【2024年最新版】ワークフローシステムおすすめ36選を比較！選び方も紹介

ワークフローシステムとは、発注や社内承認など業務の一連の流れを整理・定義し、効率的に業務を進めるのに役立つサービスです。

【顧客満足度No.1※】社長決裁までがたった2日で完了するワークフローシステム
※ITreview カテゴリーレポートワークフロー(2023 spring)

テレワークの普及によって、書類やはんこを必要とせず、オフィスに出社しなくても業務を進められるオンラインサービスのニーズが高まっています。

しかし、そもそもワークフローとはどのようなものか、システムによって何が違うのか明確に説明できる人はそう多くありません。導入する前にはワークフローシステムごとの違いや料金などを比較して、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。

今回はそもそもワークフローとは何か、ワークフローシステムで何ができるのか、選び方のポイントを解説します。また、おすすめのワークフローシステム36個についても紹介します。

特に注目度の高い14社については、表形式で料金や機能の違いが比較できる一覧表をご用意していますので、以下よりぜひダウンロードしてご活用ください。

ワークフローシステムおすすめ14社比較表

ワークフローシステムの選定基準は、「ワークフロー 比較」で検索して表示された上位8記事分の情報から、紹介頻度の高いワークフローシステムを選び、ITreviewのワークフローシステムカテゴリーのレビュー数順にまとめています。

※本記事に掲載しているレビューはITreviewに許諾を得て掲載しています。
※レビューや評価などは2024年2月時点のものです。
※Leader、High Performerのバッジは、ITreviewで満足度の高い製品にHigh Performerを、満足度・認知度が共に高い製品にLeaderが付与されています。最新の受賞製品一覧はこちら

ワークフローシステムのピックアップ[PR]

＜比較表＞ワークフローシステムおすすめ14社

本記事で紹介している14社の違いがひと目でわかる一覧表をご用意しました。短時間でサービスの比較をしていただけます。

1.rakumo ワークフロー／rakumo株式会社

Google Workspaceと連携し、申請・承認フローを電子化するサービス。スマホやタブレットからも申請・承認が可能で、ペーパレス化が実現。ノーコードで様々な申請を簡単に電子化できる。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

中小規模の会社にはコストベネフィットが高い製品です
Googleとの親和性が高く、Google Workspaceを利用している場合の導入およびGoogleグループを利用した管理がやりやすくなります。またUIについても管理画面およびユーザ画面双方において直感的で操作がしやすく高満足度を得られています。中規模の会社ですがrakumoワークフローでほぼ全ての承認プロセスを十分に実現出来ています。

 

必要にして十分な機能を備えたrakumoワークフロー
良いポイント
コミュニケーション活性化を推進するため、2022年6月からシステム移行し、コミュニケーションツールを乗り換えました。グループウエアは、Google Workspaceを利用、ワークフローの部分でrakumoを利用し連携しています。

rakumoワークフローについては、必要にして十分な機能を備えていると思います。
以前のシステムではできなかった案件を鑑みてのルート構築ができる様になりました。また過去案件の検索も早くなっており繰り返しの稟議申請などは、過去分の関連掲載、コピー申請が簡単になっています。

代理承認もわかりやすくなっており、肌感覚ですが全体のスピードがあがったと感じています。同じ理由で差戻しの修正もスピーディーになっており、申請者の心理的負担も減ったように感じます。

細かい話ではありますが、メールでの完了連絡も便利な機能で、次の作業が滞りなく進められています。

今のところ、ストレス・不具合はありません。まわりでそういう声も聞かないようです。

引用元：ITreview

2.X-point Cloud／株式会社エイトレッド

中小企業に向いているワークフローシステム。今使っている紙の書式をそのまま電子化が可能。スマホアプリがあり、外出先でも申請・承認を行える。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

