5分で理解する「電子署名」とは?仕組みや法的効力、利用の流れまで解説

新型コロナウイルスを背景にしたテレワークの推進や、社内のペーパーレス化などに取り組むため、クラウド上で契約できる電子契約サービスに切り替える企業が増えてきました。

電子契約サービス切り替えにあたって、「電子署名」という言葉を目にする機会が増えたと思います。

電子署名は法的な真正性が認められており、紙の契約書と変わらない効果があります。さらに契約に関わる業務を効率化し、コスト削減も可能です。

電子署名・電子契約への導入に際して、社内外に周知して理解を得ることが重要です。

今回は電子署名を導入するメリットから導入するまでの手順まで記しています。

本記事をご覧いただくことで、電子署名の導入に必要な情報を整理でき、迷い無く導入に向けて行動できるようになります。

14万社以上が導入!国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」

※本記事は弁護士ドットコム株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


電子署名とは、電子文書の本人性と非改ざん性を証明する技術的措置

電子署名とは、紙の文章における手書きの署名、印鑑と同じように、電子文書の作成者を証明する電子技術措置です。

電子署名は作成された電子文書が改ざんされていないことを証明することができ、これらは電子署名法によって定められています。
電子署名が効力を発揮するのは以下の2点です。

  • 文章の作成者を証明する本人証明
  • 文章が改ざんされていないことを証明する非改ざん証明

注意点としては、偽装することが可能という面も持っている点です。それを解決するには「電子証明書の発行」と「タイムスタンプの付与」が必要となります。

参考:法務省:電子署名法の概要について

電子署名の仕組み

電子署名は、「公開鍵暗号方式」という技術によって電子文書の真正性を担保しています。

公開鍵暗号方式というのは、電子証明書と暗号化の技術を用いて、電子ファイルの作成者と、作成後ファイルが改変されていないことを推定できるようにした仕組みのことです。

その技術を用いながら、電子証明書の発行とタイムスタンプを付与することによって電子署名の効力を発揮します。

電子証明書は指定認証局が発行し、正当な署名であると証明したもの、いわば身分証明書のようなものです。

また、タイムスタンプというスタンプを時刻認証局が押すことで、電子文書の存在証明と非改ざんであることを証明できます。

参考:電子署名・認証・タイムスタンプ その役割と活用(リーフレット)

電子署名と電子サインの違い

電子契約を行う際に署名する方法としては、電子署名と電子サインの2種類があります。

法的効力という面で見れば、電子サインは第三者の認証局によって証明されるものなので、電子署名のほうが高いです。

電子署名は、前述した仕組みの通り「電子証明書」を用いて本人性と非改ざん性を証明するものです。本人性の担保という面やガバナンスを強化する面でも、電子サインより優れています。その反面、電子証明書の発行などの労力がかかります。

電子サインは、身近なものでいえばメールサービスを利用する際に入力する、パスワードやIDが想像つきやすいのではないでしょうか。電子証明書が不要で、メール認証やSMS認証を用いて本人性を示します。

電子証明書の取得なども必要なく、比較的簡単に署名することが可能です。ただ、簡単に署名できる分、電子サインの管理が面倒に感じるケースもあります。


電子署名のメリット

電子署名を導入するメリットは主に下記の4つです。

  • 業務フローの負担が減り効率化が図れる
  • ペーパーレス化によるコスト削減
  • 保管場所・紛失のリスク軽減
  • コンプライアンスの強化

他にも様々なメリットはありますが、本記事では4つに焦点を当て詳しく解説していきます。

業務フローの負担が減り効率化が図れる

電子署名を活用できれば、確認、送付、修正、承認などの業務フローの負担が減らすことができ、効率化が図れます。

クラウド上で完結できるため、作成後の印刷や製本作業などもなく、スムーズに取引先とやりとりを行うことが可能です。

他にも、契約書の作成や管理機能などがある文書管理システムを導入すれば、より効果的に業務フローの負担を軽減できます。

例えば、紙の契約を行う際は相手のスケジュールと都合を合わせ、社内でも紙の書類を担当者の所まで行き確認してもらう必要がありましたが、そういった時間も不要です。

こういった業務フローの手間を減らし、業務に集中できる環境ができるので、業務の効率化も期待できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙の書類で契約を行っていた時は必要だったコストも、ペーパーレス化によって削減することができます。

