イベント企画は、自社商品やサービスのプロモーションなどに効果的です。
しかし実際には何をどうすればよいかわからないことも多いでしょう。大きな成果につながるイベントは、ある程度の知識と経験をもってはじめて実現できます。
イベントを企画・運用する際の「すべき事」と「すべきでない事」 10選
今回はイベントの種類や開催までの流れ、企画する際のポイントについて解説していきます。事例やおすすめの企画会社も紹介しますので、イベント企画の参考にしてください。
また、この記事は無料でPDFとしてダウンロードも可能です。イベントを企画する際にお手元に置いておくのがおすすめです。
【PDF】イベント企画のポイント｜企画の考え方や事例までを詳しく紹介>>無料ダウンロード
イベント企画とは
イベント企画とは、イベントを開催するために必要な発案から当日の運営に至るまでの計画と作業をさします。何を目的として・誰をターゲットに・いつ・どこで・どんな内容のイベントを行うのかを考え、準備します。
企業が開催するイベントの多くは、ターゲットとなる人を集めて自社商品やサービスを知ってもらい、売上につなげることを目的にしています。開催目的に合わせて企画の内容を練り込み、いかに具体的な計画を立てられるかが、イベントの成否を大きく左右します。
話題性のあるイベント企画をしたいという方は以下の記事を参考にしてみてください。
ポイントは体験型！定番から最新までイベントコンテンツ事例5選
イベント企画時におさえておきたい3つのポイント
イベントの効果は企画の段階で決まるといっても過言ではありません。イベントを企画する際に、次の3つのポイントを意識してみてください。
1．ターゲットを明確にする
イベントは、ターゲット層を明確にすることで成功しやすくなります。誰に何を伝えたいのかが不明確だと、効果的なイベントは実施できません。イベントの目的は何なのか考え、どのような人に来てもらいたいか、具体的なイメージをすることが大切です。
2．具体的なベネフィットを告知する
イベントを成功させるには、具体的なベネフィットを告知することが大切です。例えば、イベントの特典を明確にすることで、参加者に具体的なメリットを提示できます。販促系のイベントなら「サンプルを配る」、知識系のイベントなら「参加することで得られるスキルを箇条書きにする」など、告知文を見て特典がイメージできるとよいでしょう。
ベネフィットを洗い出せたら、Webサイト・SNSなどを利用して積極的に告知していきましょう。
3．余計なものはなくし、シンプルなイベントにする
イベントに盛り込みたいコンテンツとして企画段階で多くの意見が出ますが、すべてを一度でやろうとすると中途半端なものになりがちです。やりたいことを全部盛り込むと、目的が曖昧なイベントになってしまうことがあるので、注意してください。
イベントは限られた時間のなかで行うプレゼンテーションです。まずは1本の軸となる要素を決めましょう。そこから要素を枝分かれさせていきます。イベントで伝えたいことを一言で伝えられるくらいに落とし込めれば、上出来です。
イベントは大きく分けて8種類
イベントの種類は、大きく8つに分類されます。
1.博覧会
2.フェスティバル
3.見本市・展示会
4.会議イベント
5.文化イベント
6.スポーツイベント
7.販促イベント
8.コンベンションイベント
イベントの種類は、自社商品の性質やターゲット層、開催の目的に応じて最適なものを選ぶことが大切です。例えば商品のプロモーションなら展示会、売り上げアップが目的なら販促イベントなどが考えられます。
イベント企画から開催までの5ステップ
次に、イベントを開催するまでの流れを解説します。イベントの流れは以下のように５段階あります。
1.イベントの目的と内容を決める
目的を明確にする
イベントの目的を具体的に考えることで、全体的な流れが決まります。目的は複数にせず、1つに絞ることが大切です。
商品の認知度を高めたい場合は、商品のメリットをしっかりと伝えることを目的とするのもよいでしょう。顧客自身が商品のよさを理解すると、SNSの投稿や口コミで認知度アップが期待できるからです。そしてメリットを詳しく知ってもらいたい場合のイベントでは、講義形式にすると、権威性を高めつつ詳細な商品情報を伝えられるでしょう。
ターゲットを設定する
イベントは、誰に向けて開催するかというターゲットの決定も重要です。ターゲットとなる顧客層を決めることで、顧客の好みやニーズによりマッチした告知方法をとることができます。例えば、ターゲット層を10代の若者とするなら、メールマガジンよりInstagram・YouTubeなどのSNSや動画サイトを利用したイベントの告知をする、という選択肢が浮かび上がってきます。
具体的な内容を考える