誰でも簡単に利用できるワークフロー
良いポイント
紙業務から電子ワークフロー化をしたのですが、従来利用していた紙イメージがそのまま利用可能なので
申請者・承認者ともに迷わず移行することが可能でした。
督促機能などがあり決済スピードの早期化にもつながりました。
導入後のサポート・カスタマーサクセス対応が手厚く安心して長くお付き合いできるメーカーである。

 

書類制御機能で簡単な作業で動きのある帳票作成が可能
良いポイント
優れている点・好きな機能
①書類制御機能
②複雑な承認ルート設定

その理由
①JavaScriptが分からなくても、様式の各パーツに対して複雑な計算や動きを簡単に設定できる。
②金額や数値に関する分岐や、特定ユーザーが提出した場合のルートがかなり細かく設定できる。
申請者によって承認者の役職が変化するような複雑な書類であっても、設定可能な点が優れている。

引用元：ITreview

3.AgileWorks／株式会社エイトレッド

大企業向きで、組織改編・業務変更に強みをもつ。分かりやすく直観的な入力フォームで、誰でも簡単に操作可能。英語や中国語など、多言語に対応している。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

申請書作成・回覧のストレスから解放されました
良いポイント
現在の職場に移り、はじめてAgileWorksを利用しましたが、操作に戸惑うことなく簡単に扱えたのが印象的でした。
申請書に入力すべき項目が分かりやすく、入力補助があるので記入漏れやミスがなくなり、差し戻しはほとんどありません。
また、オフィスにいなくても申請することができ、回覧・決裁もスムーズ。承認状況も確認できるので、申請業務のストレスが軽減されました。

 

ペーパーレス、業務効率化に寄与してくれました
良いポイント
現在、総務でAgileWorksを管理運営する立場として利用している。自分はITの知識等ほとんどない状態であったが、帳票の作成や、ワークフローの構築といった業務において、マニュアルを見ながら業務をこなすことができている。IT知識が豊富でなくてもAgileWorksを扱える操作性の良さが良いところだと思う。また、今までのシステムでは、帳票やワークフローの内容を少し修正するだけでも、業者へ依頼する必要があり、コストとスピードに問題があった。しかし、AgileWorksでは、内製で修正可能であるため、無駄なコストがかからないことや、即時修正することができる。ペーパーレス、業務効率化に貢献してくれた。

引用元：ITreview

4.コラボフロー／株式会社コラボスタイル

Excelでフォームデザインができ、専門知識不要の簡単さに強みをもつ。人や連携パーツを配置するような操作で、直観的に承認フローを設定できる。専用ソフトのインストールなどは不要で、ブラウザのみで利用可能。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

非常に満足しています。
良いポイント
弊社においては稟議書、通報書（受注書、売上通報）など数種類のフォームを活用しています。
それらは全て元々使用していたEXCELファイルをベースにして運用していますので、社員一同抵抗なくすんなりと溶け込みました。弊社にはまだまだアナログ人間が在籍していますが、彼らもスムーズに仲間入りです。
ペーパレスにも寄与しつつあり、今後もフォームも広がりをさせていくつもりです。
経営者として最も喜ばしく感じているのは、社員が業務効率化の一環として肌で感じてくれて、社員自らが工夫もしくは企画立案してくれるようになってくれた事です。
サポートの皆さんにもしっかりお世話になっており、安心してコラボフローに接する事が出来ています。
改めてお礼を申し上げたいと思います。

 

誰でも簡単に自分が作りたいワークフローが作れる
良いポイント
優れている点・好きな機能
・システム部門に頼まなくてもユーザーサイドで専門知識がなくてもワークフローが作れる
・ちょっとした簡単なワークフローは短期間で作成可能
その理由
・申請フォームの作成：現在使っているエクセル帳票を変換し作成できるので簡単。レイアウトも同じで見やすい。
・申請経路の設定：ユーザーサイドで画面を見ながらパズル的に作成でき簡単。経路分岐も可能。

引用元：ITreview

5.Create!Webフロー／インフォテック株式会社

中小企業向きで、直観的で簡単操作に強みをもつ。申請画面では入力サポート機能が充実しており、迷わず申請書入力が可能。申請フォーム内にPDFの添付ができ、資料確認の手間を軽減。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

