【働き方改革】組織のコミュニケーションを変革する3つのコツをChatWorkを使った取り組みに学ぶ

チャットワークを組織やチームで使いこなすためには「コツ」があります。

これまで、LISKUL編集部では、何の疑いも持たず、チャットワークを便利に使っていました。それで「特に何の問題もない」と思っていました。

しかし、今回ご紹介する「コツ」を理解して使うようになって、「これまでと全然違う、今までは何だったんだろう」と感じはじめています。

本記事では、チャットワークをチームや組織で使いこなし、コミュニケーションやチームワークを良くするための「コツ」を紹介します。

今回(※)も、ChatWork株式会社のコミュニティマネージャー藤井さんにお伺いして来ました。読み終えていただければ、チームのコミュニケーションの効果や効率をグッと高められること間違いなしです。

いまさら聞けない!チャットワークが基礎からわかる説明資料ダウンロード(無料)(ChatWork)

※前回記事:​チャットワークの使い方|基本ガイドと生産性を劇的に改善する5つのコツ

※本記事はChatWork株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


【真実①】チャットワーク導入による生産性向上の本質は「業務削減による効率化」ではない

生産性向上や働き方改革というと、徹底的に「無駄」を削減して、より効率的に省エネでオペレーションを回せるようにする、というイメージがあります。

しかし、チャットワークが実現したい生産性向上の本質は、そこではない、と藤井さんはいいます。どういうことでしょうか。

チャットワーク1

藤井 香苗(ふじい かなえ)​:大手外資系製薬会社に営業担当として新卒で入社し、1年目にして全営業社員の上位10%の営業成績を記録。「世界の働き方を変える」というビジョンに共感し、2016年ChatWork株式会社入社。チャットワークを活用した業務効率化や業績向上の支援に携わっている。

藤井さん:もちろん、無駄な作業の削減は重要です。チャットワークの導入で削減され、実際に効率化される業務もたくさんあります。しかし、ムダの削減ばかりでは、いつか限界がきてしまいます。

実は、チャットワークがもたらす生産性向上は、コミュニケーションの量をむしろ増やす​ことにあるのです。


【真実②】コミュニケーションの量を「増やす」ことで、逆に生産性は上がる

「コミュニケーションの量を増やす」と聞くと、直感的には、無駄が増え、効率が落ちてしまいそうです。どういうことなのでしょうか?

そもそも生産性は、より少ない労力と投入物(インプット)でより多くの価値(アウトプット)を産みたいという考えから生まれた概念です。

● 生産性=アウトプット/インプット

この「アウトプット」に注目すると、チャットワークがもたらす生産性向上の本質が見えてきます。

インプットの削減には、いつか限界が来る。それよりも、アウトプットをさらに高めるにはどうしたらよいか、を考え抜いた先に、さらに大きな生産性向上があります。

アウトプットの質や量を高めるには、イノベーションを起こすことが欠かせません。

イノベーションを起こすアイディアは、自由度が高く、フランクになんでも気軽に発言できる環境から生まれます​。これこそが、コミュニケーションの量を増やすことで、逆に生産性は上がる、という秘訣なのです。


【真実③】「飲み会の雑談」や「タバコ部屋の会話」こそイノベーティブ

たとえば、職場の飲み会で雑談をしている中で、ふと、業務課題を解決するアイディアが生まれる、という経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか?

「その意見、飲み会を待たずに、先週の会議で言ってくれたらよかったのに!」と思われるかもしれません。

しかし、その意見は、「自由度が高くて、フランクになんでも気軽に発言できる」飲み会、という環境だからこそ生まれているのです。

同様な例として「タバコ部屋の会話」が実は組織を動かしている、という話もあります。部署や年次、役職がバラバラな「喫煙者」という共通項だけで集まった人が、ホッと一息つくタイミングでする本音のトークによって組織が実は動いていた、というのはよくある話です。

この「飲み会の雑談」や「タバコ部屋の会話」が、いつでも数限りなく繰り広げられているような組織は、とってもイノベーティブ​といえます。

さらに、チャットワーク上で、場所と時間の制約をとっぱらって、飲み会やタバコ部屋に行かなくても、いつでも気軽に「雑談」が巻き起こっている組織こそ、生産性が高いのです。

この状態になると、今までの仕事のやり方とは「全く違うもの」になるといいます。


【参考例】ChatWork株式会社のチャットワーク活用術

90人の社員で、167,000社を抱える組織のコミュニケーションとは?

