交通費精算とは?営業側の精算手順と、精算システムの選び方を解説

月末になると交通費の精算に手間と時間がかかってしまい、本来の営業活動や月々の決算業務に集中できない。そんな悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか。

交通費精算にかかる手間や時間を減らすには、精算手続きの自動化が有効です。人が行っている申請や計算・確認など一連の作業は機械に任せ、月末の業務を効率化し、生産性を上げましょう。

交通費精算の基本の流れと精算システムの選び方、どのような精算システムがあるかなどをまとめました。交通費精算にかかる手間や時間を減らす参考にしていただければと思います。

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交通費精算とは

交通費精算とは、その月の営業活動にかかった交通費を会社に申請し、支給してもらうための手続きです。その主な手続きをまとめました。

交通費とは、業務に必要な移動にかかったコスト

「交通費」は大きく以下の3つに分けることができます。

  • 通勤交通費…毎日の通勤にかかる交通費
  • 旅費交通費…出張など遠方への移動時に発生した交通費
  • その他交通費…営業先訪問など、業務に必要な移動時に発生した交通費

通勤交通費は毎月決まった金額であるため、精算する必要はありません。旅費交通費は金額が大きくなるため、会社によっては事前に仮払金を支給し、出張終了後にその都度精算するなどの方法を取ることもあります。その他交通費は、月ごとに変動するため毎月申請し精算することになります。この記事は、その他交通費の精算を「交通費の精算」として扱います。

交通費には、鉄道・バス・飛行機などの公共交通機関の運賃はもちろん、レンタカー代や駐車料金、高速道路料金なども含まれます。社用車を使う場合はガソリン代も交通費として申請できることがあります。

一般的には社員が立て替えあとから精算

交通費は社員本人が立て替え、あとからかかった交通費を会社に申請して精算します。

精算のタイミングは大きく2つあります。1ヶ月分などのある程度の期間発生した交通費をまとめて精算する場合と、発生した都度精算する場合です。営業担当のように日常的に外出する従業員の場合は月ごとにまとめて、事務担当のようにほとんど外出する機会がない従業員がまれに社用で出た場合は都度精算というように使い分けることもあります。

支払い方法も大きく2つあります。給与と一緒に振り込むか、小口現金で支払うかです。1ヶ月分まとめて精算するなどまとまった金額になるときは振り込みで、都度精算で少額の場合は小口現金で支払うこともあります。


交通費精算の流れ

交通費精算は、まずは営業部で申請書を作成して経理部に提出します。経理部は提出された書類を確認し、精算手続きを行います。

営業部の流れ

営業部では、建て替えた交通費をまとめて申請書を作成します。作成した申請書には領収書を添付し、上司の確認印をもらった上で経理部に提出します。

1. 交通費を立て替え、領収書をもらう

客先訪問時の交通費は、一旦営業部社員が自分で支払います。

交通費が発生したときは必ず、領収書をもらいます。利用した日時、区間、料金がわかるものを用意しましょう。鉄道やバスなど領収書が出ない交通機関を利用した場合は出金伝票を作成します。

ICカードを利用している場合は、駅の券売機などで定期的に利用履歴を印字して領収書の代わりにしましょう。

2. 交通費精算書を作成する

月末が来たら、その月にかかった交通費を「交通費精算書」にまとめます。

交通費精算書は社内に所定のフォーマットがある場合がほとんどです。もしない場合は、以下の項目がはっきりわかる書類で作成しましょう。

  • 利用した日時
  • 利用した区間
  • 利用した交通機関
  • かかった交通費
  • 訪問先
  • 訪問目的

交通費精算書を作成したら、領収書やICカードの利用履歴など申請内容を証明するものを添付します。

3. 上司の確認・承認をもらい経理部に提出

作成した精算書を上司(管理職)に確認してもらい、承認印をもらいます。承認印をもらったあとは、領収書等とともに経理部に提出します。

これで一旦、精算手続きは営業部の手を離れます。

経理部での流れ

精算書を受け取った経理部行われる手続きを紹介しましょう。基本的な手続きは、内容を確認して会計ソフトに入力し、精算手続きを行うというものです。

4. 交通費精算書の内容の確認

まずは精算書の内容を確認します。主な確認内容は以下のとおりです。

  • 利用日時は間違っていないか
  • 料金が間違っていないか
  • 経路は最短経路を選んでいるか
  • 定期券利用区間が混在している場合は、その区間を抜いた金額を申告しているか