初めてのワークフローでも使いやすい
この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか？
専門的な知識もほぼ必要なく、また、ルートの設定がアイコンを多用したものですので、ワークフローが初めてでも直感的に作成できると思います。
また、メールでのサポートも充実しており、導入前導入後とも丁寧な対応で終始安心です。

 

社内回覧の電子化
良いポイント
紙やメールで回覧していた書類の場合、誰がいつ承認したのかあやふやになるときがあります。このサービスを利用することで参照可能なログが保管され、ちゃんと申請され、承認されたことが明確になりました。

引用元：ITreview

6.SmartDB／株式会社ドリーム・アーツ

大企業の業務デジタル化を目的とした機能に特化している。複数部門・担当者をまたぐ、複雑で高度な承認ルートにも対応。承認者の追加や担当者の変更など、業務に応じ柔軟に承認ルートの変更が可能。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

日本製ノンプログラミングツールの最高峰
良いポイント
・開発環境も含めブラウザーベースな為、PCがあればソフトもインストールすることなしにリモートでの開発も可能
・開発した画面が、マルチデバイス対応になっているため、わざわざデバイスに合わせた画面設定をそれぞれで実施する必要がないため開発工数が削減できる。
・DBを意識することなしにアプリが作成できる為、DBの知識ななくても開発可能な為、システムに疎い人でも簡易なトレーニングレベルで開発に着手できる

 

ポイントは抑えられているので今後の発展に期待
良いポイント
費用対効果の面でDXの課題に対して効率的な達成が望める。
動作が軽快であり、遅延を感じたことは極まれ。
一番の利点は、簡易的な仕組みの構築が簡単であり、テスト画面を用いた社内営業が楽であったことが挙げられます。ここまでは何ができて、これ以降は何が実現できないか、実際の画面を用いたデモが可能であり、特に要件定義を細かく要求しない部門間やイメージ像を上手に言語化しにくい方々との意思疎通がしやすかったです。

引用元：ITreview

7.ジョブカンワークフロー／株式会社Donuts

中小企業向きで、直観的で使いやすいUIに強みをもつ。スマホから申請・承認ができ、スマホ上で撮った写真の添付も簡単。申請書の項目に文字・日付などの入力種別を設定でき、申請ミス・漏れを防止。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

複雑な承認ルートも構築可能
良いポイント
以前は紙で運用していた各種申請手続きをジョブカンワークフローへ移行し、すべて電子化することができました。
物品購入申請、出張申請、交際費申請、廃棄申請等々全部で約20種類のフォームを運用しています。
申請者の役職や所属に応じて承認ルートが自動で切り替わります。物品購入申請の場合、購入金額も条件に加えて最終承認を調整しています。
よくできたソフトで不具合などもありません。今後、他メーカーのグループウェアの導入なども計画しており、そのタイミングでワークフローもグループウェアに含まれる機能に乗り換えるか迷うところです。

 

直観的に操作できるワークフローシステム
良いポイント
まずGoogleアカウントと連携できる点です。ジョブカン上でのアカウント作成が不要のため、入退社に伴うアカウントの作成工数は削減できます。
また、承認経路の設定も柔軟かつ分かりやすく、誰でも簡単に直観的に操作できるため、学習コストがかかりません。
価格も適正で、ワークフローシステムとして便利に利用させてもらっています。

引用元：ITreview

8.楽々WorkflowII／住友電工情報システム株式会社

大企業向けのワークフローシステム。複雑な承認経路や複数部門にまたがる場合でも、簡単に承認フロー設定が可能。英語・中国語・タイ語・韓国語など、多言語に対応。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

サポート対応が素晴らしいです
良いポイント
優れている点・好きな機能
・基本機能をつかうだけであれば設定すればすぐに使用できる。
・多国語（日本語・英語・中国語）に対応している。
・サポートはWebで質問する事ができ、回答も早く具体的。

 

