RPAとは?メリットや事例、導入手順などをわかりやすく解説

RPAは、PC上で行う業務を自動化するのに最適なツールです。

手作業で時間がかかってしまいがちな業務でも、RPAによって大幅に時間を削減できるケースがあります。

本記事では、RPAで何ができるのか、RPAを導入するメリットや、実際に導入した事例などを紹介していきます。RPAへの理解を深めて、自社の業務効率化を実現するために、ぜひ参考にしてみてください。

参考:【2022年版】RPAツール比較17選!プロ直伝の失敗しない選び方も紹介

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RPAとは?

RPA(Robotic Process Automation)とは、PC上で行うマウスやキーボードの操作を自動化する仕組みのことです。

詳しく説明すると、バックオフィス業務などをはじめとするホワイトカラー業務をソフトウェアに組み込まれたロボットが代行する取り組み、およびその概念のことを指します。

そもそもRPAの正式名称の「Robotic Process Automation」とは、日本語でロボットによる業務自動化と言い、ソフトウェアロボットまたは下層知的労働者と呼ばれます。

たとえばPC上のデータ収集・分析業務など、本来人間が行っていた作業を覚えさせ、自動で処理させることができます。

AIとの違い

RPAは標準化されているルール通りに業務を遂行するのに対し、AIは蓄積されたデータをもとにルールを自ら判断できるという違いがあります。

RPAは人間が指示した以外のことは基本的にできず、RPAのみで意思決定することができません。

AIは学習能力があるため人間に代わって自ら判断ができます。

たとえば、音声・画像の認識や翻訳など、複雑なデータを分析して判断する必要がある業務にはAIが適していると言えます。

参考:業務を自動化する方法3つと対象業務、注意点について徹底解説


RPAブームの社会的背景

次にRPAが注目されている社会的背景についてご説明します。

働き方改革の推進

RPAブームの背景のひとつとして働き方改革の推進があげられます。「生産年齢人口の減少」「働く人のニーズの多様化」を解決するために、就業機会を拡大し、意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題となっています。

RPAを活用して複雑な作業を自動化することにより、単純業務をミスなく効率的にできるようにし、一人あたりの生産性を高める狙いがあります。

参考: 「働き方改革」の実現に向けて|厚生労働省

労働人口の減少

また、RPAブームの背景には、日本の超高齢化社会による人手不足が考えられます。

日本では人口が2053年に1億人を割り、2065年には8,808万人になると推計されています。生産年齢人口が減少する中で生産力を高める手段として注目されているのが、RPAなのです。2017年の調査によると、日本国内では14.1%の企業がRPAを導入済み、6.3%は導入中と回答しています。また19.1%の企業がRPAの導入を検討していると回答しました。

RPAのみならず、日本企業で業務効率向上のためにIT化やロボット導入を検討することは、必然と言えます。

参考: RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)|総務省
   ガートナー、RPAに関する調査結果を発表|ガートナー ジャナパン株式会社
   働きやすさをITで可視化する|組織改善ツール「ハイジ」


RPA導入の3つのメリット

RPAを導入することによって、企業が得られるメリットを3つご紹介します。

参考:失敗しない!RPAを導入する方法|成功事例によりわかりやすく解説

メリット1:業務の効率化

RPAを導入することで、業務の効率化がはかれます。RPAは人間とは異なり、24時間365日休みなく稼動できます。単純作業を全てRPAに任せることで、人間はコニュニケーションが必要とされる仕事や、クリエイティブな仕事に集中できます。

業務のすみ分けを最適化することにより、効率的に業務が行えるようになり、よりクオリティの高い仕事が実現します。

参考:参考:RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

メリット2:コストの削減

企業経営の中で経費の大きな部分を占めているのが、人件費と言われています。RPAを導入することで、コストを削減できます。複数の人間で行っていた単純作業をRPAが代わりに実施することで、25~50%の人件費削減が可能と言われています。

参考:今、話題のRPAとは?業務自動化で人件費削減|Sackle

メリット3:ミスが少なくなる

RPAは決められたルールに基づいて作業を正確に行うので、人間のようなミスを起こしません。人の手で行われる仕事には、どうしても抜け漏れなどのミスが発生しやすいものですが、RPAの導入によって人為的なミスがなくなり、業務を正確に遂行できるようになります。


RPAが効果的な3種類の業務

RPAが適用できる業務には共通点があります。RPAの導入が効果的な3種類の業務の特徴を説明いたします(参考:【RPAに適した業務や導入効果を解説!】RPA選びで絶対に押さえるべき5つのポイントとは?)。

