契約書の作成時に意識すべき5つのポイントと、トラブルになりやすい4つの注意点

「はじめて契約書を作成するが、具体的にどんな手順で進めればいいのかわからない」そんな悩みを抱えていませんか?

契約書を作成するときにはテンプレートサイトなどを利用する方も多いと思いますが、最低限のルールを守らずに作成すると、契約が締結できなかったり、自社に不利益な形で契約が結ばれたりする可能性があります。あらかじめルールを覚えておきましょう(参考:契約書のテンプレートサイト5選と利用時の注意点)。

今回の記事では、契約書を作成するうえで絶対にチェックすべき5項目をまとめました。そのうえで契約書を作成の流れや一般的な契約書の構成、ありがちな注意点ついても解説しています。

自分で契約書を作成する前に、本記事で契約書作成のルールや流れを把握しておきましょう。

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契約書を作成するうえで絶対に意識すべき5つのポイント

以下の5つのポイントは、契約書を作成するうえで必ずチェックしましょう。

  1. 必要事項が漏れていないかチェックする
  2. 取引に関するリスクとカバーをチェックする
  3. 主語を記載して権利と義務を明確にしておく
  4. 第三者が見てもわかるような内容にする
  5. 記載事項が法律で決まっている場合、記載漏れがないかチェックする

1.必要事項が漏れていないかチェックする

契約書には記載されていなければならない項目があり、その項目の漏れがないか確認する必要があります。

タイトルや前文は重要ではないと考え、見落としてしまう事もあるので、最初から最後の項目までチェックしましょう。

契約書で必要な事項は主に以下の12項目です。

  • 契約書のタイトル
  • 前文
  • 契約条項
  • 損害賠償
  • 契約期間
  • 契約解除事由
  • 反社会的勢力の排除
  • 譲渡禁止条項
  • 合意管轄
  • 協議事項
  • 後文
  • 日付と署名の欄

この12項目は、様々な契約書で共通するものです。これらが抜けているなどの不備があると、取引先とのトラブルに繋がりかねません。重要なポイントなので、詳しい説明は後程ご紹介します。

2.取引に関するリスクとカバーをチェックする

契約書を作成する際、取引にはどういったリスクがあり、また、そのリスクをカバーする内容であるかを事前に確認しておきましょう。

契約内容にもよりますが、契約書に不備があると納期が遅延したり、勝手に断りもなく内容を変更されてしまうなど、リスクを抱える可能性もあります。

それらの考えられるリスクを意識したうえで、トラブルを予防するためにも、どういったカバーが必要であるかをチェックしておきましょう。

3. 主語を記載して権利と義務を明確にしておく

意識しておかないと見落としてしまいそうな小さな事ですが、主語を記載することも忘れずに行いましょう。

この契約書は誰の権利であって、誰の義務なのかを明確にしておかなければ、双方の考え方に相違が生じ、トラブルが起きた際にも揉める可能性があります。

4. 第三者が見てもわかるような内容にする

契約書は業界用語などを使わず、できるだけ一般的な用語を使って、第三者が見ても伝わるように書きましょう。

契約相手方とのトラブルが訴訟につながった場合、契約書を基に裁判が行われるので、裁判官にもわかる内容でなければいけません。

5. 記載事項が法律で決まっている場合、記載漏れがないかチェックする

労働派遣契約書など、契約書によっては記載すべき事項が法律で定められている場合があるので、記載漏れがないか必ずチェックしましょう。

例えば、「雇用契約書」の場合は、労働契約期間や順次する業務内容、昇給に関する事項などが必要になります。

「労働派遣契約書」には、事業所の組織単位や派遣労働者の種類などが必要です。


基本的な契約書作成の流れ

契約書を作るうえで、基本的な流れは下記の通りです。

  • 相手と契約内容の確認をする
  • 契約書を作成する
  • 相手と契約書の内容を確認し必要に応じて修正する
  • 契約書を製本し署名・押印する

以上を見てもわかる通り、契約書は作成者が独断で進めるものではなく、相手と共に作成していくものです。
勝手に進めてしまうと、修正する時間もかかるため、必ずこの順で進めるようにしましょう。

相手と契約内容の確認をする

まずは、期間・金額・義務を決めてから契約書を作成します。

期間はいつからいつまでの期間で契約を結ぶのかを表し、金額はどの程度の金額で契約するのかなど明示しなければいけません。
また、義務は契約する相手はどういったことをするべきで、自社は何をするのかを記載します。

合意内容に基づき契約書を作成する必要があるため、相手と大まかでもいいので契約内容を明確にしておくことが大切です。

契約書を作成する

双方で契約内容に合意できたら、次は実際に契約書を作成します。

法律で定められた契約内容でない限りは、どちらが作成しても問題ないですが、作成を行う側の方が、後々優位に進めやすくなるので、自社で作成した方がいいでしょう。

作成の充実度ですが、後日、相手と契約内容を確認していくので、ここまではドラフト(案)の状態に留めておきます。

また、この時点で日付や署名をしてしまうと、契約内容に同意したという意味合いになるので記述しないよう注意しましょう。

相手と契約書の内容を確認し必要に応じて修正する

作成した契約書のドラフトはメールなどで送付し、内容に相違がないか確認してもらいましょう。

相手から修正・訂正依頼があった場合は、必要に応じて修正を行い、妥協できない点は交渉していく必要があります。

修正や交渉を繰り返し、双方が同意した時点で契約書のドラフトに記載していきます。

また、この時の修正・訂正依頼の内容や連絡内容は議事録などで残しておきましょう。これは、今後契約書を作るための参考例にもなりますし、トラブルが起きた際の証拠書類にもなります。

