【2021年最新版】ワークフローシステム(電子稟議)主要25ツールを徹底比較!選び方、導入の流れも解説

ワークフローシステムとは、発注や社内承認など業務の一連の流れを整理・定義し、効率的に業務を進めるのに役立つサービスです。

テレワークの普及によって、書類やはんこを必要とせず、オフィスに出社しなくても業務を進められるオンラインサービスのニーズが高まっています。

しかし、そもそもワークフローとはどのようなものか、システムによって何が違うのか明確に説明できる人はそう多くありません。導入する前にはワークフローシステムごとの違いや料金などを比較して、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。

今回はそもそもワークフローとは何か、ワークフローシステムで何ができるのか、選び方のポイントを解説します。また、おすすめのワークフローシステム25個について、料金や特徴などを徹底比較します。自社に合ったワークフローシステムを見つける時の参考にしてみてください。

なお、本記事では重要度を客観化するためにワークフローシステムを紹介している既存のサイト9個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に紹介しているので、この記事を読めば効率よく良質なワークフローシステムを見つけることができます。

契約稟議や申込書作成などWeb・スマホでできる「承認Time」


おすすめのワークフロー25選

Create!Webフロー/インフォテック株式会社

  • すぐに操作がわかるデザインで、初めて使う方でも迷いなく操作できる
  • 紙の申請書のデザインをそのまま再現できるので、使い方が浸透しやすく、紙運用からの移行もスムーズ
  • 様々な業務システムや主要パッケージ製品/クラウドサービスなどと連携可能

初期費用

クラウド版:0円

料金プラン

■クラウド版:月額500円/1ユーザー 年額5,500円/1ユーザー
■パッケージ版のライセンス価格:600,000円/50ユーザーライセンス~
※税抜

導入企業

日通商事株式会社 /高田製薬株式会社 /みすずホールディングス株式会社 /株式会社TJMデザイン/株式会社エイコー /学校法人北里研究所/小田急電鉄株式会社/藤久株式会社/日興通信株式会社/株式会社ビー・エム・エル/ミサワホーム株式会社/アサヒ飲料株式会社/株式会社シーマ/株式会社コトブキ

導入社数

14企業以上 ※導入事例掲載数

コラボフロー/株式会社コラボスタイル

  • Excelからフォームをデザインできるので、専門の知識がなくてもワークフローを簡単作成
  • 連携パーツでkintone、サイボウズOffice、Garoon、Office365などと連携可能
  • 1名単位で契約可能(クラウドの場合)なため、徐々に利用数を増やしていくといった運用も可能

初期費用

要問合せ

料金プラン

■クラウド版:月額500円/1ユーザー 年額5,880円/1ユーザー(最低5ユーザーから)
■パッケージ版:見積
※税別

導入企業

株式会社雄飛堂 /BEENOS株式会社 /株式会社エスネットワークス/株式会社やまねメディカル/株式会社タカゾノ/株式会社MTG/学校法人追手門学院/アポロ販売株式会社/株式会社自然農園/株式会社コーコス信岡/ダイトロン株式会社/北陸通信ネットワーク株式会社/株式会社スヴェンソン/福島工業株式会社/岡畑産業株式会社

導入社数

15企業以上 ※導入事例掲載数

ジョブカンワークフロー/株式会社 Donuts

  • 「使いやすさ」を追求したUI設計で、初期設定・申請書作成が簡単!
  • スマホでも申請・承認できるので、外出先からの申請・承認業務もスピーディーに
  • 英語に切り替え可能なので、英語ユーザもノンストレスで利用

