失敗しない情シス業務のアウトソーシング方法・適切な委託先の選び方

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専門性が高く人材不足になりがちな情シス業務を自社内では抱えきれず、アウトソーシングを活用して外部リソースで運用する企業は増加してきています。情シス業務をアウトソーシングすることにより、自社の重要業務に運用リソースを注力でき、企業の成長が加速していきます。

しかしながら、次のように悩まれる担当者は多いのではないでしょうか。

「基幹情報を扱う情シス業務をアウトソーシングして本当に大丈夫だろうか?」
「アウトソーシングできる情シス業務を知りたい」
「絶対失敗しない、情シスのアウトソーシング業者の選び方や相場を知りたい」

そこで本記事では、情シスのアウトソーシング業務や費用相場、業者選定時のポイントについて詳しく解説します。

本記事を最後まで読むことで、情シス業務をアウトソーシングするメリット・デメリットや、情シス業務の何をアウトソーシングできるのか、また費用相場や業者選定のポイントについて理解できるようになります。

情シス業務のアウトソーシングを簡単に実現できる『情シスSourcing』とは?

※本記事はハイブリィド株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


情シスのアウトソーシングのメリット

情シス業務をアウトソーシングするメリットとして、具体的に以下のものが挙げられます。

  • 業務負担を軽減して企画業務に集中できる
  • 業務の属人化の防止
  • システムの安定稼働
  • 専門知識・ノウハウを得られる

業務負担を軽減して企画業務に集中できる

運用・保守といった実務業務をアウトソーシングし、本来注力すべき企画業務に空いたリソースを集中することができます

情シスの業務は、企画やシステムの開発、運用・保守など多岐に亘ります。

このなかでプロパー社員が注力すべき、より付加価値の高い業務は企画業務です

しかしひとり情シスなど人手不足になりがな情シスでは、運用・保守といった実務業務に多くの時間を取られて、企画業務に注力できないケースはよくあります。

また情シスは売上に直結する部署ではないため、企業の中でもコストセンターとして認識されがちです。そうなればリソースはより限られ、一層情シス担当に負担がのしかかることにもつながりかねません。

こうした課題に対し、アウトソーシングを活用することで重点課題の推進に注力することができます。

業務の属人化の防止

アウトソーシングを活用することで情シス業務の属人化を防止することができます

ひとり情シスなど、情シスの人員が限られた状況下では、情シス担当者に管理をすべて任せてしまって業務が属人化してしまうケースが少なくありません。

業務の属人化は、作業担当者が欠勤した際に作業が止まってしまう、突発的な退職に対応できないなどのリスクがあります。

そこでアウトソーシングをすることによって、人にひもづく業務継続のリスクを回避することができます。

休暇中の業務を把握している担当者に逐一確認をとる必要がなくなりますし、急に離職することになって業務が継続できなくなるということがなくなります。

システムの安定稼働

アウトソーシングによってリソースを増やすことで、システムの安定稼働につなげることができます。

ひとり情シスなどのギリギリの体制では、突発的なシステムのエラーが起きた時に対処するのが難しいという問題があります。

また上述のように、情シス業務は属人化しやすく、急な離退職による事業継続のリスクを抱えています。

担当者が不在のときに、なにかシステムに問題が起きた時に復旧に時間がかかってしまったり、最悪の場合には担当者が休んでいた場合には休日出勤してもらわなければならない場合もあるでしょう。

アウトソーシングをすることによってひとり情シスを脱却し、緊急時にも対処できるようになり、システムを安定稼働させることにつながります。

専門知識・ノウハウを得られる

外部の専門知識やノウハウを活用できることもアウトソーシングのメリットです。

情シス担当となった人材は、必ずしも専門知識を持つ人間かといわれればそうではありません。小さな企業であれば、多少PCに触れる程度で、IT知識がない人でも情シス担当にならなければならない場合もあります。

そのような場合、専門知識のない情シス担当にとってはかなりの負担となります。

しかし情シスのアウトソーシングをすれば、不足している知識やノウハウを補うことができます。不明点があれば相談窓口で相談もできます。


情シスのアウトソーシングのデメリット

メリットの多い情シスのアウトソーシングですが、デメリットもあるので認識はしておきましょう。

  • 業務整理ができていないと機能しない
  • ノウハウを社内に残しにくい

業務整理ができていないと機能しない

情シス業務をアウトソーシングする場合には、どの部分を依頼するのか、どのような業務があるのか、どのように業務を進めるのかなど、業務整理をしておかなければ機能しません

フローやマニュアル整備が不十分な状態では、基幹情報を扱う情シス業務をアウトソーシングすることはできませんし、フローが正しく伝わらなければ重大な問題につながる危険性も出てきます。

