RPAを実際の業務に活用します。RPAの業務活用では、「保守・運用・改善」をくりかえし、精度を上げることが大事です。いままでの手順をフェーズに分けてマニュアル化していくことで、社内のおけるRPAの標準化を目指せます。


RPA導入前の目標設定の方法

RPAを導入する前に、具体的な数値目標を設定していないと、「どの程度の業務削減するのか?」中途半端になることが考えられるでしょう。

業務プロセスの見直しの段階で、「RPA導入により月○○時間の削減を実現できる」など、明確にしておくことが大切です。業務削減の数値目標を立てるために取り組む手順を紹介します。

  • 不要な業務プロセスを削除していく見直し
  • どの業務を自動化するのか?自動化により何を実現させるのか具体的に選定
  • 従業員の負担軽減範囲と対象業務の適正工数を明確にする

業務量の算出方法のヒント

業務プロセスを数値化した見直しに活用できる算出方法を紹介しましょう。

実績記入法

業務量の可視化となる実績記入法の算出方法は、作業ごとに必要な時間を実績として、担当者に記入させる方法です。

実測法

実測法は、測定担当者が作業を客観的に測定する方法になります。

推定比率法

推定比率法は、実績記入法や実測法で測定された業務時間をもとにして、1日の業務時間を推定する方法です。

合成法

合成法では、算出された複数の業務量をもとにして、平均業務時間を割りだします。


RPA導入後の管理の方法

RPA導入前に知っておくべきことは、導入後の管理についてです。RPAは、稼働しただけで放置できません。RPAは、導入後に管理作業が必要となります。

管理が必要となる理由は、自動化した業務の品質にバラつきが生じたり、担当者が退職してRPAが使えなくなることです。そのためRPA導入後の管理では、社内体制づくりが必要となります。

  • 社内RPA開発ルールの作成
  • 社内RPA管理体制の構築

既存ルールの中にRPA開発ルールも作成しておく

社内の体制づくりでは、RPA導入による既存ルールの中に、RPA開発ルールも追加することが必要になります。とくに開発ルールは、フェーズごとにドキュメントを作成することが大切です。

要件定義書

  • ロボットごとの仕様書
  • テスト計画書兼結果報告レポート
  • リリース判定チェックリスト
  • ロボット一覧リスト
  • ロボットバージョン一覧
  • ロボット概要図
  • 業務フロー図
  • ロボットI/O表
  • 開発標準
  • エラー一覧
  • 開発TIPSなど

社内RPA管理体制を構築

社内体制づくりでは、フェーズごとに作成したドキュメントを会社全体の共通認識とします。RPAは、社内の担当部署や現場との連携がスムーズにいくように、フェーズごとに明確にすることで、担当者に依存しない体制となるでしょう。


RPA導入の費用相場

RPAの導入での費用相場の紹介です。RPAツールは、月額数万円から年間数百万円まで、料金に差があります。RPAの費用相場は、タイプ別で3段階に分けることが可能です。

  • サーバー型:月額数十万円~数百万円
  • クラウド型:月額数万円~数十万円
  • デスクトップ型:年数十万円~数百万円

RPAで作成するロボット数により、価格変動する料金体系もあり、導入後の運用体制を外部に頼ることになると、さらなる費用が必要となります。

ベンダーにより費用に差があるため内訳をみる

RPA導入の費用は、ベンダーにより料金体系に差があることから、内訳もチェックしておくことが大事です。

  • ライセンス料
  • ツール費用
  • コンサルティング料・構築料(社内に経験者がいない場合)
  • サポート・保守費用(社内に経験者がいない場合)

RPAの費用は、ベンダーにより費用に含まれる場合と含まれないことを前提として、内訳をチェックしてから判断しましょう。


RPAツール選ぶための判断基準

RPAツールの選定では、費用だけではなく重要な判断基準があります。

  • 導入規模に合わせた型で選ぶ
  • 操作する人材に合わせた型で選ぶ
  • サポート対応で選ぶ

下記資料はRPAツール比較検討の際に役立つチェックリストです。ダウンロードしてご活用ください。
参考:RPAを比較検討する際に 「これだけは確認してほしい」チェックリスト

導入規模に合わせた型で選ぶ

RPAツールを会社オフィス全体、全部署を一括管理したい場合は、サーバー中央管理型ツールです。規模が小さい導入の場合は、デスクトップ型になります。テレワークが中心となる現在では、リモート対応や複数の支社でRPAを共有するため、クラウド型の需要が他界です。