初期費用

■中・小規模の企業:0円
■大規模(500名目安)の企業:見積

料金プラン

■中・小規模の企業:月額300 円/1ユーザー(最低利用料金は月額5,000円)
■大規模(500名目安)の企業:見積
※税抜

導入企業

タマホーム株式会社/エイベックス株式会社/株式会社ZUU/ラクスル株式会社 ほか

導入社数

10,000社

楽々WorkflowII/住友電工情報システム株式会社

  • 大規模なお客様に満足いただける機能で、長期運用でも安心
  • 英語・中国語に標準対応、言語追加機能でタイ語、韓国語、スペイン語、フランス語などにも対応 
  • グループ各社のワークフロー業務の統一基盤としての利用も可能

初期費用

要問合せ

料金プラン

基本ライセンス 250万円(税抜)~ ※詳細は問い合わせ

導入企業

学校法人青山学院/株式会社アシスト/株式会社アプリックス/綾羽株式会社/アルテック株式会社/宇部エクシモ株式会社/宇部興産機械株式会社/株式会社エクサ/株式会社エネゲート/株式会社エフテック ほか

導入社数

600社超

ActionPassport/株式会社イーネットソリューションズ

  • 月額課金のクラウドサービスなので、導入における初期コストを抑えることが可能
  • 外部システムとの連携も可能で多様な拡張性を実現
  • サービス費用内でディスク容量が無制限なので、保管される書類が増えても安心

初期費用

クラウド版:0円

料金プラン

■クラウドサービス:初期費用0円、月額5,000円(税別)/ID数10 ※最低ID契約数10
■パッケージプラン:基本ライセンス60万円(税別)~+サポート費用9万円(税別)~(50ユーザーの場合)

導入企業

ソフトブレーン株式会社様、株式会社ヤマダホームズ様、学校法人 京都外国語大学様 ほか

導入社数

要問合せ

Gluegent Flow/サイオステクノロジー株式会社

  • あらかじめ用意された豊富なテンプレートからも選択できるので、業務がすぐにスタート
  • PC向けビューとモバイル向けビューの自動切り替えで、小さい画面でも操作しやすい表示
  • ワークフローにログインなしでもブラウザ通知されるので、タイミングを逃すことなく、スムーズに承認を進められる

初期費用

要問合せ

料金プラン

月額 300円(税別)/1ユーザー~

導入企業

株式会社熊谷組 様、アイペット損害保険株式会社 様 、ヨコハマ グランド インターコンチネンタル ホテル 様 ほか

導入社数

要問合せ

rakumo ワークフロー/rakumo 株式会社

  • G Suite と連携するので構築・導入は非常に簡単
  • 申請者・承認者への通知はメール、Slack の併用可能で、円滑な業務プロセスの進行をサポート
  • コメント機能で承認の背景やコメントも記入。承認の流れが一覧できるUIで、前後の経緯も一目瞭然。

初期費用

要問合せ

料金プラン

rakumo for Gsuite:月額300円/1ユーザー、年額3,600円/1ユーザー(年単位での契約が必要)
※税抜

導入企業

bravesoft株式会社/埼玉高速鉄道株式会社/モバイル・インターネットキャピタル株式会社 ほか

導入社数

14社以上 ※導入事例のうち「ワークフロー」導入会社

X-point/株式会社 エイトレッド

  • 中小企業や企業内の部門単位など、担当者が限られる規模での導入に最適
  • 連携機能をオプションとして選べるので連携する際のお客様の費用負担や、かかる手間が比較的少ないのが特長
  • システム管理者は、情報システム部門のない企業や、情報システム部門の人数が1、2名程度の企業を想定!

初期費用

要問合せ

料金プラン

■X-point Zero版(30ユーザー以下):標準価格200,000円/ ライセンスサービス費用50,000円(製品を利用する場合は、ライセンスサービス契約が必須)
■X-point Standard版(1000ユーザー):標準価格600,000円/ ライセンスサービス費用90,000円
■X-point Enterprise版(1000ユーザー以上):標準価格1,200,000円/ ライセンスサービス費用180,000円
※税別
※Standard版、Enterprise版は追加費用でユーザー数を増やすことが可能。

