BIツールとは？活用の目的と導入段階で確認したい選び方の2つのポイント

データ活用が当たり前となった現代においてBIツールという言葉を聞く機会が増えたと思いますが、実際に「BIツールがどういうものかよく分からない」という方も多いのではないでしょうか。

BIツールとは「ビジネスインテリジェンスツール」の略で、社内に蓄積されたデータを活用して、企業の意思決定を支援するツールです。

本記事では、BIツールとは何か、機能やメリット、導入までのステップを分かりやすく解説します。BIツールの導入で成果を上げた事例や、ツールの選び方のポイントもまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

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BIツールとは、社内データをわかりやすく統合して企業の意思決定を助けるツール
BIツールを構成する3つのプロセス
BIツールの4つの機能
BIツールを使う2つのメリット
- メリット1. 高度なスキルがなくてもデータ集計ができ、業務コストが削減できる
- メリット2. リアルタイムでデータ活用ができる
BIツールの導入で成果を上げた事例3選
BIツールを導入する3つのステップ
BIツールを選ぶ前に確認したい2つのポイント
- ポイント1. 自社のデータの状態がどうなっているか？
- ポイント2. 誰がどのようにデータを活用するのか？
BIツールを導入する2つの方法
- パターン1. 案件の規模が大きくない場合は、SIerへ
- パターン2. 大型案件は、直接BIツールを提供するベンダーへ
まとめ
- 【広告代理店必見】広告データをBIツールに自動で取り込み業務効率化

BIツールとは、社内データをわかりやすく統合して企業の意思決定を助けるツール

BI(ビジネスインテリジェンス)ツールとは、社内のデータを活用して企業の意思決定を高速化するツールです。

多くの企業はデータの収集や分析に大きなリソースを割いています。それを瞬時にデータを活用できる状態にしてくれるため、BIツールは経営者にとって最高のサポート役になります。

無料で簡単に使えるとして人気のBIツールが、Googleデータポータルです。
以下の記事で、Googleデータポータルについて詳しく解説しています。

参考：Googleデータポータルとは？機能・メリット・注意点・導入方法まで解説！

BIツールを構成する3つのプロセス

具体的にBIツールとはどういうものなのでしょうか？BIツールは以下の3つのプロセスで構成されています。

インプット
分析
アウトプット

ここでは、それぞれの役割を解説します。

プロセス1. インプット

はじめに、会計や販売、営業、在庫などのさまざまな社内データを取込んで統合します。データの形式も社内のデータベースなどの業務システムからExcelまでそれぞれ違う場合もあります。

プロセス2. 分析

集めたデータ集計や計算、分析をします。期ごとの売上げ、原価、利益、在庫など、どのような指標を見たいか？数字をベンチマークしたいか？などをBIツールに指示するだけで、膨大なデータを見つけ、集計をしてくれます。これで大量のデータが処理できるのが、PCの強みです。

プロセス3. アウトプット

データをグラフや表など内容がわかるように、わかりやすく出力できます。複雑なデータの分析結果がシンプルに見られるため、経営の意思決定が迅速になります。

参考：BIツールとは？基本から仕組みまでかんたん図解｜LaKeel BI

BIツールの4つの機能

それでは、BIツールでどのような分析ができるのかを見ていきましょう。BIツールには、主に4つの機能があります。

レポーティング
OLAP分析
データマイニング
プランニング

ここでは、それぞれの機能を解説します。

機能1. レポーティング

レポーティング機能はデータを可視化します。

社内に蓄積されたテータをタイムリーに分かりやすく表現することで、ビジネスの全体像を把握しやすくなり、問題の早期発見に役立ちます。

BIツールで作成したレポートがWebブラウザー上で確認できるようになり、情報の共有化も進むでしょう。

機能2. OLAP分析

OLAP分析機能は、さまざまな角度から複数のデータとの関係性を分析します。

OLAPとは「On Line Analytical Processing（オンライン分析処理）」の略です。何か問題が発生した際に、立てた仮説の検証を行えます。

例えば、ある店舗で急激な売上の増加があった場合、OLAP分析によって「同日に店舗の近くでイベントが開催されていたのが要因」であることが分かります。

機能3. データマイニング

データマイニング機能は、膨大なデータの中から関係性や傾向などを探し出します。

仮説を立てずに「クロス分析」「相関分析」「回帰分析」などの分析手法を用いて、問題解決の糸口へと導いてくれます。

例えば、データマイニング機能での分析で「ある店舗の利用者が減少した要因の一つは天候である」ことが分かった場合、その情報を活用して「雨の日10%OFFキャンペーン」などを実施すれば集客につながるでしょう。