では、実際に、「飲み会の雑談」がいつでもチャットワーク上で繰り広げられている組織とは、どのような状態なのでしょうか。

参考例として、チャットワークの開発元である、ChatWork株式会社(以下「ChatWork」と表記)でのチャットワーク活用術を聞いてみました。

ちなみに、チャットワークは国内外で167,000社以上の企業に利用されていますが、ChatWorkの社員数はわずか90人。単純計算すると、社員1人あたり約1800社を相手にしてビジネスをしていることになります(2018年2月末日現在)。国内屈指の生産性を誇る一社と捉えて支障はなさそうです。

やたら多い!全社員が入っているグループチャット

典型的なあるやり取りを例に説明していきます。

ある日の日中「Tokyoチャット」に、ある社員からこんな投稿がされます。

チャットワーク2

「Tokyoチャット」は、全社員が入っているグループチャットです。チャットワークの東京オフィスに関することであれば、なんでも気軽に投稿できるチャットです。

なお、ChatWorkには、「Tokyoチャット」の他にも、全社員が入っているグループチャットが、100個近くあります。例を以下に記載します。

【全社周知&コミュニケーション用のチャット】
・ALLチャット
・昼礼準備チャット
・私、〇〇で困っているんですチャット
・部活ポータルチャット
・雑談チャット
・ゴーグローバル制度チャット

【各部署から全社への共有チャット】
・私、受注しましたチャット(営業→全社)
・メディア取材&掲載履歴共有チャット(広報→全社)
・テクニカルサポート相談チャット(各人→CS)
・経営ダッシュボード(経営企画→全社)

【人事・総務が全社に発信する用のチャット】
・新入社員さんいらっしゃいチャット
・年末調整チャット
・インフルエンザ予防接種チャット
・健康診断チャット
・ALL マニュアル更新お知らせチャット

全社員が入っているグループチャットが多い理由は、全社員が同じ情報に触れることで、背景となる情報を共通化しておくことにあります。また、その情報を起点にコミュニケーションを取ることもできます。

さらに、新入社員が入社した際にも、このグループチャットが役立ちます。過去ログが追えるので、さかのぼってキャッチアップできるので、持っている情報が揃い、流れも掴めるので、途中からでも話題についていきやすくなります。

盛り上がったら、そのトピックで別グループを作り、関係者を集める

全社員が入っているグループチャットに投稿があると、かなりの確率で即レスがあります。

チャットワーク3

2~3回ほど返信の応酬があると、どこからともなく仕切る人が出てきます。

「ウォーターサーバーの水だけでなく、備品が切れた時の発注漏れを防止するにはどうしたらよいか?IOTなどの技術を駆使したら自動化できそうでは?プロジェクトにして検討しよう。オーナーは●●さんで、メンバーは●●さんと●●さんがいいと思う。」

こうして、ちょっとした困りごとの投稿を起点とした、ちょっとした雑談から「備品購入依頼の自動化PJT」が自然と生まれていくのです。

このような景色は、ChatWorkでは日常茶飯事です。

(補足)ダイレクトチャットで「地ならし」もすることも

全社員の参加するチャットで発言する前に、あらかじめ「地ならし」をする社員もいます。

例えば、せっかく投稿しても、スルーされてしまうと困るようなトピックの場合。あらかじめ、親しい社員に、議論を巻き起こす「呼び水」となるような発言を被せてもらえるようにお願いしておくこともあります。