導入企業

要問合せ

導入社数

要問合せ

SmartFlow/VeBuIn 株式会社

  • 初期費用0円、20ユーザーまで永久0円のワークフローシステム
  • 電話・メール・チャットによる充実のサポートあり
  • Slack、LINEWORKS、AZURE、APIとの柔軟な連携

初期費用

0円

料金プラン

■ 20名無料
■ ワークフローのみ300円/月 (275円/年)
■ 上記に経費精算を追加する場合、500円/月 (460円/年)

導入企業

株式会社ディーエスエス/株式会社サンライズ精工/株式会社カメイプロアクト/Arjo Japan株式会社/株式会社 EOS コーポレーション

導入社数

37社以上

Styleflow/TDCソフト株式会社

  • 月額 300円/1ユーザーでユーザ権限ごとに料金差なし!コストパフォーマンスに優れたわかりやすい料金設定
  • 組織の一部で利用するなどスモールスタートで始めるなど、企業のスタイルに合わせて導入可能
  • 組織変更を世代管理する機能で、必ず発生する組織改編・人事異動にも柔軟に対応

初期費用

0円

料金プラン

月額 300円(税別)/1ユーザー~

導入企業

東京ガス株式会社

導入社数

13社以上

WaWaFlow/株式会社アイアットOEC

  • 2000人以上でもクラウドで利用ができる
  • WaWaOfficeシリーズと簡単に連携
  • 申請様式も承認ルートも、自社の環境に合わせた電子申請を実現可能

初期費用

0円

料金プラン

月額 400円(税別)/1ユーザー~

導入企業

株式会社リロ・ホールディング/医療法人賀新会 玉島第一病院/株式会社デンショク

導入社数

3社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■稟議書の決済状況が不明、承認経路がよく分からないという方
■承認決裁者が出張が多く、なかなか決済がとれないという方
■決済された書類をシステムに再度入力しているという方

X-point Cloud/株式会社 エイトレッド

  • ワークフローシステムX-pointと同じ機能をクラウド環境でそのまま利用することが可能
  • SharePoint、G Suite、サイボウズ Officeなどグループウェア連携オプションも充実
  • クライアント証明書サービスで社外でも安全性にスマートフォンで決裁できる

初期費用

■スタンダードプラン:14万円
■プリペイドプラン:14万円+475円×ユーザー数×12
※プリペイドプランの場合、ユーザー利用料の5%割引が適用され月額475円となる

料金プラン

基本料金:1ユーザーあたり月額500円+初期費用
■スタンダードプラン:月額 500円×ユーザー数
■プリペイドプラン:0円
※その他、グループウェア連携サービス、セキュリティオプションサービスなどのプランも別途あり

導入企業

牛乳石鹸共進社株式会社/株式会社クロスフォー/多摩化学工業株式会社/学校法人獨協学園獨協大学 ほか

導入社数

100社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■営業活動に時間を充てたいのに事務手続きの負担が大きい
■社内の業務フローを強化して利益増・業務効率化させたい
■他システムやグループウェアと連携して利用したい
■初期費用を抑えてワークフローを導入したい など

「皆伝!」シリーズ/スミセイ情報システム株式会社

  • 経費精算、旅費精算、人事・総務申請、勤務管理、マイナンバー管理をサポートするワークフローシステム
  • 導入形態はオンプレミス、クラウドサービスから選べ、タブレット、スマートフォンにも対応
  • 多言語・多通貨やマルチテナントに対応!複数の国や地域にまたがる子会社、現地法人を含めたグローバルでの活用可能

初期費用

要問合せ

料金プラン

要問合せ

導入企業

株式会社丹青社/株式会社CACクロア/敷島製パン株式会社/リケンテクノス株式会社/株式会社日建設計/いすゞ自動車株式会社 ほか

導入社数

500社以上

Findワークフロー/株式会社 東計電算

  • ワークフロー機能、文書管理機能、ポータル機能に加えてグローバル対応・外部システムとのデータ連携が可能
  • 言語設定をすることで海外展開をしている現地勤務者も文書を閲覧できる
  • ワークフロー承認ルートは、簡単なルートから複雑なルートまで全17種類に対応

