契約書の管理ルールと、管理体制を整備する4つのステップ

「契約書はどのように管理をしたらよいのかを知りたい」
「契約書を手軽に管理できるシステムがあれば教えてほしい」

こうした悩みを持っていませんか。

契約書をしっかりと管理していない場合、必要なときにすぐに見つけられなかったり、情報漏洩につながったり、トラブルに発展する可能性があります。また、契約書の種類によって保管期間が異なるため、管理するルールも守る必要があります。

この記事では、契約書を管理する方法や基本ルール、体制づくり、管理工数をさげるための方法を取り上げます。

最後まで読んでいただければ、契約書を適切に管理できるようになります。

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ずさんな契約書管理で起きる3つの問題点
契約書を管理する基本のルール
契約書の管理体制を整備する4つのステップ
契約書を管理する3つのコツ
契約書の電子化で管理工数を削減する
紙の契約書の電子化は所定の要件を満たす
まとめ

※本記事は弁護士ドットコム株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。

ずさんな契約書管理で起きる3つの問題点

契約をしっかりと管理していない場合、必要な契約書がすぐに見つけられなかったり、重複契約を結んでしまったり、仕事を進めていくうえで、問題が発生してしまいます。ここでは、管理されていない契約書で起きる3つの問題点を取り上げます。

必要になった契約書がすぐに見つけられない

管理されていない契約書で起きる問題点は、必要になった契約書をすぐに見つけられないことです。例えば、問い合わせがあった場合、しっかりと管理していなければどこに契約書があるのかわからず、返答するまでに時間がかかってしまいます。

また、一括で管理しておらず個々人で管理している場合、どの社員が必要な契約書を持っているのかわかりません。余計な作業に時間を取られるリスクを防ぐためには、契約書を適切に管理する必要があります。

相手と重複契約を結んでしまう可能性

重複契約を結んでしまうことも、管理されていない契約書で起きる問題点です。社内のいくつかの部署で同じ取引先と似たような契約書を結んだ場合、相手はどの契約書の内容に従ったらよいのか迷ってしまいます。

またトラブル発生時、どの契約書の内容・条件をチェックすればよいのかも、わかりづらくなるでしょう。契約書をしっかりと管理しておけば、こうした問題は減ります。

契約書の原本紛失で紛争解決に不利な状況

相手方と契約内容によって紛争が起きても、契約書の原本があればその内容を元に反論できますが、個別の管理などで紛失している場合、解決するまでに時間がかかったり、裁判に発展したりするリスクもあります。

こうした問題があるだけではなく、紛失は情報漏洩にもつながるため、非常に危険です。紛争解決に不利な状況にならないように、契約書などの重要書類は、しっかりと管理しておく必要があります。

契約書を管理する基本のルール

契約書の保管に関することは、法律で定められています。契約書の種類によって保存期間が異なり、「そのままゴミ箱に捨てる」といった、自由な方法で廃棄できるわけではありません。

ここでは、契約書を管理する基本ルールと管理体制の作り方について解説します。

契約書の種類別の保管期間

契約書の種類によって保管期間があり、それぞれ異なった法律が適用されています。法律で保存期間の義務がある契約書や文書は、以下の通りです。

種類	保管期間	法律
健康保険・厚生年金保険・雇用保険関連の書類	2年	健康保険法施行規則34他
労災保険関連の書類	3年	労働者災害補償保険法施行規則51
労働保険の徴収・納付等の関係書類	3年	労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70
派遣元管理台帳	3年	労働者派遣事業法37
雇用保険の被保険者関連の書類	4年	雇用保険法施行規則143
会計監査報告	5年	会社法442
有価証券届出書等の写し	5年	金融商品取引法25
領収書などの証憑類	7年	法人税法施行規則59、67
請求書、契約書、見積書など	7年	法人税法施行規則59、67
電子取引の取引情報	7年	電子帳簿保存法施行規則8
源泉徴収簿（賃金台帳）	7年	国税法70、労働基準法108他
帳簿（仕訳帳、総勘定元帳他）	10年	会社法432
計算書類および附属明細書	10年	会社法435

通常の契約書であれば、保存期間は7年です。

保管期間が過ぎた契約書の取扱い

マイナンバーなどの個人情報が書かれた契約書は、マイナンバー法によって、保管期間を過ぎた場合に廃棄することが義務化されています。マイナンバーが記載されている書類は、次の通りです。

扶養控除等申告書
雇用保険被保険者資格取得届
健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
支払調書

ただし、廃棄までの期間は事業者の業務を考慮してくれるため、保存期間終了後にすぐに廃棄する必要はありません。

契約書の廃棄方法

契約書を廃棄する際は、復元できないような処理の方法を採用しなければなりません。主な廃棄方法は、以下の通りです。

焼却
溶解
シュレッダー
マスキング　など

また、廃棄業者に作業を委託することも可能です。書類の量が多い場合や、廃棄する手間を避けたい場合は、業者に依頼することも検討しましょう。

契約書の管理体制を整備する4つのステップ

契約書は個別で管理するよりも、社内で管理体制を作ることをおすすめします。そこでここでは、契約書の管理体制を作る流れを紹介します。

1．社内で契約書の管理体制の作成

契約書の管理体制を一本化するために、どの部署のだれが責任者なのか決定する必要があります。部署・責任者を定め、必要な権限を与えて、管理の業務を執行できるようにしましょう。
また、契約書にかかわる業務の洗い出しをすることで、契約書管理の運用をスムーズに行えます。契約書管理の目的やトラブル対応、管理する書類の種類などをまとめ、管理体制を整えてください。　　　　

2. 管理する契約書を決めて原本の収集

管理する契約書が決定した後、社内に散在している契約書をすべて集めます。全国に支店がある企業は、配達記録が残る方法で郵送してもらいましょう。
配達記録が残らない方法は、重要書類の郵送に向いていません。支店が少ない会社やそもそも支店がない企業は、このプロセスとは無関係です。

3. 管理台帳を作成して契約書の棚卸し

続いて、契約書をを管理するための帳簿である管理台帳を作成します。管理台帳に記入する項目の例は、以下の通りです。

契約書の種類
支店名
部署名
担当者
締結先名
契約名
年月日
自動更新の有無
契約開始日
契約終了日
原本保管場所　など

項目を分類する際は、自社の業務を考えてから決めるようにしてください。管理台帳を作成した後、契約書を整理します。

4. 契約書の管理手順の周知

契約書の整理を終えたら、契約書締結後の保管や廃棄までのフローを、業務にかかわる従業員全員に周知しましょう。契約書の管理手順の周知を怠ってしまうと、元の状態と変わりありません。
また、管理手順が守られているのかをチェックする仕組みもあれば、契約書の保管・保存においてトラブルを減らせます。　

契約書を管理する3つのコツ

より手軽に効率よく契約書を管理するためには、可能な限りシンプルな仕組みにし、優先度をつけて管理体制を作る必要があります。ここでは、契約書を管理する3つのコツを見ていきましょう。

可能な限りシンプルな仕組みにする

契約書を管理する仕組みは、できるだけシンプルにすることが基本です。例えば、多機能な文書管理システムを導入したとしても、ITに詳しくない従業員がいれば、運用する際に支障が出てしまいます。
契約書管理においてさまざまな人が関わるため、「シンプル」「わかりやすい」ということを念頭に置き、仕組みを設計しましょう。