日時や料金、経路は請求書と照らし合わせるほか、乗換案内アプリなどを使って確認するケースもあります。

間違いや再確認が必要な項目があれば、営業部に差し戻して確認します。

5. 会計ソフトに入力

間違いがなければ、会計ソフトに入力します。

6. 交通費を支払う

入力後は、会社の経費から社員に交通費分の金額を支払います。


交通費精算の2つの方法とそのメリット・デメリット

交通費の精算には、紙・エクセル(表計算ソフト)を使う方法と交通費精算システムを使う方法の2つがあります。

紙・Excelを使った方法は低コストでできますが手間や時間がかかりがちになるため、交通費精算があまり発生しない企業に向いています。

一方、交通費精算システムはシステムを運用するコストがかかりますが精算にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。多くの従業員を抱える、交通費精算がよく発生する企業であれば導入したほうがよいでしょう。

紙・エクセル交通費精算システム
予算感ほぼゼロ
※EXCELはほぼどの企業にも導入済みと過程
一人あたり数百円/月~
※使用システムによって異なる
必要な手間申請・確認作業のほとんどが手作業申請・確認作業のほとんどが自動化
メリット
  • 今あるものでできる
  • 低コストで運用できる
  • ICカードを読み込むなどして申請作業ができ、精算作業にかかる手間・時間が大幅に削減できる
  • スマートフォンなどのモバイル端末からも申請ができ、外出先から出も手軽に精算ができる
デメリット
  • 手作業が多くなるため、ミスが発生しやすい。
  • 時間がかかりやすい
  • システムの導入・維持にコストがかかる
  • システムの導入にあたり、従業員に使い方などをレクチャーする必要がある
おすすめ企業従業員が少なく、精算処理があまり多くない企業従業員数が多い、交通費精算が頻繁に発生する企業
経理のリソースに余裕があまりない企業
テレワークや在宅ワークにシフトしていきたい企業

従業員数が少なく精算が多く発生しない企業は紙・Excelで十分

紙・エクセルを使う方法でも十分対応できる企業は、主に従業員の数や外出が少なく、精算処理そのものがあまり多くない企業です。

紙・Excelを使用した方法には、今あるものを使ってできるというメリットがあります。一方、手作業が多くなるため担当者の負担が多くなる、ミスが発生しやすくなるというデメリットもあります。しかし、精算処理そのものがあまり多くなく手作業が負担にならないのであれば、この方法でも十分対応できるでしょう。

なお、従業員数が少なくとも、外出が多く精算処理が多いのであれば、システムを使ったほうがよいケースもあります。

従業員数が多い・経理のリソースに余裕がない企業はシステムがおすすめ

交通費精算システムがおすすめの企業は、従業員数が多く精算処理が頻繁に発生する企業や経理のリソースに余裕があまりない企業です。

交通費精算システムの導入には、初期費用や月額費用などのコストがかかります。しかし、ICカードを自動で読み込んで登録できる、スマートフォンからも申請ができる、請求書はスマートフォンで撮った写真から自動で読み込めるなどの手間を省ける機能がそろっています。

月末になると経理の余裕がなくなってしまい業務が滞りやすくなるという場合は、システムの導入を選択肢のひとつに入れるといいでしょう。

また、交通費精算システムはすべてオンラインで手続きが完結します。テレワークにも対応できるので、テレワーク・在宅ワークにシフトしていきたい企業にとってもメリットの大きい選択肢になるでしょう。


交通費精算システム選び方5つのポイント

交通費精算システムは、以下の5つのポイントを踏まえて選びましょう。

  1. ICカードに対応している
  2. 会計システムに連携しやすい
  3. スマートフォン入力に対応している
  4. カスタマイズ性が高い
  5. クラウド型である

ICカードに対応している

交通費精算システムには、ICカードのデータを直接読み込めるものがあります。直接読み込めるシステムだと、精算申請時に交通費を転記する必要がなく、手間もミスも減らせます。

公共交通機関を使った移動が多く、ICカードの使用頻度が高い企業であればICカード対応のシステムを選ぶべきでしょう。

会計システムに連携しやすい

一般的に交通費(経費)精算システムと会計システムは別のシステムなので、交通費を精算したあとは会計システムにその内容を転記し仕分けなければいけません。

交通費精算システムの中には、CSV形式のファイルを使ってデータをエクスポートし、そのファイルを会計システムにインポートできるものがあります。同じシリーズのシステムであればより簡単にデータが連携でき、仕分けや振り込み手続きまでを行えるものもあります。