この「地ならし」も、チャットワーク上のダイレクトチャットでされています。まさに、リアルな職場のコミュニケーションが、オンライン上で起こっているといえます。

チャットワーク上で仮ミーティング開始!チャットワーク上でブレストが終わった状態で集合できる

「備品購入依頼の自動化PJT」のグループチャットが作られると、そこに関係者が集められます。関係者だけでなく、業務に直接関係ないが、興味がある社員が参加することもあります。

関係者が集められた、グループチャット上では、早速、仮ミーティングが始まります。
・「どういう工夫をすれば、備品の発注依頼を自動化できるか?」
・「圧力センサーで重さを検知すれば良いのでは?」
・「Wifiモジュールを使うと、APIと通信できるのでは?」

ブレストが一段落して、そろそろ集まって話した方が良い、という雰囲気になると、ミーティングが設定されます。

ミーティングでは、すでにブレストが終わった状態で集まっているので、背景となる情報や論点の共通認識ができており、スムーズに話がすすみます。

※実際に、「備品購入依頼の自動化」は社内に導入され、ブログの記事にもなっています。

参考:IoT でチャットワーク活用の幅を広げる | チャットワーククリエーターズブログ

些細な投稿をきっかけに、社内のコラボレーションが同時多発的に生まれていく、イノベーティブな組織

このように、ChatWorkでは、全社員の入ったチャットへの些細な投稿をきっかけにした職場でのコラボレーションが毎日、数限りなく生まれています。

コラボレーションをきっかけに、課題解決につながるプロジェクトが立ち上がり、イノベーティブな成果を生み出すことは、めずらしくありません。

当然、プロジェクト化されずに、自然消滅してしまうコラボレーションもたくさんあります。それでも、社員がためらうことなく、アイディアを気軽に発信し、形にしていける組織がイノベーティブで、高い生産性につながっていくのです。

チャットワークを使いこなしている企業は、ChatWorkだけでなく、数多くあります。他の事例も参考にされたい方は以下から、導入事例集をダウンロードしてみてください。

■お役立ち資料「導入事例集」 の無料ダウンロード | チャットワーク(ChatWork)

・・・いかがでしょうか?

「確かに、理解はできるけれども、自分の所属する組織が、このようにフランクで自然なコミュニケーションをチャットワーク上で繰り広げられるとは思えない」

そう思われる方も多いのではないでしょうか。

そこで、チャットワークを使ってコミュニケーション量を増やし、イノベーティブな組織を生み出すためのコツをいくつか紹介します。


【コツ①】「人となり」の理解の上に成り立つ信頼関係。オフラインでのコミュニケーションも大事

まず、何より大切なのは「人となり」の理解です。人となりの相互理解がなければ、コミュニケーション量は増えません。

「人となりを理解していない人と、顔が見えないチャットで会話するのは相当難しい」

この当たり前の原則を無視してチャットワークを導入しても、あまり意味がありません。業務上必要な、最低限の事務的なコミュニケーションがチャットワークに置き換わるだけなのです。

職場にいる人の「人となり」を相互に理解するためには、「直接会って、顔を見て話す」オフラインのコミュニケーションが一番手っ取り早い方法です。実際、ChatWorkでは、オフラインのコミュニケーションをとても重視しています。

その上で、ChatWorkでは、オンライン上でも人となりを理解するための工夫もたくさんしています。こちらも紹介していきます。

(工夫1)300以上の部活を通じて「人となり」を知る

職場の「部活」というと、休日などに集まってフットサルやテニスをする、というイメージですが、ChatWorkの「部活」は、ちょっと違います。もっとユルい「その事柄に興味がある人の集まり」です。

例えば、餃子部では、美味しい餃子の店の紹介や、実際にそのお店に行ってみる、という活動がされています。

チャットワーク4(図)ChatWorkの「部活」実に多彩。

趣味・教養で140、プログラム・インフラ・ソフトウェア、全部含めると、ざっくり300くらいの「部活」があります。

チャットワーク5(図)「花粉症対策友の会」の昨年のやり取り。

このように「部活」を通じて、趣味や興味関心のありかをお互いに理解することで、共通の会話や接点が増え「人となり」の理解が促進されます。

また、新人が入社した際には、大学の入学時のような勧誘がなされ、すぐに複数の部活に入部していきます。

(工夫2)レスが無くても傷つかない「つぶやきチャット」

「つぶやきチャット」は、ひたすら独り言をつぶやき続けるチャットです。

人となりを理解してもらうには、情報発信がとても有効です。考えていること、今何をしているのか、誰と会ったのか、などを開示することで、考え方のクセや性格がにじみでて、少しずつ人となりが伝わっていきます。

