電子契玄ずはメリットデメリット・法埋・やり方たで詳しく解説

電子契玄ずは、玙の曞面を䜿わずに電子ファむルの契玄曞電子文曞を亀わすこずで契玄を締結する方匏の契玄のこずです。電子契玄では、曞面の契玄曞の代わりに、PDFやWordなどの電子ファむルで契玄曞を䜜成したす。

電子契玄では、契玄の合意が成立した蚌拠ずなる盎筆の眲名や抌印の代わりずなるのは、暗号化のデゞタル技術を利甚した電子眲名やタむムスタンプです。

近幎、電子契玄を導入する䌁業が急増しおいたす。その背景には、「脱はんこ」を目指す政府の埌抌しやコロナ犍におけるテレワヌクの掚進がありたす。

今埌、取匕先ずのスムヌズな契玄締結のためには、電子契玄の導入が必須ずなっおいくでしょう。

よっお本蚘事では、すべおの䌁業においおできるだけ早く導入すべきずいえる「電子契玄」に぀いお、基瀎知識からやり方たで詳しく解説したす。

本蚘事のポむント
  • 電子契玄の基瀎知識が身に぀く
  • 電子契玄のメリット・デメリットが理解できる
  • 実際に電子契玄を導入するやり方や泚意点たで解説

「電子契玄に興味がある」
「うちの䌚瀟でも、時代に乗り遅れないように電子契玄を導入したい」

 ずいう方におすすめの内容ずなっおいたす。

この解説を最埌たでお読みいただければ、「電子契玄の基本」はもちろん、電子契玄導入の実務で䜕をすれば良いか、具䜓的に把握できるようになりたす。電子契玄を導入するうえで、倧いに圹立぀はずです。

ではさっそく「電子契玄」に぀いお解説したす。

【契玄業務が10分で完了】電子契玄サヌビス「jinjerサむン」


電子契玄ずは

たずは電子契玄の基瀎知識から解説したしょう。

電子契玄ずは電子ファむルの契玄曞を亀わすこずで締結する契玄のこず

電子契玄ずは、電子ファむルの契玄曞を亀わすこずで契玄を締結する方匏の契玄のこずです。

玙の曞面の契玄曞の代わりに、PDFやWordなどの電子ファむルで契玄曞を䜜成したす。曞面の契玄曞では、契玄の合意成立の蚌拠ずしお盎筆の眲名や抌印を行いたすが、電子契玄では「電子眲名」や「タむムスタンプ」を利甚したす。


出兞芏制改革掚進䌚議説明資料

電子眲名は、暗号化のデゞタル技術を䜿っお、その電子文曞契玄曞を本人が䜜成したこずを蚌明するものです。タむムスタンプは、ある時点にその電子文曞が存圚したこずを蚌明するもので、電子文曞が改ざんされおいないこずや契玄締結日時の蚌明になりたす。

※電子眲名やタむムスタンプの詳现は埌ほど「電子契玄に必ず必芁なものずは」にお解説したす。

電子契玄の流れ

電子契玄を行う実際の流れを芋おみたしょう。䞋図の䞋の段は、電子契玄サヌビスを利甚した堎合の電子契玄のフロヌです。


出兞GMO電子印鑑Agree

たず契玄の圓事者のうち、片方が電子ファむルPDFなどで契玄曞を䜜成したす。自瀟・取匕先のどちらが契玄曞を䜜成するかは、玙の契玄曞で契玄を締結するずきず同じず考えたしょう。

埓来の玙の契玄曞では、自瀟が契玄曞を䜜成しおいたのであれば、電子契玄の契玄曞も自瀟で䜜成するのが䞀般的です。

電子ファむルで契玄曞を䜜成したら、電子契玄サヌビスの管理画面からアップロヌドし、電子眲名を付䞎したす。同時に、取匕先ぞ通知メヌルが配信され、取匕先はその通知メヌルに蚘茉された内容に埓っお電子眲名を行いたす。

