名刺管理システムを導入すると、自社社員が持っている人脈の共有がスムーズになります。
従来のようなファイルに収納するような物理的な管理手法よりも利便性が高く、効率化という観点で見ても有用です。
しかし名刺管理システムの導入を検討しているものの「数が多すぎてどれを選べばいいかわからない……」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
名刺管理システムを選ぶ際は「絶対にゆずれないポイント」を軸に選べば、失敗・後悔の可能性をぐっと抑えることが可能です。
今回は名刺管理システムの選び方にフォーカスして解説していきます。また、選び方に沿って厳選した、おすすめの名刺管理システムも8つに絞ってご紹介しています
この記事を読めば自社にピッタリな名刺管理システムを選べるようになりますので、絶対に失敗したくないという方はぜひ読んでみてください。
目次
目的別で名刺管理システムを選ぶポイント
名刺管理システムのサービスは数多く展開されていますが、比較する際は名刺管理システムを導入する際に、「何を一番重要視しているのか」で決めるとスムーズです。
「営業効率重視」なら他システムとの連携がどれぐらいできるのか、「とにかく数多く名刺を保管したい」なら保存可能枚数の上限の有無などが比較ポイントとなります。
また、「とにかくセキュリティを重視したい」というケースならば、セキュリティ面に優れているオンプレミス型かどうか、などをチェックしましょう。
営業効率重視なら、他ツールと連携できて、スマホから見やすいシステム
営業効率化を目的とする場合に重視したいのは、他システムとの連携などが特に重要です。
- クラウド型
- SFA（営業支援システム）などの他システムとの連携可
- モバイルデバイスからのアクセス可
- 名刺情報以外のメモ機能の入力可
自社で運用中、または今後運用を検討しているSFAなどの他システムがあれば、連携できるかどうかも確認しましょう。名刺管理システムと合わせて使えば、より一層営業活動の効率化が図れます。
クラウド型であれば、ID・パスワードを共有している社員ならいつでもアクセスできます。また、スマホやタブレットなどのモバイルデバイスからもアクセスできれば、外出先でも確認可能です。
可能ならメモを入力できる項目があるかどうかにもこだわりたいところです。メモ機能を使えば、出会った場所や相手の好み、先方の特殊な契約・支払条件などを他社員と共有できます。
とにかく大量に保管したい場合には、枚数制限のないクラウド型のシステムを選ぼう
名刺の大量保管が目的なら、次に挙げる機能を重視しましょう。
- クラウド型
- 登録名刺枚数の制限なし
- OCR（光学的文字認識）機能
データ保存をクラウド上で行うタイプは、容量拡張のしやすさが魅力です。その利点を活かせる、登録名刺枚数に制限がないサービスが最も適しています。
なお、無制限でないサービスでも、「1,400枚（営業マン1人あたりの平均名刺保有枚数）×営業マンの数」をクリアしていれば、概ね足りるはずです。
OCR（光学的文字認識）機能は、スキャナやカメラで取り込んだ画像から文字を認識する機能です。この機能を搭載したサービスであれば、名刺情報を手入力する手間が省けるため、大量保管に向いています。
セキュリティ重視なら自社サーバーで管理するオンプレミス型がおすすめ
セキュリティを最も重視する場合は、オンプレミス型のシステムを選ぶことをおすすめします。
オンプレミス型は、自社サーバーで管理するタイプを指します。自社のサーバーシステムが堅牢なセキュリティを確保できているのであれば、セキュリティ面での不安も
もちろんクラウド型のサービスがセキュリティ面で不安があるということではありませんが、より強固なセキュリティ体制を求めるのであれば、オンプレミス型が無難でしょう。
【名刺管理システム厳選8選】各目的別でおすすめのシステムを大発表
名刺管理システムを展開する30のサービスを、今回解説した比較ポイントを基準に比較しました。
ここでは各目的別に「おすすめのシステム」を8つまで厳選してご紹介しているので、システム導入にお悩みの方はぜひ目を通してみてください。
