動画マニュアルは紙よりも直感的に伝えられ、視聴者のペースで学ぶことができます。
紙媒体のマニュアルを使っている企業は多いでしょう。しかし、「紙のマニュアルに書いてあることを直接質問されることも多い」「分厚いマニュアルは運ぶのが面倒」と悩んでいませんか？
文章やイラストを入れて作成する紙のマニュアルは読むのに時間がかかり、伝わりにくいことがあります。そこで最近注目されているのが「動画マニュアル」です。ツールを使えば簡単に作成でき、文章では伝えにくい内容もスムーズに理解してもらえます。この記事では、動画マニュアルのメリットや作成手順とそのポイント、おすすめのツールについてご紹介します。
マニュアル動画で業務工数を大幅削減!? 実例と作り方を徹底解説
目次
動画マニュアルとは動画形式のマニュアルのこと
動画マニュアルとは、紙ではなく動画形式のマニュアルのことです。今までマニュアルといえば紙媒体のものが主流でしたが、昨今では動画形式にすることでスマートフォンやパソコンといったデバイスで閲覧できます。
紙よりも管理しやすい動画マニュアルは制作側である企業にもメリットが多く、紙から動画へと移行するケースが増えているのです。
マニュアル化できる動画の種類
動画マニュアルは社内向けと社外向けの2種類があり、さまざまな内容を動画にできます。
動画マニュアルは社内向けに限らず、製品チュートリアルやプロモーションなど社外向けにも活用できるのです。
社内向け
- 接客マニュアル
- 社内システムの説明
- 入社案内 など
社内向けなら接客マニュアルや操作マニュアルはもちろん、会社のビジョンや社長の挨拶といった入社案内にも活用できます。
社外向け
- 製品チュートリアル
- イベントやフェアの案内
- 商品デモ など
特に社外向けのマニュアルでは紙媒体だと読むのに時間がかかり、あまり活用されません。直感的に理解できる動画マニュアルなら顧客も積極的に活用でき、企業に問い合わせなくても顧客自身で解決しやすくなります。
動画マニュアルと相性の良い企業
動画マニュアルは主に以下のような企業と相性が良いです。
- 製造業
- 接客業
- 介護職
- 美容業
動画マニュアルは、紙よりも繊細な情報を端的に伝えられます。文章で説明すると長くなるようなことも、動画で説明すれば直感的に理解できる点が大きな特徴です。
上記のような企業は、新人を指導する際トレーナーが自ら「お手本」を見せます。例えば接客業で、「いらっしゃいませを言う時のお辞儀は15度」と文字で書いてもあまりピンときません。しかし実際にお辞儀の様子を映している動画マニュアルがあれば、新人は直感的に理解できます。
同様に新人を指導する際「実際に作業の様子を見てほしい」と考えている業務なら、紙よりも動画のほうが相性がいいでしょう。
動画マニュアルの使い方
紙媒体と違いデバイスが必要な動画マニュアルは、種類によって使い方が異なります。
社内向けなら従業員がアクセスしやすい環境に保存して、必要な時にすぐに閲覧できる状態にすることが大事です。そして社外向けの場合は、顧客が必要な時に適切な動画マニュアルを視聴してもらえるように工夫します。
社内向けの場合
従業員に知ってほしいことを動画マニュアルにまとめ、気軽に見てもらえる場所にアップロードします。従業員に学んでほしいタイミングで、動画マニュアルを視聴するよう指示を出しましょう。
動画マニュアルをアップロードする場所は、社内Webサイトや共有フォルダになど、従業員が使いやすい環境がおすすめです。また機械の操作方法を動画マニュアルにする場合、対象の機械に動画マニュアルのリンク情報が入ったQRコードを添付して、スマートフォンで読み取ってもらう方法もあります。
社外向けの場合
社外向けの場合は、自社サイトや動画視聴サイトに動画マニュアルをアップロードしてアクセスしやすい環境を作ります。動画のURLを添付してメルマガを発行するなど、動画マニュアルの存在を顧客に知ってもらうことも大切です。
不特定多数の人に見られたくない場合は、パスワードを設定したり会員サイトにアップロードしたりする方法がおすすめです。
