【2022年最新版】ワークフローシステム(電子稟議)主要25ツールを徹底比較!選び方、導入の流れも解説

ワークフローシステムとは、発注や社内承認など業務の一連の流れを整理・定義し、効率的に業務を進めるのに役立つサービスです。

テレワークの普及によって、書類やはんこを必要とせず、オフィスに出社しなくても業務を進められるオンラインサービスのニーズが高まっています。

しかし、そもそもワークフローとはどのようなものか、システムによって何が違うのか明確に説明できる人はそう多くありません。導入する前にはワークフローシステムごとの違いや料金などを比較して、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。

今回はそもそもワークフローとは何か、ワークフローシステムで何ができるのか、選び方のポイントを解説します。また、おすすめのワークフローシステム15個について、料金や特徴などを徹底比較します。自社に合ったワークフローシステムを見つける時の参考にしてみてください。

なお、本記事では重要度を客観化するためにワークフローシステムを紹介している既存のサイト9個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に紹介しているので、この記事を読めば効率よく良質なワークフローシステムを見つけることができます。

直感的な操作性で誰でも簡単に設計可能なワークフローシステム「コラボフロー」


ワークフローシステムの機能とメリット

ワークフローを、コンピューターに組み入れたものがワークフローシステムです。ワークフローシステムを使って申請すると、あらかじめ設定されている承認者に自動でフローがまわり、オンライン上で稟議が完結します。文書を直接やり取りするわけではなく、コンピューター上のデータでやり取りすることになるため、効率が良くなりミスを防げます。

文書を直接紙でやり取りしていると下記のようなトラブルが生じがちですが、それもワークフローシステムを使うことで解決できます。

  • 申請書類の管理が煩雑で紛失しやすい(したことがある)
  • 承認者が離席していて対応が遅れる
  • 承認者が明確に決まっていない

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの主な機能は、以下の4つです。

申請書の作成

稟議申請に使える申請書をシステム上で作成できます。

申請書の検索、履歴表示

過去に申請した稟議のデータはシステム内にすべてストックされるため、検索れば簡単にヒットします。

申請、承認のフローの設定

申請の種類ごとに、申請者・承認者を細かく設定できます。

また、上がってきた申請に対して、承認者が承認・差し戻し・却下などのアクションを取れるうえに、オンライン上で完結するツールを選べば外出中でも対応可能です。

申請や承認時のメールやチャットでの通知

他者からの承認依頼や自分が上げた申請にアクションがあった場合、メールやチャットで通知されるので、外出先でもやり取りが便利です。

ワークフローシステムを導入する3つのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは以下の通りです。

メリット1:進捗管理が容易になる

ワークフローに関する情報がシステム上で一元化されるため、それぞれの業務の進捗管理が容易になります。申請がどこで止まっているのか、誰の承認待ちなのかなどの進捗状況を把握可能です。

これらの情報は紙の申請書では把握しにくいものですが、データでやり取りすることで、いつでも簡単に調べられます。

メリット2:必要な文書を明確化できる

ワークフローをシステム化することで、業務を進める時に必要な文書を手に取りやすくなります。

たとえば出張にかかった交通費を精算したいときでも紙の申請書であると、どのような様式なのか、それがどこにあるのかわからずに混乱してしまうこともあるでしょう。しかし、システム化されていれば、必要な書類がすぐに検索され、そのまま作成できます。このようにワークフローシステムの導入で書類の選択ミスを防げるのは大きなメリットです。

メリット3:業務を効率化できる

紙の書類のやりとりは、時間がかかるのが難点です。書類を手渡しするには手間がかかりますし、業務が増えれば増えるほど関わる人数や書類が増えて、取り違いや紛失などのミスも発生しやすくなります。

しかし、それもすべてシステム化することで、より正確かつ短時間での確認・承認が可能になります。


ワークフローシステムを選ぶ際に注意したい3つのポイント

ワークフローシステムを選定する際に注意すべきポイントを3点ご説明します。

ポイント1:自社の現状の課題を解決できるか

まずは、自社の現状課題を明確化し、把握しましょう。そして、検討しているワークフローシステムが自社に合うかどうかを確認する必要があります。せっかく導入したのに、課題が増えたら意味がありませんよね。

どの部分の効率が悪く、ミスが多いのかを把握すると、選ぶべき製品がおのずと見えてくるはずです。

ポイント2:自社の業務フローと整合しているか

多くの企業には、すでにワークフローが存在しているのではないでしょうか。そのワークフローは自分が選んだ製品で実現できるものなのかを、システム化するにあたって確認する必要があります。

