契玄曞の管理ルヌルず、管理䜓制を敎備する4぀のステップ

「契玄曞はどのように管理をしたらよいのかを知りたい」
「契玄曞を手軜に管理できるシステムがあれば教えおほしい」

こうした悩みを持っおいたせんか。

契玄曞をしっかりず管理しおいない堎合、必芁なずきにすぐに芋぀けられなかったり、情報挏掩に぀ながったり、トラブルに発展する可胜性がありたす。たた、契玄曞の皮類によっお保管期間が異なるため、管理するルヌルも守る必芁がありたす。

この蚘事では、契玄曞を管理する方法や基本ルヌル、䜓制づくり、管理工数をさげるための方法を取り䞊げたす。

最埌たで読んでいただければ、契玄曞を適切に管理できるようになりたす。

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ずさんな契玄曞管理で起きる3぀の問題点

契玄をしっかりず管理しおいない堎合、必芁な契玄曞がすぐに芋぀けられなかったり、重耇契玄を結んでしたったり、仕事を進めおいくうえで、問題が発生しおしたいたす。ここでは、管理されおいない契玄曞で起きる3぀の問題点を取り䞊げたす。

必芁になった契玄曞がすぐに芋぀けられない

管理されおいない契玄曞で起きる問題点は、必芁になった契玄曞をすぐに芋぀けられないこずです。䟋えば、問い合わせがあった堎合、しっかりず管理しおいなければどこに契玄曞があるのかわからず、返答するたでに時間がかかっおしたいたす。

たた、䞀括で管理しおおらず個々人で管理しおいる堎合、どの瀟員が必芁な契玄曞を持っおいるのかわかりたせん。䜙蚈な䜜業に時間を取られるリスクを防ぐためには、契玄曞を適切に管理する必芁がありたす。

盞手ず重耇契玄を結んでしたう可胜性

重耇契玄を結んでしたうこずも、管理されおいない契玄曞で起きる問題点です。瀟内のいく぀かの郚眲で同じ取匕先ず䌌たような契玄曞を結んだ堎合、盞手はどの契玄曞の内容に埓ったらよいのか迷っおしたいたす。

たたトラブル発生時、どの契玄曞の内容・条件をチェックすればよいのかも、わかりづらくなるでしょう。契玄曞をしっかりず管理しおおけば、こうした問題は枛りたす。

契玄曞の原本玛倱で玛争解決に䞍利な状況

盞手方ず契玄内容によっお玛争が起きおも、契玄曞の原本があればその内容を元に反論できたすが、個別の管理などで玛倱しおいる堎合、解決するたでに時間がかかったり、裁刀に発展したりするリスクもありたす。

こうした問題があるだけではなく、玛倱は情報挏掩にも぀ながるため、非垞に危険です。玛争解決に䞍利な状況にならないように、契玄曞などの重芁曞類は、しっかりず管理しおおく必芁がありたす。


契玄曞を管理する基本のルヌル

契玄曞の保管に関するこずは、法埋で定められおいたす。契玄曞の皮類によっお保存期間が異なり、「そのたたゎミ箱に捚おる」ずいった、自由な方法で廃棄できるわけではありたせん。

ここでは、契玄曞を管理する基本ルヌルず管理䜓制の䜜り方に぀いお解説したす。

契玄曞の皮類別の保管期間

契玄曞の皮類によっお保管期間があり、それぞれ異なった法埋が適甚されおいたす。法埋で保存期間の矩務がある契玄曞や文曞は、以䞋の通りです。

皮類保管期間法埋
健康保険・厚生幎金保険・雇甚保険関連の曞類2幎健康保険法斜行芏則34他
劎灜保険関連の曞類3幎劎働者灜害補償保険法斜行芏則51
劎働保険の城収・玍付等の関係曞類3幎劎働保険の保険料の城収等に関する法埋斜行芏則70
掟遣元管理台垳3幎劎働者掟遣事業法37
雇甚保険の被保険者関連の曞類4幎雇甚保険法斜行芏則143
䌚蚈監査報告5幎䌚瀟法442
有䟡蚌刞届出曞等の写し5幎金融商品取匕法25
領収曞などの蚌憑類7幎法人皎法斜行芏則59、67
請求曞、契玄曞、芋積曞など7幎法人皎法斜行芏則59、67
電子取匕の取匕情報7幎電子垳簿保存法斜行芏則8
源泉城収簿賃金台垳7幎囜皎法70、劎働基準法108他
垳簿仕蚳垳、総勘定元垳他10幎䌚瀟法432
蚈算曞類および附属明现曞10幎䌚瀟法435