電子署名はPDFファイルを用いて契約業務を行うため、用紙代や印刷費、郵送代、契約時の収入印紙、維持費、交通費などのコストも大幅に削減することが可能です。

これまでは作成した契約書は印刷し、出向いて直接渡すか、郵送していましたがそういった手間もなくなります。契約書の保管もパソコン内で完結するため、維持費や人件費も削減することが可能です。

ペーパーレス化によって契約に不可欠だったコストも、パソコン内で完結する電子署名を活用すれば削減することができます。

参考:事例に学ぶ「ペーパーレス化」働き方改革を失敗しないための方法

保管場所・紛失のリスク軽減

電子署名はパソコン内で保管するため、保管場所や紛失のリスクなども軽減できます。

例えば、紙の契約の場合、契約書を外部へ持ち出した際に紛失する、火事などの災害時に物理的に消失するリスクがありますが、そういった心配も格段に減らすことができるでしょう。

契約書は厳重に保管しなければならないので神経を使いますが、セキュリティ対策さえ整えておけば、そういったリスクの軽減に役立ちます。

参考:契約書の保管は何年まで?期間と方法をまとめて解説

コンプライアンスの強化

セキュリティ対策を整えておけば、無関係の人に情報が漏れることはなく、更新や共有漏れなどを防ぐこともできるため、コンプライアンスの強化が期待できます。

紙の書類の場合、文書の改ざん、契約書の更新漏れなどが生じると会社の信頼を失いますが、そういった心配も不要です。

そのため、電子契約サービスを利用する際は、プライバシー保護やセキュリティ対策が整備されているか確認する必要があります。また、データのバックアップを取ることで、改ざんといったトラブル時にも簡単に復元でき、対処することが可能です。

こうした対策を行うことは前提ですが、電子署名を導入すればトラブルを未然に防ぐことができ、コンプライアンスの強化も期待できます。

参考:経営危機を招いた事例から学ぶコンプライアンス違反の原因と対策
参考:コンプライアンス違反によって起こる経営リスクと、違反につながりやすい9つの原因
参考:コンプライアンス対策で実施すべき12の項目を優先順位順に解説


電子署名のデメリット

電子署名の運用で考えられるデメリットは以下の3つです。

  • 紙の書類に比べると規制が多い
  • 導入に対する理解が薄いと説明コストがかかる
  • サイバー攻撃へのリスク

ただし、これらのデメリットは対処していけば問題なく運用できます。対処法も併せて解説していきますので、確認しておきましょう。

電子契約できないものもある

紙の書類に対し、電子署名は契約内容によって一部、使用できない文書や有効期限などの制限がかかる場合があります。

例えば、「電子署名法」に基づき不動産や投資信託に関係するものは電子契約では認められていません。

他にも、施行規則6条4功で「電子証明書の有効期限は、五年を超えないものであること」と定められています。これは技術の発展により暗号が読み解かれてしまう可能性があるためです。

こういった規制はあるものの、長期的な契約を行いたい場合は10年を超える延長が可能な「長期署名」を付与するなど、対策方法も存在しています。

参考:契約書の電子化が解決する企業の課題と、電子契約導入までの3つのステップ

参考:平成十三年総務省・法務省・経済産業省令第二号 電子署名及び認証業務に関する法律施行規則

導入に対する理解が薄いと説明コストがかかる

電子署名を導入するにあたり、自社の効率化に取引先が理解を示し、すんなりと付き合ってくれるとは言い切れません。先述したメリットは双方に通用するメリットであることを知ってもらう必要があります。

取引先が電子署名に関してネガティブな反応だった場合、電子署名のみのやりとりに固執せず、取引先には紙の書類で、自社は電子文書で保存するなど柔軟に対応しましょう。

また、自社の社員にも導入コストを越えるメリットや安全性の担保など、決裁者が納得できるかどうかも併せて考え、共有していく必要があります。

サイバー攻撃へのリスク

デジタルデータである以上、サイバー攻撃へのセキュリティ対策をしなければ、情報漏洩などのトラブルつながります。導入するシステムがセキュリティ対策を行っているか事前に確認しておきましょう。