パソコンのみで完了する業務

パソコンだけで作業が完結する業務にはRPA導入が検討できます。

たとえば、下記のようなパソコン上で完結する業務であればRPAに適応させることができます。

  • 営業部門の担当者ごとの営業活動情報を集計
  • 営業活動情報を翌朝には実績を速報値として部門全員にメール配信・情報共有
  • 受注案件の事務処理

ルール化しやすい業務

決められた作業フローや決まったルールに基づく業務などについては、RPAを利用することで比較的簡単に効率化できます。

たとえば、以下のような作業であればRPAで自動化に対応することが可能です。

  • 送られてきたメールの添付ファイルを自動でフォルダに格納
  • 提出書類の不備チェック
  • 書類の情報を社内の基幹システムに報告・登録

請求書や経費処理など、定期的に発生する業務などをRPAで自動化できれば、大幅な時間削減を目指すことができます。

繰り返しの多い業務

定期的に何かの情報からリストを作るなど、繰り返しの多い業務にRPAを導入すると効果的です。

  • ネット上の自社の口コミ情報の収集など検索
  • データ入力やコピー&ペースト作業

上記のように、業務自体は複雑ではないが手作業で行うと時間がかかってしまう業務を自動化対応させることができます。


RPAの導入事例

現在、日本の企業でRPAを導入し、業務を行っている事例を紹介していきます。

もっと多くの事例を知りたい方は下記記事で20の例を紹介していますのであわせてご覧ください。
参考:RPAの事例・業界別20選!業界別の活用事例でできることを徹底理解

株式会社ジュピターテレコム(J:COM)の導入事例

導入前の課題

顧客の手続きを行う際、担当オペレーターがシステムを複数のシステムを利用し、様々な登録や確認を行っていました。担当者一人に対する業務負担が大きく、長時間労働に伴うコスト増加が課題でした。

導入した業務

モバイルサービス申込(MVNO)業務に対して、試験的に関東地区でRPA半自動ロボを導入しました。また、入金業務の自動化にも導入、2018年9月からは全国でRPAが本格稼働しています。

導入後の効果

業務時間が1件あたり約70%削減され、面談や業務改善に時間が使えるようになりました。また手続きの精度が上がり、安定したオペレーションが可能になりました。今後、年間約1,800万円のコスト削減が見込まれています。

参考:J:COM様でRPAが本格稼働、まずは2業務において効率化を実現|株式会社アイティフォー

マルコメ株式会社の導入事例

導入前の課題

商品の卸先企業約50社ごとに存在する「POSデータ(レジに記憶されたデータ)」のダウンロードに手間がかかっていました。POSデータダウンロードサイトへアクセスし、データを取得するのに1社あたり約20分を要していました。

導入した業務

POSデータを収集するために、ルーティン業務を自動化できるRPAを導入しました。

導入後の効果

RPA導入後、1社約20分かかっていたダウンロードが5分で終了、作業時間を70%削減できています。

参考:導入事例 マルコメ株式会社様|ソフトバンク

立命館大学の導入事例

導入前の課題

会計システムを導入したものの、支払手続きのための承認・確定操作に膨大な時間がかかっていました。職務権限規程上、権限者責任のもと、支払い手続きの承認が終わった書類に点検印を押すプロセスです。セキュリティのためにあえて分けていた作業ですが、1回の作業で約3,000回繰り返していた「画面クリック」業務に、4時間もかかっていました。

導入した業務

支払い手続きのための確定操作にRPAを導入しました。

導入後の効果

2018年10月時点で数値としての効果測定はできていません。しかし、1回あたり約3000件の業務から開放されるため、心理的な負担がかなり軽くなったと、感覚値で効率化を感じられているとのことです。

