注目されるプレスリリースの書き方のポイントと基本の構成を解説

「プレスリリースはどこから手をつければいいか知りたい」「注目されるプレスリリースを書くためにはどこを意識すればいいかわからない」と悩まれる広報担当者の方が多いのではないでしょうか。

忙しい記者にも注目してもらうプレスリリースにするためには、内容を「わかりやすく、魅力的に」伝えることが重要です。

ワンランク上の広報レポートの作り方

そこで今回は、効果的にプレスリリースが書けるポイント・コツをわかりやすく解説します。

本記事を参考にすることで、注目してもらいやすいプレスリリースに仕上げることができます。

PR業務を効率化、見える化したい広報担当者の方へ


プレスリリースの基本の構成

プレスリリースを書く上で押さえておきたいのは5つの構成です。

プレスリリースの基本構成

構成のそれぞれの内容について解説いたします。

発信日・発信者

構成の上部にはプレスリリースの発信日と発信者(企業名)の名前が来ます。

この発信者は必ず正式名称で書くようにしましょう。プレスリリースの内容に魅力があっても、発信者が明記されていないと問い合わせができなくなってしまうため、企業名は省略せずに正確に記載するようにすることがポイントです。

タイトル

タイトルは、プレスリリースの要約とも言える重要な構成の一部です。

このタイトルの内容だけで、読む・読まないを判断されてしまいます。

そのため、数多く配信されるプレスリリースの中から、記者の目に留まってもらうためにもタイトルは最大限工夫するようにしなければいけません。

リード文

記者がタイトルを見てプレスリリースに興味を持った際、次に読まれるのがリード文です。

リード文は、プレスリリース全体の内容を簡潔にまとめられた文章であるため、ここで最後まで読むべきかどうか判断されてしまいます。

そのため、タイトルと同様に短い文章でも魅力が伝わるようなリード文にする必要があります。

本文

プレスリリースの構成の中でも大部分を占めるのが本文です。

本文では、前半のリード文で書かれた内容をさらに詳細に書いていきます。

具体的には、以下のような内容が書かれることが一般的です。

  • 見出し
  • 特徴・詳細
  • 背景
  • 今後の展望

テキストだけではなく、写真やグラフなども挿入することが可能です。

プレスリリースで伝えたい内容に漏れがないよう、具体的に記載することがポイントです。

連絡先

プレスリリースの最後には連絡先を記載します。

興味を持ってくれた記者がすぐに連絡ができるよう、連絡先を正しく記載しましょう。

連絡先には、基本的に企業名、部署名、担当者名、連絡先(電話、メールアドレス)を書きます。


押さえておくべきプレスリリースを書く際の10のポイント

多くの記者の方の目に留まるプレスリリースを書くためには、意識するべきことがあります。

プレスリリースを書く際に押さえておくべきポイントを10個ご紹介いたします。

参考:国内PR会社の一覧 ≫

タイトルは30文字程度に抑える

プレスリリースのタイトルはできるだけ30文字程度に抑えられるように調整しましょう。

30文字より超えてしまうと、タイトルの表示が見切れてしまい、重要な情報が伝わらなくなってしまいがちです。

Google検索結果で表示される場合、PC版のタイトル文字数は28~35文字、スマホでは36~41文字程度となります。

どのようなデバイスでも表示が見切れないようにするためには、できるだけ30文字程度に抑えられるよう調整しましょう。

読み手側が興味を惹くワードをタイトルに入れる

記者がプレスリリースの内容を確認したくなるようなタイトルにするためには、興味が惹かれるようなワードを盛り込みましょう。

たとえば新サービスをプレスリリースで打ち出したい場合、ただ新サービス名を出すだけでは注目されにくいです。

読み手側にとって興味が惹かれるような新サービスの特長や、ほかにはないインパクトがある情報が表現できる情報であることがベストです。

5W1Hで伝えるべき情報を整理する

読み手側に情報を的確に伝えるためには、情報を「5W1H」に絞り込んで書くことがポイントです。

情報量が多いと、プレスリリースを読んでも「何を伝えたいかわからない」となってしまいます。

しかし、限られた文量で伝えるべき情報がシンプルにまとまっていれば、パッと見ただけでどのような内容か判断することができます。

この5W1Hとは、以下の情報になります。

  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

たとえば「〇〇企業が(Who)創立30年を記念し(Why)、新商品A(What)を12月1日(When)から全国のコンビニエンスストア(Where)で数量限定で販売(How)」と、5W1Hを意識して作成することで、限られた文章でも明確に情報を伝えることができます。

