最近、さまざまなメディアで「テレワーク」という働き方を耳にするようになりました。新しい働き方としてテレワークの導入を検討されている企業の方も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では、そもそもテレワークとは何か、その詳細や種類を紹介するとともに、実際に導入した企業の事例を挙げ、テレワークのメリット・デメリットについても解説していきます。
テレワークは、柔軟な働き方を推進する点で有効ですが、制度が整っていない状態で導入すると、思いもよらないトラブルにつながる可能性もあります。
本記事を参考にして、実際にテレワークを導入すべきか、どのような形が望ましいのか、ぜひ参考にしてみてください。
目次
テレワークとは
テレワークとは、インターネットなどを介して時間帯や働く場所を選ばずに仕事をする勤労形態です。
パソコンやスマートフォンなどのITツールを使用して、1週間で8時間以上、離れた場所で仕事をしている状態とされています。
テレワークは、厚生労働省では「パソコンなどITを活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」、総務省では「ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義されています。
例えば、袋詰めなど自宅での内職は、ITツールの利用がないため、テレワークには含まれません。
テレワークには３種類の働き方がある
テレワークの主な働き方には、在宅勤務、モバイル勤務、サテライトオフィス勤務などがあります。
ここでは、この3種類の働き方についてご紹介します。
在宅勤務
在宅勤務は、自宅にて仕事をする形態のテレワークです。怪我や病気、妊娠や育児、介護などさまざまな事情で自宅を離れられない場合でも仕事が続けられます。
就業時間も一定のルールのもと、自由に決められることが多いので、負担の軽減や時間の有効活用といった効果も期待できます。
モバイル勤務
モバイル勤務とは、外勤中にパソコンやスマートフォン等の端末を利用して連絡を取りつつ、仕事をする勤務形態です。「外勤型テレワーク」とも言われています。
移動中の時間なども有効に利用することができ、作業効率の向上に有効です。外勤中のみならず、カフェなどのオフィスや自宅以外で業務をする場合はモバイル勤務の枠に入ります。
サテライトオフィス勤務
サテライトオフィスとは、本部・本社から離れた郊外などに設置されたオフィスのことで、そのオフィスにて業務をすることをサテライトオフィス勤務と言います。郊外に自宅を持つ人などがより働きやすい形態です。
本部や本社と同等に仕事ができるように通信設備が完備されているので、より少ない負担で同じ業務ができます。
また、サテライトオフィスは、モバイル勤務の実施者の拠点としても活用することで、さらなる業務効果が期待できます。
テレワークのメリット
さまざまな場所で業務ができるテレワーク。ここでは、そのメリットを詳しくご紹介します。
通勤時間・負担の軽減
郊外の自宅から都心のオフィスへと通勤している方は非常に多いです。
しかし通勤には、満員電車に乗って通勤する、混雑した駅で乗り換えをする、通勤時間が長いなどの負担がかかります。体力の消耗やストレスの蓄積は業務にも支障をきたす場合も多いでしょう。
自宅や自宅付近で同等の業務ができるテレワークならば、これらの負担を抑えることができ、気持ちよく仕事に取り組めます。
業務の効率化
場所や時間をある程度自由にできるテレワークは、ちょっとした隙間時間の活用も可能です。
また、本来通勤していた分の時間を使う、落ち着ける環境で業務に取り組めるといった面でも、業務効率化を期待できます。
人材の確保
行動範囲に制限がかかってしまう障がいのある方や、妊娠・育児・介護などで自宅を離れられない方、病気や怪我で治療中の方など、通常の勤務形態では就業が難しくても仕事がしたい方は多くいます。
そのような方でも、テレワークならば業務ができます。子育てをする女性や高齢者の雇用継続も可能で、人材の確保がしやすい点もテレワークのメリットです。
テレワークのデメリット
多くのメリットを持つテレワークですが、その反面デメリットもあります。実際に導入をする前に、デメリットについてもきちんと検討しておきましょう。
コミュニケーションの不足
通信設備が確立されているとはいえ、テレワークでは同じオフィスで業務をするときと比べると、どうしてもコミュニケーションは不足してしまいます。それに伴って認識のずれが生じたり、情報共有が上手くいかないかもしれません。
また、個人で業務するのに慣れてしまい、チームの団結力が低下してしまう恐れもあります。そのため、事前に連絡手段・方法を統一する、情報の取り扱いについての規定を作るなどといった対策が必要となってきます。
コミュニケーションを阻む4つの壁と解決法
テレワーク下のコミュニケーションを阻む4つの壁が存在すると言います。それは「業務の壁」「IT環境の壁」「心理の壁」「関係性の壁」です。
これらの壁はITツールの導入や制度を変えるだけでは解決できない壁ですが、コロナ時代において、越えなければならないハードルとなりました。