ページの切り替わりが遅い
良いポイント
決裁を起案する場合、「類似登録」を押すことにより、過去決裁を流用して作成することができ、時間短縮につながっている。

引用元：ITreview

9.Gluegent Flow／サイオステクノロジー株式会社

マウス操作のみで申請書作成ができ、シンプルな操作性に強みをもつ。70種類以上のテンプレートがあり、様々な業種のワークフローに対応。上から順に項目を選択するだけで、申請フォームや申請経路を作成できる。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

業務フローの整流化に貢献
良いポイント
MS365との連携機能、設定の柔軟性、社内への浸透の早さ、直感的な操作、などなど、ワークフローツールの中では抜きん出て優れています。実は私自身は今回3社目の導入となりました。

 

シンプルで初心者も理解しやすいワークフローツール
良いポイント
Gluegent Flowの良いポイントは、自動化が進んだワークフローでのタスク管理が容易になった点です。特に、タスクの進捗状況を可視化し、担当者や期限などの情報を一元管理できるため、業務の進行状況を把握しやすくなりました。また、フローの設計が直感的であるため、初心者でも簡単に使いこなせるという点も魅力的です。

引用元：ITreview

10.承認TIME／SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

社内文書の申請・決済業務のデジタル化に特化している。マウス操作だけで簡単に、稟議書や申請書などのフォームを作成可能。複雑な設定は不要で、最短1週間でスピーディな導入が実現。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

稟議状況の可視化
良いポイント
経費Bankで運用しているデータと、承認Timeで運用している稟議データを紐づけて運用することにより、
該当する稟議に紐づく経費も加味しつつ進めていける。

 

確認のためのボタンクリックが多い
良いポイント
優れている点・好きな機能
・社内の稟議プロセスに使用しており、申請画面がシンプルな作りになっているため、申請時の操作に迷うことがない
・稟議申請画面内の案件概要にテンプレートが設定されているので、申請時の文章作成の工数が削減された

その理由
・必要最小限の機能になっていてUIが見やすい

引用元：ITreview

11.Styleflow／TDCソフト株式会社

誰でも使いやすい簡単操作と、コストパフォーマンスの良さに強みをもつ。Excel・Wordで作成した申請書フォーマットを、そのまま取込み電子化が可能。組織改編・人事異動の際も、スムーズに機能の変更や追加が可能。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

様々な申請フローを組み込むことができます
良いポイント
テンプレートがない分、使い始めるまでに設定が必要なため、難易度は高目かと思います。Office文書からの文書レイアウトの作成も簡単なため、既に自社で使っているフォーマットをそのまま文書レイアウトとして使うこともできますし、既存のフォーマットがない場合もOffice文書で簡単に文書レイアウトをつくることができます。
申請フローの設定も、実際の書類の流れをイメージしてつくるとつくりやすいです。
文書テンプレートも申請フローも自由につくれるので、事務手続の届出書類から決済が必要な文書までフォーマットがあればいいなと思うものはすべてStyleflowに落としこめそうです。
マニュアルも充実していますが、ボリュームたっぷりなので探しきれないことも多く、わからないことはサポート窓口で相談するのが早いです。サポート体制も充実しているように思います。

 

コスパ最強ワークフローツール
良いポイント
優れている点・好きな機能
・ホーム画面が見やすい
・コストが安い
・lineworksと連携が出来るようになる
・営業担当さんのレスポンスが早い

その理由
スタイルフロー導入の決め手は、ホーム画面が見やすいことにありました。
ホーム画面の色分けイラストやワークフロー設定など直観的に使用が出来る点が気に入っております。
また、当社はlineworksを導入しておりますので、連携が出来る点も決め手の1つとなりました。

営業担当の方も誠実な方であり、いつも早くご対応頂けて助かっております。
私自身がアナログ人間ですので、サポートしてくれる営業マンさんがいることは、導入を進めるにあたり安心材料となっております。