契約書を製本し署名・押印する

双方が合意し、その内容を契約書に記載したら契約書を製本して、署名・押印する工程に入ります。

直接会って契約できる場合は対面で行い、困難な場合は郵送しましょう。郵送の場合は、追跡・補償などのサービスがある書留などを利用すると、紛失するといったトラブルに繋がりにくくなるのでおすすめです。

もしくは電子契約サービスを使うことで、郵送・管理にかかるコストやトラブルを削減できます。


一般的な契約書の構成

契約書は一般的な構成があり、思いついたまま書き出せばいいというものではありません。

というのは、作成者自身だけが確認する書類ではなく、これから契約するための重要書類であるため、見やすく分かりやすい契約書を作成する必要があります。

ここからは、一般的な契約書の構成をご紹介しますので、契約書作成にお役立てください。

表題(タイトル)

まずは、業務委託契約書や売買契約書といった表題から決めていきます。

表題によって法律も異なり、記載事項も変わってくるので、どの法律に基づき記載していくべきか判断が必要です。
そのためにも、表題から決めることをおすすめします。

前文

表題の後は、一般的に前文を記載します。

厳密に言えば前文はなくても問題はありません。前文を入れることによって会社名を省略することができます。

前文の例としては、『株式会社〇△(以下、甲という)と、株式会社●▲(以下、乙という)とは、以下の通り契約する』という風に記載します。

甲乙の表現は、双方どちらでも法的には問題ありません。

しかし、契約者によっては「甲が上で、乙が下」と認識している場合があります。また、不動産など、業界によっては甲乙がどちらか決められている場合もあるので、順番に関しても配慮した方がいいでしょう。

その他にも、甲乙以外の表現として、受託者や委託者などわかりやすく表現している契約書も増えています。

ただし、法的に決められている場合や正しい表現でない場合、誤解を招くこともあるので名称を扱う際は注意が必要です。

契約条項

前文の後に、双方同意した契約の内容を記載していきます。自社・取引先にどのような権利や義務があるか必ず明記しましょう。

例としては、項目ごとに『第〇条(〇〇)』といった記載をします。この契約条項は、契約書の重要な部分であるため、一般的に記載されている項目と必須項目は漏れがないよう確認が必要です。

また、自社と取引先の権利・義務を互い違いに記載すると、相手は混乱する場合があります。自社の権利・義務を記載したのちに、取引先の権利・義務を明示するようにしましょう。

つまり、内容がすぐにわかる、読みやすい規約条項であることが大切です。

損害賠償

ここでは、契約がもしも不履行になってしまった時などに起こる損害賠償について記載していきます。

損害賠償請求自体は民法で定められており、それに則って賠償請求するのであれば不要です。

しかし、内容の相違によるトラブル防止のためや、義務を果たすまでの緊張感を維持してもらうためにも記載している契約書が多くあります。

契約期間

契約期間とは、いつの時点から始まり、いつまでの契約なのかをさします。

また、契約終了後は延長するのか、延長するのであれば自動的かなども記載しましょう。

契約解除事由

契約解除事由は、相手方が契約条項に背いた行動などを取った際に、契約を解除することを定めます。

相手の承認さえあれば解除事由は自社で決めることができるので、想定できる解除事由を記載しましょう。

この解除事由が記載されていないと、相手に債務不履行があった場合のみしか解除できません。いい信頼関係を継続するためにも、契約解除事由は記載しておく方がいいでしょう。

反社会的勢力の排除

双方、反社会的勢力ではないことを確認するための項目です。

この項目が記載されていないと、相手側が反社会的勢力に関係する場合でも、契約の解除や損害賠償請求がすぐにはできません。自社のイメージにも影響が出る可能性があるので、念のためにも記載しておきましょう。

権利義務の譲渡禁止

ここでは、契約条項で定めた権利・義務を無断で移転や譲渡できないことを記載します。
こちらも念のため記載しておいた方が安心です。

合意管轄

後にトラブルが起きた際、裁判をする場所を決めることができるため、その内容を記載します。
お互いに出向くことができる裁判所を定める必要があり、どちらか一方の都合で決めてしまうのは避けましょう。

協議事項

契約していく中で問題が浮上した際に、契約書にその記載がない場合もあります。そういった記載のない項目は、話し合いで決めることを記しておきましょう。

しかし、この協議事項が多い契約書は信頼できるものではないと思われてしまうので、やはり最初のうちに相手方と契約内容をよく確認しておく必要があります。

後文

後文では、何通の契約書を作成したか、誰が所持しておくかを記載します。
例としては、『以上、本契約の成立を証するため、本書〇通を作成し、甲乙記名押印の上、各〇通を保有する』と記載することが一般的です。