初期費用

要問合せ

料金プラン

要問合せ

導入企業

要問合せ

導入社数

ガソリン小売業 (使用者2000名・帳票130種類)/自動車部品製造業(使用者2000名・帳票700種類)/塗料小売業(使用者70名・帳票30種類)

J-MOTTOワークフロー/リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

  • 1人あたり月200円から利用可能!2ヶ月の無料お試し利用もできる
  • 使いやすさ、わかりやすさにこだわり、機能も充実!
  • スマートフォンに対応

初期費用

単独利用の場合30,000円

料金プラン

■基本料金:ユーザー数10ユーザーまで・ディスク容量1GBまで 2,000円
■超過料金:ユーザー数 10ユーザー毎2,000円 ディスク容量 500MB毎 1,000円
※詳細はHP参照

導入社数

4,000社

こんな人におすすめ

■情報の見直し!過去の申請を管理したい
■申請を簡単に!申請の度に申請ルートを選択するのが面倒くさい
■もっとエコに!申請に関連する紙を削減したい
■コスト削減!ワークフローの費用を削減したい

POWER EGG 3.0/ディサークル株式会社

  • グループウェア、汎用申請ワークフロー、Webデータベース、経費精算ワークフロー、CRMの5つの機能を連携し、業務プロセスを可視化できる
  • クラウド版、パッケージ版を提供。クラウド版は、プライベートまたはパブリッククラウド環境から選択可能
  • およそ3カ月ごとのサイクルでサービスリリースやバージョンアップを提供

初期費用

要問合せ

料金プラン

<クラウド版>
■サービス基本使用料金 10,000円/月
※ユーザ数にかかわらずご契約システム単位での価格となります。

■グループウェア 500円/月
■汎用申請ワークフロー 550円/月
■Webデータベース 650円/月
■CRM 280円/月
■経費精算ワークフロー 500円/月
※ ユーザライセンスあたりの月額単価になります。契約ロット数は10ユーザごとで、初期導入時の最低契約数は30ユーザ、最大契約数は4,000ユーザとなります。最低契約期間は1年間となります。お支払いは年間利用料の一括払いとなります。
※ CRMをご利用の際、「Webデータベース」の契約が必須となります。

<パッケージ版>

詳細はHP参照

導入企業

遠賀信用金庫/カンタツ株式会社/朝日信用金庫/富士通Japan株式会社/株式会社 四国銀行/株式会社 沖縄銀行 など

導入社数

国内1354社

SmartDB/株式会社ドリーム・アーツ

  • 数万人での一斉利用や、数千業務のデジタル化が可能!大企業の部門単位でも全社単位でも利用できる
  • 条件分岐・合議・追加承認先などの豊富な機能や細かい権限設定で部門横断の複雑な業務フローにも対応
  • 監査ログ取得による完璧なセキュリティ・立場に応じた権限設定などで、全社のプラットフォームとしての安全性を確保

初期費用

要問合せ

料金プラン

■基本料金
ベーシックプラン:月額300,000円
プロフェッショナルプラン:月額600,000円
※300ユーザー分含む
■ユーザー課金
ベーシックプラン:月額800円/人
プロフェッショナルプラン:月額1,600円/人
※301ユーザーから課金

※3,000ユーザー以上は別途見積もり

導入企業

ヨネックス株式会社/株式会社アダストリア/コクヨ株式会社/株式会社カウネット/日本特殊陶業株式会社/学校法人立命館 ほか

導入社数

25社以上 ※導入事例掲載数

streamline/株式会社ミトリ

  • 電子承認に強いので、金額や入力内容による条件分岐、事前定義ルートなど業務に合わせた決裁ワークフローシステムを構築可能
  • 月額300円/ユーザーで利用可能なため、利用部門を限定して少数ユーザーからのスモールスタートができる
  • 言語切替(日/英)やG SuiteやOffice365等のグループウェアとのシングルサインオン連携も可能