動画マニュアルのメリット・デメリット
動画マニュアルには、以下のようなメリットとデメリットがあります。
メリット
- 紙のマニュアルより速く学べる
- 視聴者のペースに柔軟に合わせられる
- 視聴者のスマートフォンで再生できる
- 紙代や保管場所にかかるコストを削減できる
デメリット
- 更新に工数がかかる
- インターネット環境やデバイスが必須
順番に解説していきます。
動画マニュアルのメリット
動画マニュアルは紙のマニュアルより学習時間を短縮しやすく、視聴者のペースで進められるというメリットがあります。
紙のマニュアルより速く学べる
マニュアルを動画にすると文字よりも速く伝えられ、視聴者はよりスピーディに学べます。文字がびっしり書かれた紙のマニュアルは読むだけで時間がかかり、なかなか学習ペースが上がりません。
視聴者のペースに柔軟に合わせられる
動画なら自分のペースで進めることができ、わからない部分を繰り返したり一時停止したりと視聴者のペースで学習できます。トレーナーに気を使うことなく学習できるので、より理解しやすくなるのです。
技能を持ったトレーナーが直接利用者に指導すれば、ニュアンスまで繊細に伝えることができます。しかしトレーナーのペースに合わせることが多く、利用者が理解できないまま進んでしまった・メモを取っている間に話に追いつけなくなった、ということも珍しくありません。動画マニュアルなら、そういった失敗を防げるのです。
視聴者のスマートフォンで再生できる
動画マニュアルなら紙を持ち歩く必要がなく、スマートフォンでいつでも再生できます。紙のマニュアルは分厚くなるほど携帯しにくいものですが、動画マニュアルなら何本制作しても重たくなりません。管理者が環境を整えれば、手順を確認したいときにすぐ動画マニュアルをチェックできます。
紙代や保管場所にかかるコストを削減できる
動画マニュアルにすれば、マニュアルの印刷用紙や保管場所といったコストを削減できます。視聴者がいくら増えても印刷の手間がなく、紙代も必要ありません。社外秘の紙マニュアルは破棄する際シュレッダー処理などが必要ですが、動画の場合は削除も簡単に行えます。
動画マニュアルのデメリット
動画形式のマニュアルは、更新に工数がかかり、視聴する環境も整えなくてはいけません。制作を始める前に動画マニュアルの運用方法をイメージして、後悔しないようにしましょう。
更新に工数がかかる
動画マニュアルは、紙よりも更新に手間がかかってしまいます。例えば自社システムのマニュアルの手順に変更があった場合、紙なら該当部分を修正すれば完了です。しかし動画マニュアルの場合、動画の撮影からやり直さなくてはいけません。マニュアルは更新が必要ですから、無理なく更新できるか検討しましょう。
インターネット環境やデバイスが必須
動画マニュアルは再生するデバイスや通信回線といった設備が必要で、紙媒体よりも視聴できる環境が限定されます。紙媒体のマニュアルは手に取ればいつでも見られるので、スマートフォンやPCが必要ありません。この点は紙媒体と比べた時のデメリットといえるでしょう。
参考：動画マニュアルは効果的？ 導入のメリット・デメリットを解説｜shouinブログ
動画マニュアルを使って成果を上げた事例
マニュアルを動画にすることで、多くの企業が成果を上げています。社内向け・社外向けそれぞれの成果を9つご紹介します。
社内向け動画マニュアルで入社1年以内の離職率が低下
運送業を行うある企業では、新入社員向けのマニュアル整備目的で動画化を行いました。その結果、研修期間が10日から7日に短縮され、さらに入社1年以内の離職率が目に見えて激減という効果を上げています。
温度管理など独自かつ厳密な手順が必要なこの企業では、かつてはトレーナーが現地で3人程度の規模で研修を行っていましたが、事業拡大に伴い物理的に実現できない状況となりました。手順は日々更新され、紙媒体のマニュアルは事業所への配布が追い付きません。