イベント開催の目的とターゲット層を明確にしたら、具体的な内容を決めていきましょう。その際には、事前の顧客マーケティングを参考にしたり、参加者の気持ちになって案を出すことが大切です。例えば、サッカースクールのイベントなら元プロサッカー選手を講師に呼んだり、キャンプ形式で一体感を演出するなど、メインの参加者となる層に喜ばれるような内容がよいでしょう。
2.日程と会場を決める
目的とターゲット層、具体的なイベント内容が明確になったら、日程や会場を決めていきます。ターゲット層が学生などの若年層であれば参加型のイベントと相性がよいので、週末に都心のにぎやかな場所での開催がおすすめです。ターゲット層が高齢者の場合は、平日の開催にし、アクセスしやすく落ちついた会場にするとよいでしょう。
このようにターゲット層やイベント内容により日程や会場を選びますが、アウトドアなど特殊な環境が必要なときは、予約が取りづらくなるのでできるだけ早めに日程を決めておきましょう。
またイベント開催に必要な機材や設備は何か、内容に合わせて具体的にピックアップし、必要なものが会場にそろっているかのチェックもしておきましょう。
3.イベントの宣伝告知を行う
告知方法
イベントの告知は、インターネット経由やチラシなどの紙媒体で行います。過去にイベントを行ったことがあれば、当時の参加者名簿を利用するのもよいでしょう。また、当日にイベントが開催されていることがわかるようなチラシやのぼりなどを、会場周辺に掲示・設置するのも告知に有効です。ただし、場所によってはチラシの貼り出しやのぼりの設置に許可が必要なケースがあります。事前確認をしっかりするようにしてください。
告知内容
イベントの告知は、ターゲット層の興味を引くような内容にすることが大切です。設定したターゲットに強い訴求力を持つ文章や画像を使って、より効果的な内容にしましょう。
告知内容には開催する日時・場所などがきちんと含まれているかも確認してください。会場がわかりにくい場所にあるなら地図を加えたり、参加賞やおみやげなどの特典がある場合は、告知内容に盛り込むとイベント参加意欲が高まるでしょう。
4.イベントの準備を始める
イベントの告知が終わったら、準備を開始します。事前準備は、以下を参考に進めていくとよいでしょう。
- 開催日までの準備スケジュール
- 運営担当者の選定
- イベントプログラムの作成
- 各種管理や運営用の資料作り
- 会場の下見
- 会場レイアウトの検討
- 運営に必要な人員や資材・機材の手配
- 当日の進行台本の作成
- 参加者アンケートの作成
イベントはどれだけ準備しても、何らかのトラブルが起こる可能性があります。そのため完璧を目指すだけでなく、大きなトラブルを未然に防ぐ対策を講じることも必要です。また、当日のスケジュールは余裕を持たせておくと、予期しないことが起こってもあわてずに進行できます。
とくにイベントの予約管理では、アナログ管理では業務が回らなかったりミスが多発したり、プラットフォームサービスを使うとCRMと連携しづらい、など様々な課題が出てきます。
「Tsudle」のようなイベント予約管理システムを活用すれば、予約をWebで完結させつつCRMと連携させたり、ブランド独自の予約フォームを作れるなど、イベント運営をより効率的に効果的に行うことできるでしょう。
「Tsudle」の紹介資料を下記にご用意しましたので、ぜひご参考ください。
イベント予約管理システムTsudle（ツドル）のご紹介
5.イベントを開催する
イベント当日は予定通りに進むことはなかなかありません。トラブルが起きるかもしれないという心構えで行動するのもよいでしょう。
無事にイベントが終了したら、回収したアンケートなどを利用して、ぜひ顧客満足度を確認してください。顧客満足度は、イベントの効果を客観的に確認できるものです。また、運営側でもイベント終了後に感じたことや失敗だったことを記録し共有できるようにしておくと、次に活かすことができるでしょう。
イベント企画の事例
イベントを成功させるには、どのようなイベントがあるのかなどを知ることも大切です。イベント事例を紹介しますので、企画の参考にしてください。
親子対象の体験型戦国イベント：セブンパークアリオ柏
目的
関ヶ原の合戦を模した催しを実施し、親子で参加してもらい、今までにないテーマパークの体験とともにセブンパークアリオ柏を知ってもらう。
ターゲット
楽しい体験を共有したい親子。
イベント内容と結果
参加者を2グループに分けて、チャンバラ合戦を実施。スタッフが有名な戦国武将に扮し、軍議や合戦を体験することで、一体感を演出することに成功した。
婚活イベント「恋するバスコン」：東関交通
目的
ツアー形式の婚活イベントを数多く開催することで、特に若年層に東関交通を知ってもらう。