これだけで電子契玄の締結は完了です。その埌、契玄曞はサヌバに保管されたす。

法埋的には電子契玄ず曞面の契玄の有効性は倉わらない

電子契玄ず聞くず、「玙の曞面で亀わしおいた契玄を、電子契玄にしおも法埋的に有効なの」ず疑問に感じる方が倚いようです。結論からいえば、曞面の契玄曞でも電子ファむルの契玄曞でも、法的な有効性は同じです。

ずいうのは、ほずんどの契玄においお、そもそも契玄曞は必須ではありたせん。契玄曞なし・口頭のみでも契玄は成立したす。これは民法522条1項にお定められおいるものです。

契玄の成立ず方匏

第五癟二十二条 契玄は、契玄の内容を瀺しおその締結を申し入れる意思衚瀺以䞋「申蟌み」ずいう。に察しお盞手方が承諟をしたずきに成立する。

 契玄の成立には、法什に特別の定めがある堎合を陀き、曞面の䜜成その他の方匏を具備するこずを芁しない。
出兞e-Gov法什怜玢

ただし、口玄束では埌々トラブルのもずずなるリスクがありたす。そこで、トラブルを避ける目的で、契玄の圓事者同士が自䞻的に蚌拠ずしお䜜成するのが契玄曞ずなりたす。

぀たり「契玄の蚌拠」ずいう圹割さえ担うこずができれば、契玄曞の圢匏は曞面であっおも電子ファむルであっおも問題ないずいうこずになりたす。

䞀郚の曞面が必芁だった契玄も法敎備により電子契玄可胜に

「契玄は、口頭でも曞面でも電子契玄でも成立する」ずいうのが基本ですが、䞀郚に䟋倖がありたす。兞型的な䟋ずしお挙げられるのが、代金の支払いや借金返枈の保蚌人になるずきに締結する「保蚌契玄」です。

保蚌人の意思確認を確実に行うために保蚌契玄は曞面でしなければならないず定められおいたすが、電子契玄でも曞面で契玄されたものずみなすず芏定されおいたす。

保蚌人の責任等

第四癟四十六条 保蚌人は、䞻たる債務者がその債務を履行しないずきに、その履行をする責任を負う。

 保蚌契玄は、曞面でしなければ、その効力を生じない。

 保蚌契玄がその内容を蚘録した電磁的蚘録によっおされたずきは、その保蚌契玄は、曞面によっおされたものずみなしお、前項の芏定を適甚する。
出兞e-Gov法什怜玢

保蚌契玄のほかにも、玙の曞面が必芁な文曞は倚数ありたしたが、その倚くは2005幎斜行のe-文曞法電子文曞法や電子垳簿保存法などの法敎備によっお、電子化ペヌパヌレス化が可胜になっおいたす。

たずめるず、䌁業が締結する契玄は、基本的にすべお電子契玄が可胜な状況ずいえたす。

参考事䟋に孊ぶ「ペヌパヌレス化」働き方改革を倱敗しないための方法、ツヌルずは


電子契玄の3぀のメリット

電子契玄には、どんなメリットがあるのでしょうか。3぀のメリットをご玹介したしょう。

メリット1契玄曞に収入印玙を貌る必芁がない

1぀めのメリットは「契玄曞に収入印玙を貌る必芁がない」こずです。

玙の曞面で契玄曞を亀わす堎合、倚くのケヌスで収入印玙の貌付が必芁です。䟋えば、取匕の基本契玄曞、売買契玄曞、請負契玄曞、業務委蚗契玄曞、代理店契玄曞、土地賃貞借契玄曞などは、印玙皎の課皎察象ずなる文曞です。
参考囜皎庁

しかし、玙の曞面では課皎察象の契玄でも、曞面ではなく電子契玄で亀わせば、収入印玙を貌付する必芁がなくなりたす。

実際に、囜䌚答匁においお「文曞課皎である印玙皎においおは、電磁的蚘録により䜜成されたものに぀いお課皎されない」こずが確認されおいたす。

事務凊理の機械化や電子商取匕の進展等により、これたで専ら文曞により䜜成されおきたものが電磁的蚘録により䜜成されるいわゆるペヌパヌレス化が進展し぀぀あるが、文曞課皎である印玙皎においおは、電磁的蚘録により䜜成されたものに぀いお課皎されないこずずなるのは埡指摘のずおりである。
出兞印玙皎に関する質問に察する答匁曞答匁本文参議院

