テレワークの推進に不可欠な「ペーパーレス化」とは?導入フローと失敗しないための2つのコツ

ペーパーレス化とは書類を電子化する取り組みのことを指します。

この記事を読んでいる方の中には、ペーパーレス化を正しく理解できておらず、自社でもペーパーレス化に取り組むべきか判断がつかないという方も多いのではないでしょうか。

ペーパーレス化は紙や印刷にかかるコスト削減が主な目的でしたが、近年ではテレワーク環境を整備するうえでも注目が集まっています。

Withコロナの現代に適応するためにテレワークの導入を検討している企業も増えてきていますが、そのためにはまず社内のペーパーレス化が欠かせません。

そこで、ペーパーレス化のメリット・デメリットから導入事例、導入方法についてまとめました。導入のポイントとコツ、必要なシステムなども紹介していますので、ペーパーレス化を成功させたいと考えている企業の方はぜひ参考にしてください。

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「ペーパーレス化」とは書類を電子化し、紙資源を節減すること

ペーパーレス化とは、オフィスで使う文書を電子化し、パソコンやモバイル機器などの端末から参照するようにすることで、紙の使用量を減らすことです。

パソコンやモバイル機器から参照できるようになることから、近年は在宅勤務やテレワークなどの新しいワークスタイルを実現する方法のひとつとしても注目を集めています。


ペーパーレス化のメリット・デメリット

ペーパーレス化には、効率や生産性を上げ、書類の印刷や保管にかかるコストやリスクを減らすというメリットがあります。同時に、導入コストがかかる、社員のITリテラシー教育が必要などのデメリットもあります。

導入判断は、メリット・デメリットを理解したうえで進めましょう。

ペーパーレス化の4つのメリット

1.オフィス以外の場所からでも書類を参照することができる

自宅、サテライトオフィス、出張先などオフィス以外の場所からでもインターネットを使って簡単に書類を参照することができます。その結果、テレワークや在宅勤務でも、オフィスにいるのと同じように仕事を進めることができるようになります。

2.業務効率化を実現できる

書類の回覧や情報共有がより容易になります。出先からでも必要な申請、決裁をスムーズにすることができるようになり、会社全体の手続きをより容易に、効率的に進めることもできます。

また、文書の検索効率も向上します。紙の文書の場合、文書を探すにはまず保管キャビネットを開けてひとつひとつ確認しなければいけません。ペーパーレス化された場合は、保管サーバーにアクセスし、検索するだけで簡単に見つけることができます。早ければ1分程度で見つけることもできるので、効率的に書類を探し、業務を行うことができます。

3.書類の作成・管理にかかるコストを削減できる

書類の作成・管理にかかるコストを削減できます。印刷する文書の数を減らすとオフィス内のプリンターの数も減らせるため、プリンターの維持管理費の削減にもつながります。

具体的な金額を挙げると、ある金融機関ではペーパーレス化に取り組んだことで印刷コストを1億円、ある自治体では300万円削減することに成功したという例があります。

4.より安全に管理できるようになる

書類のセキュリティも向上します。ペーパーレス化すると、システムによっては、文書ごとにアクセス制限をかける、閲覧者を制限する、閲覧時にはパスワード必須にするなどのセキュリティ対策ができるようになるからです。

また、バックアップを作っておけば、書類の紛失・盗難・毀損のリスクも軽減することができます。

ペーパーレス化の4つのデメリット

1.導入コストがかかる

ペーパーレス化するには、新たに文書管理システムなどを導入し、今ある紙の文書をスキャンして電子化しなければいけません。場合によっては、社員に業務用の情報端末(タブレットやスマートフォン、ノートパソコンなど)を支給する必要もあるでしょう。

文書管理システムの場合は、システムによりますが、だいたい1ユーザーあたり月額500円以上かかると考えておくといいでしょう。社員が100人いれば、利用料だけで毎月50,000円以上はかかることになります。情報端末を購入し支給するのであれば、さらにひとりあたり数万円かかる上、毎月の通信料金も必要です。

この問題は、予算に合わせて段階的にペーパーレス化を導入することである程度解決できます。また、情報端末については、業務用のものを支給するのではなく社員の端末を業務にも利用してもらうことでコストを抑えることができます。