ワークフローシステムを導入するために自社のワークフローをいちから作り直していては、かえって時間がかかるもの。そうならないように現在のワークフローに整合するのかどうかを確認しましょう。

ポイント3: 自社に合う機能を持っているか

ワークフローシステム製品にはそれぞれの強みがあります。主に比較すべき機能の項目は以下のとおりです。自社に必要、また不必要な機能を明確にして、コストとのバランスを取りながら慎重に製品を選びましょう。

  • 初心者でも使いやすいシンプルなUIになっているか
  • WordやExcelのファイルを転用できるか
  • テンプレートのカスタマイズはできるか
  • サイボウズやG Suiteなどのグループウェアとの連携機能が豊富か
  • スケジュール管理・文書管理などのオプション機能がついているか

ワークフローシステムのなかには、他のシステムと連携できるものが多く存在します。会計ソフトや営業支援ツールなど他のシステム連携すると、さらなる業務効率化を期待できます。すでにあるノウハウを活かせるように、既存のシステムと導入予定の製品が連携されるかどうかをを確認することが重要です。


ワークフローシステム導入の流れ

実際にワークフローシステムを導入することになった場合、どのような流れになるのでしょうか。ここからは流れを簡単に説明します。

ステップ1:社内の現状調査

まずは社内の現状調査を行い、どのような稟議書がどのようなフローで申請、承認されているのかを把握しましょう。また、社員が感じている課題や改善点をヒアリングするのも有効です。

ステップ2:調査結果の分析

社内調査が終わったら、次に調査結果の分析です。決められたフローと実際に行われているフローに違いはないか、また申請から決済までに要する期間などを分析していきます。

ステップ3:改善ルールの作成

ワークフローシステム導入のために現状を見直して無駄な業務を除き、効率的なフローを作成する必要があります。特に社員が改善を求めている部分から見直すのがおすすめです。

ステップ4:ワークフローシステムの実装検討

ワークフローシステムを導入する業務の優先順位を決めたら、具体的な実装検討に入っていきます。まずは、現在使用している他システムとの連携やセキュリティの管理方法など、細かいところから決めるようにしてください。

ステップ5:まずは一部の部門で試験的に導入

手順が決まったら、いよいよ導入していきます。いきなり全社で導入するのではなく、まずは一部の部門から導入していくのがおすすめです。実証しながら操作性や効果を確認し、改善が必要と感じた部分はチェックしていきます。

ステップ6:部門をまたいで展開

一部の部門内での導入に成功したら、部門をまたいで拡大していきましょう。一部門内だけではなく、複数の部門間でのやり取りが必要となってくる業務も多いので、トラブルなく展開されるかどうか、見ていく必要があります。

ステップ7:最終的には全社導入

部門間での導入に問題がなければ、最終ステップとして全社での導入を進めましょう。すでに全社で使っているシステムと連携することで、効率的に業務を進められるようになります。


おすすめのワークフローシステム15選

楽々WorkflowII/住友電工情報システム株式会社

  • 申請フォームや承認フローの設定に、専門的なプログラミング知識は不要。
  • 経路が複雑かつ多くの部門にまたがるワークフローを簡単に定義できる。
  • タイ語・韓国語・スペイン語・フランス語など多言語にも対応。

初期費用

■オンプレミス版:要問い合わせ
■クラウド版:50,000円

料金プラン

■オンプレミス版
・基本ライセンス:250万円(税抜)~。詳細は要問い合わせ
■クラウド版
・基本料金:10,000円/月
・1ユーザ料金:500円/月
※その他オプション料金、環境契約料金などあり。詳細は要問い合わせ

導入企業

学校法人青山学院、大日本印刷株式会社、オムロン株式会社、オムロン株式会社、株式会社LIFULL など

導入社数

700社以上

こんな人におすすめ

■ワークフローの電子化がまだで、以下のようなお悩みのある方
・承認まで時間がかかる
・進捗(状況)確認がしにくい
・過去データを検索・活用できない
■すでにワークフローを電子化しているが、以下のようなお悩みのある方
・ワークフローの乱立を解消したい
・他システムと連携したい
・グループ会社間のワークフローを実現したい
・多数の業務を電子化したい