自社ですでに使っている会計システムがある場合は、そのシステムと連携しやすい交通費精算システムを選ぶべきでしょう。

スマートフォン入力に対応している

スマートフォンからでも入力できると、外出先からも簡単に交通費精算の申請や承認ができます。オフィスでまとめて入力すると時間がかかる手続きも、外出中のすきま時間を活用するとより短い時間でできるようになるでしょう。

外出が多くオフィスでじっくり申請・承認手続きがしにくい従業員や管理職が多いのであれば、スマートフォン入力に対応したシステムを選ぶべきでしょう。

カスタマイズ性が高い

交通費精算システムの中には、入力画面の項目や承認のワークフローなどを柔軟にカスタマイズできるものと、あまりカスタマイズできないものがあります。おすすめは、カスタマイズ性が高いシステムです。

新しいシステムを導入する際には、混乱が起きがちです。とくに今まで紙・Excelで申請していた場合は、申請書の入力項目の違いに戸惑う従業員もいることでしょう。また、企業によっては、申請金額によって決裁者が違うワークフローを作っているところもあるでしょう。

カスタマイズ性が高いと、現行の申請書に近い画面を作ることや、ワークフローを柔軟に設定することも可能です。システムを導入に伴う混乱も最小限に抑えられます。

クラウド型である

交通費精算システムには、外部サーバーを利用する「クラウド型」と、社内に設置したサーバーを使って運用する「オンプレミス型」があります。このうちおすすめは「クラウド型」です。

クラウド型は、外部サーバーを使うため導入・運用にかかるコストを低く抑えられます。メンテナンスやバージョンアップは交通費精算システムを提供している会社が行うため、自社でメンテナンス要員を確保する必要もありません。また、クラウド型だと社外からのアクセスも容易にできるため、テレワークにも適しています。


交通費精算システムおすすめ8選

「交通費精算システム 比較」で検索したときの上位10記事から出現頻度の高いシステムを8つ紹介します。どのシステムも上記のポイントを抑えていますので、この中から選ぶと毎月の交通費精算がより手軽に、手間なくできるようになります。

RECEIPT POST(Dr.経費精算):ICカード連携はもちろん、領収書の自動入力も高精度

「Dr.経費精算」という名前でサービスを提供していた経費精算システムです。ICカード読み取り、モバイルSuicaやモバイルPASMOとの連携機能のほか、タクシーなどの領収書もスマートフォンのカメラで99.9%という高精度で自動入力することができます。

主な機能

スマートフォンにICカードをかざすだけで乗車履歴が読み込めます。さらに、モバイルPASMOやモバイルSuicaを連携させると自動的に乗車履歴を取得できます。

精算の申請や承認はスマートフォンからも行えるので、出先などからでも承認が可能。一連の手続きが滞りにくくなります。

作成した経費データは「弥生会計」「勘定奉行」「マネーフォワード」「会計freee」など多くの経理システムにCSV形式でインポートできます。

費用

初期費用は10万円から、月額費用は3万円からです。使用できるユーザー数の制限はありません。プランによって費用は変わるので、詳しくは問い合わせが必要です。15日間の無料トライアル期間があります。

おすすめ企業

月額費用内でユーザー数無制限に使えることから、ユーザー数(従業員数)が多い企業に特におすすめです。また、領収書の読み込み精度の高さから、タクシーやガソリン代などICカード以外で支払うものが多い企業にもおすすめです。

MoneyForwardクラウド経費:ユーザー数30名以下なら初期費用無料

クラウド型の会計ソフト、マネーフォワードが提供している経費精算システムです。マネーフォワードシリーズと連携して使うことができます。ユーザー数が30名以下の場合は初期費用が無料になります。

主な機能

アプリ版はスマートフォンにも対応しているので、出先などからも申請・承認をすることができます。別途ICカードリーダーアプリ(無料)をインストールしておけば、スマートフォンを使ってICカードの履歴を読み込むこともできます。

カスタマイズ性が高く、承認のワークフローや申請時の条件などを自社に合わせて柔軟に設定することができます。

データは、CSVファイルを使って各種会計システムにインポートすることができます。特にマネーフォワードクラウドシリーズとの相性は良いのが特徴です。マネーフォワードクラウド給与と連携させると、給与と交通費を合算して振り込むデータを手軽に作成することもできます。