電子契約サービスであればサービスの中に、不正アクセスの防止やタイムスタンプによる改ざん防止などのセキュリティ対策が施されています。

セキュリティ対策はどの程度されているかサービスを比較し、検討しましょう。


電子署名を導入するなら、電子契約サービスを利用する

電子署名を導入するには、「自社で作成する方法」と「電子契約サービスを利用する方法」の2種類があります。しかし、一般的には電子契約サービスの利用がほとんどです。

自社で作成するとなると、電子証明書の認証や作成、管理までを自分たちでゼロから用意しなければいけません。

一方、電子契約サービスでは、すでに署名に必要なプロセスが構築されています。そのため自社で準備することは少なく、すぐに活用できます。


電子契約サービスの導入手順

電子契約サービスを導入するには、大きく分けて4つのステップがあります。

  • 業務で扱う書類を把握する
  • 電子契約サービスを比較検討する
  • 社内外への周知
  • サービスの導入開始

それぞれどういったことが必要になるのか、詳しく見ていきましょう。

1.業務で扱う書類を把握する

使用する書類によっては規制がかかる場合もあるので、規制がかからない書類かどうか事前に知っておくことが必要です。

規制がかかる書類の中に、不動産や投資信託関連の対象が含まれると先述しましたが、それ以外にも電子署名の場合は種類によって規制があります。

確認しておきたい項目をまとめましたので確認しておきましょう。

現状利用できない書類定期借家契約・重要事項説明書・契約内容書面・派遣個別契約・取締役会議事録などの登記申請添付書類、他
推定効民間認定事業者の電子証明書で認められるのは法律上の自然人のみとしている
有効期限5年以内とする。長期的な契約が必要な場合は長期署名が必要

参考:「デジタルファースト」を加速するための電子署名法・商業登記法等の規制緩和の必要性

使用する書類が電子契約できるものかどうかは各電子契約サービスのサイトにも記載されているので、事前に確認しておくと安心です。

2.電子契約サービスを比較検討する

実際にどの電子契約サービスを導入するかの検討フェーズです。

サービスを選ぶ際は、以下の基準に合わせて選ぶとよいでしょう。

  • 法的な信頼性
  • サポート体制
  • 拡張性
  • その他機能の充実

とはいえ、どんな電子契約サービスが該当するか見当もつかないこともあるでしょう。まずは国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」を知っておくべきです。

上記の条件を満たし、弁護士が監修し14万社以上が導入しているサービスです。今回は特別にサービス概要資料も用意したので、まずはそれからチェックすることをおすすめします。

弁護士が監修した国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン

法的な信頼性

法的に信頼できるかは、サービス選定の際に最も重要なポイントです。

開発は「電子帳簿保存法に準拠しているか」を確認しましょう。また、法人間の取引においては電子署名だけではなくタイムスタンプを採用しているサービスが望ましいです。

サポート体制

サービスに慣れるまでは操作が難しいと感じる恐れがあるため、カスタマーなどのサポート体制が充実しているかも事前に確認しておく必要があります。

例えば、チャット機能で疑問をすぐに解消してくれる、オペレーションが完備されている、など各サービスによってサポート体制は異なるので、公式サイトで確認しましょう。

拡張性

他のシステムと連携できるAPIを活用すれば、より効率的に業務を進めやすくなります。

例えば、文書管理システムとAPIを連携することで、文書管理システムで作成した契約書を自動で電子契約サービスにアップロードすることが可能です。

他にも、CRMシステムと連携するとCRMシステムで管理しているデータで契約書を作成し、電子契約サービスにアップロードすることで、自動的に署名を依頼することができます。