また、仕事上の困りごとのほとんどは、職場の誰かしらが、すでに一度困って解決済みだったりします。今やっている仕事や困っていることを発信さえすれば、誰かが助けてくれたり、アドバイスがもらえる機会が得られます。

しかし、せっかく情報発信しても、レスが無いと寂しい気持ちになるので、どうしても情報発信を躊躇してしまいがち。

そこで、チャットの名前を「つぶやきチャット」として、レスがもらえないことを前提にすることで、レスがもらえなくても傷つかずに情報発信ができます。また、たまにもらえるレスがとてもありがたく感じられるメリットもあります。

(工夫3)直接会って話していても「あえて」チャットで可視化

職場のメンバー同士が、直接会って話をする際、その会話をあえて、グループチャット上で行うこともあります。

よく批判される「目の前にいるのに声をかけずにメールを送ってくる若者」みたいですが、これには狙いがあります。

2人で会話している場合、その内容は2人だけしか知りえません。しかし、チャットで会話すると、その会話の内容がグループに入っているメンバー全員に伝わるとともに、ログとして残ります。

また、2人のやり取りを見て、それぞれの考え方を知れたり、どういう意見を持っているかがわかるため、今後の関わり方のヒントにもなります。さらに、会話の途中で、離れた場所にいる他のメンバーから、リアルタイムで違う視点の意見がもらえて一気に話が進むこともあります。

なお、実際には、2人で対面で座って黙々とチャットするということはありません。対面しているメリットを活かしたコミュニケーションも取りつつ、大事なことはその場でチャットにもログを残して可視化しながら会話するというスタイルです。

このように、個人の趣味趣向や頭の中、メンバー間での会話も含めて、チームに共有されていくことで、さらに「人となり」が理解が促進されていきます。

「人となり」を相互に理解している組織では、コミュニケーションが円滑になり、チームワークが高まっていくのは当然のことです。


【コツ②】コミュニケーションの仕方にルールを設けるのはナンセンス

チャットワークを全社導入する際、旗振り役の責任者が「使い方のルール」を設定することがあります。

そのルールが「コミュニケーションの仕方」にまで及ぶと、あまりよくないというのがChatWorkの考え方です。

例えば、LISKUL編集部では「タスクは必ずタスク機能を使って設定して期日を決める」というルールを作り、徹底させようとしていました。しかし、結局ルールとしては定着しませんでした。

コミュニケーションの仕方は、結局「相手による」が正解です。

「タスク機能を使って期日を切る」をルールにしても、快く思わない人がいればそのルールは形骸化するだけです。その場合には、ダイレクトチャットで個別に、「あの件、タスクを振ってもいいですか。」と聞けばよいのです。地ならしまでチャットワークでして、相手にとって心地よいコミュニケーションを取るのが、結果的に一番効率が良くなります。

職場には色んな人がいます。
・メールはスルーするけど、電話すると親身に聞いてくれてすぐ動いてくれる管理職
・メールだと反応がいいけど、電話には一切出ないエンジニア
・メール送信後に、必ず電話をカブせてくる元営業

相手の人となりを理解して、相手と自分との関係性、その時のコミュニケーションの目的を考えれば、コミュニケーションの仕方にルールを設けるのはナンセンスです。リアルの対面や電話やメールにも、マナーはあれど、ルールはありません。チャットでも同様に、コミュニケーションの仕方にルールを設けるのではなく、マナーと気配りがあれば良いのです。

その一方で「使い方」のルールは徹底しないと生産性が悪化してしまいます。例えば、グループチャットのネーミングルールがないと、思い思いの名前をつけしまい、検索で見つけづらいと生産性は明らかに悪化します。

