マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集や保管、利用、廃棄などの作業を一元管理できるシステムです。
マイナンバーを適切に管理するための機能が備わっているため、収集の手間を省けるだけではなく、情報漏洩のリスクの軽減もできます。
しかし、マイナンバーの管理を適切に行いたいけど、どのシステムを導入すればいいかわからない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、おすすめのマイナンバー管理システムの特徴と口コミ、システムを選ぶ上で基準にすべきポイントについて解説します。
記事内容を参考にすることで、導入すべきマイナンバー管理システムが明確になるでしょう。
マイナンバー管理システムの選定基準は、「マイナンバー 管理 システム 比較」で検索して表示された上位9記事分の情報から、紹介頻度の高いマイナンバー管理システムを選び、ITreviewのレビュー数順にまとめています。
※本記事に掲載しているレビューはITreviewに許諾を得て掲載しています。
※レビューや評価などは2023年4月時点のものです。
※Leader、High Performerのバッジは、ITreviewで満足度の高い製品にHigh Performerを、満足度・認知度が共に高い製品にLeaderが付与されています。最新の受賞製品一覧はこちら
目次
マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集～破棄までの一連の作業を管理できるシステム
マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集や保管、利用、破棄などの作業を一元管理できるシステムです。
マイナンバー制度ができたことにより、企業は従業員のマイナンバーを取得し、社会保険料や源泉徴収額の算出・納付にマイナンバーを利用する必要が出てきました。
それに伴い、情報が漏洩しないよう、企業は従業員のマイナンバーを適切に管理する義務もあります。
各従業員からのマイナンバーの収集や、情報漏洩を防ぐための対策に手間がかかるという悩みを、マイナンバー管理システムによって解決することが可能です。
マイナンバーや本人確認書類をシステム経由で提出してもらえば、人事・労務担当者が書面に情報を手入力する必要がなくなります。
また、アクセス制限や暗号化などのセキュリティ対策ができるため、書類の紛失や盗難を防ぐことが可能です。
このように、企業が効率よく・安全にマイナンバー管理できる機能が備わっています。
＜比較表＞マイナンバー管理システム
本記事で紹介している7社の違いがひと目でわかる一覧表をご用意しました。短時間でサービスの比較をしていただけます。
SmartHR／株式会社SmartHR
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | ・HRストラテジープラン：要問い合わせ ・人事・労務エッセンシャルプラン：要問い合わせ ・人材マネジメントプラン：要問い合わせ |
| 連携できるシステム | ・MoneyForwardクラウド給与 ・ジョブカン勤怠管理 ・Freee人事労務 ・KING OF TIME ・Smart打刻 など |
| 収集方法 | ID/PASS方式 |
| 導入社数 | 50,000社以上 |
このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）
労務管理がこれでかなり楽になりました
今まではエクセルで申請書を出して総務スタッフが管理していた労務系がかなり楽になりました。住所変更や結婚・出産の申請なども管理画面上で行え、申請から承認まで一括管理できます。
従業員情報の管理が楽になりました。
従業員の情報管理において、各社が必要とする項目を自由に設定でき、各社オリジナルの管理ツールとして管理が一元化できます。また、給与明細などの文書配布機能も付いているためこのシステム一つでいろいろなことが行うことも魅力的なポイントです。
引用元：ITreview
freee人事労務／freee株式会社
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | 全プラン最小5名から利用可能 最小5名利用時の基本月額料金(6名以降1名ごとの加算料金) ・ミニマム：月額2,600円(月額400円) ・スターター：月額3,900円(月額600円) ・スタンダード：月額5,200円(月額800円) ・アドバンス：月額7,150円(月額1,100円) |
| 連携できるシステム | ・SmartHR ・オフィスステーション ・ハーモス勤怠 ・LINE WORKS ・KING OF TIME など |
| 収集方法 | リクエストメール方式 |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）
UIもわかりやすく、アクセスできる情報も網羅性が高い
以前の勤怠管理は、勤務時間の修正などが操作しづらかった。freeeでは、自分の現在のステータスが常に表示され・把握しながら作業を進めることができる。アクセスできる情報の設定など自由度が高く、仕事がしやすくなった
勤怠・給与・年末調整など労務に関わるものがすべて見えるツール
今までは勤怠・給与・年末調整がバラバラのツールでその度に総務の方とやり取りを行なっていたが、社員が申請しなければならないものが1つにまとまっているのでわかりやすい。またツールもとてもシンプルでみやすいため年末調整の書類提出がわかりやすく迷うことがない。
引用元：ITreview
ジョブカン労務HR／株式会社 DONUTS
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | ・無料プラン(5名まで)：無料 保存期間は30日間 他サービスとの連携制限あり ・有料プラン(1名あたり)：月額400円 |