導入規模に合わせた型で選ぶ

RPAツールに高いセキュリティー性を求めている場合は、自社管理のサーバー型になります。
中でも、Blue Prismは、企業のガバナンスやセキュリティー方針に準拠した自動化ができるサーバー型のRPAツールです。

操作する人材に合わせた方式で選ぶ

RPAツール選びは、担当者の能力も判断基準となるでしょう。開発経験のない現場担当者の利用であれば、GUI型ツールになります。GUI型ツールは、コーディングを必要としないことから、直感的な操作で自動化を作成できるからです。

画像認識の自動化など、高度な業務自動化を目的とする場合は、プログラミング言語の経験を条件としたコーディング型が向いています。担当者がプログラミング経験者の場合、複雑な自動化を目指せるコーディング型となるでしょう。

サポート対応で選ぶ

RPAツールは、導入時や運用時のトラブル発生が考えられます。「ベンダーの手厚いサポートが受けられるかどうか」を見抜くためには、ホームページ掲載のサポート内容から判断しましょう。ホームページに導入後のサポートについて、具体的な利用方法を記載していることがポイントです。

ホームページに「ご購入前の問い合わせ」や「技術的な内容以外の問い合わせ」と表記されている場合は、導入前のサポートのみの提供と判断できます。

手厚いサポートの場合は、トラブル発生時について、「1時間以内で応答」や、「4時間以内の応答」など、具体的に明記されていることです。


RPAの導入に成功した企業の事例

ツール選びの参考として、RPAの導入に成功している企業の事例を3つ紹介します。

社員のストレス軽減と年間15万時間の業務改善を実現した【間接管理業務請負サービス】の事例(2018年)

導入したRPAの特徴です。

  • サーバー設置不要のクラウド型RPA
  • 専門知識のいらない直感的な操作ができるインターフェイス
  • ライブラリから豊富なテンプレートを選択できるRPAツール
  • 将来的に自動化ロボットを追加する際も拡張性が高いRPAツール

導入の背景

NECマネジメントパートナー株式会社では、グループ企業内のバックオフィス業務を一括で請け負っているため、大量の事務業務が集中していました。そのような状況下にNECグループ全体に「販売費および一般管理費(SGA)の削減」の目標がかかげられたのです。コスト削減への対策と、BPO事業の拡大にともない、RPAを経営戦略に採用することの重要性が高くなりました。

RPAによる自動化した業務

  • 経理業務
  • 人事業務
  • マネジメント業務

RPA導入での成功要因

  • 初回導入時はコンサルを入れて10~20の業務でトライアル実行(2016年)
  • 初回は経理・人事・マネジメントなどの間接業務のみ(2017年)
  • 定型業務にRPAの効果を実感
  • 積極的な社内へのRPA認知活動(社内イベントでのツール紹介)
  • 2018年、自社基幹システムとの親和性の高さによりUiPathを導入

RPA導入による成果

  • 導入初年度に年間15万時間の業務削減
  • 業務品質向上と適正な人員配置によりクロスチェックの排除
  • 属人的な業務の排除
  • 自動化により社員の業務負担が軽減されストレスの緩和になる

参考:導入事例:NECマネジメントパートナー株式会社 | UiPath株式会社

社内でRPA導入担当者を立て年間24,000時間の業務削減に成功した【クレジットカード業】の事例(2018年)

導入したRPAの特徴です。

  • サーバー設置不要のクラウド型RPA
  • 専門知識のいらない直感的な操作ができるRPA(現場の事務担当者でも自動化できる)
  • 画像認識しながら操作できるRPA

導入するにあたった背景

三井住友トラストクラブ株式会社では、クレジットカード発行への規制が厳しくなり、より正確性を求められることが課題となりました。さらに親会社の三井住友信託銀行でもRPAを導入していたことも、RPA導入の追い風となりました。

導入にあたっては、現場の事務センター担当者でも使えることを条件として、業務部署が自分で作れるRPAを探したのです。その理由は、業務部署の負荷を抑えることと、業務効率を落とさない点になります。

RPAによる自動化した業務

  • 家族カードの発行作業
  • ETCカードの発行作業
  • 顧客への通知案内作成において住所を抽出してプリントアウトする作業
  • 事務センターの定型業務
  • 審査事務手続き業務
  • コールセンター事務手続き業務

