中小企業が負担を感じずに働き方改革を進めていく方法

働き方改革では、残業時間の上限を定めたり、有給休暇を取得しやすい環境を整えたりと、複数の項目に分けて、企業が働き方の改善を行えるようになっています。

しかし、労働環境の改善は簡単にできることではないため、資本や人材が少ない中小企業の経営者の中には、不安を感じている方も多いようです。

そこで今回は、中小企業にフォーカスして、働き方改革をどう進めていくべきなのかを解説します。

実際の成功事例や働き方改革に対応する方法などを紹介しますので、働き方改革を進めたいけれど具体的にどうすれば分からないと悩んでいる中小企業の方は必見です。

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中小企業における「働き方改革」

労働環境や生産性の向上のため、2019年4月以降から適用が始まったのが「働き方改革」です。

働き方改革を行うため、政府は以下の8つの項目からなる働き方改革法を定めました。

項目適用開始のタイミング
有給休暇を5日以上取得する体制を整える適用済み(大企業)
2020年4月から(中小企業)
同一労働・同一賃金の原則を適用2020年4月から(大企業)
2021年4月から(中小企業)
残業時間に罰則付きの上限が設けられる2020年4月から
割増賃金率の猶予措置を廃止適用済み(大企業)
2023年4月から(中小企業)
勤務間インターバル制度の努力義務化適用済み
産業医の機能強化と事業主の労働時間把握を義務化適用済み
高度プロフェッショナル制度を創設適用済み
3ヶ月フレックスタイム制の導入適用済み

中でも、日本国内の生産を担っている中小企業の、働き方改革による生産性の向上が期待されています。

中小企業が働き方改革をスムーズに進めることができるよう、働き方改革法の項目の中には、大企業と中小企業で適用時期が異なるものもあります。

中小企業のほうが大企業よりも準備期間を長く取れるため、労働環境の向上を実現させやすくなっています。

適用時期までまだ時間がある項目もありますが、短期間で変えられるような条件ではないため、まだ準備を始めていない中小企業はすぐにでも準備を始めましょう。

参考:時間外労働の上限規制 | 働き方改革特設サイト | 厚生労働省
参考:2019年4月より順次施行。「働き方改革法」への具体的対策とは?【中小企業編】 – SmartHR Mag.

中小企業の定義

そもそも中小企業とは、「中小企業基本法」と呼ばれる法律で定められた、出資の総額や従業員の数の範囲内の企業のことを指します。

しかし、これはあくまで原則として定められているだけなので、他の法律や制度によっては定義が異なるケースもあります。

中小企業基本法による、業種別の中小企業の業種別の定義は以下の通りです。

業種資本金額および出資金額従業員の数
製造業、その他3億円以下300人以下
卸売業1億円以下100人以下
小売業5千万円以下50人以下
サービス業5千万円以下100人以下

この資本金額および出資金額と従業員の数の範囲に含まれる規模の企業は、中小企業と呼ばれます。

参考:中小企業庁:「中小企業・小規模企業者の定義」

中小企業が今すぐやらなければいけないのは有給休暇制度と勤務時間の見直し

働き方改革を進めるのは、中小企業にとって負担が大きいです。しかし、なかには罰則が定められているものもあるので、優先順位を決めて働き方改革にとりかかることをおすすめします。

特に優先する必要があるのは、有給休暇制度と従業員の勤務時間の見直しです。

働き方改革法の項目の中の、「有給休暇を5日以上取得する体制を整える」と「残業時間の上限規則」の2つは、中小企業でも2020年4月から適用開始されるためです。

また、この2つは罰則が定められています。順守できなかった場合は、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。

上記2項目を可能にする環境・体制づくりを最優先に始めていきましょう。


中小企業が行った働き方改革の事例

働き方改革と言われても、実際に成功した企業はあるのかと疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

ここでは、中小企業が実際に行って成功した働き方改革の事例を紹介します。

働き方改革を成功させた3つの事例

中小企業の働き方改革の成功事例には、以下の「成功の共通点」があります。

  • 従業員の目線から働きやすい環境作りを実施している
  • 従業員にとって需要がある制度を優先して導入している
  • 業務内容や労働時間の見直しにより、変えなければいけないことを明確にしている
  • 問題点を意識したうえで、業務の効率化を進めている

