契約書の管理ルールと、管理体制を整備する4つのステップ

「契約書はどのように管理をしたらよいのかを知りたい」
「契約書を手軽に管理できるシステムがあれば教えてほしい」

こうした悩みを持っていませんか。

契約書をしっかりと管理していない場合、必要なときにすぐに見つけられなかったり、情報漏洩につながったり、トラブルに発展する可能性があります。また、契約書の種類によって保管期間が異なるため、管理するルールも守る必要があります。

この記事では、契約書を管理する方法や基本ルール、体制づくり、管理工数をさげるための方法を取り上げます。

最後まで読んでいただければ、契約書を適切に管理できるようになります。

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ずさんな契約書管理で起きる3つの問題点

契約をしっかりと管理していない場合、必要な契約書がすぐに見つけられなかったり、重複契約を結んでしまったり、仕事を進めていくうえで、問題が発生してしまいます。ここでは、管理されていない契約書で起きる3つの問題点を取り上げます。

必要になった契約書がすぐに見つけられない

管理されていない契約書で起きる問題点は、必要になった契約書をすぐに見つけられないことです。例えば、問い合わせがあった場合、しっかりと管理していなければどこに契約書があるのかわからず、返答するまでに時間がかかってしまいます。

また、一括で管理しておらず個々人で管理している場合、どの社員が必要な契約書を持っているのかわかりません。余計な作業に時間を取られるリスクを防ぐためには、契約書を適切に管理する必要があります。

相手と重複契約を結んでしまう可能性

重複契約を結んでしまうことも、管理されていない契約書で起きる問題点です。社内のいくつかの部署で同じ取引先と似たような契約書を結んだ場合、相手はどの契約書の内容に従ったらよいのか迷ってしまいます。

またトラブル発生時、どの契約書の内容・条件をチェックすればよいのかも、わかりづらくなるでしょう。契約書をしっかりと管理しておけば、こうした問題は減ります。

契約書の原本紛失で紛争解決に不利な状況

相手方と契約内容によって紛争が起きても、契約書の原本があればその内容を元に反論できますが、個別の管理などで紛失している場合、解決するまでに時間がかかったり、裁判に発展したりするリスクもあります。

こうした問題があるだけではなく、紛失は情報漏洩にもつながるため、非常に危険です。紛争解決に不利な状況にならないように、契約書などの重要書類は、しっかりと管理しておく必要があります。


契約書を管理する基本のルール

契約書の保管に関することは、法律で定められています。契約書の種類によって保存期間が異なり、「そのままゴミ箱に捨てる」といった、自由な方法で廃棄できるわけではありません。

ここでは、契約書を管理する基本ルールと管理体制の作り方について解説します。

契約書の種類別の保管期間

契約書の種類によって保管期間があり、それぞれ異なった法律が適用されています。法律で保存期間の義務がある契約書や文書は、以下の通りです。

種類保管期間法律
健康保険・厚生年金保険・雇用保険関連の書類2年健康保険法施行規則34他
労災保険関連の書類3年労働者災害補償保険法施行規則51
労働保険の徴収・納付等の関係書類3年労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70
派遣元管理台帳3年労働者派遣事業法37
雇用保険の被保険者関連の書類4年雇用保険法施行規則143
会計監査報告5年会社法442
有価証券届出書等の写し5年金融商品取引法25
領収書などの証憑類7年法人税法施行規則59、67
請求書、契約書、見積書など7年法人税法施行規則59、67
電子取引の取引情報7年電子帳簿保存法施行規則8
源泉徴収簿(賃金台帳)7年国税法70、労働基準法108他
帳簿(仕訳帳、総勘定元帳他)10年会社法432
計算書類および附属明細書10年会社法435

通常の契約書であれば、保存期間は7年です。

保管期間が過ぎた契約書の取扱い

マイナンバーなどの個人情報が書かれた契約書は、マイナンバー法によって、保管期間を過ぎた場合に廃棄することが義務化されています。マイナンバーが記載されている書類は、次の通りです。

  • 扶養控除等申告書
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 支払調書

ただし、廃棄までの期間は事業者の業務を考慮してくれるため、保存期間終了後にすぐに廃棄する必要はありません。

契約書の廃棄方法

契約書を廃棄する際は、復元できないような処理の方法を採用しなければなりません。主な廃棄方法は、以下の通りです。

  • 焼却
  • 溶解
  • シュレッダー
  • マスキング など

また、廃棄業者に作業を委託することも可能です。書類の量が多い場合や、廃棄する手間を避けたい場合は、業者に依頼することも検討しましょう。


契約書の管理体制を整備する4つのステップ

契約書は個別で管理するよりも、社内で管理体制を作ることをおすすめします。そこでここでは、契約書の管理体制を作る流れを紹介します。

1.社内で契約書の管理体制の作成

契約書の管理体制を一本化するために、どの部署のだれが責任者なのか決定する必要があります。部署・責任者を定め、必要な権限を与えて、管理の業務を執行できるようにしましょう。
また、契約書にかかわる業務の洗い出しをすることで、契約書管理の運用をスムーズに行えます。契約書管理の目的やトラブル対応、管理する書類の種類などをまとめ、管理体制を整えてください。    

2. 管理する契約書を決めて原本の収集

管理する契約書が決定した後、社内に散在している契約書をすべて集めます。全国に支店がある企業は、配達記録が残る方法で郵送してもらいましょう。
配達記録が残らない方法は、重要書類の郵送に向いていません。支店が少ない会社やそもそも支店がない企業は、このプロセスとは無関係です。