そこでリアルタイムで更新できる動画マニュアルに移行したところ、安心して働ける環境の整備が進み、早期退職の抑制につながったのです。教え方に個人差がなくなるため、研修危険の大幅短縮にもつながりました。
参考：新人スタッフの不安を解消し、早期離職率を改善！｜Teach me Biz 導入事例
動画マニュアルで店舗内OJTを活性化
ドーナツの製造販売を行うある企業では、動画マニュアルの導入で店舗オペレーションの品質向上に成功しました。さらに毎月動画で社長が挨拶することで、店舗が多い企業でも一体感を持つことに繋がっています。
店舗が点在するこの企業では、OJT機会が少ない点が課題でした。そこで動画マニュアルで自分の好きな時間に学習する環境を作ることで、トレーナー不在の状況でも自ら学べるようにしたのです。その結果店舗オペレーションの品質が上がり、お客様アンケートの結果も上がりました。今後はトレーニング動画に限らず、マネジメントなど活用範囲を広げることも検討しています。
参考：ClipLineで社内のスタンダードの共有を図る｜ClipLine 導入事例
社員研修を動画化してコスト削減
ドラッグストアチェーンを展開するある企業では、動画マニュアルによって遠隔教育体制の整備に成功しました。従業員が移動する必要がなくなるため、集合研修にかかるコスト削減も実現しています。
動画マニュアルがあれば集合研修の必要がなく、従業員の移動にかかるコストを削減できます。さらに密集環境を回避できるので、安全な教育環境の拡充が実現しました。紙媒体では伝わらないニュアンスを、動画で教育することで業務の均一化に成功しています。
参考：新型コロナウィルスの流行をきっかけに、約200の動画で新入社員研修を遠隔で実現｜ClipLine 導入事例
直感的な動画マニュアルで外国人スタッフ教育を強化
清掃サービスを運営するある企業では、外国人労働者向けのマニュアルを動画化することで、グローバルな労働環境の整備に貢献しています。
日本人の採用コストは年々上昇しており、それに伴い外国人労働者は増えています。しかし来日当初は、日本語に堪能ではない労働者も少なくありません。そこでマニュアルを動画にすることで、日本語の理解が不十分でも直感的に理解できます。教育に長けている人を撮影して動画化することで、言葉の壁を超えた教育に成功しています。
参考：ClipLineで外国人スタッフ教育を強化｜ClipLine 導入事例
1日費やしたマニュアル作りを1時間に短縮
顔料などの製造を行うある企業では、マニュアルを動画化することで1日かかっていたマニュアル作成を1時間にまで短縮できました。動画が簡単に見られることで手順書も活用され、ミスの削減に成功しています。
Office系ソフトでマニュアルを作成すると、表現や手順が人によって異なるため作成者が固定してしまいます。さらにISO取得のため、規定を満たした手順書の整備には多くの時間がかかる点が課題でした。そこで動画をマニュアル化することで作成側と視聴側両方の時間を削減し、大幅なコスト削減につながっています。
参考：1日仕事だった手順書作りが1時間に！ミスの発生も減少｜Teach me Biz 導入事例
マイペースで学べる動画で自己啓発の促進に成功
ある地方銀行では、若手行員向けにマニュアルの他に自己啓発コンテンツを動画で作成しています。動画化することで閲覧できる媒体が増え、利用率が上がりました。
動画化したコンテンツはスマートフォンやタブレットから閲覧できます。そのため、行員は通勤や休憩時間といった時間を活用し、マイペースで学べるのです。提供側はすでに作成した資料を簡単に掲載できたため、動画化する手間もさほどかかりません。従業員がマイペースで学べる環境を提供することで、スキルアップにつながっています。
参考：自己啓発に活躍！学びたいときに学べる環境へ｜Teach me Biz 導入事例
案内動画でよりイベントのイメージが伝わる
顧客向けのイベント告知は紙やメールで行う企業が多いですが、動画にすることでもっと会場の雰囲気が伝わります。過去に開催されたイベントの映像を使い案内動画を作成すれば、顧客はより詳細にイメージでき安心感が湧くのです。