まず、予算と合わせてどこまでの範囲をアウトソーシングするのか、そしてその業務をどう進めるのかの業務範囲の整理を行う必要があります。

ノウハウを社内に残しにくい

アウトソーシングによって属人化を防げる一方で、業務のノウハウを社内に残しにくいというデメリットもあります。

外注先に任せっきりで、情シス業務のことを把握している人が全くいないということになると問題です。

外部で行っている業務内容が不明瞭となってしまう、いわゆるブラックボックス化を招いてしまいます。

一見問題なく業務が実施されているようで、実は重大な問題につながり得る状態になっていた。不必要に費用を払い続けていた。

そうならないためには、たとえば以下の対策を取ると良いでしょう。

  • 問題が発生したらマニュアルを必ず更新する
  • 業務を把握している、外注先を管理する人員を社内に配置する
  • 週次定例会など定例の報告を義務付ける

アウトソーシングできる情シス業務

アウトソーシングできる情シス業務の種類は以下のようになります。

  • 企画
  • 開発
  • 運用保守
    • PC管理・設定
    • サポートデスク
    • サーバー保守
    • セキュリティ対策
    • アカウント管理

企画

まずは、システム全体像を策定したり導入する製品を選定する企画業務です。

企画業務は情シス業務の根幹を為すものであり、付加価値の高い業務なので全てを丸投げするべきではありません。

アウトソーシングの活用の仕方としては、コンサルティングをお願いして専門家の知見を活用するのが良いでしょう。

主な業務例

  • システム全体像の策定
  • 導入したい製品の調査
  • RFPレビュー
  • 見積もり妥当性レビュー
  • その他必要に応じたディスカッション

開発

システム開発やインフラ構築といった開発業務です。

多くの企業では自社内でシステム開発を完結することは難しいので、開発業務を外注することになります。

主な業務例

  • webシステム開発
  • インフラ構築
  • その他ソフトウェア設定・開発

運用・保守

システムを安定的に稼働させるための運用・保守業務です。

リソースの削減や、ミスの抑制など品質向上を目的として、開発と並んで特にアウトソーシングを活用することになる業務になります。

PC管理・設定

PC端末の入れ替え時の端末を調達したり、業務で使えるようアプリをインストールしたりセットアップを行ったりする作業です。

サポートデスク

PC端末やネットワークに関すること、情報システムやソフトウェアの使い方、システム障害発生時の対処法などを電話やメール、チャットなどで対応する業務です。

サーバー保守

Webページの情報やファイル情報の保存、ネット回線を使ったサービスの構築、問題が発生しないように監視する(起きた場合には対応)業務です。

セキュリティ対策

企業の大切な情報が漏洩したり、ハッキングの被害を受けないようにセキュリティ対策を行う業務です。

アカウント管理

社内PCやグループウェアなどのユーザーやアカウント、パスワードなどを管理する業務です。


情シスのアウトソーシングの形態

情シスのアウトソーシングをする形態には主に「派遣」と「業務委託」があります。

それぞれのメリット・デメリットを踏まえて自社に合った形態を選択しましょう。

派遣

派遣の形態では、情シス業務に必要な人材を人材派遣会社や支援会社から派遣してもらいます。人材派遣では、派遣先の指示で業務を行います。

情シス業務を派遣人材に行ってもらうメリットは、一時的に足りない人材リソースを充填できたり、決められた期間のみ依頼できたりする点です。

反対に、人材の育成や引継ぎなどにコストがかかる点がデメリットとして挙げられます。

業務委託

業務委託の形態では、情シス業務を外部の会社に委託することになります。

必要な範囲を指定し、あとは任せるだけで自社では別にリソースを投下できるため、人材育成や引継ぎなどのコストがかからない点がメリットとして挙げられます。

また業務委託する企業は情シス業務のプロフェッショナルなので、困ったときに不明点を聞けるという安心感もあります。

反対にデメリットは、社内の独自ルールがある場合には依頼しづらさがあったりする点が挙げられます。また、社内の重要な情報の管理を依頼するので、信頼できる企業選びをしなければなりません。


情シスのアウトソーシングの費用相場

情シスのアウトソーシングの費用相場は、委託する業務や料金形態によって変動します。

費用相場は一般的には、アカウント管理や訪問のサポート、故障やトラブル発生時の24時間対応などを含めて月額25〜30万程度となります。

委託業務による相場の違い

業務内容や対応件数などによって費用相場は大きく変動します。

企画業務やシステム開発といった、専門性が必要で単発的な業務ほど費用は高く、運用・保守のように業務プロセスが固定化された業務の方が安い傾向にあります。

たとえばヘルプデスクをアウトソーシングした場合だと、月に100~1,000件の問い合わせに対応してもらった場合、窓口業務のみであれば10~100万円、テクニカルサポート業務も含むのであれば10~150万円ほどが相場となります。

