国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」機能説明を受けてみた!事例・料金・使い方など

クラウドサインは、クラウド上での契約の締結や契約書管理が可能な電子契約サービスです。

電子契約市場でトップクラスの認知度を誇り、導入社数は累計14万社を超えています。

今回は弁護士ドットコム株式会社にクラウドサインのサービスの特徴や強み、導入企業が恩恵を得た事例、そして使い方などを取材し、多くの企業に選ばれ続けている理由に迫りました。

なお、今回の説明に使った資料は無料でダウンロードできますので、合わせて参考にしてみてください。

弁護士が監修した国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」

※本記事は弁護士ドットコム株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


クラウドサインとは

クラウドサインとは、「弁護士ドットコム株式会社」が開発・運営している電子契約サービスです。

企業間の契約に対し弁護士ドットコム株式会社名義での電子署名を施す「事業者署名型(立会人型)」の電子契約サービスです。利用企業・取引先企業ともに電子証明書を取得なしで電子契約を締結することができます。

累計利用社数が14万社を超えており、利用している企業が多いという点から、安心して利用できるという側面があります。

また、弁護士監修のもと機能開発に取り組んでおり、法的な面でも信頼性が高いです。

API接続先が豊富で、業務全般を効率化できるサービスとなっています。

また、電子契約導入にあたって、業務フローの設計や社内向けマニュアルの作成など、導入支援のコンサルも請け負っています。

累計14万社が導入していて、認知度が高い

クラウドサインは、2015年10月のサービス開始から、これまでで14万社以上が導入しています。電子契約を利用している企業の約80%がクラウドサインを利用(※)しており、認知度の高いサービスです。

業種・業態にかかわらず多くの企業が利用しているサービスということもあり、契約の対象となる企業・人もすでにクラウドサインを導入していたり、過去に利用体験をしている可能性が高く、導入後も安心して契約締結できます。

※電子署名法2条1項に定める電子署名を用いる電子契約サービスにおいて、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録社数
(株)東京商工リサーチ調べ 2020年3月末時点

API接続先が豊富


クラウドサインは、API接続先が豊富な点も魅力の1つです。

顧客管理ツールやワークフローシステムなど、各種サービスやシステムと容易に連携できる仕様となっているため、企業の業務全体の効率化を後押しします。

具体的なAPI接続の方法等はヘルプページから確認できます。

弁護士監修のもと機能開発していて、法的信頼性が高い

クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が運営母体で、弁護士監修のもと電子帳簿保存法に準拠した機能開発をおこなっています。

電子データに電子署名と認定タイムスタンプを付与することにより「非改ざん性」を、メール認証と2段階認証・2要素認証で「本人性」を担保しており、法的な信頼度が高いサービスです。

参考:5分で理解する「電子署名」とは

導入支援コンサルティングで手厚くサポート

クラウドサインでは、電子契約の導入に際して、導入支援コンサルティングを提供しています。

電子契約サービスを導入する際、運用フローの構築や、取引先への周知など、導入前後に実施しなければならない作業が山積みです。

導入支援コンサルティングでは、これらの体制構築を全面的にサポートしています。

実際の支援内容は、主に以下のようなものとなります。

  • 電子契約の運用体制構築
  • 運用スタートまでの利用計画表の作成
  • 社内向け・社外向け説明会の実施
  • 取引先への説明資料作成
  • 振り返りレポートの作成、振り返りMTGの実施

会社概要

クラウドサインを開発・運営している「弁護士ドットコム株式会社」は、弁護士という立場から社会全体で契約書の電子化を進める企業です。

日本の紙とハンコの文化から「社会全体を変えること」をテーマに、契約書の電子化を進め、さまざまな業界で行われる契約業務のコスト削減や契約にかかる時間の短縮などを支援しています。

また、クラウドサインでは契約書の電子化を社会全体に浸透させるため、銀行との合弁会社も立ち上げ、銀行自らがクラウドサインを普及させるといった、協力関係も築き上げています。