「どんな雰囲気かわからなくて不安」「期待外れだったらどうしよう」という顧客の心配事を取り除くためにも、動画という媒体は大変効果的です。
参考：商品紹介・サービス紹介で動画を活用しよう！｜動画カンタン作り放題 メディア博士
製品の使い方動画で購入者の不安を解消
ヘアケア商品の製造販売を行うメーカーは、自宅で使う白髪染めの使い方を動画にしました。動画マニュアルを顧客向けの製品チュートリアルとして使うことで、「使い方がわからない」という顧客の悩みを解消しています。動画サイトにアップロードすることで、誰でも気軽に閲覧できるのです。
製品と動画をセットで提供することで、色の選び方やヘアカラー後のヘアケア方法など、製品にまつわる情報をさらに提供できます。結果として製品の価値が高まり、さらに製品の興味を引くことにつながるでしょう。
参考：ロレアル パリ エクセランス ヘアカラー 白髪染め｜L’Oréal Paris Japan YouTube
チュートリアルムービーで説明時間を大幅短縮
ウェルネス機器を扱うあるメーカーでは、自社クラウドサービスの登録方法を紹介するチュートリアルムービーを作成し、展示会で使用しました。展示会では時間差で複数の参加者に対応することになり、一人一人に対してなかなか細やかな説明ができません。
そこでクラウドサービスの登録手順やモバイルアプリとの連携方法を説明する動画で流してループ再生することで、説明にかかる時間を短縮しているのです。一度動画を作成してしまえば、他の展示会でも活用できます。
動画マニュアル制作を作る2つの方法
動画マニュアルを作る方法は、「自社で作る」「委託する」の2つに分かれます。
ある程度動画マニュアルを制作する技術があれば、内製化するほうがコストを抑えられます。しかし品質にこだわりたい、リソースが足りないなど、委託のほうが向いている場合もあるのです。
自社制作が向いているケース
以下のような場合は、社内で制作することをおすすめします。
- 社内に編集技術を持つ人がいる
- 品質よりもコスパを重視したい
昨今では多くの動画編集ソフトが開発されており、内製化する企業も増えています。スマートフォンで誰でも動画を撮影する時代ですから、一定の編集技術を持つ人ならツールを使ってスムーズに動画マニュアルを制作できるでしょう。
店舗システムの操作方法など社内向けの動画マニュアルなら、さほど画質にこだわる必要もありません。スマートフォンと動画編集ソフトがあれば、手軽に制作を開始できます。
動画編集ツールについては、ぜひ「ビジネス用の動画作成ツールの選び方とおすすめツール厳選51選」をご参考ください。
外注が向いているケース
以下のような場合は、外注がおすすめです。
- 社内のリソースが足りず自社制作が難しい
- 社内ではできないような高品質な動画マニュアルが必要
社内がすでに人手不足であったり、編集技術が全くない状態だったりするなら社内でなんとかしようとせず、外注したほうがいいでしょう。また顧客向けの製品デモ動画や入社案内など毎年使う動画マニュアルなどは、ある程度高い品質で制作したいものです。自信がない場合は、外注してプロ品質の動画マニュアルを制作したほうがいいでしょう。
外注の動画制作サービスについては、「おすすめの動画制作サービス7選｜低予算での制作からクオリティ重視まで」をご参考ください。
動画マニュアルの制作手順
動画マニュアルは、とりあえず撮影すればいいというものではありません。一般的には以下のような手順を踏んで制作することで、相手に伝わりやすい良質なマニュアル動画が制作できます。
- ターゲットを明らかにする
- 構成を企画する
- 動画マニュアルに必要な素材を揃える
- 具体的な流れをまとめた台本を作る
- 動画を撮影する
- ナレーションを入れる
- 撮影した動画を編集する
順番に解説していきます。
動画マニュアルにはさまざまな種類がありますが、今回は「店舗運営スタッフの教育マニュアル動画」を制作すると仮定して手順を解説します。