ただしあくまでも相場なので、検討中の企業へ見積もりを依頼するのが良いでしょう。

料金形態による相場の違い

料金形態によっても費用相場は大きく変動します。

料金形態には「固定型」と「従量型」の2種類あります。

固定型は毎月決まった料金を支払う方式で、決められた範囲内であれば問い合わせ件数に上限がないのが一般的です。

コストコントロールが容易なので、安定的な遂行が求められる情シス業務にフィットしています。

一方の従量型は、問い合わせ件数や掛かった工数に応じて料金が変動する方式です。

月によって問い合わせ件数に幅がある場合などに検討する余地があるでしょう。


情シスのアウトソーシング先の選び方

情シスのアウトソーシング先を選ぶ際に、見るべきポイントには以下のものがあります。

  • 情報扱いのポリシー
  • サービス対応範囲
  • 支援実績
  • 対応スピード
  • 料金

情報扱いのポリシー

基幹情報を扱う情シス業務を委託することになるので、情報を扱う際のポリシーが明確で、きちんと外部に公開されている企業を選ぶべきです。

万が一情報漏洩が委託先で起こった際には、適切な処置をとってもらうため、アウトソーシング先が情報漏洩保険に加入しているかどうかは必ず確認しなければなりません。

企業にとって機密性の高い情報を開示する必要があるということは、万が一のことがあれば大変な損害となりますので、情報の扱いに関するポリシーが明確化されている企業を選ぶ必要があります。

サービス対応範囲

アウトソーシング先企業がどのくらいの範囲までサービス対応しているのかは、必ずチェックしておく必要があります。

現在行っている情シス業務だけでなく、今後必要になり得る業務もすべて一度洗い出し、そのなかからどの業務を自社で行って、どの業務を外注するのかを選定します。

その選定の部分から支援してくれる会社もあるので、不安な場合は打診してみると良いでしょう。

支援実績

委託したい業務の支援実績が十分にあるかも、選定する上では欠かせないポイントです。

過去や現在の支援実績を公開していて明確になっている企業であれば、自社の事業領域と似通っているかどうかを検討しやすくなります。

同じ事業領域の会社の実績がある方が、アウトソーシングを成功しやすいと言えるでしょう。

対応スピード

情シス業務は、企業全体の基礎を支えている重要な業務なので、対応スピードも重視しなければなりません。

特に問題があったときに至急対応は可能か、所定の業務時間外でも対応が可能か、休日でも対応は可能かは確認しておきましょう。

一般的に、至急対応などは料金が高くなることは認識しておきましょう。

アウトソーシングを活用するうえで、レスポンスが遅いなどのコミュニケーションストレスがないことは、担当者の精神衛生上においても重要です。

SLA(サービスレベル合意書)を定めておいて、メールやチャットのレスポンスをいつまでにするかなどを決めておくことで、コミュニケーションに関する課題や不満は抑えることができます。

料金

情シスのアウトソーシングによる費用対効果を検討するうえで、料金を把握しておくことは当然ながら重要になります。

多くの企業がコストカットを目的としてアウトソーシングを活用します。

しかしコスト面を過剰に重視して委託先を選んでしまうと、品質面で満足いかずに結果的に費用対効果が悪くなることは少なくありません。

本章でご紹介している要素を優先的に検討した上で、それらを満たした委託先の中からより費用を抑えられる委託先を選ぶようにしましょう。


情シスアウトソーシングを成功するためのポイント

情シス業務をアウトソーシングする際の、成功のためのポイントとしては以下のものがあります。

  • 予算の計画を必ず立てる
  • 複数の外注先に相見積もりをとる
  • アウトソーシング先をパートナーとして考える
  • アウトソーシング先に任せっぱなしにしない
  • セキュリティ面のリスクを洗い出しておく
  • トラブルやイレギュラー対応発生時の対応をまとめておく

予算の計画を必ず立てる

アウトソーシングする業務を漏れなく洗い出し、予算の計画を必ず立てるようにしましょう。

後から追加でお願いしたい業務が出てきたが、予算に入れていなかったので自分でやるしかない。エラー対応に想定上に時間がかかり、予算をオーバーしてしまった。

このようなことがないように、バッファを考慮した余裕のある予算設定が必要になります。

複数の外注先に相見積もりをとる

同じサービス内容でも費用対効果の高い事業者もあるため、複数のアウトソーシング先に相見積もりをとりましょう。

自社業務とのミスマッチを防止するため、一社のみに絞るのではなく複数企業から話を聞いてみることをおすすめします。

アウトソーシング先をパートナーとして考える

アウトソーシング先を対等なパートナーとして考えるスタンスも重要なポイントの一つです。

アウトソーシング先の企業を下請けと考えて依頼だけするという視点は好ましくありません。

自社のビジネスをしっかり理解してもらい、共に良い状況を作るという気概で取り組むことで効果が高まります。下請けではなく、自社のパートナー企業としての観点を忘れないようにしましょう。