クラウドサインで解決できる課題

クラウドサインは契約にかかるコストや契約スピードに課題感じている企業にオススメのサービスです。事実多くの企業がコストカット・契約期間の短縮などを目的に導入に至っています。

また昨今のビジネスシーンでは、新型感染症の影響からテレワークの導入が盛んになっていますが、クラウドサインの導入はテレワークの障壁となる「脱ハンコ化」「ペーパーレス化」への対策にもつながります。

そのうえで、より本質的な経営課題の解決にもつながるサービスです。例えば契約締結のスピード改善により顧客満足度・売上の向上につながります。紙の契約書からデータへと切り替えることで社内のコンプライアンス強化だけではなく、DX推進の後押しにもなります。

  • 社内の経費削減に取り組みたい
  • 契約までの期間が長く、機会損失が起こっている
  • 社内のコンプライアンス対策が実施できていない
  • 「脱ハンコ」ができず、テレワークの導入ができない
  • 書類のデータ化ができていないため、DX化が進まない

 


導入実績

2015年10月のサービス開始から2021年3月までで、14万社以上の企業が導入しています。

業種業態・企業規模に問わず、多くの企業から選ばれています。


クラウドサインの使い方

クラウドサインでは、3つのステップで契約の締結が可能です。

  1. 契約書をクラウドサインにアップロード
  2. 取引先に確認依頼を送る
  3. 取引先による押印

1.契約書をクラウドサインにアップロード

クラウドサインに契約書(PDF形式)をアップロードして、押印・署名箇所を指定して送ります。

2.取引先に確認依頼を送る


アップロードが完了したら、取引先へクラウドサインから確認依頼のメールが送付されます。

3.取引先による押印


取引先担当者がクラウドサイン上で押印すれば契約完了です。

※取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても契約締結できます。


クラウドサインの主な機能

クラウドサインの主な機能についてまとめています。

クラウドサインでは4つのプランがありますが、以下機能はプランにかかわらず利用できます。

帳票作成

PDFにフリーテキスト欄・チェックボックス欄・押印欄を設定して帳票を作成できます。

テンプレート設定

契約書の雛形をテンプレートとして保存し、送信時に呼び出すことができる機能です。

作業の中でシームレスに呼び出すことができるので、業務効率改善につながります。

ステータス確認

契約相手方のメールの開封状況や、承認状況などのステータス確認が可能です。

リマインド機能

承認が遅れている相手に対し、ワンクリックでリマインドすることができます。

二要素素認証

機密性の高い書類などは、アクセスコードを設定し、書類の閲覧制限を設けることが可能です。

転送機能

書類を受信した相手方の担当者が、社内の契約締結権限者に転送することが可能です。

検索機能

以下の条件から検索が可能です。

  • 契約書名
  • 受信者の氏名
  • 会社名
  • メールアドレス
  • 検索期間
  • 金額

アラート機能

契約月の更新漏れ・解約漏れを防ぐためのアラートを設定可能です。

一括帳票作成/送信

CSVデータを特定の雛形契約書に入力することで、複数の書類を一括作成・一括送信ができます。

権限設定

任意のメンバーに、個別の権限を設定することが可能です。


ビジネスプランで利用できる機能

以下機能は「Business」プランで利用できる機能です。

  • 承認権限
  • アクセス権限(送信側)
  • SSO(シングルサインオン)
  • 高度な管理機能
  • 登録制限

承認権限

先方に契約書や申込書を送信する際、送信フローに社内の承認者を含めないと送信できないよう制限をかける機能です。

権限のない者が委任や承認なく押印してしまった場合、契約自体が無効となるリスクが生じます。

承認権限を利用することで、権限のない者が無断で送信してしまうリスクを防ぐことができます。

アクセス制限(送信側)

登録のないIPからのクラウドサインへのアクセスを制限する機能です。社内ネットワークに接続している場合に限り文書の送信を認めるなど、ニーズに合った使い方が可能となります。

SSO(シングルサインオン)