3. 管理台帳を作成して契約書の棚卸し

続いて、契約書をを管理するための帳簿である管理台帳を作成します。管理台帳に記入する項目の例は、以下の通りです。

  • 契約書の種類
  • 支店名
  • 部署名
  • 担当者
  • 締結先名
  • 契約名
  • 年月日
  • 自動更新の有無
  • 契約開始日
  • 契約終了日
  • 原本保管場所 など

項目を分類する際は、自社の業務を考えてから決めるようにしてください。管理台帳を作成した後、契約書を整理します。

4. 契約書の管理手順の周知

契約書の整理を終えたら、契約書締結後の保管や廃棄までのフローを、業務にかかわる従業員全員に周知しましょう。契約書の管理手順の周知を怠ってしまうと、元の状態と変わりありません。
また、管理手順が守られているのかをチェックする仕組みもあれば、契約書の保管・保存においてトラブルを減らせます。 


契約書を管理する3つのコツ

より手軽に効率よく契約書を管理するためには、可能な限りシンプルな仕組みにし、優先度をつけて管理体制を作る必要があります。ここでは、契約書を管理する3つのコツを見ていきましょう。

可能な限りシンプルな仕組みにする

契約書を管理する仕組みは、できるだけシンプルにすることが基本です。例えば、多機能な文書管理システムを導入したとしても、ITに詳しくない従業員がいれば、運用する際に支障が出てしまいます。
契約書管理においてさまざまな人が関わるため、「シンプル」「わかりやすい」ということを念頭に置き、仕組みを設計しましょう。

優先度をつけて管理体制を作る

契約書をの管理を一本化するために、管理体制を整備する必要があります。しかし、社内のあらゆる部署が納得できるような管理体制を構築することは、非常に難しいです。部署によって扱っている書類の種類も量も異なります。

管理体制を整える際は、契約書の管理について抱えている問題をリストアップし、優先をつけてベターな形を模索することを意識してください。

新規の管理体制は段階を踏んで導入する

検討している契約書の管理体制が、本当に自社にとって最適な仕組みなのかを判断することは難しいです。始めて間もない頃は、運用がうまくいかなかったり、契約書によってはすぐに電子化できなかったりするケースもあります。

契約書の管理業務において、自社だけでは解決できない場合もあるため、段階を踏んで導入を進めましょう。


契約書の電子化で管理工数を削減する

契約書の管理は保管ルールも細かく手間が多いのですが、契約書を電子化することで管理工数を大幅に削減できます。

電子契約サービスを利用して契約書を電子化して管理する

従来の紙の契約書から、クラウド上で行える電子契約サービスに切り替えるのは管理工数を大きく削減できる手法です。

電子契約サービスを利用すれば、紙の契約書のように保管するためのスペースを確保する必要がありません。

また、書類がデータ化されているので、紙よりも検索性が高いです。そのため、契約期限の確認が容易にできるようになります。

たとえば、「クラウドサイン」などが良い例でしょう。クラウドサインは弁護士が監修した、国内最大級の電子契約サービスです。

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電子契約のメリットはほかにも以下のようなものが挙げられます。

  • 印刷代・郵送代・印紙税の削減
  • 製本・押印・郵送などの作業工数の圧縮
  • コンプライアンス強化
  • BCP対策

既存の契約書のデータで管理をしたいなら文章管理システムを利用する

書類を電子化して保管・管理できる「文書管理システム」を導入することで、従来よりも手軽に契約書を管理できます。多くの文書管理システムには、保存した文書の検索・閲覧や期限切れ文書の自動廃棄などの機能も備わっており、業務効率を高められるでしょう。

また、サーバーなどを自社で用意するオンプレミス型のみならず、クラウド型のサービスもあります。文書管理システムを選ぶ際は、機能性だけではなく、セキュリティや価格もチェックして、自社に合ったサービスを導入しましょう。


紙の契約書の電子化は所定の要件を満たす

紙の契約書を電子化する場合、電子帳簿保存法で定められている要件を満たさなければなりません。保管に関する要件は、以下のように定められています。

  • 紙の契約書をスキャンして保存する場合、税務署に承認申請が必要
  • 紙の契約書をスキャンして保存する場合、入力機器の解像度が200dpi相当以上であり、カラー画像で読み取れること
  • 契約内容が肉眼でチェックでき、出力可能
  • 事業所で契約書の内容を閲覧できる
  • タイムスタンプの付与
  • 契約書の日時、内容、金額などで検索できるシステムが必要
  • マニュアルを用意

最初から電子化された契約書を保管するよりも、紙の契約書を電子化する方が所定要件は多いです。また、電子帳簿保存法の改正ごとに、要件は変更されるため、最新の情報をしっかりと確認しておきましょう。

参考:電子帳簿保存法関係|国税庁
電子帳簿保存法をわかりやすく解説!活用メリットと申請の流れ


まとめ

契約書を管理していないと、すぐに見つけられない問題や、原本紛失で紛争解決に不利な状況になるリスクがあります。だからこそ、契約書を管理する基本のルールをしっかりと理解する必要があります。

契約書の管理を楽に行うためには、文章管理システムや電子契約サービスを利用するようにしましょう。契約書を管理するコツは、優先度をつけて管理体制を作ったり、新規の管理体制は段階を踏んで導入したりすることです。

契約書の管理は、「契約書の電子化」によって業務工数を大きく圧縮できます。契約書の管理に手が回っていない、管理が煩雑になっているという場合は電子契約サービスや文書管理システムなどの利用がおすすめです。

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