| 連携できるシステム | ・ジョブカン勤怠管理 ・ジョブカン給与計算 ・ジョブカン採用管理 など 同会社の提供サービスのみ記載あり ジョブカンシリーズは全て連携可能 |
| 収集方法 | ID /PASS方式 |
| 導入社数 | 150,000社以上 |
このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）
入退社の手続きが楽ちん
入社対応時に労働者名簿は必然的に作らないといけないと思う。それを作ると同時に、入社時の社会保険手続きがほぼほぼ終わってしまいます。もちろん事前に電子証明書の設定などは必要だが、最初にやっておけばそれ以降は楽できる。また入社時にやるべきタスクが一覧で表示されるので、漏れることがない。これは退職時も同様で、退職日を入力してしまえば、あとは表示された質問員答えていくだけで書類が出来上がる。（さすがに離職票はできないが)
書面で記載すると何を書いていいのかわからない項目などが出てくるが、ジョブカン労務HRだと順番に必要項目を書くだけでいいので難しいことに悩む必要はない。
雇用契約更新や年末調整が楽々
優れている点・好きな機能
・各スタッフに必要な雇用契約更新や年末調整調整の書類確認など簡単にメールで送信できる
その理由
・雇用契約上必要なやりとりを全てメールで完結でき、わざわざ紙で保存したりする手間が省けるから
引用元：ITreview
奉行Edge マイナンバークラウド／株式会社オービックビジネスコンサルタント
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 月額2,500円(20名までの場合) |
| 連携できるシステム | ・給与奉行クラウド・給与奉行11 ・法定調書奉行11 ・人事奉行11 ・労務管理クラウドなど 同会社が提供するサービスのみ記載あり |
| 収集方法 | ID/PASS方式 |
| 導入社数 | 13,300社以上 |
このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）
エクセル管理・紙で管理を卒業できました。
優れている点・好きな機能
・マイナンバーのデータ管理が安心して保存できる。
・アクセス履歴を管理できること
その理由
・以前はマイナンバーを記載した紙の書類を金庫に入れ、管理していた。
膨大な量になり、金庫に入りきらなくなったから。
・全員のマイナンバーが記載されたエクセルにアクセス権限をつけたりと、管理が大変だったから。
担当者が変わるたび、システム部に申請書を提出しなければならず、大変だった。
セキュリティ面での安心感から採用しました。
マイナンバーを取得しなければならなくなった時点で採用しました。社内サーバにマイナンバーを保存した場合、サーバ管理者には見えてしまいますし、セキュリティ的にもクラウドの方が安心だったからです。
引用元：ITreview
MoneyForwardクラウドマイナンバー／株式会社マネーフォワード
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | ・個人向け パーソナルミニ：月額800円 パーソナル：月額980円 パーソナルプラス：月額2,980円 ・法人向け(50名以下) スモールビジネス：月額2,980円 ビジネス：月額4,980円 ・法人向け(51名以上) 要問い合わせ |
| 連携できるシステム | ・MoneyForwardクラウド給与 など その他の記載なし |
| 収集方法 | ・ワンタイムURL方式 ・ID/PASS方式 ・QRコード方式 ・フォームでの手入力 |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）
マイナンバー管理には必要なサービス。
操作性がシンプルでわかりやすい。弊社のような小さな会社ではデータ漏洩・流出・紛失リスクにそこまでコストを掛けられないので非常に助かります。
個人情報がセキュアに管理できていつでもどこも確認できる
・登録が非常にシンプルでわかりやすい！社会労務に関する知識がなくてもすぐに活用することができる。余計な情報を入力せずに済むのも便利で効率的。
・インターフェースもシンプルで、初めて使う人でもわかりやすく、操作に迷うこともない。
・マネーフォワードシリーズを使っていると、見慣れたインターフェースで使いやすいこととまとめたプランがあるため、メリットを享受しながら費用を安く抑えることができる。
引用元：ITreview
MJSマイナンバー／株式会社ミロク情報サービス
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | ・オンプレミス版：要問い合わせ ・クラウド版：要問い合わせ ・BPO版：要問い合わせ |
| 連携できるシステム | ・Galileopt DX ・Galileopt NX-Plus ・MJSLINK DX ・MJSLINK NX-Plus ・MJS税務DX など 同会社が提供するサービスのみ記載あり |
| 収集方法 | ・リクエストメール方式 ・郵送方法 |
| 導入社数 | 100,000社以上 |
このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）
弊社では重宝しているシステムです
弊社では、MJS（ミロク）のMJS Galileopt NX-Plus（人事給与システムと財務会計システム）を導入していることもあり、MJSマイナンバーも運用しています。オンプレ側の Galileopt NX-Plusから「マイナンバー」を登録しても良いし、クラウドのMJSマイナンバー側から直接登録しても良いため使い勝手は良いと感じています。オンプレ側の Galileopt NX-Plusからマイナンバーを登録してもレスポンスは良い。（すぐクラウド側に登録反映されている状態）