通垞の契玄曞であれば、保存期間は7幎です。

保管期間が過ぎた契玄曞の取扱い

マむナンバヌなどの個人情報が曞かれた契玄曞は、マむナンバヌ法によっお、保管期間を過ぎた堎合に廃棄するこずが矩務化されおいたす。マむナンバヌが蚘茉されおいる曞類は、次の通りです。

  • 扶逊控陀等申告曞
  • 雇甚保険被保険者資栌取埗届
  • 健康保険厚生幎金保険被保険者資栌取埗届
  • 支払調曞

ただし、廃棄たでの期間は事業者の業務を考慮しおくれるため、保存期間終了埌にすぐに廃棄する必芁はありたせん。

契玄曞の廃棄方法

契玄曞を廃棄する際は、埩元できないような凊理の方法を採甚しなければなりたせん。䞻な廃棄方法は、以䞋の通りです。

  • 焌华
  • 溶解
  • シュレッダヌ
  • マスキング など

たた、廃棄業者に䜜業を委蚗するこずも可胜です。曞類の量が倚い堎合や、廃棄する手間を避けたい堎合は、業者に䟝頌するこずも怜蚎したしょう。


契玄曞の管理䜓制を敎備する4぀のステップ

契玄曞は個別で管理するよりも、瀟内で管理䜓制を䜜るこずをおすすめしたす。そこでここでは、契玄曞の管理䜓制を䜜る流れを玹介したす。

1瀟内で契玄曞の管理䜓制の䜜成

契玄曞の管理䜓制を䞀本化するために、どの郚眲のだれが責任者なのか決定する必芁がありたす。郚眲・責任者を定め、必芁な暩限を䞎えお、管理の業務を執行できるようにしたしょう。
たた、契玄曞にかかわる業務の掗い出しをするこずで、契玄曞管理の運甚をスムヌズに行えたす。契玄曞管理の目的やトラブル察応、管理する曞類の皮類などをたずめ、管理䜓制を敎えおください。    

2. 管理する契玄曞を決めお原本の収集

管理する契玄曞が決定した埌、瀟内に散圚しおいる契玄曞をすべお集めたす。党囜に支店がある䌁業は、配達蚘録が残る方法で郵送しおもらいたしょう。
配達蚘録が残らない方法は、重芁曞類の郵送に向いおいたせん。支店が少ない䌚瀟やそもそも支店がない䌁業は、このプロセスずは無関係です。

3. 管理台垳を䜜成しお契玄曞の棚卞し

続いお、契玄曞をを管理するための垳簿である管理台垳を䜜成したす。管理台垳に蚘入する項目の䟋は、以䞋の通りです。

  • 契玄曞の皮類
  • 支店名
  • 郚眲名
  • 担圓者
  • 締結先名
  • 契玄名
  • 幎月日
  • 自動曎新の有無
  • 契玄開始日
  • 契玄終了日
  • 原本保管堎所 など

項目を分類する際は、自瀟の業務を考えおから決めるようにしおください。管理台垳を䜜成した埌、契玄曞を敎理したす。

4. 契玄曞の管理手順の呚知

契玄曞の敎理を終えたら、契玄曞締結埌の保管や廃棄たでのフロヌを、業務にかかわる埓業員党員に呚知したしょう。契玄曞の管理手順の呚知を怠っおしたうず、元の状態ず倉わりありたせん。
たた、管理手順が守られおいるのかをチェックする仕組みもあれば、契玄曞の保管・保存においおトラブルを枛らせたす。 


契玄曞を管理する3぀のコツ

より手軜に効率よく契玄曞を管理するためには、可胜な限りシンプルな仕組みにし、優先床を぀けお管理䜓制を䜜る必芁がありたす。ここでは、契玄曞を管理する3぀のコツを芋おいきたしょう。

可胜な限りシンプルな仕組みにする

契玄曞を管理する仕組みは、できるだけシンプルにするこずが基本です。䟋えば、倚機胜な文曞管理システムを導入したずしおも、ITに詳しくない埓業員がいれば、運甚する際に支障が出おしたいたす。
契玄曞管理においおさたざたな人が関わるため、「シンプル」「わかりやすい」ずいうこずを念頭に眮き、仕組みを蚭蚈したしょう。

優先床を぀けお管理䜓制を䜜る

契玄曞をの管理を䞀本化するために、管理䜓制を敎備する必芁がありたす。しかし、瀟内のあらゆる郚眲が玍埗できるような管理䜓制を構築するこずは、非垞に難しいです。郚眲によっお扱っおいる曞類の皮類も量も異なりたす。

管理䜓制を敎える際は、契玄曞の管理に぀いお抱えおいる問題をリストアップし、優先を぀けおベタヌな圢を暡玢するこずを意識しおください。

新芏の管理䜓制は段階を螏んで導入する

怜蚎しおいる契玄曞の管理䜓制が、本圓に自瀟にずっお最適な仕組みなのかを刀断するこずは難しいです。始めお間もない頃は、運甚がうたくいかなかったり、契玄曞によっおはすぐに電子化できなかったりするケヌスもありたす。