2.社員のIT教育が必要

ペーパーレス化に必要なシステムを導入する際には、社員にシステムの使い方をレクチャーする必要があります。さらに、各自の情報端末の管理やセキュリティについてなどのITリテラシーを高める研修を行わなければいけません。

また、年代によってはIT化に対する心理的な抵抗を持つ人もいるでしょう。IT化には抵抗はなくとも、重要な書類を電子化することに不安を感じるという人もいるかもしれません。こういった苦手意識や不安感を解消する説明や研修も必要です。

現在はスマートフォンなどの情報機器の普及率はすでに50代でも85.6%に達しています。基本的な操作についてはあまり問題なく慣れるであろうことが予想されます。端末や情報の取り扱い方などのセキュリティに関するレクチャーを中心に行うようにすれば、社員も安心してペーパーレス化に取り組めるでしょう。

参考:総務省『令和元年通信利用動向調査』

3.システム障害・通信障害のリスク対応

電子データはシステム障害に弱いというデメリットがあります。万一のシステム障害に備えてバックアップをきちんと取っておく、信頼性が高いシステムを選ぶなどの対策を取る必要があります。

また、通信障害が起きるとそもそも文書の参照自体ができなくなってしまいます。万一通信障害が起きた場合はどうするかも考え、備えておかなければいけません。特に大事な書類は紙でも保管しておく、通信障害が起きた際の対応をマニュアル化しておくなどの対策を取っておきましょう。

4.メモが取りにくい

紙であれば簡単に、メモ書きや書き込みができます。しかし、電子化されるとメモ書きは難しくなります。場合によっては、pdfファイルにスタイラスペンなどで自由に書き込みができるアプリの導入なども考える必要があるでしょう。


ペーパーレス化の成功事例とは?

続いて、実際にペーパーレス化に成功し、コストを削減した例を3つ紹介します。いずれも、会議の資料や共有資料をペーパーレス化して紙代・印刷代を削減することができた例です。

ペーパーレス化で紙・トナー代を約14万円削減した青森県弘前市の事例

青森県弘前市では、平成26年にペーパーレス化を進めることを目的としてペーパーレス会議システムを導入しました。その結果、紙代やトナー代を約14万円削減することに成功しました。さらに、会議前に資料を印刷・製本・配布していた手間もなくすことができ、職員の残業時間も減りました。

ペーパーレス化会議は、当初は月2回の幹部会議から導入されました。しかしその後、情報共有やプレゼンにもペーパーレス化会議システムの活用が進んでいます。

参考:ペーパーレス化導入事例【自治体】 ペーパーレス会議Meta Moji Share for business

印刷コストを20%削減した株式会社極楽湯の事例

複数のレジャー施設を経営する株式会社極楽湯では、以前は各店舗間の情報共有の機会は月1回の会議だけでした。そこで社内向けグループウェアを導入し、情報共有をリアルタイムで行うようにしました。その結果、複数店舗間で共通キャンペーンを行うことなども増え、印刷会社への発注も一元化できるようになりました。最終的にチラシや案内状などの印刷コストを20%削減することができました。

さらに、ワークフローシステムも導入し、決裁者が出張していても滞りなく決裁ができるようにしました。その結果、設備更新などに関わる稟議・申請もスムーズに通るようになりました。

参考:Cybozu 導入事例のご案内

年間約4万枚の紙を削減。出張コストも減らすことができたアサヒグループホールディングス株式会社の事例

アサヒグループホールディングス株式会社は、省資源・情報漏えいリスク軽減のためペーパーレス会議システムを導入し、会議の資料をペーパーレス化しました。結果、年間約4万枚の紙代や役員の出張旅費を削減することができました。さらに、会議の準備や後片付けにかかる負担も約50%軽減できました。

タブレット端末があれば、出先や交通機関の中、場合によっては自宅からでもすぐに資料や数字が確認できると、管理職にも好評です。海外拠点との会議もスムーズにでき、会議そのものも活性化しています。

参考:NEC 事例紹介 アサヒグループホールディングス株式会社様


ペーパーレス化を進める3つのステップ

ペーパーレス化を進めるには、現在何にどれだけ紙を使っているかを洗い出し、ペーパーレス化できるかどうか仕分け、できるところから始めるという3つのステップが必要です。それぞれのステップについてまとめました。

