Mail Dealer（以下：メールディーラー）とは、株式会社ラクスが提供するクラウド型のメール共有管理システムのことです。共有メールアドレスやメーリングリスト宛のメールを複数人で共有・管理することができます。
メールディーラーでは問い合わせの対応状況の見える化や、ミスの防止が可能です。またメールだけではなく、チャット・電話などコミュニケーションチャネルを一元管理できます。
導入することで、メールに関する属人的なミスの解消や対応品質の均一化、問い合わせ対応の時間削減などを実現できます。
本記事ではメールディーラーの特徴や導入で解決できる課題、事例・評判、基本機能、料金についてまとめています。
メールディーラーの詳細については、以下の資料から詳細を確認いただけます。
目次
※本記事は株式会社ラクス提供によるスポンサード・コンテンツです。
Mail Dealer(メールディーラー) とは導入企業8,000社以上の実績をもつメール共有管理システム
メールディーラーは、メーリングリストのような共有メールをチーム全員（複数人）で管理・対応できるクラウド型のメール共有管理システムです。
メールディーラーは問い合わせ対応の課題を解決するとともに、活用次第で顧客対応の満足度向上にまで役立てることができます。
対応状況や履歴対見える化や、対応品質を均一化するための機能があるため、対応ミスによる損失や対応漏れを防ぐことが可能です。
こうした特徴から、特に大量の問い合わせ対応を行うカスタマーサポートや、ECサイトの運営などで効果を発揮するでしょう。次から特徴をより詳しく解説します。
他のメール共有管理システムと比較して、機能が豊富にあり、単にメール対応を効率化するだけではなく、セキュリティの強化や問い合わせの集計・分析を行うことができます。
ユーザーからのフィードバックと独自の調査でニーズにあった機能の開発に注力することで導入社数は伸ばし、累計導入社数は8,000社を突破しました。
Mail Dealer(メールディーラー) の4つの特徴
メールディーラーの主な特徴は次の4つです。
- チーム内の問い合わせ対応状況が見える化できる
- メールの対応品質を均一化するための機能が充実している
- メール・電話・チャットなどの窓口を一元化できる
- セキュリティを強化するための機能が豊富にある
チーム内の問い合わせ対応状況が見える化できる
メールディーラーを使うと、メールの対応状況を一元管理できるようになります。1つのメールアドレスを複数名で管理・対応できる仕組みのシステムになっているからです。
対応状況や対応している担当者が見える化できるので、人的なミスを防止することができるでしょう。
特定の担当者しか情報がわからず対応できないということもなくなるため、社内の引き継ぎもスムーズになります。
対応の見落としや無駄な二重対応を防ぎ、顧客対応の効率化と品質向上につながります。
メールの対応品質を均一化するための機能が充実している
メールディーラーには、「メールの対応品質」を平準化・均一化するための機能が備わっています。
使用頻度の高いお客様への案内メールや返信文などをテンプレートとして保存してチーム内で共有し、活用する機能があります。また、Q&A機能が搭載されていて、ありがちな質問に対する解決法なども社内共有できます。
さらに承認・申請機能を使って、上司や先輩にメール送信前の事前チェックを依頼できる仕組みを追加することが可能です。
これらの機能により、誰が対応してもメールの品質が変わらないので、部下や新入社員に安心してメール対応を任せることができるようになります。
セキュリティを強化するための機能が豊富にある
メール対応のセキュリティを強化する機能が豊富にあるため、マルウェアなどを含む迷惑メールの対策が可能です。
引用：メールディーラーでは、迷惑メールを99％の精度で迷惑メールフォルダに振り分けることができます。また、添付されたファイルの安全性の確認や、添付ファイルのダウンロードできるユーザーを限定するなどの操作制限なども可能です。
メール・電話・チャットなどの窓口を一元化できる
メールディーラーはメールだけでなく、チャットや電話、LINE公式アカウントなど複数のコミュニケーションチャネルの窓口を一元化できます。ECモールのメッセージとも連携できるため、あらゆる問い合わせ管理を効率的に行うことが可能です。
また、顧客からの問い合わせを一括管理できるため、各管理画面にログインする手間も省けます。
メール以外の複数のチャネルを持つ企業にとっては、効率よく問い合わせ対応できる機能となっています。
2023年10月よりMicrosoft Teamsとの連携を開始
2023年10月より、チャットツール「Microsoft Teams」との連携機能が追加されました。