引用元：ITreview

12.ActionPassport／株式会社イーネットソリューションズ

複雑な承認・決済ルートに対応しており、設定の柔軟さに強みをもつ。Excel・Word・PDFのフォームを取り込むだけで、簡単に電子化が可能。承認否認・再申請請求・再承認請求など、多彩なフロー機能をもつ。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

もっと早く導入すればよかった。
良いポイント
・紙で使用していたフォーマットのままの形式で電子化できるので、印鑑が必要な外部に送る書類も作成しています。印刷して郵送も可能ですし、PDF化してメール送信もしています。
・よくある枠だけのワークフローでは入力間違えが多いのですが、これまで使用していた紙と同じ場所に入力するので、導入時の職場での操作説明がかなり簡素化できました。
・人事異動が多い時期に前もって新しい組織図を準備しておくと、日付で一括置き換えが出来るので、忙しい時期に焦って1人ずつ所属を変更する必要が無いので助かっています。
・項目内容で承認ルートを枝分かれ出来るので、これまでの承認の流れを変える事がなく運用開始が出来た。

 

他社間との承認業務に活用
良いポイント
自社の承認システムでは他社のアカウントを作ることができないため、他社間のやり取りで利用しております。多業者間とのやりとりも１つのフォーマットで完結できて、動作もスムーズでとても重宝しております。

引用元：ITreview

13.kickflow／株式会社kickflow

大企業向けで、組織改編など拡張のしやすさに強みをもつ。シンプルな画面設計で使いやすく、充実した機能を搭載。並列承認や高度な条件分岐など、複雑な組織に役立つ機能が充実。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

負担が減りました
良いポイント
優れている点・好きな機能
・連続承認
・組織図のバージョン管理
その理由
・連続承認により承認者の画面遷移が少なくなり、承認に割く時間が減り、承認するまでのスピードが上がったと感じる。
・人事異動や組織改編で、既存の申請が影響受けることなく置き替えることができ、遅滞なくタイムリーに変更できます。

 

多機能で使いやすいワークフローシステム
良いポイント
優れている点・好きな機能
・組織ツリー、世代管理
・Slack連携
・OS、デバイスを問わないUI

その理由
・組織ツリー、世代管理ができるワークフローシステムがあまりない中
組織変更が多いため必須機能であり、事前に組織対応が可能
・Slack連携が可能なため、特に承認者の承認スピードが上がり、意思決定がかなりスムーズとなる
・OSやデバイスに制限がなく、使いやすくシンプルなUIなので、ユーザーが使いやすい
・その他、各種認証をサポートしているため、導入フェーズ・運用フェーズで柔軟な認証が可能

引用元：ITreview

14.バクラク申請／株式会社LayerX

経費精算システムと連携ができ、経理関連の申請・承認に強みをもつ。重複申請や承認してはいけない申請をAIが自動検知し、アラート通知する機能がある。Slackやアプリからも承認操作が可能。

このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）

シンプルで分かりやすい。電子帳簿保存で安心して使える
良いポイント
電子帳簿保存法対応のシステムとして、選定しました。
申請フォームの作成、経路の作成は分かりやすく、あまりマニュアルを見なくても作成ができました。
特に経路は、実際に申請を出さなくてもルートを確認できる機能があり、テストで送って確認するといったことが不要になります。
また、経路は条件づけして、ルートを変えるといったことができるので、部署を兼任しているスタッフの経路設定も簡単にできます。
請求書申請はPDFをアップするだけで、必要な入力項目は自動で登録されるAI-OCRが非常に便利です。
他社の同様のサービスでもOCR機能はありますが、認識まで早いのも特徴です。
また、他社のような経費精算システムを電帳法対応にしたという後付けの設計ではないので、使わない機能や電帳法保存上不要な項目の入力が無いのもすごくメリットになります。
申請の確認もメールで都度連絡が行くので確認もれがなくなります。
この確認メールは、送る送らないの細かい設定ができるので、不要な場合は配信を止めることが出来ます。
10社を超えるシステムを比較しましたが、バクラクは使いやすく、お勧めできるシステムです。