労働形態見直しをして離職率が29%下がった旅館の事例

労働形態の見直しを行い、離職率を29%も下げることに成功した旅館の事例を見ていきましょう。

年中無休で営業を行っているため、休みなく働かなければいけないという旅館の昔からの考えを変えるため、休館日を増やし、従業員の労働時間を削減することに成功しました。

休日が増えたことにより、従業員の仕事に対する意欲と満足度が高まり、離職率を33%から4%まで下げることにつながったようです。

また、従業員の仕事に対する意欲が高まったことにより、サービスの質も上がったため、休館日が増えたものの顧客満足度と売り上げも上がりました。

参考:自社での取り組みの見本になる働き方改革の好事例5選を詳しく紹介

休暇制度を見直して働きやすい環境になった製造業の事例

従業員に対する休暇制度の見直しと改革により、労働環境の向上に成功した製造業の事例を見ていきましょう。

長時間勤務や休暇制度が整っておらず、労働環境は決してよいとは言えなかった企業でしたが、働き方改革により、育児休暇制度の推進や残業時間の削減、ノー残業デーの設定を行いました。

その結果、小さな子どもがいる女性でも働きやすくなったり、家族との時間を増やすことができたりと、従業員にとって快適な労働環境を確保することに成功し、従業員の満足度の向上や離職率の低下につながりました。

従業員の目線から、どんな制度が必要なのか、どんな働き方がしたいのかと考えたことで、効果的な働き方改革に成功した例です。

参考:働き方改革の事例を知りたい方に!具体的な取り組みが見つかるまとめ

労働環境を見直して一部商品の売上が230%アップした販売業の事例

業務内容の見直しにより効率が上がり、一部商品の売り上げがアップした販売業の成功事例を見ていきましょう。

以前は部署ごとに業務を分けるだけの体制をとっていましたが、働き方改革の1つとして業務内容の見直しを行い、社員一人一人のスキルマップを作成しました。

そして、それぞれの社員の得意領域や能力をスキルマップで確認することにより、効率良く業務を進めていくことが可能になりました。

効率良く業務をこなせるため、残業時間の削減にもつながり、以前よりも働きやすいと答える従業員が大幅に増えたようです。

参考:中小企業の働き方改革|真っ先に取り組むべき施策や好事例を紹介

働き方改革で失敗に至った3つの事例

中小企業の働き方改革の失敗事例を見ていくと、以下の共通する「失敗に至ってしまった共通点」があります。

  • 新しい制度を導入するだけでなぜ導入するのかを明確にしていない
  • 従業者の目線から考えた改革ではない
  • 導入した制度を上手く活用できていない

労働時間を見直し残業時間の削減を目指したが叶わなかった事例

労働時間を見直す目的で残業時間を削減したものの、上手くいかなかった失敗事例を見ていきましょう。

残業が続いている従業員の労働時間を減らそうと、ノー残業デーや残業時間を減らす制度を導入したものの、業務内容の見直しまではしていませんでした。

そのため、今まで残業時間を使ってやっと終わっていた業務が労働時間内に消化しきれないという問題が発生しました。

以前よりも短い労働時間で同じ仕事量をこなさなければならなくなったため、結果的に従業員の仕事の負担を増やしてしまったのです。

また、労働時間内に終わらせることができなかった仕事は残業するケースも多くなり、結果的に残業時間の削減には至りませんでした。

参考:「残業削減」だけでは働き方改革は失敗する。成功に導くポイントとは

テレワークを導入し仕事効率化を目指したが社内に認識の違いがあった事例

働く場所と時間を一定に定めないテレワークの導入を試みたものの、社員間の認識の違いにより失敗してしまった事例を見ていきましょう。

労働環境と向上と労働時間の削減のため、出張先の社員とのコミュニケーションがしやすいテレワークを導入したが、なぜ導入するのか、どうやって活用していくのかなどの認識を共有することはしませんでした。