費用

初期費用および月額費用利用人数によって異なります。ユーザー数が30名以下の場合は、初期設定費用は無料です。無料トライアル期間は1ヶ月間です。

おすすめ企業

ユーザー数30名以下の企業であれば、初期費用が無料になるのでおすすめです。マネーフォワードクラウドシリーズとの連携ができるので、マネーフォワードシリーズをすでに使っている企業にとっても使い勝手がいいでしょう。

楽楽精算:設定代行サービス・手厚いサポート体制で安心

7000社以上の導入実績を持つクラウド型経費精算システムです。設定代行プランが用意されている、電話やメールによる専任サポートがつくなど、サポート体制が厚いことも特徴のひとつです。

主な機能

専用アプリもしくはICカードリーダーを使ってICカードのデータを自動で読み込み、申請することができます。ICカードがない場合は、内蔵するジョルダン社の「乗換案内」データを利用して、乗車・降車駅を登録すれば自動的に経路・運賃を計算してくれます。

CSVファイルを利用し、「勘定奉行シリーズ」「弥生会計」はじめ多くの会計ソフトにデータを取り込むことができます。

入力画面のカスタマイズ性が非常に高く、従来使っていた紙・Excelの申請書と同じような仮面を作ることができます。

費用

初期費用は10万円から、月額費用は3万円からです。なお、月額費用は利用ユーザー数に応じて変動します。無料トライアル期間あり。月額費用の見積もりや無料トライアル期間については、直接問い合わせをする必要があります。

おすすめ企業

導入時に設定代行を利用できるので、社内のIT化があまり進んでいない、システム担当者がいない企業におすすめです。従来使っていた紙・Excelのフォーマットに近い画面を作れ、サポートも手厚いので導入後の混乱も最小限に抑えられます。

ジョブカン経費精算:低コストで導入・運用できる

低コストで導入・運用できる交通費精算システムです。シンプルな操作で申請・承認・精算ができることが特徴です。ほかの勤怠管理などのジョブカンシリーズと合わせて使うこともできます。

主な機能

ICカードリーダーと外部ソフトウェアを利用して、乗車履歴を読み取ることができます。読み取ったデータをCSVファイルに保存し、ジョブカン経費精算にアップロードして申請を行います。ICカードを使用しない場合は、連携しているジョルダン株式会社の『乗換案内Biz』をもとに経路と交通費を自動的に計算します。

スマートフォンからでも申請・承認が行えます。ブラウザを使って行うため、専用のアプリをインストールする必要はありません。

申請・承認の通知やアラートは、メールのほかチャット(ChatWorkやSlack)を使って行うことができます。

勤怠管理や給与計算、労務管理等ができるジョブカンシリーズと連携することも可能です。

費用

初期費用無料、月額費用は1ユーザーあたり400円です。30日間の無料トライアル期間があります。ユーザー数が500名以上の場合は別途見積もりになるので、個別に問い合わせてください。

また、創立3年未満の企業は1年間無料で使える「ジョブカン起業支援プログラム」も用意されています。

おすすめ企業

初期費用無料のうえ、月額費用も低いので低コストで導入・運用したい企業におすすめです。特に創立3年未満のスタートアップ企業は1年間無料で使えるので、有力な選択肢のひとつになります。

eKeihi:Microsoft Azureを使った安心のセキュリティ


シンプルな画面で操作しやすいことが特徴の経費精算システムです。セキュリティに強いMicrosoft Azureを使用していて、セキュリティ面でも安心です。

主な機能

ICカードリーダーもしくはカードリーダーアプリを利用して、ICカードから乗車履歴を読み取ることができます。モバイルSuica、モバイルPASMOとの連携も可能。株式会社ヴァル研究所の『駅すぱあと』と連携しているので、ICカードがない場合でも経路・運賃検索および入力が簡単にできます。

会計ソフトへデータをインポートすることもできます。連携できるソフトは「勘定奉行」「弥生会計」をはじめ、60種類以上にのぼります。

導入から運用までサポート体制が手厚く、必要に応じて訪問サポートも行っています。

費用

クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は初期費用0円から、月額費用は2万9千円からです。月額費用は、50ユーザー、100ユーザー、150ユーザーというように50ユーザーごとに変わります。無料トライアル期間は1ヶ月間です。