ターゲットを明らかにする
どんな動画マニュアルでも、「誰に向けたものか」を明確にしなくてはいけません。具体的なターゲットとしては、以下が挙げられます。
- 社内向けか社外向けか
- (社内向けの場合)新人かある程度社歴のある人か
- (社外向けの場合)自社サービスまたは商品を利用している顧客か見込み客か
店舗運営の動画マニュアルなら社内向けの動画であり、新人がターゲットとなります。
構成を企画する
ターゲットが決まったら、動画の構成を細かく決めていきます。例えば、店舗システムの操作方法を説明する動画マニュアルなら、以下のような構成を考えていきます。
- 何分程度の動画に仕上げるか
- 具体的に何の操作方法を紹介するか
- BGMや字幕、ナレーションは必要か
- いつどのタイミングで視聴してもらうか
店舗内システムの操作方法を説明する動画なら、以下のようになります。
- 動画は1本3分程度
- 店舗のPOSシステムでレジ打ちを行い、お客様から代金を頂く手順
- BGMを流し、字幕とナレーションもつける
- 新人が店舗でOJTを行う時に、自分のスマートフォンで視聴してもらう
動画マニュアルに必要な素材を揃える
構成を決めたら、動画マニュアルで必要な小道具やBGMといった素材を集めましょう。店舗内システムの操作方法を説明する動画マニュアルなら、以下が必要です。
- 撮影に使う機材(スマートフォン、ビデオカメラ、レフ版など)
- 動画編集ツール
- 説明したいシステム本体
- 操作する人
- BGMの音源
- ナレーター(ナレーションをつける場合)
まずは撮影に使う機材を準備する必要があります。画質にこだわるならビデオカメラが好ましいですが、高画質にこだわらないならスマートフォンでも問題ありません。撮影した動画は編集するので、専用の動画編集ツールも必要です。
具体的な流れをまとめた台本を作る
あらかじめ決定している構成を元に、どのような流れで動画を撮影していくかをまとめた台本を作ります。台本には、以下の内容を書いておきます。
- 動画で映すシーン(絵コンテ)
- シーンごとに説明したい内容、編集予定のナレーションや字幕、イラスト
動画にするシーンの絵コンテと伝えたい内容、追加予定のナレーションや字幕をシーンごとにまとめた台本は、その動画の設計図となります。台本を作成したら他の人にも見てもらい、客観的な視点でわかりやすいかチェックしてもらいましょう。
動画を撮影する
台本まで完成したら、いよいよ動画の撮影です。準備しておいたスマートフォンやビデオカメラなど撮影機材を準備しましょう。説明したいシステムを1人が操作して、別の人が撮影します。
社内で撮影する場合、背景が映り込んでも問題ない状態にしておくことがポイントです。可能なら、撮影専用の部屋を用意するのもいいでしょう。取り直しを避けるため、動画は手元のアップや全体のカットなど、さまざまな角度から撮影しておきます。
ナレーションを入れる
台本で準備した内容に沿って、ナレーションを録音します。ナレーションは必須ではありませんが、追加することでより伝わりやすい動画になります。急にシーンが変わる時や参考資料、図表を動画で紹介する場合など、一言ナレーションがあるだけでわかりやすさがアップします。
撮影した動画を編集する
最後に、撮影した動画を編集します。マニュアルで不要な部分はカットして長さを調整し、テキストやナレーション、イラスト、BGMを組み合わせて仕上げていきます。
特に社内システムの操作手順といった動画マニュアルは視聴者が飽きやすいので、なるべく簡潔にまとめるように意識します。編集が完成したら複数人で視聴して、ターゲットに伝わりやすい編集になっているか、視聴者目線でチェックすることがポイントです。
参考：動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは？動画のメリットも紹介！
動画マニュアル作成ソフト比較｜メリットや作成ポイント・おすすめサービス