初期費用

■ベーシックプラン
 1~50ユーザー:5,000円/社
 51~100ユーザー:10,000円/社
 101ユーザー以上:30,000円/社
■プロフェッショナルプラン
 100,000円/社

※2020年12月末まで、初期費用無料キャンペーンあり

料金プラン

■ベーシックプラン
月額 300円(1ユーザーあたり)、年額3,600円
■プロフェッショナルプラン
月額 750円(1ユーザーあたり)、年額9,000円

※年間契約
※その他各種オプション費用あり
※2020年12月末まで、ベーシックプラン3ヵ月無料キャンペーンあり

導入企業

全国運転代行共済協同組合/菊池建設株式会社/株式会社ニットー/イズミ物流株式会社/北日本石油株式会社/株式会社イノベーター・ジャパン ほか

導入社数

1,500社

こんな人におすすめ

■テレワークが始まったが紙による申請書が残っている為、出社しないといけない
■紙の書類から電子稟議システムへの切り替えは社員への教育など時間がかかる
■メールへの添付だと会社として統制ができない。メールに埋もれて必要な承認がまわらない
■書類のテンプレートがどこにあるかわからない
■自宅(社外)からだと社内文書にアクセスできない

ワークフローEX/株式会社Knowlbo

  • Excelの稟議文書をそのままワークフローにのせられるので、手間なく簡単に電子化
  • メール連携オプションでメールから申請、承認が可能
  • 電子化した情報は全て暗号化、改ざんチェック可能など堅牢なセキュリティーが特徴

初期費用

要問合せ

料金プラン

要問合せ

導入企業

九州旅客鉄道株式会社

導入社数

26社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■拠点の行き来で決裁に時間がかかる
■会社で申請や承認をしなければならない
■申請・承認の進歩状況が分からない
■文書の保管と検索が大変
■文書を回覧したい
■文書を所属部署で閲覧可能にしたい

業務デザイナー/株式会社ユニオンシンク

  • 他システムとの連携や業務フローの修正を自社で簡単にカスタマイズできる
  • お絵かき感覚でワークフローの追加ができるため、企業それぞれにあったシステムの構築が可能
  • お客様の声を基に改善を重ねた最新版の業務デザイナーを無償提供やお客様ごとのマニュアル・サポートセンターあり

初期費用

要問合せ

料金プラン

要問合せ

導入企業

SRSホールディングス株式会社

導入社数

要問合せ

AgileWorks/株式会社 エイトレッド

  • ワークフローの詳細な作り込み、未来設定、多言語対応など、大規模組織で必要な機能が充実。数万名規模の組織でも対応可能
  • 基幹系システムとの連携(アドオン開発)を前提に設計されたエンタープライズ型ワークフローで、変化に強く、柔軟なシステム連携を実現
  • 他からの移行を想定した機能あり!旧システムからのマイグレーションプロジェクトの実績も多数

初期費用

■AgileWorks Standard基本パック:標準価格 240万円、ライセンスサービス価格 36万円
■AgileWorks Enterprise基本パック:標準価格 360万円、ライセンスサービス価格 54万円

料金プラン

追加同時ユーザーライセンス
■50ユーザー
 標準価格:80万円、ライセンスサービス価格:12万円
■100ユーザー
 標準価格:130万円、ライセンスサービス価格:19万5千円
■200ユーザー
 標準価格:220万円、ライセンスサービス価格:33万円
■250ユーザー
 標準価格:250万円、ライセンスサービス価格:37万5千円
■500ユーザー
 標準価格:380万円、ライセンスサービス価格:57万円