おすすめ企業

セキュリティに強いこと、手厚いサポートが特徴のシステムです。システム選びの際にセキュリティを最重要視する、しっかりしたサポートを受けたい企業におすすめです。

ハイ!経費:経理部の在宅ワークにも対応

低コストで導入・運用できる交通費精算システムです。自宅からでも安全にアクセスできるシステムがオプションで用意されていて、経理部の在宅ワークにも対応しています。

主な機能

ICカードからのデータの読み込みにはICカードリーダーを利用します。ICカードを使わない場合は、内蔵されている株式会社ヴァル研究所の「駅すぱあと」を利用して経路・運賃を自動的に検索・入力することができます。

スマートフォンのブラウザからの申請・承認に対応しているほか、経理部向けのリモートアクセスシステムがオプションで用意されています。外出先や自宅からでも申請・承認をすることができるうえ、経理部のスタッフが安全にパソコンやネットバンキングにアクセスすることができます。

仕訳データは、「勘定奉行」に対応した形式で出力ができます。勘定奉行以外の会計ソフトにもインポートできるかどうかは問い合わせてください。

費用

初期費用はユーザー1名あたり1000円、月額費用はユーザー1名あたり300円です。無料トライアル期間もありますが、詳細は直接問い合わせる必要があります。

おすすめ企業

ユーザー数が多くない企業、在宅ワークにシフトしていきたい企業におすすめです。

Staple(ステイプル):グッドデザイン賞受賞のシンプルデザインで操作がわかりやすい

グッドデザイン賞を受賞した、使い勝手のいい画面が特徴のシステムです。

主な機能

専用のアプリを使って、ICカードのデータ読み込みができます。国内外のVISA加盟店で使える専用のプリペイドカードがあり(要申込)、このカードを使うことでタクシー代やガソリン代の支払いや経費申請も手軽にでるようになります。

SlackやChatWorkとの連携ができるので、申請・承認の通知も滞りなく行えます。

「弥生会計」などの会計ソフトにCSVファイルを利用してデータを送ることができます。

費用

初期費用は無料、月額費用はスタンダードプランで1ユーザー600円(年額6000円)です。無料トライアルもあり、期間は30日間です。楽天銀行に法人ビジネス口座を持っている企業であれば5名まで無料で利用できます。

おすすめ企業

少人数の企業や楽天銀行に法人ビジネス口座を持っている企業、弥生会計シリーズをすでに利用している企業におすすめです。

jinjer経費:同シリーズで勤怠・労務管理・給与計算も可能


勤怠・人事管理、労務管理、給与計算などのシステムを提供しているjinjerシリーズのひとつです。

主な機能

スマートフォンのアプリを使って、ICカードのデータを読み取ることができます。ICカードを利用していない場合は、連携している「駅すぱあと」の情報を使って経路・運賃を入力することもできます。

ワークフローの設定の自由度が高く、それぞれの従業員に対して権限を設定することができます。申請・承認はアプリからもできるので、外出中やテレワーク中でも行うことができます。

CSVファイルを自動的に作成できるので、会計ソフトへのデータのインポートも簡単です。

費用

月額費用は1ユーザーあたり500円です。初期費用や無料トライアル期間についての詳細は直接問い合わせる必要があります。

おすすめ企業

同じシリーズで勤怠管理などのシステムも出ているので、経費精算以外のさまざまな人事系のシステムも一緒に電子化したい企業におすすめです。


交通費精算はシステム化して効率的に

交通費は、一旦営業が建て替えたものをあとから経理に申請し精算します。申請には紙・Excelを使う方法と精算システムを利用する方法の2つがあります。しかし、紙・Excelを使う方法は手作業が多く手間や時間がかかりがちです。

交通費精算にかかる手間や時間を減らすには、精算システムを導入して自動化するのがおすすめです。自社に合ったシステムを導入し、より効率的に交通費を精算できるようにしましょう。

さらに効率化するために、精算システムが、給与計算や会計などの他のシステムと連携できるかどうかも確認してみましょう。例えば今回ご紹介した「マネーフォワード クラウド勤怠」は マネーフォワードシリーズの他のシステムと連携することで、大幅な時間短縮や人員削減が可能になります。

申請から支払いまで交通費精算を自動化!『マネフォワードクラウド給与』

「マネーフォワードクラウド給与」は「マネーフォワードクラウド経費」とデータ連携することで、経費精算と給与計算をシームレス化するマネーフォワードシリーズの給与計算ソフトです。

マネーフォワード経費とあわせてシステムを構築すれば、自動で立替経費を取り込み給与振り込みと合わせて精算できるので、バックオフィス業務を大幅に効率化できます。

今回は「マネーフォワードクラウド給与」のサービス概要資料を特別にご用意したので、ぜひダウンロードしてみてください。