アウトソーシング先に任せっぱなしにしない

アウトソーシング先に任せっぱなしにせず、情シス業務全体をきちんと管理することが大切です。

アウトソーシングするからといって、目的や要件を決めず、全て任せっぱなしにするとトラブルの原因となります。

自社内で業務をきちんと整理した上で依頼しなければ、結果として追加料金が発生するなどして費用対効果がかえって悪くなってしまうことも考えられます。

自社内では難しい場合には、業務整理からアウトソーシング先に手助けしてもらうことも視野に入れましょう。

セキュリティ面の取り決めを必ず行う

自社の機密情報を外部委託先に開示する必要があるので、セキュリティ面の取り決めを委託先と必ず行い、セキュリティリスクに備えておくようにしましょう。

情報処理推進機構(IPA)の調査では、「委託元が委託先に対して実施すべき具体的な情報セキュリティ対策を仕様書などで明記している」と回答したのはわずか29.2%にとどまっています。

一方で、過去3年間以内にセキュリティインシデントを経験したのは15.2%にのぼっています。

セキュリティ面の取り決めをせずに、セキュリティインシデントを防止することはできません。

参考:ITの業務委託では大半の企業がセキュリティを重視せず–IPA調査|ZDNet JAPAN

とはいえ、自社だけで万全な対策を施すのは現実的には難しいと思います。

以下のセキュリティ対策の専門機関が打ち出しているガイドラインを参考にして、取り決めを作ることをおすすめします。

参考:委託関係における情報セキュリティ対策ガイドライン|情報処理推進機構(IPA)
   外部委託における情報セキュリティ対策実施規程 雛形|内閣官房情報セキュリティセンター

トラブルやイレギュラー対応発生時の対応をまとめておく

上記に関連し、日々の運用業務の中でトラブルやイレギュラー事態が発生した際の対応についてもまとめておくようにしましょう。

特に重要なのが報連相(報告・相談・連絡)のルールです。

委託先から委託元(自社)へ、どのような事態が起こったら報告をするのか、夜間や休日などの連絡はどうするのか、誰に連絡するかなどをまとめておくようにしましょう。

参考:システムでエラーが出たときの情報システム担当(エンジニア)へのスマートな連絡方法


まとめ

情シス業務をアウトソーシングすることで、以下のメリットを得ることができます。

  • 業務負担を軽減して企画業務に集中できる
  • 業務の属人化の防止
  • システムの安定稼働
  • 専門知識・ノウハウを得られる

ひっ迫するリソース不足の解消や、足りないノウハウの補完などメリットの多いアウトソーシングですが、以下のデメリットもあることは認識しておきましょう。

  • 業務整理ができていないと機能しない
  • ノウハウを社内に残しにくい

また以下の情シス業務がアウトソーシング可能です。基本的にすべての業務を委託することが可能であるといえますが、どの業務を委託すべきか、社内で実施すべきかはしっかりと見極める必要があります。

  • 企画
  • 開発
  • 運用保守
    • PC管理・設定
    • サポートデスク
    • サーバー保守
    • セキュリティ対策
    • アカウント管理

情シス業務のアウトソーシング形態としては、大きく派遣と業務委託の2通りが考えられます。

派遣の場合は、自社の管理下に置きながら足りないリソースを補完することができます。

一方の業務委託の場合は、費用は掛かる分外部の専門家に業務を一任できるため、社内に情シス担当が不足していたりノウハウが足りない場合には、業務委託を選択するのが良いでしょう。

情シス業務のアウトソーシング先を選ぶ際は、以下のポイントに着目して選ぶと良いでしょう。

  • 情報扱いのポリシー
  • サービス対応範囲
  • 支援実績
  • 対応スピード
  • 料金

また情シス業務のアウトソーシングを成功させるためには、以下のポイントを押さえておく必要があります。

  • 予算の計画を必ず立てる
  • 複数の外注先に相見積もりをとる
  • アウトソーシング先をパートナーとして考える
  • アウトソーシング先に任せっぱなしにしない
  • セキュリティ面のリスクを洗い出しておく
  • トラブルやイレギュラー対応発生時の対応をまとめておく

一人情シスなど、情シス人材の不足が課題となっている企業は多数存在します。

本記事を参考に、アウトソーシングをうまく活用して情シス業務の改善に取り組んでいただければ幸いです。

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