そのため、社員同士でのコミュニケーション不足や、認識の違いが顕著になって現れてしまい、チームワークの衰えや効率の低下につながってしまいました。

参考:4つの失敗例から学ぶ「働き方改革」~あなたの会社は大丈夫? – 日経ビジネスオンラインSpecial

最新ツールを用いて業務効率化を目指したが導入難易度が高かった事例

最新ツールであるタブレットの使用を業務に組み込んだものの、導入難易度の高さから上手くいかなかった失敗例を見ていきましょう。

業務の効率化を推進するため、タブレットを使っての業務スタイルを始めたものの、導入時にどのようにタブレットを活用していくのかという共有を怠ってしまったため上手くいかず、結局タブレットの導入は中止に終わってしまいました。

また、新たにデバイスが増えたため、情報が分散してしまい、社員やプロジェクトチーム内での情報共有も上手くいかなくなってしまうという問題点もでてきてしまいました。

参考:分かっていてもやってしまう!?ワークスタイル変革“3つの失敗事例” | special | 新・働き方 総合研究所


中小企業が働き方改革を進める際に障壁となる課題

働き方改革をしなければならないのは分かっているけれど、なかなか始めることができないという経営者や役員の方の意識には、「障壁となる課題」が存在していることが多いようです。

ここでは、中小企業が働き方改革を進める際に壁となってくる課題について解説します。

人材不足により残業時間が増えている傾向がある

まず、中小企業にとって課題となってくるのが、人材不足という問題です。

業務の量に対して人材の数が少ないため、有給休暇の取得が難しかったり残業時間が増えていったりと、働き方改革のゴールからは程遠い状況にある中小企業が多いのが現状です。

また、人材は足りていても、十分な知識と能力を持つ人材を育てられていないケースも多いです。

そんな中小企業は、外から新しい人材を募集するのではなく、まずは社内に育つ可能性がある有望な人材がいないかどうかを考えるのがよいでしょう。

参考:中小企業の働き方改革の課題は人材不足 – PC-Webzineアーカイブ | PC-Webzine

採用難や人件費問題により人材の新規確保が難しい

既存の社員の労働時間と環境を改善しようと思い、新しい人材を採用しようとしても、新規確保が難しいという問題もあります。

新卒の人材は大企業をメインに就職活動をする傾向があるため、募集を出してもなかなか応募数が集まらないと悩む中小企業は多いようです。

参考:働き方改革は中小企業には無理?抱えている課題や対応策を解説! | クラウドソーシングTimes[タイムズ] |

働き方改革を実施できる労働環境に整える

働き方改革は労働時間や労働内容の見直しを行うことがメインとなります。

しかし、見直しをする前に労働環境をしっかりと整えておかないと、上手く新しい制度やシステムを導入しにくくなります。

そのため、中小企業がまず壁と感じやすいのが、労働環境の改善と言われています。
いきなり全てを改善することは難しいため、人手不足で労働環境を整えるのが難しい場合は、問題を1つずつ解消していきましょう。

