オフィス移転は、業務の環境や生産性を改善する会社の一大イベントです。
そして、準備や手続きの量も盛りだくさんです。
やることを調べてみたものの、情報が多すぎてなにから準備をすればよいのか、どこから手を付けるべきかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、オフィス移転の前後ですべきことをまとめたチェックリストをご用意しました。
無料でダウンロードできますので、移転の際にはぜひご活用ください。
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目次
※本記事はソニービズネットワークス株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
オフィス移転チェックリスト
オフィス移転の際に準備すべきことや、必要な手続きなどの一覧をチェックリストにまとめました。
無料でダウンロードできますので、オフィス移転の際には漏れのないように確認しながら勧めましょう。
チェックリストイメージ
それぞれの項目について詳しく知りたい方は、下記の記事で解説を行っていますので、そちらをご覧ください。
参考：事務所の移転で知っておくべき流れ、手続き、やること一覧を一挙解説|LISKUL
また、初めてオフィスを移転する方や、心配な方には、移転に際しての注意点を下記にまとめましたので、合わせてご覧ください。
オフィス移転の注意点
オフィス移転には、業務に支障をきたしたり、取り返しのつかない失敗につながってしまうような注意すべきポイントがいくつかあるのでご紹介します。
これらを押さえておくだけで、大きな失敗の可能性を減らせると思いますので、初めて移転を行う人や心配な方は、ぜひご一読ください。
目的や要件を忘れない
オフィス移転には、アクセスの改善、賃料のコスト削減、サイズの拡大、設備の拡充などの目的、要件、制約などがあると思います。
そしてそれらを達成することで、業務環境を改善することができます。
しかし準備や手続きに忙殺されて、肝心の要件を満たしていないといったことが起きてしまっては本末転倒です。
事前に必ず目的や要件を整理し、オフィス選びや、レイアウト、設備などを検討する際には、照らし合わせながら進めるようにしましょう。
時間に余裕をもつ
オフィスの移転は最低でも半年～1年は時間を確保して行いましょう。
移転は、ただでさえ準備や手続きの多さから長い時間を要します。
さらには、引っ越し、内装工事、インフラ設備の設置などは、業者の都合によっても実施のタイミングや必要な期間が変動することがあります。
タイトな予定を立ててしまうと、不測の事態が起きた場合に、その後の予定が全て崩れてしまう可能性もあるので、必ず余裕を持って進める用にしましょう。
移転は適切なタイミングで行う
オフィス移転は、業務への影響を鑑みて適切なタイミングで行うようにしましょう。
移転は、基本的に全ての社員に対して少なからず負荷が発生します。
しかし、業務環境を改善するために行う移転が、肝心の業務に大きな支障をきたすようでは目も当てられません。
オフィスの移転は、業務の中断を最小限に抑えるたり、影響を最小限にできるタイミングを選んで実行するようにしましょう。
既存オフィスの解約は新オフィスの契約後に行う
既存オフィスの解約は、必ず新しいオフィスの契約が完了してから行うようにしましょう。
「新しいオフィスが決まった（選定した）」、「新しいオフィスを申し込んだ（審査中）」、といった曖昧な会話をしていると、解約届を出した後で審査に落ちてしまったということも考えられます。
一般的に解約届を撤廃するといったことは難しいので、場合によっては業務のためのスペースを失うことになりかねません。
そこで既存オフィスの解約届は、必ず新規オフィスの契約が完了してから行うようにしましょう。
移転後のフォローアップ体制を整備する
オフィス移転の際には、移転後のフォローアップ体制も準備しておきましょう。
「大事な書類がどこかに行ってしまった」「あの備品がどこにあるかわからない」「急にインターネットがつながらなくなった」などのトラブルは、どんなに注意を払っていても移転直後には起きる可能性があります。
そこで、移転後にこういったトラブルが起きた際には、一次的なヘルプデスクを用意したり、誰にどのように連絡すべきかといったマニュアルを用意することで混乱を最小限に抑える準備を行いましょう。
まとめ
本記事では、業務の環境を劇的に改善する企業の一大イベントである「オフィス移転」に必要な準備や手続き一覧のチェックリストをご紹介しました。
さらに、初めての移転で心配の方や、二回目だけど全ては覚えておらず心配という方に向けて、失敗しないための注意点についても解説しました。
これらの情報がオフィス移転による業務への支障や、移転後のトラブルを最小限に抑えることの一助となれば幸いです。
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本記事では、オフィス移転の際に準備すべきことや、必要な手続きなどの一覧をご紹介しました。
しかし、どんなに準備をしても移転先でのトラブルを完全に防ぐことは難しく、特に「移転先のインターネットに接続できない、速度が遅い。」といったケースは少なくありません。
そのような回線トラブルを未然に防ぐためには、「広帯域で安定したインターネット回線」を利用することが重要です。
たとえば「NUROアクセス」では、通信速度の下限値が保証されるギャランティー型、広帯域な法人向け回線という特徴を持っているため、移転後の回線トラブルを未然に防ぐことができます。
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オフィス移転に関するよくあるご質問
オフィス移転でお悩みの方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q.オフィス移転時に見落としがちな手続きは何か？
A.オフィス移転の際に見落としがちなのは、公共料金の移転手続きやインターネット回線の移設手続きです。これらは早めに手続きを行わないと、移転後に業務に支障をきたすことがあります。事前にチェックリストに加えておくと良いでしょう。
Q.移転後すぐに使用できるようにするためのITインフラ準備は？
A.移転後にスムーズに業務を開始するために、ITインフラの事前準備が重要です。ネットワーク回線の設置やサーバーの移設、電話機器の設定などは、移転前に専門業者と連携して準備を進めておく必要があります。
Q.移転に伴う従業員への周知方法は？
A.移転に伴い、従業員への適切な情報共有が必要です。移転スケジュールや新オフィスのルール、交通手段などを事前に説明会や社内通知で共有することで、従業員が安心して移転に臨めるようになります。
Q.移転前に顧客や取引先に知らせるべき内容とそのタイミングは？
A.顧客や取引先には、新しい住所や連絡先、移転スケジュールを事前に通知することが重要です。特に業務に影響が出る可能性がある場合は、できるだけ早めに連絡し、トラブルを防ぐための対応策を説明します。
Q.移転後のオフィスレイアウト最適化のための方法は？
A.オフィス移転後に、効率的なレイアウトを構築するためには、従業員の動線やコミュニケーションのしやすさを考慮した配置が重要です。特に、部署間の連携が必要な場合は、それに合わせたレイアウトを事前に検討しておくと良いでしょう。