以下の記事では、総務省の「テレワーク先駆者百選」（参考：総務省｜「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」等の公表）にも選出された池田朋弘さんに、4つの壁を乗り越えてテレワークでも成果を発揮する方法やTipsをうかがいました。
ぜひご一読して、明日からのテレワークに活かしてみてください。
仕事と私生活の切り替えがしづらい
私生活の延長上で仕事ができる感覚から、切り替えがうまくいかない、という方もいます。
時間が有効活用できることは大きなメリットですが、人によっては逆にスイッチのオンオフがうまくできずに、効率が落ちてしまう可能性もあります。
労働時間の把握が難しい
多数の人がさまざまな場所で仕事をすると、企業側は労働時間の把握が難しくなりがちです。それに伴って長時間労働が発生したり、職務怠慢な従業員の見極めが難しいといった問題が発生してしまう恐れもあります。
そのため、労働時間を可視化する方法を考案しておく必要があり、厚生労働省も業務指示のメールを送る時間帯の配慮などの工夫を推奨しています。
テレワーク導入前に確認すべきポイント
以上のようなメリット・デメリットをふまえて、テレワークを導入する前に確認しておくべきポイントをご紹介します。
コミュニケーションが円滑に取れるのか
オフィス勤務と同様にコミュニケーションを円滑にとれるように、通信システムの確立・統一は必須です。連絡手段としてどのようなツールを使うのか、従業員が無理なく使えるUIや機能なのか考慮したうえで、通信システムを導入しましょう。
最近では、「Chatwork」に代表される社内チャットツールを活用することで、社内コミュニケーションを活性化して業務を効率化している企業も増えています。
セキュリティ面は問題ないか
離れて勤務しているからこそ、セキュリティ面での問題がないかをチェックし、安全性を確保しましょう。テレワークで勤務する従業員に対しても、最低限以下の項目をクリアすることが望ましいです。
- トラブル時の連絡体制が整備できているか。
- 従業員に対するセキュリティ教育が実施できているか。
- ウイルスソフトなどへの対策ができているか。
- 端末などが紛失したときの対策ができているか。
参考：【無料Ebook】テレワーク中に部長とバイトが同じ権限で大丈夫？テレワークのためのセキュリティ対策とは＞＞
テレワークを導入する流れ
テレワークを導入する流れは、上の図のようになります。それぞれのステップについて見ていきましょう。
(1)導入目的/計画
まず、なぜテレワークを導入するのか目的をはっきりさせましょう。そして、どのような段階を踏んで導入に至るか、時期は、システムは、対象者は…といった計画を綿密に立てます。
(2)現状把握
導入を計画するのとほぼ同時に、社内の現状をしっかり把握しましょう。本当にテレワークが必要か、テレワークを導入してメリットがあるか、対象となりそうな人はきちんとシステムを使いこなせるのか、場所が変わっても業務ができるか、など、検討すべき点は多数あります。
(3)体制確立
テレワークを導入する旨を社内に周知し、必要に応じて研修の用意や規定を作成といった下準備をします。実際に導入したものの活用できない事態を防ぐために重要な過程です。
(4)システム確立
実際にテレワークに利用する情報通信システムやデータのやり取りの手段などを確立します。新しいシステムを導入するのか、既存のシステムを活用するのか、などさまざまな方法があります。業務内容に適したシステムを選びましょう。
(5)トライアル
一通り環境が完成したら、テレワークを実践してみましょう。思いがけないトラブルや問題点などが生じるかもしれません。
ここで得た発見をもとに、前の段階に戻って改善策を講じることで、よりテレワークを活用しやすい環境を作ることができます。トライアルを経て、問題なく実務に活かせそうであれば、実際にテレワークを利用していきましょう。
テレワークの成功事例
ここでは、実際にテレワークを導入し、良い結果を得られた事例をご紹介します。それぞれ企業から見た利点、従業員から見た利点を述べたので、参考にしてみてください。
株式会社ISパートナーズの場合
日本最大のコスメ・美容の総合サイト「@cosme」のサイト運営やそれに付随するコンテンツ制作などをする情報サービス業、株式会社ISパートナーズの事例です。
導入背景
まず、親会社は今後の生産力と品質をいかに向上させていくか、ライフステージの変化があっても活躍する場をどのように創出するか、という2つの課題を抱えていました。
上記の課題をクリアするために、新しい働き方のもとでコンテンツを生産する選択をし、テレワークを導入した「ISパートナーズ」が生まれました。
導入方法
東京本社、サテライトオフィス、自宅のうち働きやすい場所を選択でき、時間によって働く場所を変えることも可能としました。近隣住民、とくに子育て中の女性を積極的に採用し、通勤時間のロスを減らすようなテレワークを取り入れています。
成果
企業としては、工数管理ができるようになり、不明瞭な仕事を削減しました。また、通勤にかかる交通費などのコストも削減できました。