機能4. プランニング

プランニング機能は、事業計画の根拠をシミュレーションします。

経営層が予算編成をする際にプランニング機能を活用すれば、利益や売上計画の根拠が得られるため、より具体的な予算計画が立てられるでしょう。

参考：BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）とは？基本と事例と知っておくべき留意点｜データのじかん
　　　【図解】BIツールとは？機能や目的、種類などわかりやすく徹底解説！｜ITトレンド
　　　 BIツール導入を成功させるための基本の３ステップを解説！｜ITトレンド

BIツールを使う2つのメリット

BIツールを使うメリットは、以下の2つが挙げられます。

高度なスキルがなくてもデータ集計ができ、業務コストが削減できる
リアルタイムにデータ活用ができる

ここでは、それぞれのメリットを紹介します。

メリット1. 高度なスキルがなくてもデータ集計ができ、業務コストが削減できる

今まで限られた社員がマニュアルで行っていたデータ加工などが、基幹データベースなどから集積されたデータを使い、高度なスキルがなくても誰でも簡単にグラフ表示できます。

その結果、データを活用しやすくなるだけでなく、業務コストの削減にもつながります。

メリット2. リアルタイムでデータ活用ができる

リアルタイムで数値をグラフ化できるため、急に必要になったデータでも確認ができ、現状把握がしやすくなります。これにより、迅速な意思決定が可能になるでしょう。

BIツールの導入で成果を上げた事例3選

BIツールは他のシステムよりも、比較的高額であることもあり、費用対効果は気になるところです。

また導入前にどれくらいの効果があるか？がイメージしにくく、検討しづらいという面もあります。そこでBIツールを導入することによって、コストを大きく削減した事例を3つご紹介します。

【事例1】ExcelからBIツールに切り替え、労働コストを大幅に削減

会社名：株式会社スノーピーク（アウトドア用品メーカー）

株式会社スノーピークは「これまで世の中にないものを作る」をコンセプトとするアウトドア用品メーカーです。

手作業で行なっていた作業をBIツールの導入で自動化し、労働コストの大幅削減に成功しました。

課題

事業の成長に伴い新たな分析ニーズが増えていったものの、情報分析はシステム担当者が基幹システムにアクセスし、Excelで集計していた。
情報の分析に時間がかかり、鮮度の高い情報を取得できなかった。
特に月末は帳票作成のリクエストが集中し、その対応作業に追われていた。

BIツール導入後

情報把握スピードと情報活用レベルが向上した。
手作業で行っていた帳票作業が自動化された。
日次月次の定期作業で約60時間、ユーザー依頼の随時作業で約30時間、合計すると月間で約90時間の労力を削減できた。
さらに、新規帳票作成時に1件あたり約40万円のコストが発生していたものがゼロになった。

参考：株式会社スノーピーク｜導入事例｜ウイングアーク1st

【事例2】1000万円のコスト削減と経営のスピードアップ

会社名：有限会社トップリバー

有限会社トップリバーは「儲かる農業」をビジョンに掲げ実践する農業生産法人です。地域の発展を担う農業経営者を育成するためITを活用し、情報管理や生産計画・実績管理といった業務のシステム化に積極的に取り組んでいます。

帳票作成に手間や時間がかかっていましたが、BIツールでデータを可視化することで、コスト削減と経営のスピードアップを実現しました。

課題

各システムに蓄積されたデータから毎年バージョンアップを行っていたが、ベンダーに新しい帳票を一つ作ってもらうのにも、ニーズの伝達をはじめ開発スピードに課題を感じていました。