参考:これでスッキリ!働き方改革で企業が取り組むべき2つの課題を解説|テレワークナビ


中小企業が働き方改革に対応する方法

人材不足や人材の新規確保が難しいなど、中小企業が持つ課題は多いですが、工夫や新しいツールの導入により、乗り越えることは可能です。

ここでは、中小企業が働き方改革に対応する方法を見ていきましょう。

人手不足は優秀な人材の育成と職場環境の再構築で解消

残業時間の増幅や有給休暇が取りにくい原因となっている人手不足は、優秀な人材の育成と労働環境の再構築で解消することができます。

職場環境を再構築して働きやすい環境に

残業時間を減らすようにノー残業デーを設けたり休日出勤の廃止したりと、働き方改革を実施し、働きやすい環境を整えましょう。

職場環境が改善されると社員の仕事に対する意欲が上がったり、離職率が下がったりと、職場の雰囲気がよくなります。

また、労働環境がよくなると、応募してくる新規人材の数も増やすことができるため、採用難も対処することも期待できます。

アウトソーシングやクラウドソーシングで成果をあげる

社内の人材では上手く業務が進められないというときは、外部リソースを活用しましょう。

既にスキルを持っている在宅ワーカーやフリーランスワーカーに仕事を外注することで、社内の経験が少ない人材を使うよりも成果を上げやすくなります。

また、社員は自分の業務にだけ集中できるため、仕事の効率化も図ることができるでしょう。

テレワーク・リモートワークを活用する

遠方の取引先や出張中の社員とのコミュニケーションが取りやすくなる、テレワークやリモートワークを活用するのも一つの手です。

出張中の社員とのコミュニケーションを取りやすくなるため、社内で状況の把握がしやすくなるというメリットがあります。

また、遠方の取引先の情報なども社内に入りやすくなるため、より多くの情報を収集しやすくなり、利益の向上にもつながる可能性が高いです。

参考:コレをやったら失敗する、中小企業の「働き方改革」 【短期集中連載】中小企業はここから変えよ(第2回) | JBpress(日本ビジネスプレス)

生産性の低下を解消するツール・方法

中小企業が働き方改革を進めるうえで、便利になってくるのが業務をサポートしてくれる各種のツールです。

ビジネスチャットを使って遠隔でのコミュニケーションを円滑にする

生産性を維持しやすく、費用もそれほどかからないのが、ビジネスチャットです。

メールよりもスピーディーにやり取りができるため、社内の社員同士はもちろん、遠隔の社員との連絡もしやすくなります。

ビジネスチャットを使うことで、社内でのコミュニケーションが取りやすくなるため、労働環境の改善にもつながるでしょう。

Web会議ツールでオンラインでの会議を可能にする

社内での会議に出張中の社員も参加できるよう、Web会議ツールを導入するのも一つの手です。

出張中で本社を離れている社員も、データや文字だけでなく、実際に会議での会話に参加できるようになるため、社内での情報の共有がしやすくなります。

また、出張中の社員に会議の報告をする必要もなくなるため、業務の効率化も図れます。

オンラインストレージを導入して業務環境を整備

業務に関する情報を共有しやすくするため、オンラインストレージの導入もマストです。

ストレージ上に業務に関わる情報をアップロードし合えるため、効率よく情報の共有ができるようになります。

参考:【厳選20選】もう迷わない!おすすめのオンラインストレージを徹底比較!

RPA導入

プログラムを学習させれば、簡単な転記作業や入力作業を行ってくれるRPAも、生産性の低下を防止してくれるツールです。

データさえ入力すれば、他の作業をRPAがしてくれるため、業務の効率化が図れます。

ただし、導入にかかる費用が高いため、導入後の活用の仕方を考えてから導入するのがよいでしょう。

参考:RPAツール徹底比較!今すぐ導入すべきツール10選を厳選して紹介

助成金・補助金の申請

中小企業向けに用意されている、働き方改革に活用できる助成金や補助金を利用するのもよいでしょう。

厚生労働省では、事業場内での最低賃金を引き上げると設備投資にかかった費用を助成してくれる「業務改善助成金」や、非正規雇用労働者の育成にかかる費用を助成してくれる「キャリアアップ助成金」など、さまざまな助成金サポートを行っています。

なお、助成金や補助金を受けるには、それぞれ規定があるため、自分の会社が対象になるのかを確認して申請する必要があります。

参考:働き方改革で活用できる助成金一覧 – 助成金サポート.JP

ビジネスチャットで変わる、中小企業の働き方改革の事例


まとめ

経営者の目線から見ると、労働環境の改善や残業時間削減など、働き方改革が非常に難しい課題に感じるかと思います。しかし、新しいシステムや制度の導入、そして導入後にその制度をどう活用していくかをしっかりと考えれば、売り上げを落とさずに働き方改革を進めていくことが可能です。

働き方改革の項目の中でも、「有給休暇制度」と「従業員の勤務時間の見直し」を優先的に行いましょう。2020年4月より適用されるため、すぐにでも動き出すことをおすすめします。

実際に労働環境を見直すためには、チャットツールやRPAなど、業務効率を改善させるツールの導入を検討してみてください。

中小企業の経営者や役員の方は、今回解説した内容を参考に、働き方改革を進めてみてはいかがでしょうか。

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