新着メールの受信・担当者振り当てられた時・コメント機能でのメンション・返信期限超過時などに、Microsoft Teamsに通知が届きます。
これまでChatWorkとSlackとの連携がされていましたが、Microsoft Teamsでも通知が届くようになったので、より多くのユーザーの利便性を高めることに成功しています。
Mail Dealer(メールディーラー) で解決できる課題
メールディーラーでは、以下のような課題を解決できます。
- 返信モレや二重対応が発生している
- メールの問い合わせ対応に時間がかかる
- 対応品質のばらつきが気になる
- 人的ミスによる誤送信・情報漏洩の対策ができていない
- 集計・分析業務に手が回らない
上記のような課題を、管理者の立場ではなく、現場レベルで実感している場合は、メールディーラーの導入の検討をオススメします。
課題1．返信モレや二重対応が発生している
メールディーラーを活用することで、顧客からの問い合わせに対する返信モレや二重対応を予防することができます。
返信モレ・二重対応は対応状況が可視化されていないことで起こります。またメールだけではなく、電話やチャットなど、複数のコミュニケーションチャネルがある場合、それぞれ個別に対応状況を管理することにより、二重対応につながります。
メールディーラーでは複数のチャネルを一元管理することが可能で、対応状況ごとに連絡が自動で振り分けられるので、返信モレや二重対応を防ぐことができます。
課題2．メールの問い合わせ対応に時間がかかる
メールによる問い合わせ対応は、時として多くの時間を要します。しかしメールディーラーを活用すれば過去のメールを簡単に検索したり、標準化されたテンプレートで効率化したりすることが可能です。
公式の情報によれば、機能の活用によって問い合わせ対応作業にかかる時間を月105時間から30時間に削減することができたと言います。業務効率化を図ることで、関係するスタッフがより重要なコア業務に集中できるようにもなるでしょう。
課題3．対応品質のばらつきが気になる
対応品質のばらつきを抑制するための機能が充実しています。例えば「よくある問い合わせ」に対する回答をテンプレート化することで、返信内容の品質を一定に保つことが可能です。
また、知識共有ツールとしての利用や、顧客対応の履歴を保存・共有することで、新人スタッフであっても短期間で高品質な対応ができるようになる仕組みを構築することもできるでしょう。こうした機能や使い方によって対応のばらつきをなくすことで、自社の対応品質の向上が見込めます。
課題4．人的ミスによる誤送信・情報漏洩の対策ができていない
メールディーラーを活用することで誤送信やそれに紐づく情報漏えいなどの対策が可能です。
顧客からの問い合わせ対応には、見落としや誤送信といった人的なミスがつきものです。しかし、これらの問題は顧客満足度を著しく下げる可能性があり、企業のブランドイメージにも影響を及ぼすことがあります。
メールディーラーでは誤送信防止機能を有しており、ダブルチェックがなされていない場合は送信ができないよう制御することが可能です。また、セキュリティを強化するための「添付ファイル暗号化機能」や「添付ファイルURL化機能」などもあるため、情報漏えいのリスクを未然に防ぐことができます。
課題5．集計・分析業務に手が回ってない
メールディーラーを導入することで、問い合わせの集計・分析などを、時間をかけずに実施できるようになります。
問い合わせ対応に工数がかかりすぎてしまうと、集計や分析にかけられる時間がとれないという状況に陥りやすいです。顧客からの問い合わせデータを有効活用できずにいる企業も少なくないでしょう。
メールディーラーは先に挙げた履歴の検索機能やテンプレート活用などにより対応にかかる業務工数の圧縮が見込めます。また、顧客からの問い合わせのデータをあらゆる角度から集計することが可能で、集計業務に時間をかけずに分析を行えます。
Mail Dealer(メールディーラー) がフィットしやすい企業
メールディーラーは中堅・大手など規模感が大きく、カスタマーサポートチームを有している企業と相性が良い傾向にあります。特に問い合わせや相談が多く発生するサービスを扱っている企業がフィットしやすいです。
一方、メール対応を行う人員が少ない場合や、最低限の機能を求めている場合は割高に感じるかもしれません。
Mail Dealer(メールディーラー) がフィットしやすいケース
- 企業規模が中堅～大手に該当し、カスタマーサポートチームを有している企業
- チーム内で同じメールアドレスを使って対応している
- 問い合わせが常時発生するようなサービス・商材を扱っている
Mail Dealer(メールディーラー) がフィットしないケース