 

使いやすく総じて便利
良いポイント
・請求書アップロード後、AI＋OCRの読取りスピードが速く自動で金額、取引先名、支払期日が入るため便利。
・フォーム、経路設定はジョブカンと似ていて初期設定でつまずくところはあまりなかった。
・画面が使いやすい。支払申請のみの契約だと低コスト。
・導入前、取引先に案内する際のフローを気にしていたが請求書郵送先を変更する必要なく、取引先への案内テンプレもあり負担は軽かった。

引用元：ITreview

その他おすすめのワークフローシステム

ジンジャーワークフロー
ワークフローEX
業務デザイナー
WaWaFlow
AppRemo
SmartFlowワークフロー
intra-mart ワークフロー
Questetra BPM Suite
Findワークフロー
Streamline
Ci*X Workflow
Shachihata Cloud
MAJOR FLOW Z FORM
monday.com
HUEワークフロー
サイボウズ Office
ServiceNow
Garoon
freee支出管理 経費精算Plus
Hi-PerBT ワークフロー
BP Director
Hachikin

ワークフローシステムの機能とメリット

ワークフローを、コンピューターに組み入れたものがワークフローシステムです。ワークフローシステムを使って申請すると、あらかじめ設定されている承認者に自動でフローがまわり、オンライン上で稟議が完結します。文書を直接やり取りするわけではなく、コンピューター上のデータでやり取りすることになるため、効率が良くなりミスを防げます。

文書を直接紙でやり取りしていると下記のようなトラブルが生じがちですが、それもワークフローシステムを使うことで解決できます。

• 申請書類の管理が煩雑で紛失しやすい（したことがある）
• 承認者が離席していて対応が遅れる
• 承認者が明確に決まっていない

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの主な機能は、以下の4つです。

申請書の作成

稟議申請に使える申請書をシステム上で作成できます。

申請書の検索、履歴表示

過去に申請した稟議のデータはシステム内にすべてストックされるため、検索れば簡単にヒットします。

申請、承認のフローの設定

申請の種類ごとに、申請者・承認者を細かく設定できます。

また、上がってきた申請に対して、承認者が承認・差し戻し・却下などのアクションを取れるうえに、オンライン上で完結するツールを選べば外出中でも対応可能です。

申請や承認時のメールやチャットでの通知

他者からの承認依頼や自分が上げた申請にアクションがあった場合、メールやチャットで通知されるので、外出先でもやり取りが便利です。

ワークフローシステムを導入する3つのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは以下の通りです。

メリット1：進捗管理が容易になる

ワークフローに関する情報がシステム上で一元化されるため、それぞれの業務の進捗管理が容易になります。申請がどこで止まっているのか、誰の承認待ちなのかなどの進捗状況を把握可能です。

これらの情報は紙の申請書では把握しにくいものですが、データでやり取りすることで、いつでも簡単に調べられます。

メリット2：必要な文書を明確化できる

ワークフローをシステム化することで、業務を進める時に必要な文書を手に取りやすくなります。

たとえば出張にかかった交通費を精算したいときでも紙の申請書であると、どのような様式なのか、それがどこにあるのかわからずに混乱してしまうこともあるでしょう。しかし、システム化されていれば、必要な書類がすぐに検索され、そのまま作成できます。このようにワークフローシステムの導入で書類の選択ミスを防げるのは大きなメリットです。

メリット3：業務を効率化できる

紙の書類のやりとりは、時間がかかるのが難点です。書類を手渡しするには手間がかかりますし、業務が増えれば増えるほど関わる人数や書類が増えて、取り違いや紛失などのミスも発生しやすくなります。

しかし、それもすべてシステム化することで、より正確かつ短時間での確認・承認が可能になります。

ワークフローシステムを選ぶ際に注意したい3つのポイント

ワークフローシステムを選定する際に注意すべきポイントを3点ご説明します。

ポイント1：自社の現状の課題を解決できるか

まずは、自社の現状課題を明確化し、把握しましょう。そして、検討しているワークフローシステムが自社に合うかどうかを確認する必要があります。せっかく導入したのに、課題が増えたら意味がありませんよね。