一度ユーザー認証することで、同時に複数のシステム・サービスが利用可能になる機能です。

管理者側は社員アカウントの管理が容易になり、利用者は一度のユーザー認証でログイン操作なく利用できるようになるというメリットがあります。

高度な管理機能

管理部門が別アカウントの締結書類を閲覧できるようになります。

クラウドサインを導入済みの複数の部署、法務機能のない子会社などの契約書類を確認できるようになります。

登録制限

社員のクラウドサインの登録を制限する機能です。社員がクラウドサインに登録し、無断で取引先と契約するなどのリスクの予防につながります。


オプション機能

書類インポート機能

紙の契約書をスキャンしPDF化することが可能になる機能です。PDF化することで、クラウドサイン上で格納・管理することができるようになります。

取引先の都合や過去の取引などで締結した紙の契約書も、一元管理できるようになります。

AIによる書類情報の自動入力

クラウドサイン上で締結した書類、インポートした書類の情報が自動で入力されます。

以下のような情報が自動で入力されます。

  • 締結先の企業名
  • 契約開始日・終了日
  • 取引金額
  • 自動更新の有無

導入事例

実際にクラウドサインを導入したことで自社の課題解決につながった2つの事例をご紹介します。

企業間での契約と、社内での契約という違いはありますが、どちらもクラウドサインを導入することでコストの削減や業務効率の改善に成功しています。

契約の締結・コスト・業務効率をクラウドサインの導入で解決した株式会社クレディセゾンの事例

クレジットカード会社の株式会社クレディセゾンでは、クラウドサインを導入することで契約締結までの期間とコストを大幅に圧縮しています。

同社ではクレジットカード加盟店向けに事業資金を提供するサービスを行っていますが、その際に必要となる「債権譲渡契約の締結」に課題を感じていました。

契約の締結までに2日かかっていたこと、収入印紙と郵送代で1つの加盟店とやり取りするだけで約5000円のコストがかかっていたこと、押印作業・保管作業などに工数を割かれていたことなどが主な課題です。

これら課題は、クラウドサインの導入によって解決に至っています。

契約締結に2日かかっていたのが、クラウドサイン導入後には1~2時間で完了できるようになりました。

コストに関しては収入印紙代・郵送代が不要になったため、月に数回契約書のやりとりするだけでペイできるようになっています。

印刷や押印などの作業もなくなったので、大幅に業務削減できています。

加盟店とのやりとりを、クラウドサインを通してペーパーレス化したことで、契約までのスピード・コスト・業務効率という課題が、大幅に改善できた事例です。

参考:電子契約化による時間とコストの削減が決め手

従業員との契約手続きにかかる工数を70分の1に圧縮したメルカリ株式会社の事例

日本最大のフリマアプリの開発・運用しているメルカリ株式会社では、クラウドサインを導入することで契約手続きにかかる作業を大幅に圧縮することに成功しています。

同社では契約手続きに多大な工数を割いていたと言います。特に導入以前、毎月30名ほどの入社があり、従業員との書類の説明ややりとりに負担を感じていました。

クラウドサインを導入したところ、契約書類にかける工数が大幅に圧縮されています。

紙だし・捺印・ファイリング・従業員との面談設定~実施などの業務が不要となったこともあり、それまで1人分にかかっていた工数で、約70人分の対応が可能になっています。

参考:契約を一括処理で効率化 – 電子契約で業務を時短


料金体系

月額費用+送信件数で1カ月あたりの金額決まります。

月額費用
・Standard:10,000円(税込11,000円)
・Standard plus:20,000円(税込22,000円)
・Business:100,000円(税込110,000円)

送信件数ごとの費用はプランにかかわらず、一律200円(税込220円)です。課金のタイミングは契約書を送付した時点で発生し、1件につき200円課金されます。


まずは資料ダウンロード

クラウドサインは、累計導入社数14万社を超えた、認知度の高い電子契約サービスです。

法的な信頼度が高く、手厚い導入支援サービスも行っているので、初めて電子契約を導入するという企業におすすめです。

クラウドサインについて詳しく知りたいという方は、ぜひ資料ダウンロードしてみてください。

弁護士が監修した国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」

※本記事は弁護士ドットコム株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。

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