RPA導入での成功要因

  • 2018年からRPA「Robo-Pat」を段階的導入
  • 現場の誰でも使えるRPAを選定(プログラミングスキル不要で直感的な操作)
  • 現場にRPA活用促進のため「導入担当者」を擁立(研修やサポート担当)
  • 「簡単にできて効果の高い」単純作業から手掛けた
  • 業務自動化案件の作成者のスキルレベルに合わせて自動化する業務を選定

RPA導入による成果

  • 社員数900人規模で年間24000時間の業務を削減
  • カード業界の手続きの正確性とミスからの心理的開放
  • 業務削減できた余剰時間を今後の施策を立てる時間にあてられた

参考:三井住友トラストクラブ株式会社 導入から一年未満で年間換算24000時間の業務を削減!現場がいきいきするRPAの全社導入プロセスとは? | RPA – Robo-Pat(ロボパット)

個人保険の間接業務を年間13万2,000時間の削減に成功した【生命保険事業】の事例(2018年)

導入したRPAの特徴です。

  • 大規模展開を想定してサーバー型であること(クライアント型は自社管理できないため)
  • プログラミングの知識がなくてもロボットが作れること
  • Web設置のコントロールルームを利用して自動化するRPA
  • RPA機能と知的要素も組み合わせたRPA(自然言語の理解と非構造化データの解析など)

導入するにあたった背景

第一生命保険株式会社では、個人保険業務の間接業務による手作業の多いことが課題でした。手作業を重視していたため、IT化が実現されていなかったのです。手作業の多い状況では、3つの部門を1,600名での事務処理でした。

  • 「加入」部門
  • 「契約管理」部門
  • 「お支払い」部門

そのため手作業による効率化は遅れる一方となり、RPAの導入が必要となったのです。

RPAによる自動化した業務

前日の営業実績データを基幹システムから読み込みExcelで加工し、関係者用にレポート作成

RPA導入での成功要因

  • 2017年1月:協力所管業務をPOVレベルで作成したこと
  • 2017年4月:サーバーの構築・ロボット開発・運用ルール作成・開発者の育成に取り組む
  • 2017年7月:個人保険業務でテスト稼働
  • 2017年10月:団体保険・資産運用をはじめ10の部署でテスト稼働
  • 2018年:本格導入・39部署460業務に適用
  • 業務作業時間の見積り・担当者の職位・ロボット作成時間見積り、コスト効果をふまえて案件選定・選定によりロボットを順次作成する流れで導入を進めていったこと

RPA導入による成果

  • 年間13万2,000時間の業務削減に成功
  • 人的換算で80人分の人件費削減

参考: 第一生命保険株式会社「全社展開で年間13万2,000時間の効率化:成長分野への人員配置を狙う


事例から見えた導入を成功させる4つのコツ

RPAの導入に成功している企業は、効率化すべき業務を見きわめて、計画的に導入している点が共通しています。またRPAの導入を成功させるには、導入後の運用体制を整えることも大事です。企業事例からみえるRPA導入を成功させるコツは、次の4つをあげられます。

  • 業務の可視化
  • 小さな業務から導入をはじめる
  • RPAを社内に普及
  • わかりやすい業務マニュアルを作る

1. 導入前にRPAによって何を効率化したいか明確にしておく

RPAの導入前に具体的にしておくことは、成功要因の1つです。

  • 「どのような業務を」効率化
  • 「どのような目的で」効率化
  • 「どのようなRPAを使って」効率化

RPAを進めていくうえで、定量的な業務削減に対して、削減工数の目標を設定します。その理由は、導入の目的や要件にズレがでないようにするためです。目的や要件にズレが生じると、RPAの導入効果が得られなくなります。

2. 小さな業務から導入をはじめる

RPAは、導入前に検討したにもかかわらず、期待どおりの効果が得られないこともあるでしょう。RPAの導入は、小さな業務の自動化からはじめることがコツです。いきなり大規模な業務効率化からはじめると、失敗したときのリスクが大きくなります。

トライアンドエラーをくり返して、すこしずつ導入範囲を拡大することが、失敗しない進め方です。

3. RPAの導入は全社共通認識による内製で人材育成を進める

RPAの導入は、社内共通認識の内製を目指すことがコツとなります。RPAを社内に普及させるためには、社内にRPAの管轄部署(担当部署)を創設することが必要です。

RPA 導入後は、作業フローの変更や修正改善など、メンテナンスが必要となります。RPAは、少数の担当者で対応すると、負担の多さが考えられるでしょう。そのためRPAを理解した人材に運用・管理を任せられるように、育成が必要になります。