ステップ1:何にどれだけ紙を使っているかを洗い出す

最初に、今の紙の使用状態を確認します。報告書、稟議書、申請書、契約書、請求書やタイムカードなど、紙を使っている文書をすべてリストアップしてください。

ステップ2:文書を見直して、ペーパーレス化できるものとできないものを分ける

文書を洗い出したら、その文書が本当に必要かどうか、必要な場合はペーパーレス化できるかどうかを分けていきます。従業員(現場)の意見を聞くと、仕分けしやすいです。

文書の見直し方は、以下の2点です。

  1. その文書は必要か?→不要な場合は廃止、必要な場合は2へ
  2. その文書はペーパーレス化できるか?→可能な場合はペーパーレス化、不可能な場合は紙のまま

一般的に、稟議や申請書、会議の資料、業務マニュアルなどの社内向け文書はペーパーレス化しやすいものが多いです。一方、社外向けの契約書や請求書などは電子化しにくい、できないケースもあります。

ステップ3:目的に適したシステム・ツールの導入

ペーパーレス化する文書を決めたら、それに合ったサービスを導入します。

たとえば、稟議や申請書などをペーパーレス化するのであればワークフローサービスを導入しましょう。意思決定のスピードがグンと速くなります。

仕事の報告書などをペーパーレス化していくのであれば、文書共有サービスを導入して社員間で共有することから始めていくといいでしょう。

タイムカードなど勤怠管理関連の書類をペーパーレス化するのであれば、クラウド勤怠管理システムを導入しましょう。


ペーパーレス化成功のためのコツは、全社に意義を理解してもらうこと

ペーパーレス化を成功させるコツは、全社一丸となった取り組みです。そこで、経営者と従業員それぞれに対してきちんと意義やメリットを説明し、理解してもらいましょう。

1.経営者層にはコストや生産性向上などのメリットを訴える

経営者・役員層にペーパーレス化について説明し、意義を理解してもらいます。

「コスト削減につながる」「業務効率化や生産性向上」「在宅勤務などの新しい働き方にも対応できる」など、ペーパーレス化のメリットを必ず説明してください。

削減できるコスト、ペーパーレス化に必要なコスト、成功事例なども提示できると、説得力が増します。

2.従業員には利便性や効率などのメリットを訴え、意見を吸い上げる

従業員にもペーパーレス化の意義や理由を説明しておきます。新しいシステムを導入して運用する場合は、従業員の間に不安や不満が出てきがちです。一方的に説明するだけでなく、意見を吸い上げて、その不安や不満を解消できるような取り組みもしておくことが必要です


ペーパーレス化で注意すべきポイントは、急いで進めないこと

ペーパーレス化には、じっくり時間をかけることが必要です。従業員がスムーズに使いこなせるよう、ITリテラシー教育に対する教育も同時に行いながら、長期的な計画のもとに取り組むといいでしょう。

従業員のITリテラシーに対する配慮を忘れない

端末の紛失・盗難リスクや情報漏えいリスクに対応するには、従業員のITリテラシー教育が欠かせません。ITリテラシーに対する研修・教育を行い、そのレベルに合わせてペーパーレス化を進めていきましょう。

現場の意見を聞きながら、少しずつペーパーレス化を実現する

急激な変化は現場の従業員にストレスをかけます。このストレスを軽減するためには、現場の意見を聞きながら、少しずつペーパーレス化を進めていくのもポイントのひとつです。

まずは小さなことからペーパーレス化を始め、そこから現場のフィードバックをもらい改善し、ペーパーレス化の範囲を広げる。このPDCAを回しながら、じっくり社内全体のペーパーレス化に取り組んでいきましょう。


ペーパーレス化に必要なシステム

ペーパーレス化を実現するには、ワークフローシステムや文書共有サービスなど、いくつかのシステムを導入する必要があります。その中から絶対に必要なもの、できれば導入したいもの、専門家と相談の上導入したいものを表にまとめました。

絶対必要なもの ワークフローシステム
オンラインストレージサービス(文書共有サービス)
できれば導入したいもの クラウド勤怠管理システム
オンライン請求書発行サービス
電子契約システム