ターゲット
婚活中の男女。
イベント内容と結果
所有しているバスを利用して、婚活イベント定期的に実施。いちご狩り・無人島体験・神社参拝などを通して、利用者に出会いの場を提供することで会社の認知度をアップさせた。また、イベントを体験型とすることで一体感が高くなり、参加者も倍増している。
日本文化・技術体感「Tokyo 1day Tour」：エーザイ株式会社
目的
職人の理念を通して、日本文化に対する理解を深めてもらい、日本企業で働くことに誇りを持ってもらう。
ターゲット
国籍に関係なく日本文化に興味のある人。
イベント内容と結果
グローバルで多様性に富んだ参加者に向けて、日本文化の体験型ツアーイベントを開催。盆栽・懐石料理・座禅・茶道といった日本文化を一日で体験してもらい、さらに共感や理解を深めるために職人からの話を聞く時間も設け、好評を得た。
イベント企画をサポートする会社紹介
イベント企画をサポートする企業を5社紹介します。
イベント21
特徴
- 企画・運営・設営撤去までトータルサポート
- あらゆるイベントに対応可能
イベント21は、あらゆるイベントに精通した、全国どこでも対応できるサポート会社です。イベント企画の無料相談も行っており、ほぼすべての業務を委託することができます。
おすすめの人
- イベントのノウハウを持っていない人
- 当日の運営を一括で委託したい企業
Doorkeeper
特徴
- イベントのためのコミュニティ作成と運営サービス
- 30日間無料お試し期間あり
Doorkeeperは、イベントのコミュニティを作成できるサポート会社です。持続的なコミュニティを運営することで、イベントに関するすべての業務をコミュニティ内で行え、ペーパレスで参加者の管理やイベント効果を計測できます。
おすすめの人
- 確度の高い見込みユーザーを囲い込みたい企業
- 継続的にイベントを開催したい企業
OTO
特徴
- 様々な種類のイベントに対応可能
- プロダクション事業も行っているため、出演者などのオファーもまとめて対応できる
OTOは、音楽や交流会・総会などの幅広いイベントをサポートする会社です。プロダクション事業も行っており、イベント自体を盛り上げる人材手配も可能です。
おすすめの人
- ナレーターのオファーなども一括で相談したい人
- 地域イベントを開催したい団体
ニッセイエブロ
特徴
- 業界と顧客の知識を共有
- クリエイティブ事業も行っている
ニッセイエブロは、ワンストップでイベントの企画を委託できる会社です。クリエイティブ事業も行っているので、サイトのコンテンツや印刷物などの制作・相談も可能です。
おすすめの人
- チラシやポスターなどのクリエイティブな作業も発注したい人
- 企画前の段階から相談したい企業
電通西日本
特徴
- 大手広告代理店のグループ会社
- 豊富な資金・人材を利用した総合プロデュース
電通西日本は、豊富な資金とマーケティングデータを利用したイベントの企画が可能です。施行・演出・運営まで、すべての業務を一括で任せることができます。
おすすめの人
- イベントに関する業務をすべて委託したい人
- 最先端のノウハウを利用したい企業
もっと事例を知りたかったら
イベントには必ず目的があり、その目的を果たすためにそれぞれ工夫がなされています。
担当者という立ち位置から事例を見ていくと勉強になりますし、新しいアイデアが生まれるきっかけになります。もっと多くの事例を見たいという方は、以下のサイトをチェックしてみてください。
イベントを企画・運用する際の「すべき事」と「すべきでない事」 10選
まとめ
イベント企画は、目的を明確にすることで誰に何を伝えるか、何をすべきかがクリアになります。
イベントの目的が決まったら、参加者に満足してもらえるように企画のアイデアを出していきましょう。内容確定後は、効果的な宣伝告知の方法を選ぶのも重要です。そして、イベントは当日になってみなければわからないことも多くあります。入念な準備と余裕のあるスケジュールで、最大限の成果を得られるイベント実施を目指しましょう。
また、この記事は無料でPDFとしてダウンロードも可能です。イベントを企画する際にお手元に置いておくのがおすすめです。
参考にしたサイト
イベント企画・運営｜DENTSU WEST JAPAN INC.
イベント成功ノウハウ集｜eプラス webオープンシステムにようこそ
Doorkeeperの考察・ヒントなどからわかる成功するイベントの作りかた｜Doorkeeper
イベント企画ならおまかせください｜Event21
イベント開催する大まかな流れ｜Doorkeeper
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