導入企業

株式会社テレビ朝日

導入社数

47社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■組織改編や人事異動が多く社内周知や管理の負担が大きい。
■同じ申請書類でも 毎回手書きで記入しなければならない。
■事業所が多く書類のやり取りをするだけで 数日かかってしまう。
■書類管理ルールがバラバラで 紛失するリスクを感じている。
■決裁が通るまでの時間が長くスピーディーに営業できない。
■社内の業務フローを強化して 利益増・業務効率化させたい
■グローバル化により書類の 多言語対応化 が求められている。
■クラウドやレガシーが混在し システムを統合することが難しい。

クラウドERP freee/freee株式会社

  • 申請・承認から会計、管理まで最適化
  • すきま時間での申請、出先での承認、人事マスタ更新やフォーム管理の負担削減を実現可能
  • Slack連携を行うとSlackアプリから承認を1タップで行える

初期費用

要問合せ

料金プラン

会計エンタープライズプラン:問い合わせ
※稟議書/汎用ワークフロー機能が明記されているのは「クラウドERP」の上記プランのみ。

導入企業

イーオクト株式会社/ディライト株式会社/株式会社山本商店 ほか ※導入事例掲載企業のうち、「会計freee」「クラウドERP」利用会社。

導入社数

41社以上 ※導入事例掲載企業のうち、「会計freee」「クラウドERP」利用会社数。

Garoon/サイボウズ株式会社

  • 中堅・大規模組織向けグループウェアの基本機能の一つとしてのワークフロー
  • 経費の処理から稟議書の申請、内部統制まで対応
  • 経路分岐や上長設定、代理申請や代理承認機能など、日本企業のプロセスに沿ったワークフローをすばやく構築

初期費用

クラウド版:0円

料金プラン

<クラウド版>
■~300ユーザー:月額845円/1ユーザー、年額9,935円/1ユーザー
■301~1,000ユーザー:月額800円/1ユーザー、年額9,405円/1ユーザー
■1,001~ユーザー:問い合わせ
※税別
※学校法人や公共団体、特定非営利活動法人や特定の条件を満たした任意団体には別プランあり。

<パッケージ版>
新規ユーザーライセンス(年額)
■ランクA(~50ユーザー):600,000円/50ユーザー
■ランクB(51~249ユーザー):11,000円/1ユーザー
以降、ユーザー数ごとに、ランクHまで、1ユーザーごとの価格が設定されている。ランクG、H(5,000~ユーザー)の料金は問い合わせ。
※税別
※学校法人での利用と官公庁などには別プランあり。

導入企業

阪急阪神ホールディングス株式会社/サンコール株式会社/ビーウィズ株式会社/ネグロス電工株式会社 ほか

導入社数

5,400社超

こんな人におすすめ

中堅・大規模組織向け

サイボウスOffice/サイボウズ株式会社

  • 中小企業向けグループウェアの機能の一つとしてのワークフロー
  • 「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」などの申請・決裁をかんたんに電子化
  • スマートフォンやタブレットに最適化された画面で、外出中でもサクサク決裁できる

初期費用

クラウド版:無料(5ユーザーから契約可能/最低契約期間は1ヶ月)

料金プラン

<クラウド版(5ユーザーから契約可能)>
■スタンダードコース:月額500円/1ユーザー、年額5,880円/1ユーザー
■プレミアムコース:月額800円/1ユーザー、年額9,405円/1ユーザー
※税別
※特定非営利活動法人や特定の条件を満たした任意団体には別料金あり。

<パッケージ版>
新規に導入を検討される方の基本ライセンス料金
■スタンダードコース:63,800円~1,380,000円 (63,800円は10ユーザー版の金額、1,380,000円はユーザー無制限の金額)
■プレミアムコース:82,800円~1,680,000円 (82,800円は10ユーザー版の金額、1,680,000円はユーザー無制限の金額)
※税別
※無制限版は300ユーザーまでの利用を推奨。
※基本ライセンスには、1年分のサービスライセンスが含まれる。