| サービス名 | データ管理 | OCRの有無 | 枚数の上限 | 連携可能なシステム |
| Sansan | クラウド | 有 | 無 | ・Salesforce ・MAツール |
| Knowledge Suite | クラウド | 有 | ・スタンダード500枚/月 ・プロフェッショナル1000枚/月 ・超過40円/枚 | 自社の独自SFAやCRMと連携 |
| SmartVisca | クラウド | 有 | 無 | Salesforce |
| CAMCARD BUSINESS | クラウド | 有 | 無 | ・Salesforce ・MicorosoftDynamics ・WebService API |
| アルテマブルー | クラウド | 有 | 5000枚 | ・Salesforce ・Microsoft Dynamics 365 ・kintone |
| Eight | クラウド | 有 | 無 | – |
| THE 名刺管理 On-premise | オンプレミス | 有 | 無 | – |
| TantCard Gulliver | オンプレミス | 有 | 無 | – |
営業効率化が目的の方におすすめの名刺管理システム3選
営業効率化を目的とする方におすすめの名刺管理システムを紹介します。「営業支援システムの充実度が高いもの」「他システムとの連携が可能なもの」を選別しました。
Sansan：Open API使用可で他システムと連携しやすい
Sansanは利用企業6,000社、名刺管理サービスのシェア83%を誇る名刺管理サービスです。非常に多機能で、システムの連携面でも優れています。「どうしても名刺管理システムが選びきれない」という人はSansanを選んでおけば、まず間違いはないでしょう。
主な機能
- OCR機能
- 外部オペレーターの入力補助
- AI（「次に会うべき人物」のレコメンドなど）
- 11ヶ国語対応
- 名寄せ
- コンタクト管理（接触履歴の記録）
- メモ機能
- フィード機能（アプリ）
- 訪問先情報・地図確認（アプリ）
- 人事異動情報通知
- Web上のニュースサイトから企業ニュースを自動取得・通知
- 社内の共通人脈通知
- 会社マスタ（基本情報・財務諸表・コンタクト・案件）の閲覧
- 組織ツリー状表示
- 帝国データバンク連携
- タグ付け
- 公開・非公開の設定
- リスト化
- メール送信機能
- メール本文内のURLに関する足あと機能
- 自社社員の所属・プロフィール管理
- 社内メッセージ機能
- Sansan Data Hub（SFA・CRM・MAツール上の顧客データの統合）
- Open API（外部アプリケーションとの連携用）
- プラグイン（Salesforce・Marketoなど）
- CSV出力
- 2要素認証
- AD連携
- アクセスコントロール
- IPアドレス制限
- デバイス利用制限
- キャッシュレスモード機能
- 利用ログダウンロード
機能は名刺管理システムの中でも特に多いです。APIやプラグインで他システム・サービスと連携しやすく、欲しい機能はすべて詰め込まれています。
費用
料金に関しては、見積もり依頼書に準じた最適プランでの提案になるため、名刺情報を活用する目的を伝えた上で相談してみましょう。
Knowledge Suite （GRIDY 名刺CRM）：SFA・CRM連動のオールインワンシステム
Knowledge Suite は、SFA・CRM連動のさまざまなアプリケーションが用意されたクラウド型のオールインワンサービスです。
Knowledge Suiteは「グループウェア」「スタンダード」「プロフェッショナル」の3プランがありますが、スタンダード以上から名刺管理システム「GRIDY名刺CRM」が利用できるようになります。
スマートフォンなどでスキャンした名刺情報をそのまま「GRIDY SFA」と連携可能で、名刺管理の負担を大幅に削減できるのが魅力です。
主な機能
- 営業支援・顧客管理
- 名刺デジタル化
- メール配信エンジン
- 集計・レポーティング