日付と署名欄

日付欄は一般的に、自社と取引先が契約書に同意した日付を記載しますが、年度などによって調整することもあります。
調整が必要な場合には、話し合いを行い、設定しましょう。

また、署名欄は当事者の数だけ設ける必要があります。

日付欄と署名欄の記載がないと、契約に同意していないと認識されるため、忘れずに記載しましょう。


契約書を作成する上での注意点

契約書を作成するうえで、よくある失敗は以下のようなことです。

  • テンプレートのまま作成し、提出する
  • 曖昧な表現で記す
  • 法律などをリサーチせずに作成する
  • 契約書に記載してはいけない項目を載せている

これらは、契約書のテンプレートをよく確認せずに作成してしまった場合がほとんどです。ここからご紹介する注意事項をよく確認したうえで、契約書の作成を行いましょう。

テンプレートでも内容は必ずチェックする

テンプレートを利用すれば簡単に契約書を作成できますが、使い方によっては意味を成さない契約書ができあがってしまいます。

取引内容によっては合致しないケースもあるので、テンプレートはあくまでも見本という位置づけで作成しましょう。

テンプレートを使ったから安心とは思わず、必ず契約書の内容が適切かチェックする必要があります。

参考:契約書の雛形がすぐに手に入るテンプレートサイト5選と、利用時の注意点

責任の範囲を明確にしてトラブルを未然に防ぐ

契約書を作成する際、自社の意向と取引先の意向が合致しないケースもあり得ます。

なかなか双方で合意する内容が決められず、トラブルが起きた際に協議すればいいと先延ばしにしてしまうことも少なくないでしょう。

そういった場合、契約書に協議事項などと曖昧なまま記載をしてしまうことで、実際にトラブルが起きた際に、よりもめるケースが多くあります。

こういったトラブルにならないためにも契約書は存在するので、責任の範囲は明確にしておくことが大切です。

関連する法律・判例はあらかじめリサーチして契約書に修正を加える

契約書に必ず記載しなければいけない事項が法律で定まっている場合でなくても、法律はあらかじめリサーチしておかなくてはなりません。

契約自体は当事者同士の意思表示で成立する場合もありますが、売買契約書などは法律のルールに則って契約書を作成しなければいけないケースもあります。

法律をリサーチせずに契約書を作成してしまうと、場合によっては契約書の無効や法律・判例に抵触してしまう事もあるので注意しましょう。

契約書に記載してはいけない項目がある

必ず契約書に記載しなければいけない項目があると先述しましたが、反面、契約書に記載してはいけない項目も存在します。

記載してはいけない項目としては、「公序良俗に反する内容」です。常識的に考えて妥当ではない内容という意味があり、例えば、違約金や賠償金が著しく高額といった場合などが当てはまります。

また、「強行法規に違反する内容」も記載してはいけません。これは公の秩序に関する法律の規定です。

これらを記載してしまうと、契約書の内容は無効になってしまうので、注意しましょう。


電子契約に切り替えることで契約書作成を簡略化

契約書の作成・契約締結・契約書の管理などに手間を感じているのであれば、電子契約への切り替えをおすすめします。

紙の契約から電子契約サービスに切り替えることで、以下のようなメリットがあります。

  • 印紙代・郵送代などの削減
  • 印紙税の削減
  • 契約締結までのスピードアップ
  • 効率的な契約書の保管・管理が可能
  • コンプライアンスの強化

さらに電子契約サービスの中には、契約書作成の支援機能が搭載されているものもあります。

たとえばクラウドサインでは、公式テンプレート、オリジナルテンプレートを登録したりといったことが可能です。またCSVを使って個別の契約書を一括作成・一括送信することもできます。

参考:弁護士監修!14万社が導入した国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」サービス概要

参考:【2021年版】おすすめ電子契約サービス26選を徹底比較!選び方のポイントも紹介


まとめ

契約書を作成する際、契約書の種類にかかわらず、必ず以下の5つはチェックしましょう。

  • 必要事項などの記載漏れがないかチェックする
  • 必要事項が漏れていないかチェックする
  • 取引に関するリスクとカバーをチェックする
  • 主語を記載して権利と義務を明確にしておく
  • 第三者が見てもわかるような内容にする
  • 記載事項が法律で決まっている場合、記載漏れがないかチェックする

これらをおさえたうえで、一般的な契約書の構成にのっとって作成すれば、大きなミスは少なくなります。

契約書を作成する際、ミスにつながりやすい以下の4点には注意しましょう。

  • テンプレートのまま作成し、提出する
  • 曖昧な表現で記す
  • 法律などをリサーチせずに作成する
  • 契約書に記載してはいけない項目を載せている

紙の契約書の場合だと作成だけではなく管理の手間が大きいので、契約書周りの業務に多くの工数がとられているのであれば、電子契約サービスに切り替えることも検討してみることをおすすめします。

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