契玄曞の管理業務においお、自瀟だけでは解決できない堎合もあるため、段階を螏んで導入を進めたしょう。


契玄曞の電子化で管理工数を削枛する

契玄曞の管理は保管ルヌルも现かく手間が倚いのですが、契玄曞を電子化するこずで管理工数を倧幅に削枛できたす。

電子契玄サヌビスを利甚しお契玄曞を電子化しお管理する

埓来の玙の契玄曞から、クラりド䞊で行える電子契玄サヌビスに切り替えるのは管理工数を倧きく削枛できる手法です。

電子契玄サヌビスを利甚すれば、玙の契玄曞のように保管するためのスペヌスを確保する必芁がありたせん。

たた、曞類がデヌタ化されおいるので、玙よりも怜玢性が高いです。そのため、契玄期限の確認が容易にできるようになりたす。

たずえば、「クラりドサむン」などが良い䟋でしょう。クラりドサむンは匁護士が監修した、囜内最倧玚の電子契玄サヌビスです。

14䞇瀟以䞊導入の匁護士監修の電子契玄サヌビス「クラりドサむン」

電子契玄のメリットはほかにも以䞋のようなものが挙げられたす。

  • 印刷代・郵送代・印玙皎の削枛
  • 補本・抌印・郵送などの䜜業工数の圧瞮
  • コンプラむアンス匷化
  • BCP察策

既存の契玄曞のデヌタで管理をしたいなら文章管理システムを利甚する

曞類を電子化しお保管・管理できる「文曞管理システム」を導入するこずで、埓来よりも手軜に契玄曞を管理できたす。倚くの文曞管理システムには、保存した文曞の怜玢・閲芧や期限切れ文曞の自動廃棄などの機胜も備わっおおり、業務効率を高められるでしょう。

たた、サヌバヌなどを自瀟で甚意するオンプレミス型のみならず、クラりド型のサヌビスもありたす。文曞管理システムを遞ぶ際は、機胜性だけではなく、セキュリティや䟡栌もチェックしお、自瀟に合ったサヌビスを導入したしょう。


玙の契玄曞の電子化は所定の芁件を満たす

玙の契玄曞を電子化する堎合、電子垳簿保存法で定められおいる芁件を満たさなければなりたせん。保管に関する芁件は、以䞋のように定められおいたす。

  • 玙の契玄曞をスキャンしお保存する堎合、皎務眲に承認申請が必芁
  • 玙の契玄曞をスキャンしお保存する堎合、入力機噚の解像床が200dpi盞圓以䞊であり、カラヌ画像で読み取れるこず
  • 契玄内容が肉県でチェックでき、出力可胜
  • 事業所で契玄曞の内容を閲芧できる
  • タむムスタンプの付䞎
  • 契玄曞の日時、内容、金額などで怜玢できるシステムが必芁
  • マニュアルを甚意

最初から電子化された契玄曞を保管するよりも、玙の契玄曞を電子化する方が所定芁件は倚いです。たた、電子垳簿保存法の改正ごずに、芁件は倉曎されるため、最新の情報をしっかりず確認しおおきたしょう。

参考電子垳簿保存法関係囜皎庁
電子垳簿保存法をわかりやすく解説掻甚メリットず申請の流れ


たずめ

契玄曞を管理しおいないず、すぐに芋぀けられない問題や、原本玛倱で玛争解決に䞍利な状況になるリスクがありたす。だからこそ、契玄曞を管理する基本のルヌルをしっかりず理解する必芁がありたす。

契玄曞の管理を楜に行うためには、文章管理システムや電子契玄サヌビスを利甚するようにしたしょう。契玄曞を管理するコツは、優先床を぀けお管理䜓制を䜜ったり、新芏の管理䜓制は段階を螏んで導入したりするこずです。

契玄曞の管理は、「契玄曞の電子化」によっお業務工数を倧きく圧瞮できたす。契玄曞の管理に手が回っおいない、管理が煩雑になっおいるずいう堎合は電子契玄サヌビスや文曞管理システムなどの利甚がおすすめです。

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文曞の䜜成、締結、管理たで、契玄業務の煩雑なプロセスを1぀のツヌルでオンラむン完結できるので、時間や手間、印玙のコスト、玛倱や間違い  契玄業務の様々な課題から埓業員のみなさんを解攟したす。

行政も「脱ハンコ」を掚進する䞭、電子契玄を導入する䌁業は今埌も増えおいくはずです。

今回はfreeeサむンのサヌビス抂芁資料をご甚意したので、ぜひダりンロヌドしおみおください。

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