導入企業

株式会社スポーツフィールド/株式会社柏圭/株式会社グローバルカンパニー/株式会社ダイヤ昭石/株式会社阪急ウェディング/社会福祉法人みやび ほか

導入社数

累計導入65,000社超

こんな人におすすめ

中小企業

承認Time/SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

  • スマートフォン/マルチOS対応
  • 多言語化ツール「Wovn.io」を連携させることで、システムを最大30か国語に対応可能
  • 経費精算システム「経費BankⅡ」との連携でバックオフィスの更なる効率化が実現

初期費用

180,000円 ※税抜

料金プラン

月額利用料(1~50ユーザー):25,000円
月額追加ID利用料(50ユーザー単位):10,000円
※税抜

導入企業

株式会社オートサーバー/株式会社インフォマート/株式会社STUDIOUS/株式会社たち吉 ほか

導入社数

9社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

ボタンひとつで作成した申請書の内容が任意の言語に翻訳されるので、グローバルに展開する企業様や外国人社員を雇用する企業におすすめ。


ワークフローシステムの機能とメリット

ワークフローを、コンピューターに組み入れたものがワークフローシステムです。ワークフローシステムを使って申請すると、あらかじめ設定されている承認者に自動でフローがまわり、オンライン上で稟議が完結します。文書を直接やり取りするわけではなく、コンピューター上のデータでやり取りすることになるため、効率が良くなりミスを防げます。

文書を直接紙でやり取りしていると下記のようなトラブルが生じがちですが、それもワークフローシステムを使うことで解決できます。

  • 申請書類の管理が煩雑で紛失しやすい(したことがある)
  • 承認者が離席していて対応が遅れる
  • 承認者が明確に決まっていない

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの主な機能は、以下の4つです。

申請書の作成

稟議申請に使える申請書をシステム上で作成できます。

申請書の検索、履歴表示

過去に申請した稟議のデータはシステム内にすべてストックされるため、検索れば簡単にヒットします。

申請、承認のフローの設定

申請の種類ごとに、申請者・承認者を細かく設定できます。

また、上がってきた申請に対して、承認者が承認・差し戻し・却下などのアクションを取れるうえに、オンライン上で完結するツールを選べば外出中でも対応可能です。

申請や承認時のメールやチャットでの通知

他者からの承認依頼や自分が上げた申請にアクションがあった場合、メールやチャットで通知されるので、外出先でもやり取りが便利です。

ワークフローシステムを導入する3つのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは以下の通りです。

メリット1:進捗管理が容易になる

ワークフローに関する情報がシステム上で一元化されるため、それぞれの業務の進捗管理が容易になります。申請がどこで止まっているのか、誰の承認待ちなのかなどの進捗状況を把握可能です。

これらの情報は紙の申請書では把握しにくいものですが、データでやり取りすることで、いつでも簡単に調べられます。

メリット2:必要な文書を明確化できる

ワークフローをシステム化することで、業務を進める時に必要な文書を手に取りやすくなります。

たとえば出張にかかった交通費を精算したいときでも紙の申請書であると、どのような様式なのか、それがどこにあるのかわからずに混乱してしまうこともあるでしょう。しかし、システム化されていれば、必要な書類がすぐに検索され、そのまま作成できます。このようにワークフローシステムの導入で書類の選択ミスを防げるのは大きなメリットです。

メリット3:業務を効率化できる

紙の書類のやりとりは、時間がかかるのが難点です。書類を手渡しするには手間がかかりますし、業務が増えれば増えるほど関わる人数や書類が増えて、取り違いや紛失などのミスも発生しやすくなります。

しかし、それもすべてシステム化することで、より正確かつ短時間での確認・承認が可能になります。


ワークフローシステムを選ぶ際に注意したい3つのポイント

ワークフローシステムを選定する際に注意すべきポイントを3点ご説明します。

ポイント1:自社の現状の課題を解決できるか

まずは、自社の現状課題を明確化し、把握しましょう。そして、検討しているワークフローシステムが自社に合うかどうかを確認する必要があります。せっかく導入したのに、課題が増えたら意味がありませんよね。