- Webフォーム作成
- 問い合わせ管理
- スケジュール・文書管理
- メールサーバー
- スマートフォンアプリ
- モバイル版
- セキュリティソリューション
これらのアプリを、タブの切り替えだけで利用できるため、効率的な運用が可能です。また、メールシステムに顧客フォローを自動化する、バーチャル営業マン機能が付いているなど、特有のサービスも存在します。
費用
GRIDY名刺CRMを利用できる各種アプリケーションを搭載したSFAスタンダードは5GBまで月額50,000円です。
また、50GBまで使えるSFAプロフェッショナルもあり、こちらは月額80,000円となっています。
SmartVisca：Salesforce利用者なら最適
世界トップシェアのCRMサービス「Salesforce」を活用するなら、SmartViscaが適しています。その理由は、SmartViscaがSalesforce Platformライセンスを含めて構成されているからです。
主な機能
CRM（顧客関係管理）サービスをベースにしているため、名刺管理だけでなく、コンタクト管理が可能となります。なお、入力方法はOCR機能と外部オペレーターの手入力です。
費用
料金はユーザー1人あたり年額12,000円となっています。機能制限トライアルも用意されているため、Salesforceを利用中の方は検討してみましょう。
大量保管が目的の方におすすめの名刺管理システム3選
「大量保管」が目的の方におすすめの名刺管理システムを厳選して3つご紹介していきます。
なお、選定基準は、「1従業あたり1400枚以上登録可能または無制限」「クラウド型」「データ化が迅速なOCR機能等を搭載していること」としました。
CAMCARD BUSINESS：圧倒的な速度を誇るOCR機能で高速データ化
「CAMCARD BUSINESS」は、ワウテック株式会社が運営する、法人向け名刺管理ソリューションです。名刺登録枚数無制限のクラウド型で、OCR機能が組み込まれています。
主な機能
- OCR機能
- 商談情報の管理
- タグ管理
- 管理者機能
- 職位によるアクセス権の設定
- 名刺情報の共有
- Excelファイルのインポート・エクスポート
- Salesforceへのエクスポート
- MicrosoftDynamicsへのエクスポート
- Sugar CRMへのエクスポート
- Web Service APIによる連携
- 人事異動情報の通知
- 一斉メール配信機能
本サービスのOCR機能は圧倒的なデータ速度を誇り、名刺画像を5秒で鮮明にデータ化します。また、スキャナを利用すれば名刺をまとめて読み込めるため、これまでストックしてきた名刺の入力も簡単・迅速です。
また、サーバーに送られた名刺データを専任オペレーターが目視し、データ補正を行うオペレーター補正管理サービスも含まれています。こちらの利用には枚数制限がありますが、最短5分で高精度校正が可能です。
費用
料金はスタンダードが1IDあたり月額1,400円、プロフェッショナルが2,200円です。2つの違いは、1IDが一ヶ月で使用できる高精度補正の枚数で、スタンダードは20枚、プロフェッショナルは50枚となっています。
高精度補正の枚数は、100枚あたり3,000円で追加可能です。サービスの最低利用ID数は5IDから、最低利用期間は3ヶ月から、という契約条件があります。ただし、2020年3月6日現在では、10日間の無料トライアル受付中です。
アルテマブルー：1従業員あたり5,000枚登録可能で情報整理が容易
アルテマブルーはキャノンエスキーシステムが展開する、名刺管理サービスです。最適な活用方法を提案してくれる、コンサルティングサービスも用意されています。
主な機能
- 名刺データ一括更新
- グルーピング
- 退職者名刺管理
- 日経人事ウォッチPro連携
- 人脈マップ
- アルテマメール
- 活動登録
- 人物情報
- 情報収集ボタン群
- 権限・共有設定
- 利用状況確認
- パスワードポリシー設定
- セキュアブラウザ「KAITO for アルテマブルー」