- 個別アドレスを利用して顧客とやりとりをしている
- 小規模チームで、メール対応が一人で完結している
Mail Dealer(メールディーラー) の導入事例・評判
メールディーラーの導入事例や実際の評判を確認していきましょう。
今回紹介する事例は以下の3つです。
- 【ブイキューブの事例】3,000件以上のメール確認の工程を効率化し属人的なフローを解消
- 【ヤッホーブルーイングの事例】問い合わせ対応の品質向上と作業効率化を実現
- 【アイリスオーヤマの事例】インサイドセールスが担当する新規獲得顧客の問い合わせ対応改善に成功
3社とも事業を行う上でメールディーラーが欠かせない存在になっていると、高く評価しています。
1.【ブイキューブの事例】3,000件以上のメール確認の工程を効率化し属人的なフローを解消
最初にご紹介するのは、メールディーラーを活用して大量のメール確認対応を効率化させ、属人的な対応から脱却した事例です。
Web会議や配信のサポート、個室ブース「テレキューブ」を提供する株式会社ブイキューブは、オンラインイベントの支援する事業において発生するメール対応について課題を抱えていました。管理者のところには毎日3,000件以上のCC共有によるメールが送られるような状況にあり、業務量の増加や対応漏れなど様々な弊害があったと言います。管理者に大きな負担がかかっているという状況でした。
そこでメールディーラーを導入し、個人のメールアドレスはなくしチーム共有のアドレスを作成。属人化されていたメールの管理・チェックのフローが改善され、管理者が休んだとしても代理で対応できるようになりました。
「ステータス機能」を活用して対応状況の確認を漏れなくしたり、「承認機能」を活用することでメール確認作業の効率化を図ったりなどし、問い合わせにかかる作業を削減しています。
メールディーラーを導入したことで事業の根幹となる「コミュニケーション」の品質を高められるようになったといい、事業を行う上で重要なツールであると言っています。
参考：株式会社ブイキューブ様の導入事例インタビュー｜メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー「メールディーラー」
2.【ヤッホーブルーイングの事例】問い合わせ対応の品質向上と作業効率化を実現
次は小売業界における顧客対応で、対応品質の向上と効率化に成功した事例です。
株式会社ヤッホーブルーイングのカスタマーサポートは、顧客にパーソナライズした対応を重視しています。しかし、過去のメール検索や顧客情報の取得に時間がかかってしまい、対応が遅れたり、同一メールへの重複対応が発生したりする問題がありました。そこで顧客満足度を維持と、対応品質を向上するためにメールディーラーを導入。返信漏れや返信遅れ、重複対応といった問題を解消し、メール対応の可視化と効率化を実現します。
対応状況が一目で把握できるようになり、対応不要なメールは自動で分類されるようになったなど、対応時間が大幅に削減されたと言います。また、Salesforceなど他のシステムとの連携により、顧客情報の把握もスムーズになりました。メール対応の品質向上と効率化を達成しています。
ヤッホーブルーイングでは、顧客ひとり一人に寄り添い、顧客の期待を超えた＋αの対応を重視しています。しかし、そのためには過去のメール文面・注文履歴などをさかのぼる必要があり、人力で対応するには時間がかかりすぎていました。
メールディーラーを導入することで作業の自動化ができるようになり、より良い対応を行うための時間を確保できるようになっています。メールディーラーは同社のファンを生み出すために欠かせないツールとなっています。
参考：株式会社ヤッホーブルーイング様の導入事例インタビュー｜メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー「メールディーラー」
3.【アイリスオーヤマの事例】インサイドセールスが担当する新規獲得顧客の問い合わせ対応改善に成功
3つ目は、インサイドセールスの新規顧客対応の問い合わせ対応を改善した事例です。
アイリスオーヤマ株式会社のBtoB事業部では、インサイドセールスチームが対法人向け商材の案内とWebからの問い合わせ対応を行っています。しかし、新設されたチームからの営業への案件引継ぎがスムーズにいかず、進捗が把握できない状況で、対応遅れが発生していました。チーム内でも他の担当者の対応進捗が把握できず、対応漏れや遅れが起きてしまったことから、問い合わせ対応の進捗を管理するツールの導入が必要となりメールディーラーの導入に至ります。