どの部分の効率が悪く、ミスが多いのかを把握すると、選ぶべき製品がおのずと見えてくるはずです。

ポイント2：自社の業務フローと整合しているか

多くの企業には、すでにワークフローが存在しているのではないでしょうか。そのワークフローは自分が選んだ製品で実現できるものなのかを、システム化するにあたって確認する必要があります。

ワークフローシステムを導入するために自社のワークフローをいちから作り直していては、かえって時間がかかるもの。そうならないように現在のワークフローに整合するのかどうかを確認しましょう。

ポイント3： 自社に合う機能を持っているか

ワークフローシステム製品にはそれぞれの強みがあります。主に比較すべき機能の項目は以下のとおりです。自社に必要、また不必要な機能を明確にして、コストとのバランスを取りながら慎重に製品を選びましょう。

• 初心者でも使いやすいシンプルなUIになっているか
• WordやExcelのファイルを転用できるか
• テンプレートのカスタマイズはできるか
• サイボウズやG Suiteなどのグループウェアとの連携機能が豊富か
• スケジュール管理・文書管理などのオプション機能がついているか

ワークフローシステムのなかには、他のシステムと連携できるものが多く存在します。会計ソフトや営業支援ツールなど他のシステム連携すると、さらなる業務効率化を期待できます。すでにあるノウハウを活かせるように、既存のシステムと導入予定の製品が連携されるかどうかをを確認することが重要です。

ワークフローシステム導入の流れ

実際にワークフローシステムを導入することになった場合、どのような流れになるのでしょうか。ここからは流れを簡単に説明します。

ステップ1：社内の現状調査

まずは社内の現状調査を行い、どのような稟議書がどのようなフローで申請、承認されているのかを把握しましょう。また、社員が感じている課題や改善点をヒアリングするのも有効です。

ステップ2：調査結果の分析

社内調査が終わったら、次に調査結果の分析です。決められたフローと実際に行われているフローに違いはないか、また申請から決済までに要する期間などを分析していきます。

ステップ3：改善ルールの作成

ワークフローシステム導入のために現状を見直して無駄な業務を除き、効率的なフローを作成する必要があります。特に社員が改善を求めている部分から見直すのがおすすめです。

ステップ4：ワークフローシステムの実装検討

ワークフローシステムを導入する業務の優先順位を決めたら、具体的な実装検討に入っていきます。まずは、現在使用している他システムとの連携やセキュリティの管理方法など、細かいところから決めるようにしてください。

ステップ5：まずは一部の部門で試験的に導入

手順が決まったら、いよいよ導入していきます。いきなり全社で導入するのではなく、まずは一部の部門から導入していくのがおすすめです。実証しながら操作性や効果を確認し、改善が必要と感じた部分はチェックしていきます。

ステップ6：部門をまたいで展開

一部の部門内での導入に成功したら、部門をまたいで拡大していきましょう。一部門内だけではなく、複数の部門間でのやり取りが必要となってくる業務も多いので、トラブルなく展開されるかどうか、見ていく必要があります。

ステップ7：最終的には全社導入

部門間での導入に問題がなければ、最終ステップとして全社での導入を進めましょう。すでに全社で使っているシステムと連携することで、効率的に業務を進められるようになります。

まとめ

今回の記事ではおすすめのワークフローシステム36個と、ワークフローシステムの意味と導入するメリット、選ぶときの注意点を紹介しました。

自社の抱えている課題、必要な機能、コストとのバランスを考慮してシステムを導入しましょう。

自社に合ったワークフローシステムを導入し、ペーパレス・はんこレスを実現し、業務が効率化されることを願っております。

【顧客満足度No.1※】誰でも簡単に設計できるワークフローシステム「コラボフロー」
※ITreview カテゴリーレポートワークフロー(2023 spring)