OCR機能を搭載しており、スキャナ・スマホ・複合機から取り込みが可能です。なお、OCR機能で取り込んだデータの内容に不備があるときは修正できます。
自分で修正するゼロモードなら1枚あたりにかかるコストは0円です。外部オペレーターによる文字補正を行うフルモードも、1枚あたり50円で活用できます。
登録した名刺の整頓に役立つ機能が充実しているのも特徴です。メールアドレス・会社名・氏名が同一の名刺が登録された場合、重複とみなして最新化する「名寄せ」機能があります。
また、同一名刺を持つ社内のユーザーに対し、最新化された旨を通知する「同一名刺通知」も便利です。名刺の人物の異動や昇格を自動で通知してくれます。
費用
初期費用は無料、1IDあたり月額2,500円、枚数制限は5,000枚です。ストレージを追加する場合は、1ID・5,000枚ごとに月額500円かかります。現在、2週間の無料トライアル実施中です。
Eight：基本無料の名刺管理アプリで個人・少人数にフィット
名刺管理アプリの代表格「Sansan」が運営する、もう一つの名刺管理システムがEightです。
個人用の名刺管理アプリとして活用されていますが、名刺の大量管理・社内共有に適した「企業向けプレミアム」も展開されています。
主な機能
スマホアプリで名刺を撮影すると、AIと人力で名刺情報がデータ化され、社内共有向けのデータベースになるサービスです。クラウド型で、登録枚数に制限はありません。他にも次のような機能があります。
- リストのダウンロード（CSV形式）
- 共有ラベル（グループ化）
- Eightユーザー間でのメッセージ機能
費用
料金は1社あたりの月額10,000円と、1人あたり月額400円がかかります。名刺データ化枚数に制限はありませんが、数万人規模の会社でも利用されるSansanに対し、Eightは30名未満での利用推奨です。
セキュリティ重視の方におすすめの名刺管理システム2選
最後におすすめするのは、セキュリティ重視の方向けのシステムです。オンプレミス型で、セキュリティ面に定評のあるツールを3つ厳選しました。
THE 名刺管理 On-premise：WebサーバーとDBサーバーを分けて運用
OCRソフトウェアメーカー・NTTデータNJKが提供する、オンプレミス型の名刺管理システムです。
主な機能
自社サーバーで名刺を一元管理できます。OCR機能を搭載で、スマホ撮影・スキャナ・複合機から取り込み可能です。
スマホからのアクセスにはWebサーバー環境の用意が必要ですが、Webサーバー（IIS）とDBサーバー（SQL）は分けて運用できます。
外部からの不正アクセス対策に有効です。
また、PCトラブルなどでサービスが停止したときに、管理者へメールで通知する機能もあります。自社専用のカスタマイズの相談も可能です。
費用
料金は、100ユーザー登録版が180万円、50ユーザー登録版が100万円となっています。
TantCard Gulliver：アプリ不要で閲覧可能
TantCard Gulliverはオンプレミス型・OCR機能搭載で、外部連携も可能な名刺管理システムです。ブラウザで閲覧するタイプで、PC・スマホから利用できます。
主な機能
オプションとしてCRM機能が展開されていることもポイントです。カスタマイズ可能なテーブルを作成できるため、自社に最適化できます。
また、文書管理ソフトウェア「DocuWorks」のプラグイン「TantCard 2」との連携も可能です。
費用
名刺管理システム自体の料金は、基本パッケージが50ライセンスで150万円となっています。追加ライセンスは、10・50・100・500ライセンスの単位です。
まとめ
名刺管理システムは数が多く、どれを選べばいいかで迷ってしまうケースが少なくありません。比較する際は、自社が一番譲れない部分、名刺管理システムに期待したい部分を明確にしておくことが大切です。それに合わせて機能を比較していきましょう。
クラウド型・オンプレミス型という違いに始まり、機能・セキュリティ・料金に至るまで、各社各サービスで差があります。どれが一番ということはなく、自社に合ったものを選ぶことが重要です。