どの部分の効率が悪く、ミスが多いのかを把握すると、選ぶべき製品がおのずと見えてくるはずです。

ポイント2:自社の業務フローと整合しているか

多くの企業には、すでにワークフローが存在しているのではないでしょうか。そのワークフローは自分が選んだ製品で実現できるものなのかを、システム化するにあたって確認する必要があります。

ワークフローシステムを導入するために自社のワークフローをいちから作り直していては、かえって時間がかかるもの。そうならないように現在のワークフローに整合するのかどうかを確認しましょう。

ポイント3: 自社に合う機能を持っているか

ワークフローシステム製品にはそれぞれの強みがあります。主に比較すべき機能の項目は以下のとおりです。自社に必要、また不必要な機能を明確にして、コストとのバランスを取りながら慎重に製品を選びましょう。

  • 初心者でも使いやすいシンプルなUIになっているか
  • WordやExcelのファイルを転用できるか
  • テンプレートのカスタマイズはできるか
  • サイボウズやG Suiteなどのグループウェアとの連携機能が豊富か
  • スケジュール管理・文書管理などのオプション機能がついているか

ワークフローシステムのなかには、他のシステムと連携できるものが多く存在します。会計ソフトや営業支援ツールなど他のシステム連携すると、さらなる業務効率化を期待できます。すでにあるノウハウを活かせるように、既存のシステムと導入予定の製品が連携されるかどうかをを確認することが重要です。


ワークフローシステム導入の流れ

実際にワークフローシステムを導入することになった場合、どのような流れになるのでしょうか。ここからは流れを簡単に説明します。

ステップ1:社内の現状調査

まずは社内の現状調査を行い、どのような稟議書がどのようなフローで申請、承認されているのかを把握しましょう。また、社員が感じている課題や改善点をヒアリングするのも有効です。

ステップ2:調査結果の分析

社内調査が終わったら、次に調査結果の分析です。決められたフローと実際に行われているフローに違いはないか、また申請から決済までに要する期間などを分析していきます。

ステップ3:改善ルールの作成

ワークフローシステム導入のために現状を見直して無駄な業務を除き、効率的なフローを作成する必要があります。特に社員が改善を求めている部分から見直すのがおすすめです。

ステップ4:ワークフローシステムの実装検討

ワークフローシステムを導入する業務の優先順位を決めたら、具体的な実装検討に入っていきます。まずは、現在使用している他システムとの連携やセキュリティの管理方法など、細かいところから決めるようにしてください。

ステップ5:まずは一部の部門で試験的に導入

手順が決まったら、いよいよ導入していきます。いきなり全社で導入するのではなく、まずは一部の部門から導入していくのがおすすめです。実証しながら操作性や効果を確認し、改善が必要と感じた部分はチェックしていきます。

ステップ6:部門をまたいで展開

一部の部門内での導入に成功したら、部門をまたいで拡大していきましょう。一部門内だけではなく、複数の部門間でのやり取りが必要となってくる業務も多いので、トラブルなく展開されるかどうか、見ていく必要があります。

ステップ7:最終的には全社導入

部門間での導入に問題がなければ、最終ステップとして全社での導入を進めましょう。すでに全社で使っているシステムと連携することで、効率的に業務を進められるようになります。


まとめ

今回の記事ではワークフローシステムの意味と導入するメリットを確認し、選ぶときの注意点を紹介した上で、主要なワークフローシステム25個を比較しました。自社の抱えている課題、必要な機能、コストとのバランスを考慮してシステムを導入しましょう。

自社に合ったワークフローシステムを導入し、ペーパレス・はんこレスを実現し、業務が効率化されることを願っております。

契約稟議や申込書作成などWeb・スマホでできる「承認Time」