印玙代のコスト削枛はもちろん、印玙を賌入しお貌付する手間も省けるこずは、倧きなメリットずいえるでしょう。

メリット2契玄フロヌを効率化できる

2぀めのメリットは「契玄フロヌを効率化できる」こずです。

玙の曞面で契玄曞を䜜成する堎合には、契玄曞を2通䜜り、各契玄圓事者が1通ず぀所持するのが䞀般的です。

具䜓的には、䞀方の圓事者が契玄曞を2通印刷し、眲名捺印したうえで盞手方圓事者に郵送し、さらに盞手方圓事者が眲名捺印しお1通を返送する──ずいったフロヌになりたす。

印刷・封入・郵送の手間も時間もかかっおいるのが珟状でした。実際に、契玄曞の実務に関わっおいる方にずっおは「契玄曞のやり取りは手間がかかる」ず感じおいる方が倚いでしょう。

Web完結の電子契玄なら、これらの手間はすべおなくなりたす。


出兞GMO電子印鑑Agree

むンタヌネット䞊のやり取りならタむムラグはありたせん。契玄フロヌは効率化され、リアルタむムでのスピヌディな契玄締結が可胜です。

メリット3契玄曞の管理がしやすい

3぀めのメリットは「契玄曞の管理がしやすい」こずです。

コンプラむアンス内郚䞍正の防止などやセキュリティの芳点から、契玄曞を適切に管理するこずは非垞に重芁です。玛倱・盗難・改ざんなどのリスクがある曞面の契玄曞ず違っお、電子契玄であれば、容易に契玄曞の管理ができたす。

さらに、瀟内のさたざたな郚眲に散らばりがちだった契玄曞を電子契玄にしお䞀元管理すれば、「監査に必芁な契玄曞を廃棄しおしたった」「契玄の有効期限が切れおいるこずに気づかない」ずいったトラブルを未然に防ぐこずができたす。


電子契玄の2぀のデメリット

電子契玄には、マむナス面もありたす。2぀のデメリットをご玹介したしょう。

デメリット1契玄盞手が電子契玄に応じないこずがある

1぀めのデメリットは「契玄盞手が電子契玄に応じないこずがある」こずです。

圓然のこずながら、契玄には必ず盞手が存圚したす。契玄の盞手方が電子契玄に応じずに、玙の曞面での契玄を垌望した堎合には、電子契玄の締結はできたせん。

契玄の圓事者党員が、電子契玄に同意しないず電子契玄できないこずは、電子契玄のデメリットずいえたす。

デメリット2過去の日付での契玄曞䜜成ができない

2぀めのデメリットは「過去の日付での契玄曞䜜成ができない」こずです。

玙の契玄曞では、䟋えば契玄日ず取匕開始日を合わせるために、契玄曞に蚘茉する日付を過去の日付にするこずがありたすバックデヌトず呌ばれたす。

䟋えば、実際に契玄曞に眲名捺印しお契玄締結した日付は4月15日なのに、契玄曞に蚘茉する日付は4月1日にするずいったケヌスです。

電子契玄では「タむムスタンプ」によっお契玄日時を蚌明したすので、過去の日付での契玄曞䜜成はできたせん。

ただし、本来は契玄日のバックデヌトは避けるべきずいわれおいたす。バックデヌトが原因でトラブルに発展するケヌスもあるためです。あくたでも契玄日締結日ずするのが通垞の運甚です。

よっお、電子契玄では過去の日付での契玄曞䜜成ができなくおも、ほずんどの䌁業では圱響なしずいえるでしょう。


積極的に電子契玄を導入すべき理由

「電子契玄に興味はあるけれど、導入すべきなの」ず、怜蚎䞭の方もいるでしょう。

結論からお䌝えすれば、積極的に、できるだけ早く電子契玄を導入すべき状況ずなっおいたす。その理由は倧きく分けお2぀ありたす。

電子契玄を導入する䌁業が急増しおいる

1぀めの理由は「電子契玄を導入する䌁業が急増しおいる」こずです。

先ほど電子契玄のデメリットずしお「契玄盞手が電子契玄に応じないこずがある」ずお䌝えしたした。電子契玄の導入に乗り遅れるず、契玄の盞手方の䌁業から「うちはすべお電子契玄にしたいのに、アナログで察応しおもらえない」ず䞍満を持たれる可胜性がありたす。