それぞれのサービスについて、詳細を以下に紹介・解説します。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、稟議や申請などの社内手続きを電子化し、スムーズに行うためのシステムです。

ワークフローシステムの特徴は大きく以下の4つがあります。

1. 電子化されているため印鑑がいらない
2. 端末を使ってオフィスの外からでも手続きを進められる
3. 今どの段階まで手続きが進んでいるのか見える
4. 手続きが止まっている場合はどこで止まっているかがわかる

テレワークなどでオフィスに不在の社員が多いの会社であれば、導入を検討すべきシステムでしょう。

たとえば、「承認Time」は契約稟議などをWebやスマホ上からでも申請・承認できるワークフローシステムです。テレワーク下でも迅速に意思決定を進めることができます。

参考:社内文書をペーパーレス化する「承認Time」
   ワークフローはシステムを導入すると便利!主要の25ツールを徹底比較

オンラインストレージサービス(文書共有サービス)

オンラインストレージサービスは、インターネット上にデータを保管・共有するサービスです。電子化した文書を保管し、参照するためには欠かせないサービスです。

オンラインストレージサービスには、個人で使える無料のものを含めさまざまなサービスがありますが、全社的に使うのであれば、セキュリティがしっかりした有料サービスを選ぶことは必須です。

有料サービスの中には、ファイルごとにアクセス権限やパスワードを設定できる、誰がどのファイルを参照したかのログが残るなどの機能が使えるものもあります。予算と求める機能に応じたものを選びましょう。

クラウド勤怠管理システム

クラウド勤怠管理システムは、勤怠管理をオンラインで行えるサービスです。タイムカードなどを使い紙ベースで勤怠管理を行っているのであれば、これを導入することでペーパーレス化を一歩進めることができます。

従来、勤怠管理はオフィスに設置したタイムカードを打刻する方法が一般的でした。しかし現在は、クラウド勤怠管理システムを導入し、各従業員がが使用している端末から打刻して勤怠管理を行う方法が広まりつつあります。在宅勤務やテレワークをしている社員の勤怠管理に便利なシステムです。

参考:勤怠管理とは?システム比較・有料、無料別での実践方法まで解説!

オンライン請求書発行サービス

オンライン請求書発行サービスは、作成した請求書をpdfファイルに変換してそのまま相手にメールできるサービスです。紙の請求書からオンライン請求書に切り替えることで、印刷にかかるコストだけでなく郵送にかかるコストも減らすことができます。

ここで注意すべきは、取引先がpdfファイルの請求書を受け付けているかどうかです。会社によっては、紙の請求書でないと受け付けないところもあります。導入を検討する場合は、取引先にpdfファイルの請求書をメール添付で送っていいかなどを確認しておく必要があるでしょう。

参考:請求書発行システム8選!月末月初の業務負担を減らせるシステムまとめ

電子契約システム

一般的に、契約書はペーパーレス化しにくいと言われています。しかし現在は、pdfなどの文書ファイルに電子署名もしくは電子サインを行い双方のサーバーに保管するという電子契約システムが登場しています。

契約の種類によっては契約にあたり書面の交付が必要なものもあります。また、電子契約については電子契約法などいくつか留意すべき法律があるので、専門家に確認の上検討したほうがいいでしょう。

参考:おすすめ電子契約サービス6選!特徴・料金プラン・選び方など


まとめ

ペーパーレス化はコストの削減・業務効率の改善・セキュリティの強化などが主なメリットです。ただし、専用のサービス・ツール等が必要である点や、社員の教育が必須であること、システム障害・通信障害の影響を受けやすいことなどのデメリットがあります。

ペーパーレス化を進めるには、まずは社内で「どれだけ紙を使っているか」をリストアップし、リストをペーパーレス化できるか否かで分けていきます。そのうえで専用ツールを導入していきましょう。

ペーパーレス化を成功させるためには全社での意識の統一が不可欠です。社内全体にペーパーレス化の意義を浸透させていきます。急いで導入すると失敗しやすいので、現場の状況などを加味したうえで段階的にすすめていきましょう。

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・契約稟議
・捺印申請
・休暇申請
・人事諸届
・会議議事録 など

いまどの承認者に申請されているかも簡単にWeb・スマホ上で確認できるので、「承認Time」を導入すれば、意思決定を迅速に進めることができます。

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