参考:キーワードは「定型」「定期的」「大量」。 RPAは大学の業務との相性が抜群|NTTデータ


RPA導入に関しての注意点

RPAを導入するにあたって、あらかじめ押さえておくべき注意点があります。

  • 費用対効果が高いとは限らない
  • 作成者が増えないと自動化が止まる可能性がある
  • 接続のシステムの仕様が変わると修正が必要になる

参考:RPAでできることは?事例、メリット・デメリットをわかりやすく解説

RPAのツールの導入する際、費用の相場として年間数十万かかる上、ツール選定や業務の洗い出しの時間なども発生します。

そのため、費用や時間などのコスト面からみて、必ずしも費用対効果が高くなるというわけではありません。

また、社内のRPA作成者が限られていると自動化がストップしてしまったり、システムの仕様変更によって修正対応が必要になってくる可能性もあります。

RPAで業務が効率化できるとはいえ、必ずしもスムーズに自動化まで進められるわけではないため、あらかじめRPAの専門業者に相談することがおすすめです。

(参考:RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点)。


RPA導入の流れ

自社でRPAを業務に導入するための流れを紹介しましょう。

RPA導入の流れ

1.現在の業務プロセスを見直す

現状の業務のどこにRPAを導入するかを検討するために、業務プロセスを見直します。プロセスを改善したい業務や、導入できそうな業務を選び出しましょう。対象業務の詳細な業務量や業務プロセスを可視化し、導入に伴い費用対効果を見積もることをおすすめします(参考:RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点)

2.RPAツールの比較検討

業務プロセスを見直して、RPAで解決できそうだと思ったらツールを比較検討してみましょう。RPAツールはどれも効率化・ルーティン業務の省略化を目的としていますが、企業規模や部署ごとでに最適かなどの特徴があります。

次の段階ではツールをトライアル導入することでツールとの相性を見極めるので、まずは代表的なツールに目を通しておきましょう。

下記記事ではおすすめのRPAツールを選び、機能ごとに比較しています。ぜひご参考ください。

RPAツール徹底比較10選!自分の会社に最適な業務自動化システムとは?

3.トライアルを導入する

見直したい業務プロセスが決まり、候補となるRPAツールを選んだら、トライアルを導入します。社内システムとRPAの相性などは、その後のツール利用拡大にも大きく影響してきます。RPAのトライアルを導入して初めて気がつくこともあるので、その後の本格導入に備えた大切な情報収集となるでしょう(参考:RPAを比較検討する際に 「これだけは確認してほしい」チェックリスト)

4.課題を洗い出す

トライアルを実施した結果を踏まえて、よかったことや課題を洗い出します。実際に導入して気づいたことや、改善案を明確にした上で、その後もトライアルを続けるか新しいツールのトライアルをしてみるか、本格導入に向けての準備を進めていきます(参考:【漫画でわかる】RPA導入成功と失敗の分かれ道とは)

5.本格的に導入する業務を決める

最終的なトライアルの結果から、本格的にRPAを導入する業務を確定します。またRPAに携わるメンバーに操作方法を研修するなど、本格的にRPAを導入する準備を行います(参考:RPA選びで絶対に押さえるべき5つのポイント。)

6.本格導入

確定した業務に対して本格的にRPAを導入します。導入した後は、運用業務と改善業務を実施していきます。RPAで行われる業務の状態を把握して、実際にどのくらい業務の効率化ができているかを評価・分析します。

以下はRPA導入後、RPAを活用できていないよくある原因をまとめたチェックシートです。本チェックシートをダウンロードし、手元に置いておくとよいでしょう。

参考:RPA導⼊後「活⽤しきれていない」と感じたときにみるチェックリスト


RPAツールを選定する際のポイント

RPAツール導入で失敗しないためには、現場の人間が使いこなせそうかを注意することがポイントです。

RPAツールは導入ではなく、継続して使い続けることで成果を出せます。

ツールの機能自体が優れていても、現場の人間にとって複雑で使いこなせるものでなければ意味がありません。

また、ツールによってはプロのコンサルティングプランが含まれている場合があるため、そのようなサポートがついているかどうかもポイントです。

参考:RPAツールの専門家が語る、RPAの導入を阻む壁の乗り越え方
   【2022年版】RPAツール比較17選!プロ直伝の失敗しない選び方も紹介


まとめ

RPAは今まで手間や時間がかかっていた作業を自動化し、企業で働く人の時間やコスト削減に大きな力となってくれることがお分かりいただけたかと思います。

RPAは大企業だけではなく、中小企業でも導入可能です。RPAの導入で、自社の働き方の改革を実施してみてはいかがでしょうか。

参考にしたサイト

RPA(ロボットによる業務自動化)とは|RPA TECHNOLOGIES
RPAとは?|株式会社イーセクター
RPAが注目されるようになった理由|オートメーションラボ株式会社
従来の業務改善とRPAを使った業務改善の違い|RPA TECHNOLOGIES
RPAは中小企業の仕事をこんなにラクにしてくれる|JB PRESS

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