ワークフローEX/株式会社Knowlbo

  • Excelの稟議文書をそのままワークフローにのせられる。
  • 申請書・稟議書のオフライン編集が可能。
  • 申請者の所属部署や役職による上長の自動判別、動的分岐など、組織による多様な決裁ルートの実現に対応。

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

要問い合わせ

導入企業

九州旅客鉄道株式会社、富士ソフト株式会社、株式会社サイゼリヤ、ブリヂストン化工品ジャパン株式会社、積水メディカル株式会社 など

導入社数

要問い合わせ

こんな人におすすめ

■拠点の行き来で決裁に時間がかかる
■会社で申請や承認をしなければならない
■申請・承認の進歩状況が分からない
■文書の保管と検索が大変
■文書を所属部署で閲覧可能にしたい

コラボフロー/株式会社コラボスタイル


  • Excelから、自由自在に申請フォームをデザインできる。
  • 承認経路は、あらかじめ用意されたパーツをパズル感覚で並べていくだけで完成。
  • 連携パーツを利用し、外部システムと連携可能。

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

■クラウド版:月額500円/1ユーザー 年額5,880円/1ユーザー(最低5ユーザーから)
■パッケージ版:要見積もり
※税別

導入企業

エーザイ株式会社、アコム株式会社、株式会社 明治、ダイトロン株式会社、京阪バス株式会社 など

導入社数

要問い合わせ

こんな人におすすめ

■少人数、特定部門で利用したい
■イニシャルコストを抑えたい
■社内システムと連携したい
■高度なカスタマイズをしたい
■独自に強固なセキュリティを実現したい

参考:誰でも簡単に設計できるワークフローシステム「コラボフロー」とは。主要機能・料金・事例まとめ

X-point Cloud/株式会社エイトレッド

  • 使い慣れた紙のデザインのまま入力できる。
  • ワンクリックで承認でき、スピーディーな決裁が実現。
  • スマートフォンやタブレットに対応。外出先でも申請や承認を行える。

初期費用

0円

料金プラン

基本料金:1ユーザーあたり月額500円+初期費用
■スタンダードプラン:月額 500円×ユーザー数
■プリペイドプラン:475円×ユーザー数×12ヶ月(年額一括払い)
※税別
※その他、グループウェア連携サービス、セキュリティオプションサービスなどのプランも別途あり

導入企業

ニフティ株式会社、株式会社ユニマットライフ、ブックオフコーポレーション株式会社、牛乳石鹸共進社株式会社、株式会社明光商会 など

導入社数

3,500社以上

こんな人におすすめ

■初期費用を抑えてワークフローを導入したい 
■社内の業務フローを強化して利益増・業務効率化させたい
■入力漏れの確認やチェック検算を自動化してミスを防ぎたい
■他システムやグループウェアと連携して利用したい
■サーバーのトラブルや定期メンテナンスから解放されたい

Create!Webフロー/インフォテック株式会社

  • 承認ルートと進捗状況が一目瞭然。
  • 写真や図を交えた表現力豊かな申請書を作成できる。
  • グループウェアや基幹システムとつないで効率化できる。

初期費用

■クラウド版:0円
■パッケージ版:要問い合わせ

料金プラン

■クラウド版:月額500円/1ユーザー 年額5,500円/1ユーザー
■パッケージ版のライセンス価格:600,000円/50ユーザーライセンス~
※税抜

導入企業

日通商事株式会社 、学校法人北里研究所、小田急電鉄株式会社、ミサワホーム株式会社、アサヒ飲料株式会社 など

導入社数

要問い合わせ

こんな人におすすめ

■既存の紙文書を再現したい
■前回の内容をコピーして申請したい
■会計システムとデータ連携したい
■会社以外の場所から申請したい
■外出先の承認者からすぐに承認をとりつけたい

rakumo ワークフロー/rakumo株式会社

  • Googleドライブ連携で稟議や決裁に必要な書類添付も簡単。
  • スマートフォンやタブレットからも申請や承認が可能。
  • ノーコードで様々な業務フローに対応。

初期費用

0円

料金プラン

■rakumo ワークフロー 月額300円/ユーザー 、年額3,600円/ユーザー
■rakumo Basicパック 月額390円/ユーザー 、年額4,680円/ユーザー
■rakumo Suiteパック 月額780円/ユーザー 、年額9,360円/ユーザー
※税抜き
※契約の際は12ヶ月単位での契約が必要