とくにプレスリリースのタイトルとリード文は書ける文字数が限られているため、上記のように意識してまとめましょう。

本文は結論から先に書く

読み手側に内容が伝わりやすいよう、結論から書くようにしましょう。

記者は一日に多くのプレスリリースを確認するため、少しでも読みにくければすぐに関心が薄れてしまいます。

とくに、本文の前半が長々しすぎていて、最後まで読まないと重要な情報がわからなければ、途中で読み手側が離脱してしまいます。

そのため、流し見しただけである程度概要がわかるよう、結論から先に書くようにしましょう。

一文は50文字以内に抑え、段落は行間を空ける

プレスリリース本文の一文は50文字程度に抑えて、段落ごとに行間を空けることで読みやすくなります。

本文は情報を詰め込みすぎて長くなってしまいがちですが、できるだけ情報を的確に伝えるためにも内容を簡潔にしましょう。

そのため、一度下書きで文章を書いてみて、より内容がシンプルになるよう見直して修正してみるのがおすすめです。

専門用語は極力少なくする

プレスリリースの内容によっては業界用語や社内用語が出てくる場合がありますが、極力使用を避けるようにしましょう。

社内や業界ではよく使われる言葉でも、外部の記者には通じない場合があります。

そのため、基本的にどのような方が見ても内容が理解できるよう、言葉の選び方には十分に気を付けましょう。

万が一業界用語や社内用語を使わなければならない場合は、できるだけ注釈(※)を追記するなど読み手側に配慮をしましょう。

専門性・客観性があるデータを盛り込む

できるだけ記者にプレスリリースに関心を持ってもらうためには、専門性・客観性があるデータを盛り込みましょう。

いくらインパクトがある文章が書かれていても、その内容を本当に信頼していいのかわからなくなれば興味は薄れます。

たとえばプレスリリースで打ち出すサービスが「多くの人」に使われていると書かれていても、実際どのぐらいかわかりませんし、それだけだとインパクトに欠けてしまいます。

そのため、プレスリリースの情報を担保するためにも、根拠となりそうでかつわかりやすいデータを活用しましょう。

メディアが使いやすい画像を使用する

メディアに取り上げてもらえることを意識して、その際に使ってもらえる画像をプレスリリースに添付しましょう。

画像があると記者の目に留まりやすいですし、より商品・サービスの魅力や情報が伝わりやすいというメリットがあります。

そのため、メディアで取り上げられても問題がないよう、画質が荒くなく、見ただけで内容が伝わりやすい画像を貼るようにしましょう。

メディアでは画像を複数枚使用する場合が多いため、最低でも3枚は掲載しておくべきです。

参考:プレスリリースに画像は必須?広報が教える画像サイズ・画質・枚数など画像に関するTIPS | PR TIMES MAGAZINE

資料は別添にする

プレスリリース内での説明だと長くなりそうな場合は、別途資料を添付するようにしましょう。

プレスリリースの文章内は情報の概要だけにし、詳細に関しては資料掲載という形をとれば、簡潔にまとめられた内容にすることができます。

また、別で資料があることで、必要に応じて記者が参考・引用できるため、用意ができれば資料も添付するようにしましょう。

業界や使用用途によって、雛形を使い分ける

企業の業界やプレスリリースの用途に合わせて雛形を使い分ければ、基本的にどのような内容でも伝わりやすくなります。

一言にプレスリリースといっても、新商品発表イベントのプレスリリースだけではなく、業務提携や合併、人事異動などの会社動向など色々な場面、用途で出されることが多いです。

プレスリリースの用途を考え、リリースにあった雛形を使用することで、受け手にも親切ですし、読んでもらえる可能性もアップします。

以下のサイトでは合計100個の雛形がダウンロードできますので、用途に合った雛形をダウンロードし、活用して下さい。

参考:プレスリリース雛形・テンプレート100選|ValuePress! [プレスリリース配信・PR情報サイト]