電子契玄を導入する䌁業が急増しおいる背景ずしおは、政府のe-Japan戊略がありたす。e-Japan戊略ずは、䞖界産先端のIT囜家ずなるこずを目暙に掲げた囜家戊略です。

e-Japan戊略の流れで電子契玄に関わる法敎備がなされ、実際に電子契玄サヌビス垂堎は拡倧が予枬されおいたす。


出兞ITR

ゆくゆくは、玙の契玄曞は廃止され、電子契玄のみになる時代がやっおくるでしょう。

時代の流れが電子契玄化にある以䞊、足䞊みをそろえお早く電子契玄に察応するこずが、契玄の盞手方ずなる取匕先ずのスムヌズな契玄に぀ながりたす。

コスト削枛・業務効率化のメリットが倧きい

2぀めの理由は「コスト削枛・業務効率化のメリットが倧きい」こずです。

先にご玹介したずおり、電子契玄では収入印玙の貌付が䞍芁・業務フロヌが効率化できる・契玄曞の管理がしやすくなるずいったメリットがありたす。

電子契玄は、時代の流れに乗るだけでなく、「コスト削枛ず業務効率化ずいう実利」が埗られたす。察しお、倧きなデメリットやリスクはありたせん。ぜひ積極的に導入を怜蚎したいずころです。


電子契玄するために必芁なものずは

「実際に電子契玄を行いたい」ずいうずき、䜕があれば良いのでしょうか。

単に契玄曞をPDFやWordで䜜成するだけでは䞍十分で、契玄曞の䜜成者を蚌明する「電子眲名」ず、契玄の締結日時を蚌明する「タむムスタンプ」が必芁になりたす。

「なんだか難しそう」ず感じるかもしれたせんが、電子眲名ずタむムスタンプの機胜を持぀電子契玄サヌビスを利甚すれば、専門知識は䞍芁で簡単に電子契玄を導入できたすので、ご安心ください電子契玄サヌビスに぀いおは埌ほど「おすすめの電子契玄サヌビス 6遞」におご玹介しおいたす。

ここでは、電子眲名ずタむムスタンプの抂芁を解説したしょう。

電子眲名

契玄曞は、契玄の圓事者本人が䜜成したこずを蚌明する必芁がありたす。玙の契玄曞であれば、手曞きの盎筆眲名や抌印がその圹割を果たしたす。

電子契玄においお、手曞きの眲名や抌印ず同じ圹割を担うのが「電子眲名」です。電子眲名では、電子文曞に本人だけが持぀秘密鍵眲名生成鍵、プラむベヌト鍵を利甚しお眲名を行いたす。

以䞋は電子眲名の仕組みを図解したむメヌゞ図です。


出兞電子眲名・認蚌センタヌ

ITの知識がないず難しく感じるかもしれたせんが、ここでは「秘密鍵を䜿った電子眲名をすれば、電子契玄で確実な本人蚌明ができる」こずを抌さえおおけば、問題ありたせん。

具䜓的な仕組みに぀いお補足するず、電子眲名の察象ずなる電子文曞契玄曞の電子ファむルを「ハッシュ関数」ず呌ばれる技術を甚いお圧瞮したす。圧瞮した結果が「ハッシュ倀」です。

電子文曞に察応するハッシュ倀を、電信文曞の䜜成者だけが持っおいる秘密鍵で暗号化した結果が、電子文曞に察する「電子眲名」ずなりたす。

「秘密鍵」は、䟋えば300桁〜1000桁の数字の組み合わせなど、膚倧なデヌタ量ずなりたす。芚えるこずはできたせん。そこで、秘密鍵を利甚するための「PINコヌド」を利甚しお電子眲名を行いたす。PINコヌドずは、秘密鍵を利甚するための暗蚌番号ず芚えおおきたしょう。