社内マニュアルを動画で作成するメリットや事例、作り方まとめ
わかりやすい動画マニュアルを作る際のコツ
動画マニュアルを作成するからには、「わかりやすさ」にこだわりたいものです。わかりやすい動画マニュアルは、以下のようなコツがあります。
- BGMを使う
- 強調したい字幕はデザインを変える
- イラストはシンプルなデザインを使う
BGMを使う
動画マニュアルは無音を避け、BGMを使うようにしましょう。動画にリズムが生まれ、より視聴者を引き付ける効果があるためです。派手なBGMを使う必要はなく、映像を邪魔しないシンプルなBGMを選びます。
また、シーンが変わる時にBGMも変えてみましょう。そうすることで視聴者はストーリーを理解しやすくなり、動画の最後まで集中してくれます。重要なポイントや注意を促す場合は、ポイントで効果音を差し込む方法も効果的です。
強調したい字幕はデザインを変える
動画マニュアルで字幕をつける場合、特に強調したい部分はデザインを変えて目立つようにしましょう。文字を大きくしたりデザインを変えたりするだけで、視聴者に「大事なことなんだ」と伝えられます。文字を大きくする場合は、本来注目してほしい動画を邪魔しない程度にすることがポイントです。
イラストはシンプルなデザインを使う
動画マニュアルでイラストを使う場合は、直感的にわかるシンプルなものを選びましょう。モノクロにして色の情報をなくしたり、平面にしたりして極力イラストの情報を減らしておきます。
複雑なイラストを使うと視聴者は「このイラストはどういう意味だろう？」とそちらに注意が行ってしまうのです。細かいパーツで構成されていたりわかりにくかったりするイラストは理解するのに時間がかかり、本来動画で伝えたいことが伝わりません。
参考：わかりやすい動画マニュアルのコツ
複雑なトピックを動画で分かりやすく説明するには
動画マニュアルを作る際の注意点
最後に、担当者が動画マニュアルを作る時にありがちな注意点を2点ご紹介します。「頑張って作ったのにわかりにくくなった」という失敗を避けるためには、以下のポイントを押さえることが大事です。
- 1本の動画に情報を詰め込みすぎない
- 文字やナレーションは長くしない
順番に解説していきます。
1本の動画に情報を詰め込みすぎない
動画マニュアルでよくある失敗として、内容を詰め込みすぎることがあります。目まぐるしく動画が変わったりダラダラと長かったりする動画は視聴者が飽きてしまい、最後まで集中して視聴してもらえません。
例えば接客マニュアルの動画を作成する場合は、「レジの打ち方」「商品の陳列方法」「掃除の方法」などなるべく細かく区切って動画を制作しましょう。動画の長さの理想は1~2分程度で、どれだけ長くても5分程度にします。それ以上長くなる場合は前編と後編など分割して、分けて視聴できるようにしておきます。
文字やナレーションは長くしない
文字やナレーションで補足する時は、必要な言葉を厳選して長くならないようにします。あれもこれも伝えようとして盛り込みすぎると、雑然としたわかりにくい動画マニュアルになるためです。
一般的に、人が1秒間で理解できる文字は「4文字」といわれています。つまり1シーン5秒の動画なら、テキストは20文字以内となります。専門用語が多い場合は、さらに少ないテキストを意識します。用語の解説で1シーン使っても構いません。
参考：動画マニュアルの作成方法～メリットから作成時の注意まで～
まとめ
多くの企業で導入が進む動画マニュアルは、コスト削減や視聴者ペースで進められるといったメリットがあります。社内の教育目的以外にも、製品デモ営業活動など社外向けにも活用できます。
動画マニュアルの制作は紙と違って撮影や動画編集など新しい技術が必要であり、制作には準備が必要です。まずは今の時点で紙のマニュアルで困っていることを洗い出し、動画化することでどれだけ解決できるか考えてみましょう。動画マニュアルを制作する時は、ご紹介したような手順を踏み、1つの動画に詰め込みすぎないよう注意してください。