RPA の管理・運用は、外部業者委託することも1つの方法です。しかし長期目線では、RPAの管理・運用を内製の人材で育成することが成功のカギとなるでしょう。自社のRPAに長けた人材がいることにより、外部をたよらない迅速な対応と、拡張性が期待できるからです。

4. 誰が見ても理解できる業務マニュアルを作成する

RPA導入を成功させるには、誰が見ても理解できるマニュアルをつくることが重要になります。RPAは、特定の担当者に依存しまうと、その担当者がいなければ操作できなくなるからです。

RPAの導入段階から、作業内容や手順を明確にして、わかりやすい業務マニュアルを作成しましょう。RPAの導入後もマニュアルを細かくメンテナンスしていくことが大事です。


よくある失敗と対策

よくあるRPA導入の失敗と対策を紹介します。成功を妨げる要因として、次のことがあげられるでしょう。

  • 属人化している業務に依存していること
  • 事前にスケールメリットを設定していないこと
  • 現場で誰がRPAを管理するか?業務体制ができていないこと

属人化した業務に依存しているため自動化できない

適正な業務プロセスが明確になっていない場合、属人化した業務に依存して自動化できないことがあります。RPAの目的やメリットを知っていても、1人ひとりが「この業務は自分にしかできない」という属人化になってしまっているパターンです。

人の判断が必要な工程を残したままだと、RPAで自動化する対象業務も多くなりません。結果的に、RPAの導入効果が上がらなくなります。

対処法

属人化している業務に依存している場合、その業務を「なぜ、自動化できないか」見直してみることが必要です。RPAにより自動化する対象業務の性質を判断することからはじめましょう。属人化した業務を見直しには、次の対策があります。

  • 現状の業務をRPAに任せられるレベルまで簡略化する
  • 属人的な業務を担当する部署への理解(RPA導入のメリット・働き方の改善など)

人の判断を介さなければ次の工程に進まないような作業は、RPAには不向きです。RPAで自動化できるのは、単純な作業であるため、属人的な業務に携わる担当者の理解が必要となります。

RPA導入の適用範囲が狭くて成果を得られない

企業の特定の部署や職種だけにRPAを導入して、小さな作業だけを自動化しても、会社全体の効果は得られません。RPAを導入する適用範囲が狭いと、スケールメリットを得られなくなります。結果的にRPAの導入コストが高くなるでしょう。

RPA導入のポイントは、RPAによる大きな効果を得るために、多くの業務をRPA化していくことです。RPA導入範囲が狭いと、効果が低くなります。

対処法

対処法は、社内全部署を対象としたRPA導入の計画を立てることです。RPAの導入効果を高めるためには、部署をまたいだ社内連携により効果を発揮します。

バックオフィス部署だけではなく、営業や企画開発部署など社内全体の業務まで、RPAの導入を広げることが必要です。とくに支店や多店舗展開などの企業は、自動化業務の全社共通活用となり、中長期的な企業力の向上につながります。

業務体制が整っていなくてエラーやトラブルの対処ができない

RPAを導入して現場で活用する際、予期せぬエラーやトラブル発生へ対処できないことが運用のさまたげとなるでしょう。RPAの運用では、責任者や社内連携方法を決めておかないと、現場が混乱します。業務体制が整っていないと、野良ロボットの発生にもなるのです。

対処法

対処法としては、RPA導入後の業務体制を構築することがあげられます。

  • 万一の運用トラブルに対処できる社内IT人材を担当者として配置
  • 現場RPA責任者の配置
  • 連携方法の設定と共有
  • 社内共通のRPA活用マニュアルの作成

まとめ

RPAの導入について、実績を出している企業事例により、導入方法をステップ形式で紹介してきました。RPAの導入では、「何に注意すべきか」対処することにより、失敗しないという確信を持てたことでしょう。

RPAの導入は、紹介したコツを抑えていけば、成果を得られます。その理由は、成功事例の導入を参考にしているからです。RPAの導入には、この記事の手順にそって実行することが成功への近道となるでしょう。

RPAを比較検討する際に 「これだけは確認してほしい」チェックリスト

様々なRPAがあってどれが「自社にとって最適か」わからず迷う、比較検討したいけれど「忙しくて全てトライアルしてみる時間はない」という企業様向けに自社にあったRPAを選定するためのチェックシートをご用意しました。ぜひダウンロードしてみてください。

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