プレスリリースのいい例・悪い例

前章で、プレスリリースを書く際のポイントを紹介させて頂きましたが、実際に良いプレスリリースとはどういうものか見てみましょう。

以下、紀陽除虫菊株式会社が「アロマ蚊取り線香」に関して出されたプレスリリースになります。読み手が読みたくなる好例となっていますので、引用させていただきます。
AパターンとBパターンを記載させて頂きますので、どちらが伝わりやすいか、読みたいと思うかに注目して見てみましょう。

Aパターン

「氷いちご」で蚊を退治?! 夏の定番に12種類の香り。「アロマ蚊取り線香」人気ベスト5

花やフルーツのアロマを楽しみながら蚊を撃退できる「アロマ蚊取り線香」。シーンに合わせて気軽に使えることから、発売から12年目のこの夏、じわじわと人気上昇中です。みんなが好きなアロマ蚊取りランキング、ベスト5を発表します!

紀陽除虫菊株式会社(和歌山県海南市、代表取締役/小久保好章)より、夏の定番の蚊取り線香に12種類の香りをつけた「アロマ蚊取り線香」が好評発売中です。ローズ、ラベンダーなどの花や、すいか、グレープフルーツなどの果物の香りを楽しみながら、蚊を撃退できます。手のひらサイズで2時間の小巻タイプなので使用シーンに合わせて気軽に楽しめます。色とりどりのアロマをその日の気分でチョイスしてみては。

「アロマ蚊取り線香」は発売から12年目のこの夏、注目度がじわじわと上昇中です。そこで人気のアロマランキング、ベスト5を発表します!

「アロマ蚊取り線香」人気ランキング
1位 ローズ
2位 ラベンダー
3位 いちご
4位 柚子(ゆず)
5位 青りんご
(紀陽除虫菊株式会社調べ)

<注目のアロマ>
・氷いちご
・紫陽花(あじさい)
・海風(うみかぜ)

引用:「氷いちご」で蚊を退治?! 夏の定番に12種類の香り。「アロマ蚊取り線香」人気ベスト5 – 紀陽除虫菊株式会社のプレスリリース

Bパターン

大好評発売中!「アロマ蚊取り線香」のご紹介。

花やフルーツのアロマを楽しみながら蚊を撃退できる「アロマ蚊取り線香」。シーンに合わせて気軽に使えることから、じわじわと人気上昇中です。みなさんもこの夏、アロマ蚊取り線香を使ってみませんか?
ぜひ御紙(誌)で取り上げていただくようお願い申し上げます。

紀陽除虫菊株式会社(和歌山県海南市、代表取締役/小久保好章)より、夏の定番の蚊取り線香に香りをつけた「アロマ蚊取り線香」が好評発売中です。ローズ、ラベンダーなどの花や、すいか、グレープフルーツなどの果物の香りを楽しみながら、蚊を撃退できます。手のひらサイズの小巻タイプなので使用シーンに合わせて気軽に楽しめます。色とりどりのアロマをその日の気分でチョイスしてみては。

Aパターンのリリース文が実際にリリースされたもの、Bパターンは私がAのリリースを改悪した文章になります。

※実際のリリースは下記になります
「アロマ蚊取り線香」人気上昇中です! | 入浴剤、蚊取り線香の紀陽除虫菊

【改悪したポイント】
・タイトルでは、事実しか掲載せず受けての興味を引く内容を盛り込んでいない
・発売◯◯年の文言を削除
・取り上げていただくことのお願い文章を挿入
・受けての興味を引くコンテンツ(人気ランキング)を削除

 

少しの工夫のように思われるかもしれませんが、この差が読んでもらえるか否かを分けるポイントになっています。
実際に自分がプレスリリースを作成する立場になった時に、いかに受けての立場に立ち、読みたい気持ちにさせる文章になっているかを意識することが肝心になってきます。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介したプレスリリースの基本の構成やポイントをおさえることで、悩まずプレスリリースを作成することができるはずです。プレスリリースを作成する際の足がかりにしていただければ幸いです。

参考:【2021年最新版】PR企業おすすめ25選!特徴・得意分野・メディアリレーション・などを厳選比較

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