導入企業

株式会社テレビ東京ホールディングス、株式会社クラウドワークス、埼玉高速鉄道株式会社、モバイル・インターネットキャピタル株式会社、アタラ合同会社 など

SmartDB/株式会社ドリーム・アーツ

  • 大企業市場シェア44.7%。
  • すぐに使えるテンプレートを約50種類用意。
  • 大企業に選ばれる堅牢なセキュリティ。

初期費用

要問い合わせ(資料DL)

料金プラン

要問い合わせ(資料DL)

導入企業

大和ハウス工業株式会社、ヨネックス株式会社、小田急電鉄株式会社、株式会社アシックス、学校法人 立命館 など

導入社数

49社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■現場が中心でスタートできる
■全社プラットフォームとして展開できる
■ユーザーの生産性を高めるUI・UX
■堅牢なセキュリティ
■サクセスに導くサポート・コミュニティ

AgileWorks/株式会社エイトレッド

  • 紙のようなフォームをノーコードで作成できる。
  • 一画面で入力・承認ができる「ドキュメントビューア」。
  • 複雑な組織構造を考慮した設計。組織改変や人事異動が多い企業にも。

初期費用

基本パック
■AgileWorks Standard基本パック:標準価格 ¥2,400,000、ライセンスサービス価格 ¥360,000(同時ユーザーライセンス数 5、フォーム作成ソフト(X-WebForm for Agile) 1、追加可能な同時ユーザライセンス数 MAX200)
■AgileWorks Enterprise基本パック:標準価格 ¥3,600,000、ライセンスサービス価格 ¥540,000(同時ユーザーライセンス数 5、フォーム作成ソフト(X-WebForm for Agile) 1、追加可能な同時ユーザライセンス数 制限なし)

料金プラン

追加同時ユーザーライセンス
■10同時ユーザーライセンス
標準価格:20万円、サポートサービス価格:3万円
■50同時ユーザーライセンス
標準価格:80万円、サポートサービス価格:12万円
■100同時ユーザーライセンス
標準価格:130万円、サポートサービス価格:19万5千円
詳細はWEB参照

導入企業

太陽建機レンタル株式会社、株式会社トーカイ、株式会社商工組合中央金庫、東急プロパティマネジメント株式会社、日本ユニシス株式会社 など

導入社数

3,500社以上

こんな人におすすめ

■組織改編や人事異動が多く社内周知や管理の負担が大きい
■事業所が多く書類のやり取りだけでも数日かかってしまう
■書類管理ルールがバラバラで紛失するリスクを感じている
■グローバル化により多言語対応が求められている
■決裁が通るまでの時間が長くスピーディーな営業ができない

ジョブカンワークフロー/株式会社DONUTS

  • ドラッグ&ドロップで簡単に稟議書などの申請フォーマットを作成できる。
  • 承認経路を柔軟に作成できる。複数のパターン、複雑な経路も。
  • 申請書の項目に入力種別(文字・日付・数字など)を設定できるので、申請ミス・漏れを大幅に削減。

初期費用

■中・小規模の企業:0円
■大規模(500名目安)の企業:別途お問い合わせ&見積

料金プラン

■中・小規模の企業:月額300 円/1ユーザー(最低利用料金は月額5,000円)
■大規模(500名目安)の企業:別途お問い合わせ&見積

導入企業

三井住友トラストクラブ株式会社、中央共同募金会、エイベックス株式会社、 株式会社Zuu、株式会社湖池屋 など

導入社数

120,000社以上

SmartFlow/VeBuIn株式会社

  • 組織やユーザー登録はcsv一括アップロードで登録完了。
  • API機能や他サービスとの連携機能も充実。
  • 初期費用が0円でユーザー単価も275円+税~。低コストで始められる。

初期費用

0円

料金プラン

■Free Plan(20ユーザーまで):0円(30件 / 月 申請件数、1 GB 保存容量、データ担保なし)
■Professional:275円 / 1ユーザー / 年間一括払い
 ※年単位で請求の場合、または月単位での請求:300円 / 1ユーザー / 月払い)
■大規模のお客様:別途お見積り(300名目安)

導入企業

株式会社ディーエスエス、株式会社サンライズ精工、株式会社カメイプロアクト、Arjo Japan株式会社、株式会社 EOS コーポレーション など

導入社数

3000社以上

こんな人におすすめ

■出張中に承認フローを止めてしまうのがストレス…
■社員の余計な業務とストレスを減らしたい。コスト削減もしたい。
■ワークフローが色々とあり、違いが分からない…

承認Time/SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

  • 複雑な設定は不要。最短1週間で導入できる。
  • マウス操作だけで、かんたんに文書フォームを作成。
  • 複数言語に翻訳可能。多言語対応のワークフローシステム。