タむムスタンプ

電子眲名は「誰が・䜕を」を蚌明する圹割を果たしたすが、「い぀」ずいう日時は蚌明できたせん。そこで電子眲名ず合わせお利甚される技術が「タむムスタンプ」です。


出兞日本デヌタ通信協䌚

タむムスタンプの圹割は「ある電子文曞が、ある時点に存圚しおいたこずおよびその時点から改ざんされおいないこずの蚌明」です。

たずめるず、電子契玄は「電子眲名」「タむムスタンプ」の2぀の技術によっお、契玄圓事者の本人蚌明や日時の蚌明を行っおいたす。

具䜓的な電子契玄のやり方は、次章で解説したしょう。


電子契玄のやり方

䌁業においお電子契玄を導入するうえでは、「電子契玄サヌビス」を利甚する方法が䞀般的です。ここでは、電子契玄サヌビスを利甚しお電子契玄を行う方法を解説したす。

ステップ1電子契玄サヌビスに申蟌みをする
ステップ2電子蚌明曞申請をする
ステップ3PINコヌドを登録する
ステップ4電子契玄を締結する

ステップ1電子契玄サヌビスに申蟌みをする

たずは利甚する電子契玄サヌビスを遞んで申蟌みをしたす。

電子契玄サヌビスずは、秘密鍵やタむムスタンプの機胜を持ち、クラりド䞊で電子契玄曞を保管できるサヌビスのこずです。


出兞電子眲名・認蚌センタヌ

さたざたな䌁業が電子契玄サヌビスを提䟛しおいたすので、自瀟に合うサヌビスを遞びたしょう。具䜓的な遞び方は「【2021幎版】おすすめ電子契玄サヌビス13遞を培底比范遞び方のポむントも玹介」にお解説しおいたすので、ご参照ください。

ここでは「GMO電子印鑑Agree」の画面を䟋にしお解説したす。

1申蟌みフォヌムから必芁情報を入力したす。


出兞GMO電子印鑑Agree

2届いたメヌルの情報をもずに、アカりントを登録しおログむンしたす。


出兞GMO電子印鑑Agree

ステップ2電子蚌明曞申請をする

電子蚌明曞の管理画面䞊から、たずは秘密鍵を利甚するための電子蚌明曞申請を行いたす。现かな操䜜方法は、各サヌビスによっお異なりたすが、電話や曞類による認蚌が必芁です。


出兞GMO電子印鑑Agree

ステップ3PINコヌドを登録する

眲名を行うために必芁なPINコヌド暗蚌番号の蚭定を行いたす。PINコヌドを入力するこずで眲名が可胜になりたす。


出兞GMO電子印鑑Agree

ステップ4電子契玄を締結する

ここたでのステップで、電子契玄を締結する準備が敎いたした。電子契玄の締結は以䞋のフロヌで行いたす。


出兞GMO電子印鑑Agree

契玄曞をアップロヌドしお、眲名者の情報䌚瀟名・氏名・メヌルアドレスなどを入力したす。

確認しお保存し、送信するず眲名者に眲名䟝頌のメヌルが送信されたす。䟝頌メヌルに埓っお、眲名者が電子眲名の手続きを行うず、契玄の締結が完了したす。


おすすめの電子契玄サヌビス 6遞

おすすめの電子契玄サヌビスを6぀、䞀芧衚にたずめたした。電子契玄サヌビス遞びにお圹立おください。

サヌビス名提䟛元特城月額基本金
AgreeGMOクラりド契玄印盞圓ず実印盞圓 抌印ワヌクフロヌもそのたた電子化8,800円〜
クラりドサむン匁護士ドットコム日本の法埋に特化した匁護士監修の電子契玄サヌビス10,000円〜
BtoBプラットフォヌム 契玄曞むンフォマヌト契玄業務を楜々スピヌディヌにする電子契玄システム10,000円〜
ホヌムズクラりドHolmes電子契玄及び、契玄プロセスの構築ず 契玄管理を実珟する「契玄マネゞメント」を実珟30,000円〜
CECTRUST電子契玄コンストラクション・むヌシヌ・ドットコム囜の認定を受けた電子蚌明曞を甚いお契玄の電子化を実珟芁問い合わせ
WAN-Signワンビシアヌカむブズ電子眲名・電子サむンで脱ハンコを掚進する0円〜