ChatWorkも、グループチャットのネーミングルールやアイコンの設定などの使い方の運用ルールは徹底することを推奨しています。

詳しく知りたい方は、こちらの資料を参考にしてください。
参考:運用ルールを決めると、チャットワークがさらに強力なツールに!① | ChatWorkブログ


【コツ③】「グループチャットをどんどん作ろう」という感覚が持てるかどうかが大きな違いを生む

最後のコツは「グループチャットを惜しみなく作る」です。これは、チャットワークを活用する上で最も大事なコツといっても過言ではないかもしれません。

1つのグループチャットで複数の会話を同時にすると、様々な話題が入り乱れた「カオス状態」になってしまいます。リアルタイムで会話していたメンバーは良いかもしれませんが、後から見る人にとっては、読み解くのに時間がかかり、とても生産性の低い状態です。

違うトピックが生まれたら、惜しみなく新しいグループチャットを作る​。1トピック1グループチャットの原則

基本的には、1つの目的やテーマ・トピックについて、1つのグループチャットを作っていきます。これを1トピック1グループチャットの原則​といいます。

例えば、LISKUL編集部のメンバー全員の雑談チャットの会話の中で、来月に飲み会を開催することになったら、同じメンバーで飲み会について「だけ」話す別のグループチャットを作るのです。

こうすると、飲み会のお店や日時の相談と、これまで通りの編集部の雑談が混ざることなく、集約されるのでコミュニケーションの効率化につながります。

この「1トピック1グループチャットの原則」で大切なのは、「湯水のように惜しみなく新しいグループチャット作る」という感覚です。グループチャットを作ったものの、あまり盛り上がらず、すぐに過疎化しても構いませんし、同じテーマのグループチャットが何回も作られても構わないと割り切ります。

発言のないグループチャットは、自然に下におちていき、淘汰されていきます。そういうものだと割り切って、気にしないで忘れることです。(後で検索で見つけられるようにネーミングルールはしっかりしておくと良いです。)

有料版ならグループチャットを無制限に作れる(PR)

ちなみに、チャットワークを無料版で使っている場合には、グループチャットの上限数は14になります。どうしても上限に収めようとして、1つのチャットで様々な会話をしようとしてしまいます。

この時のクセが抜けずに、1トピック1グループチャットという考え方に移行できないと、チャットワークの真の価値は発揮されないのです。これでは生産性は上がりません。ぜひ1トピック1グループチャットを試してみてください。

もし、まだ無料版を使っている方は、有料版への移行を検討しましょう。
1トピック1グループチャットの原則でチャットワークを使うと、今までと全く違う生産性を体験できます。

プラン | チャットワーク(ChatWork)


【まとめ】チャットワークはメールの代替ツールではなく「職場の雑談」を代替し、さらに促進するツール

いかがでしたでしょうか?

チャットワークを導入しようと検討している方は「メールをさらに効率化する代替ツール」と考えられていることが多いようです。

しかし、本記事で説明した通り、チャットワークの本質は「職場の雑談」の代替にあります。

時間と場所の制約を超えることで、コミュニケーション量が増え、お互いの人となりが理解されたチームから、イノベーションや改善の種は生まれます。

逆に、お互いの信頼のないチームでは、チャットワークを導入しても活用できずに生産性は上がりません。

すでに自分の職場で、チャットワークや他のチャットツールが導入されているのであれば、まず、気軽に雑談することから始めてみてください。

もし、まだ職場でチャットツールを導入されていないのであれば、チャットワークの導入をご検討ください。説明資料は以下から無料でダウンロードできます。

いまさら聞けない!チャットワークが基礎からわかる説明資料ダウンロード(無料)(ChatWork)

なお、ChatWorkは、定期的にセミナーも開催しています。

チャットワークの使い方から「働き方改革」を実現させるための方法など
役に立つ情報をお届けしていますので、ぜひご参加ください。

参考:イベント・セミナー | チャットワーク(ChatWork)

※本記事はChatWork株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。