初期費用

0円

料金プラン

■月額利用料(10ID単位):月額3,000円
※添付ファイル基本10GB込み
■ID数の目安/従業員数20名の場合:月額 6,000円
■ID数の目安/従業員数50名の場合:月額15,000円

導入企業

ロジフォワード株式会社、Wovn Technologies株式会社、株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン、プラネット・テーブル株式会社、株式会社たち吉 など

導入社数

10社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■外出先でも申請・承認をおこないたい
■稟議以外にも議事録や営業報告のフローを設定したい
■紙を減らしてペーパーレス化したい
■複数の拠点でもシームレスに承認を回したい
■実務に即した保管者、閲覧者を設定して文書を回したい

バクラク申請/株式会社LayerX

  • AIが請求書を5秒でデータ化​。
  • 申請すると、チャットアプリで承認者に通知が届く。
  • 支払申請をすると、仕訳と振込データを自動作成。

初期費用

要問い合わせ(資料DL)

料金プラン

要問い合わせ(資料DL)

導入企業

note株式会社

導入社数

1社以上 ※導入事例掲載数

Styleflow/TDCソフト株式会社

  • Excel/Wordで作成した申請書フォーマットと同じ画面イメージで変換できる。
  • 複雑な承認ルートでも直感的に自由に設定できる。
  • 組織改編・人事異動にも柔軟に対応可能。

初期費用

0円

料金プラン

月額 300円/1ユーザ※税別価格

導入企業

東京ガス株式会社、株式会社琉球銀行、店舗流通ネット株式会社、三菱マヒンドラ農機株式会社、松竹株式会社 など

導入社数

15社以上 ※導入事例掲載数

WaWaFlow/株式会社アイアットOEC

  • ソフトのインストールが不要。
  • 決裁完了データを一括でCSV出力可能。
  • 2,000人以上でもOK。安心の大容量クラウド。

初期費用

0円

料金プラン

月額 400円/1ID+基本料金月額2,500円 ※税別

導入企業

株式会社リロ・ホールディング、医療法人賀新会 玉島第一病院、株式会社デンショク など

導入社数

3社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■稟議書の決裁状況が不明承・認経路がよく分からない
■承認決裁者が出張が多く、なかなか決裁がとれない
■決裁された、書類をシステムに再度入力している

Gluegent Flow/サイオステクノロジー株式会社

  • さまざまな申請書のテンプレートを用意。自社に合わせたカスタマイズも可能。
  • 経費申請から契約書などの稟議、人事関連の申請など、社内のあらゆる申請業務に活用。
  • LINE WORKS・Chatwork・Slack などのコミュニケーションツールと連携可能。

初期費用

0円

料金プラン

■Gluegent Flow:月額利用料(1ユーザー当たり):300円
※最低5ユーザーからのお申込み
※最低利用期間は1年(年間契約)
※その他詳細については別途お問い合わせ

導入企業

株式会社熊谷組、アイペット損害保険株式会社 、ヨコハマ グランド インターコンチネンタル ホテル、ビットバンク株式会社、Cloco株式会社 など

導入社数

12社以上 ※導入事例掲載数

こんな人におすすめ

■出先や在宅では書類作成・申請ができない
■稟議がどこまで進んでいるかわからない
■承認ルートの確認が面倒
■書類の管理・保管が負担になっている/膨大な書類の管理が煩雑だ
■過去の申請書類等の資産が活かせていない


その他おすすめのワークフローツール

Streamline
Findワークフロー
ActionPassport
J-MOTTOワークフロー
業務デザイナー
intra-mart ワークフロー
AppRemo
kickflow
Questetra BPM Suite
Hachikin


まとめ

今回の記事ではワークフローシステムの意味と導入するメリットを確認し、選ぶときの注意点を紹介した上で、主要なワークフローシステム25個を比較しました。自社の抱えている課題、必要な機能、コストとのバランスを考慮してシステムを導入しましょう。

自社に合ったワークフローシステムを導入し、ペーパレス・はんこレスを実現し、業務が効率化されることを願っております。

直感的な操作性で誰でも簡単に設計可能なワークフローシステム「コラボフロー」