従業員目線では、在宅や中抜けを可能とすることで私生活との両立が容易となり、業務時間が削られなくなりました。「台風や交通機関の麻痺などにも左右されなくなった」といった成果も得られました。
株式会社三協パーツ商会の場合
兵庫県にある自動車部品の卸売・小売会社、株式会社三協パーツ商会の事例です。
導入背景
神戸市の「多様な働き方推進事業」の一環として、結婚・育児・介護等さまざまなライフイベントにも柔軟に対応できるように、場所にとらわれない業務が可能となるよう、テレワークを導入しました。
導入方法
妊娠・育児中、介護中の社員を中心に実施しています。クラウドシステムのタイムカードを導入して勤務時間の管理をして、SNSで密な連絡を取ることで、業務中に発生したトラブルや疑問点もタイムリーに解決できるシステムを構築しています。
成果
企業としては、集中して業務ができるようになり、生産性が向上しました。また本来ならば仕事の継続が難しい状態にあった優秀な人材の継続雇用が可能となり、キャリア形成促進にも繋がりました。
従業員目線では、通勤時間の削減や通勤負担の軽減により、自分の時間が取りやすくなったり、妊娠中など体調が不安定な時期でも安心して仕事に取り組めるようになるといった状況が生まれました。
参考：株式会社三協パーツ商会｜近畿｜導入事例検索結果ページ｜テレワーク情報サイト
テレワークの失敗事例
成功事例がある一方で、テレワークの導入がうまくいかなかった事例も数多くあります。ここでは、失敗事例のパターンを2点ご紹介します。
ツールが先行してしまう
「テレワークのためにこのツールを使おう」と、漠然とツールを先に決定してしまうと、失敗するパターンになりやすいです。
なぜそのツールを使おうと思ったのか、具体的な利用法やルールがないと、従業員は混乱してしまったり、収集がつかなくなる恐れがあります。
考えられるケースとして、例えば、オフィスから離れても仕事ができるように、社員に端末を配布したとします。有用に思えますが、そこに目的や規定がなければ、一人一人が自分の使いやすいように利用したり、あるいは他にも端末を持っているからと放置してしまうまかもしれません。
結果、情報の錯そうや制度の形骸化を招きかねません。
闇雲にツールを導入するのではなく、きちんと段階を踏んでから使うツールを決定しましょう。
業務内容にそぐわない
テレワークが適する業務、適さない業務が存在します。
例えば、データ整理やWebデザインなどは、テレワークでも問題なく、むしろオフィスで作業する以上の成果が見込めるかもしれません。
しかし、営業やサービス業などは、実際に人と関わらなければ始まらない業務です。移動中や外勤中ならば、営業などでもテレワークは活用できるかもしれませんが、オフィスでの仕事・モバイル勤務での仕事・営業先での仕事、などさまざまな場合分けをする必要が出てくるので、ひとつひとつに対応しなければならず、必ずしもテレワークが活かせるとは限らない場合も多々生じます。
テレワーク導入時にきちんとした現状把握やシステムの確立、利用法の指導・研修をすることで防げる場合もあります。むやみにテレワークを導入するのではなく、先にご紹介したような、導入に当たっての段階を踏んで、最大限テレワークを活かせるよう、自社に最適な方法を模索してみてください。
まとめ
場所や時間にとらわれない働き方であるテレワーク。通信技術が発達した現代だからこそ、仕事の形態も変化しつつあります。
導入までの段階をひとつひとつクリアしていけば、絶大な効果を発揮するかもしれません。今一度、自社の現状を見直して、最適なテレワークの導入方法を検討してみてはいかがでしょうか。
参考にしたサイト一覧
テレワークから始める働き方改革｜基本理解と導入のヒントを紹介
テレワークとは？意味や分類、メリット、デメリットをご紹介 | BizHint（ビズヒント）- 事業の課題にヒントを届けるビジネスメディア
多様で柔軟な働き方、テレワーク導入のすすめ | 勤怠管理コラム （総務・人事のお役立ちコラム） | クラウド勤怠管理システム 「AKASHI」
テレワークとは｜新しい４つの働き方の導入事例｜労働問題弁護士ナビ
導入のポイント｜テレワークの導入・活用｜一般社団法人日本テレワーク協会
テレワーク導入までのプロセス【導入検討~社内ルール作り編】|ITトレンド
分かっていてもやってしまう!?ワークスタイル変革“3つの失敗事例” | special | 新・働き方 総合研究所
米ヤフーや米IBMが在宅勤務廃止に チームワーク不足や節約失敗が原因か – ライブドアニュース
テレワーク推進を妨げる業務とは？
本記事をお読みいただいた方はテレワークの実現に向け動き始めようとしていることと思います。
しかし、テレワークを実現した企業でも82％の社員が「請求書」に関する業務のために出社していることが2021年1月にSansan株式会社が実施した調査から明らかになりました。
なぜ経理部門の担当者以外も「請求書」が原因で出社が必要になるのでしょうか？
テレワーク推進に向けてチェックしておきたい、請求書にまつわる業務の実態を紹介する資料をご用意しましたのでぜひダウンロードしてみてください。