また、ＭＪＳ税務との連携も可能なため支払調書などにも対応可能です。またMJSマイナンバーの仕組み自体もシンプルなのでそれほど難しく感じることはありません。中小企業におすすめ
引用元：ITreview
フリーウェイマイナンバー／株式会社フリーウェイジャパン
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | ・無料版(〜20名)：無料 ・有料版(21名〜)：月額1,980円 |
| 連携できるシステム | ・フリーウェイ給与計算 など その他記載なし |
| 収集方法 | リクエストメール方式 |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
このツールのレビュー（ITreviewより抜粋）
シンプル故か、画面遷移に難あり
・機能が一点特化
マイナンバー管理のみで他の機能は無いので非常にシンプルです。
・社員への聞き取り不要
各社員が直接入力可能なため、個人情報が周囲に漏れるリスクを抑えることが出来ます。
・給与計算ソフトとの連携
連携設定をしておけば、フリーウェイ給与計算にマイナンバーが自動反映されるので便利です。
引用元：ITreview
マイナンバー管理システムの選び方のポイント
マイナンバー管理システムを選ぶ際、どこのポイントに着目すれば良いか紹介します。
具体的には、以下のポイントを確認しましょう。
- システムのタイプ
- 収集方法
- 連携できるシステム
システムのタイプ
自社の用途に合ったタイプのマイナンバー管理システムかどうか確認をしましょう。
マイナンバー管理システムには、大きく以下の2つのタイプに分けられます。
| タイプ | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|
| マイナンバー管理に特化したタイプ | マイナンバーの収集や保管など、マイナンバー管理に関わる機能だけ搭載されたシステム | すでに労務管理システムを導入しているため、マイナンバー管理の機能だけ利用したい |
| 労務管理システムタイプ | マイナンバー管理機能が付帯した労務管理システム | マイナンバー管理だけではなく、労務管理や手続き全般を効率化したい |
すでに導入されている労務管理システムを使いつつ、マイナンバーもシステムで管理できるようにしたい場合、または準備やコストにあまり時間をかけずに導入したい場合は、マイナンバー管理に特化したタイプが良いでしょう。
一方、労務管理システムを導入していない、もしくは別のシステムにリプレイスして労務に関わる業務全般を管理したい場合、マイナンバー管理機能がついた労務管理システムが適しています。
参考：【2022年最新】おすすめの労務管理システム13選を比較！選び方のポイントも紹介
情報の収集方法
マイナンバーや本人確認書類などの必要情報を収集するための方法は何かチェックしましょう。
マイナンバー管理システム上の収集方法は主に3つあります。
| 収集方法 | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|
| 画面入力型 | 管理者からリクエストメールを送信し、従業員が直接システムに個人情報を入力 | 個人番号の登録数が少ない場合 |
| ID・パスワード付与 | 従業員にIDとパスワードを付与して、各自でログインしてもらう | 個人番号の登録数が多い場合、セキュリティ性の高さを重視する場合 |
| ワンタイムURL | URLを送信してクリックして個人情報を入力 | 取引先依頼など単発での依頼も必要な場合、セキュリティ性の高さを重視する場合 |
画面入力型の場合、入力画面へのURLは他の従業員と共有されていることが多いため、セキュリティ面で不安が残りますが、画面に沿って入力しやすいシステムが多いです。
ID・パスワード付与形式は、収集先とマイナンバーの照合の対応がしやすいため、マイナンバーの登録者数が多くなりそうな企業にはおすすめです。
しかし、従業員や取引先にID・パスワードの作成をしてもらわなければなりません。
ワンタイムURLは、専用アカウントを作成せずに情報入力ができるため、取引先への依頼などでアカウント作成に手間をかけさせたくない場合におすすめです。
連携できるシステム
マイナンバー管理システムが、どの外部システムと連携できるか事前に確認をしましょう。
たとえば労務管理システムと連携できれば、社会保険・給与計算などの書類に自動でマイナンバーを反映させることができます。
とくにマイナンバー管理に特化したタイプのシステムの場合は、外部システムと連携ができれば従業員情報などの情報入力の手間を省けます。
マイナンバー管理システムによっては対応できる連携先が異なるため、自社で連携したいと考えているシステムと連携できるかどうか確認が必要です。
まとめ
本記事では、おすすめのマイナンバー管理システムと選び方のポイントについて紹介しました。
マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集や保管、利用、破棄などの作業を一元管理できるシステムです。
マイナンバー制度によって企業が従業員の源泉徴収や社会保険の資格取得などを行う際に、対象者のマイナンバーを書類に記載する義務が課せられました。
そのため、企業は従業員のマイナンバーの収集と管理を行わなければなりません。
マイナンバー管理システムを導入することで、効率よくマイナンバーを収集できたり、安全措置対策を行えます。
本記事で紹介したシステムと選び方のポイントを参考にし、マイナンバー管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。