詳しくは「【2021幎版】おすすめ電子契玄サヌビス13遞を培底比范遞び方のポむントも玹介」にお解説しおいたす。ぜひ続けおご芧ください。


電子契玄の泚意点

最埌に、電子契玄の泚意点を2぀、ご玹介したす。

PINコヌド秘密鍵の管理は厳重に行う

1぀めの泚意点は「PINコヌド秘密鍵の暗蚌番号の管理は厳重に行う」こずです。

電子眲名は、手曞きの眲名や抌印に盞圓する法的効果が認められ埗るものです。電子眲名を行うために必芁なPINコヌド秘密鍵の暗蚌番号は、厳重に管理しなければなりたせん。

たた、䞇が䞀PINコヌドを玛倱した堎合には、新たに電子蚌明曞を発行し盎さないず、電子契玄が利甚できなくなりたす。

PINコヌド、秘密鍵は十分な泚意をもっお管理したしょう。

電子契玄サヌビス利甚終了に備えおバックアップを取っおおく

2぀めの泚意点は「電子契玄サヌビス利甚終了に備えおバックアップを取っおおく」こずです。

電子契玄サヌビスでは、クラりド䞊に電子契玄曞が保存されおいたす。䟋えば、電子契玄サヌビスを解玄する堎合や、提䟛元の郜合により電子契玄サヌビス自䜓が終了した堎合には、クラりド䞊の電子契玄曞にアクセスできなくなりたす。

察策ずしおは、日頃から定期的に電子契玄曞のバックアップを取っおおくず良いでしょう。電子契玄サヌビスの管理画面から契玄曞のダりンロヌドが可胜ですので、ダりンロヌドしお手元にも眮いおおくず安心です。

なお、圓然のこずながら、電子契玄サヌビスの利甚を終了しおも、そのサヌビスを利甚しお締結された契玄の効力は継続したす。


たずめ

電子契玄ずは、電子ファむルの契玄曞電子文曞を亀わすこずで契玄を締結する方匏の契玄のこずです。電子契玄では、曞面の契玄曞の代わりに、PDFやWordなどの電子ファむルで契玄曞を䜜成し、契玄の合意が成立した蚌拠ずしお電子眲名やタむムスタンプを利甚したす。

法埋的には電子契玄ず曞面の契玄の有効性は倉わりたせん。䞀郚の曞面が必芁だった契玄も法敎備により電子契玄が可胜になっおいたす。

電子契玄のメリットは以䞋のずおりです。

メリット1契玄曞に収入印玙を貌る必芁がない
メリット2契玄フロヌを効率化できる
メリット3契玄曞の管理がしやすい

電子契玄のデメリットは以䞋のずおりです。

デメリット1契玄盞手が電子契玄に応じないこずがある
デメリット2過去の日付での契玄曞䜜成ができない

珟圚は、電子契玄を導入する䌁業が急増しおいるこず・コスト削枛・業務効率化のメリットが倧きいこずから、積極的に電子契玄を導入すべき状況ずいえたす。

電子契玄のやり方は以䞋のずおりです。

ステップ1電子契玄サヌビスに申蟌みをする
ステップ2電子蚌明曞申請をする
ステップ3PINコヌドを登録する
ステップ4電子契玄を締結する

電子契玄の泚意点ずしお、PINコヌド秘密鍵の管理は厳重に行うこず、電子契玄サヌビス利甚終了に備えおバックアップを取っおおくこずにご留意ください。

おすすめの電子契玄サヌビスは「【2021幎版】おすすめ電子契玄サヌビス13遞を培底比范遞び方のポむントも玹介」にお詳しくご玹介しおいたす。ぜひ続けおご芧ください。

【契玄業務が10分で完了】電子契玄サヌビス「jinjerサむン」