メールディーラーは主に新規顧客の問い合わせ対応と案件の進捗管理に使用。導入後は企業名で容易にメール検索が可能となり、対応者と進捗状況も把握できるようになりました。こうした検索や進捗管理の改善によって、営業活動が容易になったと言います。手作業の仕事も減り、担当者の振り分け指示が不要となったことで業務効率が向上し、残業の減少につながりました。
同社では作業効率や働き方の改善という面で影響が大きく、「今やメールディーラーなしの業務は考えられない」とメールディーラーを高く評価しています。
参考：アイリスオーヤマ株式会社様の導入事例インタビュー｜メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー「メールディーラー」
Mail Dealer(メールディーラー)の基本機能
メールディーラーの主な機能をまとめます。多数の機能がありますが、その中でも主要な機能を抜粋してご紹介します。
ステータス管理機能
問い合わせ状況を未対応、対応中、対応済みなどステータスごとのタブに自動的に整理するので、視覚的に確認することができ、対応漏れを防ぐことができます。自社の運用にあわせてカスタマイズすることも可能です。ステータス管理機能によって、各問い合わせの現在の進行状況を一元的に管理できます。
また各問い合わせに対応者を割り振ることができるため、「誰がどの問い合わせを対応するか・したか」まで見える化できるようになっています。
二重返信防止機能
メールディーラーには、対応の重複を防ぐことができる二重返信防止機能があります。社内の誰かが対応していると、排他ロックが掛かる仕組みになっており、声かけや確認作業をしなくても、対応の重複を防ぐことが可能です。同じ問い合わせに対して二重に返信が行われることを防ぐことができます。
複数問い合わせ窓口の一元管理機能
複数のアドレスをメールディーラーで一括管理できます。用途ごとのアドレスや複数のメーリングリストがある場合でも一つのシステムでまとめて管理可能です。また、様々なサービスと連携ができるので、メール以外の窓口も一元管理することが可能です。
- 電話
- LINE公式アカウント
- ECモールのメッセージ
こうしたチャネルを一元化できます。複数の管理画面を往復する必要がなく、電話や他のコミュニケーションチャネルの対応状況をシステムに紐付けられます。あらゆる顧客・チャネルからの問い合わせを一箇所で管理できます。
メールアドレスに紐づけた履歴管理機能
お客様や取引先との過去のやり取りの履歴をメールアドレスに紐づけて管理ができる機能です。自動的に紐づけられるため、受信メールのFromやCcなどに入っているお客様のメールアドレスをワンクリックするだけで過去のやりとりを表示することができます。履歴検索の手間を削減し、迅速なメール対応を実現させることができます。
コメント機能
コメント機能は、例えば「優先して対応」など各メールにコメントをつけられる機能です。メンションをつけることもできるので、緊急度の高い場合にも役立ちます。また、コメントだけでなく簡単なラベル設定もできるのでタスク管理にも活用できます。
Mail Dealer(メールディーラー)の料金
メールディーラーの料金体系については公開されておりません。そのため、料金について詳しく知りたい方は、直接お問い合わせください。
Mail Dealer(メールディーラー)導入までの流れ
導入までの流れは大まかに以下の通りです。
- 問い合わせ
- 打ち合わせ
- 契約・アカウント発行
- 利用開始
問い合わせをした後、担当者から課題のヒアリングが行われます。そのヒアリングの内容に基づいて打ち合わせを行い、合意の上で契約・アカウント発行に進みます。無料トライアルを試す場合は、この時点で相談することで試すことが可能です。
アカウント発行後は正式な利用開始となります。導入後も、専属のサポート担当が自社の運用状況に合わせてフォローするので安心して活用できるでしょう。支払いは口座振替のみです。
参考：メールディーラーとは？使い方・価格・機能など徹底解説！｜【業界シェアNo.1】メール共有・メール管理システムのメールディーラー
まとめ
メールディーラーはメーリングリストのような共有メールを、チーム全員（複数人）で管理・対応できるクラウド型のメール共有管理システムです。
- メールの問い合わせに関する人的なミスを解消したい
- メールの問い合わせ対応に時間がかかる
- 対応品質のばらつきが気になる
上記のような課題を解決し、人的なミスや問い合わせ対応の課題を解決し、顧客対応の品質向上に活用できます。
問い合わせ対応がサービスの品質に大きく影響する、問い合わせ対応の改善によってチャーンの減少が期待できるなど考えられるのであれば、メールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
※本記事は株式会社ラクス提供によるスポンサード・コンテンツです。