BIツールを導入後

データが可視化され、わずか半年足らずの短期間のうちに100種類を超えるダッシュボードを作成した（もし、旧システムでこれと同じ感覚で次々に帳票を作っていたとすると、1,000万円を超える膨大なコストと開発時間が必要であった）。
収益の推移をすぐに把握できるようになり、経営のスピードもアップした。

参考：農業生産法人有限会社トップリバー｜導入事例｜ウイングアーク1st

【事例3】約600種類の紙の帳票をなくし、業務効率化

会社名：神東塗料株式会社

神東塗料株式会社は、塗料の製造・販売および化成品の受託生産を行っている会社です。かねてからデータ活用に精力的に取り組んでいました。

以前はシステム部門が、営業の売上情報や生産情報など約600種類の紙ベースの帳票を作成して全社配布したり、Excelファイルで営業スタッフへデータ提供したりしていました。BIツールの導入で営業部門以外でもデータを活用するようになり、業務が効率化されました。

課題

システム部門の労力が大きかった。
社員の要望に応えるうちにExcelファイル数も増加し、データ提供のコントロールが困難になっていた。

BIツールを導入後

営業部門のみならず、生産部門や物流部門、検査部門などの他部門にも利用が広がった。
営業部門にとっては予算と実績を確認するための実績ツールとなっている。
煩雑な作業を要する倉庫内の在庫管理でも活用するようになり、業務が効率化された。
約600種類もあった紙ベースの帳票をなくしたことで、システム部門への負担も軽減し、結果ペーパーレス化へつながった。

参考：神東塗料株式会社｜導入事例｜ウイングアーク1st

BIツールを導入する3つのステップ

BIツールは以下の3ステップで導入できます。

ステップ1. 利用目的を明確にする
ステップ2. 自社に必要な機能を持つBIツールを選択する
ステップ3. BIツール導入後、初期設定をする

ここでは、BIツールを導入するステップについて解説します。

ステップ1. 利用目的を明確にする

自社の課題を洗い出し、BIツールを利用する目的を明確にしましょう。

例えば、まず「現行のExcel管理では、タイムリーな分析ができない」「帳票を作成する手間を削減したい」など、具体的な自社の課題を挙げます。そして、その課題を解決するために、業務の見直しや社内システムの改善を行い、BIツールで何をしたいのかを決めましょう。

BIツールを導入する目的を明確にしておけば、効果的にツールを活用できます。

ステップ2. 自社に必要な機能を持つBIツールを選択する

自社に必要な機能を持つBIツールを選択しましょう。

前述したとおり、BIツールには「レポーティング」「OLAP分析」「データマイニング」「プランニング」の4つの機能があります。企業によっては、すべての機能が必要でない場合もあるでしょう。必要な機能を精査することで、開発や導入の費用をぐっと抑えられます。

また、BIツールでRFP（＝提案依頼書）を作成する際には「セキュリティ、データソートの利便性、ユーザーインターフェース、Webブラウザー操作などの機能がどの程度の必要なのか」を精査するのがおすすめです。

ツールによって特化した機能があるので、必要な機能を見極めて自社の環境や状況に合ったBIツールを選びましょう。

下記の記事では、BIツール31種類を料金や特徴を比較しながら紹介しています。

【2021年版】BIツール厳選31選を徹底比較！絶対失敗しない選び方のポイントまで解説

ステップ3. BIツール導入後、初期設定をする

BIツールを導入したら、初期設定を行いましょう。

利用する機能によって初期設定の内容は異なり、難易度が高い設定が必要な場合もあります。初期設定は情報システム部門の協力を仰ぎながら、計画的に進めると良いです。

また、操作マニュアルを用意しておくと、ツールの属人化を防げます。誰でも使える環境を整え、BIツールを最大限に活用しましょう。

参考：BIツール導入を成功させるための基本の３ステップを解説！｜ITトレンド
　　　 BIツール導入後の初期設定とは？ツールの種類ごとに詳しく解説！｜ITトレンド

BigQueryを活用したい方向けの参考記事

BIツールにデータを出力する方法として、特におすすめなのがGoogle BigQueryと連携する方法です。
広告レポートツール『ATOM』からBigQueryに連携→Googleデータポータルに出力することができる、ATOMの「BigQuery連携機能」について以下の記事で詳しく解説しています。
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