これらのシステムと連携することで、契約書の管理が楽になり、回収業務も不要です。

拡張性が高いと導入時点では必要性を感じない機能でも、取引先が増えたり、自社の契約担当者・管理者が変わるなどの変化にも対応しやすくなります。

最初にどの程度の拡張性があるのか確認しておきましょう。

その他機能の充実

電子契約サービスの中には、契約書を簡単に作成できるものから書類の保管まで、契約フロー全てカバーしてくれるものもあります。

紙の書類をインポートして一元管理できるサービスもあり、これから電子契約サービスに移行することを考えている方におすすめのサービスです。

費用に関しては、多機能でも安いものからオプションとして追加の費用が必要になる場合もあるので、どのような機能が自社には必要なのか確認しながら、検討していきましょう。

3.社内外への周知

導入を決定したらまずは自社へ共有し、そして取引先へ導入するメリットを周知します。

成功させるために必要なポイントは、「部分的な導入から始めること」です。

周知して社内外の全員が理解してくれるとは限らないため、段階的に進めていく必要があります。

メリットをしっかりと伝えたうえで一部の書類から始めて、徐々に移行する方が双方ストレスなく、スムーズに導入することができるでしょう。

4.サービスの導入開始

社内外への周知が済んだら、いよいよサービスの導入に進みます。

アカウントの発行や電子証明書の発行など、電子署名を活用するために必要な手順はシステム構築されているサービスが多いので、手順通りに行いましょう。

これで、晴れて導入完了となります。


電子契約サービスの導入・運用を成功させるポイント

電子契約の有効性を証明するためには、契約に至るまでのプロセスを明示できるかがポイントです。

メールなどの契約同意までのやりとり、例えば、交渉や決裁、契約締結、保管までの契約業務フローが確立できるかも重要なポイントとなってきます。

社内に対して運用ルール・契約フローを周知する

導入するにあたって重要なことは運用ルールを決めること、そして、契約フローを周知することが大切です。

社内への周知をするときに疑問が生まれなければ導入は現実的に早いため、周知する際の進め方には気をつけましょう。

スムーズな導入に至らない時、電子化する契約書の範囲や管理する社員の対象範囲、契約書の保管方法などが周知できていないことが考えられます。つまり、運用ルールや契約フローが細かく設定されていないために、混乱が起きていた可能性があるということです。

そうならないためにも、メリット・デメリット・方法・手順など、本記事で解説してきたことを自社に落とし込んで周知する必要があります。

導入後は電子文書と紙の書類の保管に気をつけて運用する

社内で浸透するまでの間は書類の紛失、管理に気を配って運用する必要があります。

導入後すぐは自社も取引先も、電子文書に対応している書類とそうでない書類が混在します。

自社で保存する文書は随時データ化していけば問題はありませんが、慣れるまではデータ化するのに時間がかかる社員もいるでしょう。データ化しようとして持ち出した書類を紛失してしまう可能性もあります。

そのことも踏まえたうえで、導入後は電子文書と紙の書類の保管には十分に注意し、運用を進めてきましょう。


まとめ

電子署名は、「文章の作成者を証明する本人証明」「文章が改ざんされていないことを証明する非改ざん証明」を証明し、本人性を担保されています。

電子契約サービスは上手く使えば、業務効率を向上させ、既存の顧客を逃さず、新たな顧客を開拓することも可能です。

リモートワークに移行しつつある情勢の中で、デジタルデータを扱うということは将来的にも役立ちます。本記事を参考に、自社・取引先の双方にメリットがある電子契約サービスの導入にお役立てください。

導入社数14万社以上!国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」(PR)

「クラウドサイン」は日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。14万社以上の企業が導入し、累計送信件数は400万件を超える利用率です。

クラウドサインを利用すればコスト削減や業務効率化につながり、”紙”の契約書では得られなかった以下のようなメリットがあります。

  • 印紙税や印刷、送付、製本などにかかる時間、人件費などのコストカット
  • 数日かかっていた契約締結までの時間がわずか数分に短縮
  • クラウド上で契約を保管、管理することで業務の透明性を確保しコンプライアンスを強化

行政も「脱ハンコ」を推進する中、電子契約を導入する企業は今後も増えていくはずです。

今回はクラウドサインのサービス概要資料を特別にご用意したので、ぜひダウンロードしてみてください。

押印不要、コスト削減、コンプラ強化!弁護士監修の電子契約サービス「クラウドサイン」

※本記事は弁護士ドットコム株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。

コメント