メールマナーとは?書き方から一生身につくマナーの本質まで解説

社会人にとって必須スキルのメールマナー。とても大事だけれど、誰かが教えてくれるものでもなく、困っている方も多いでしょう。

本記事ではメールマナーとはなにか、基本の書き方を解説しつつ、シーン別に参考になるサイトを紹介します。また、記事後半ではマナーの本質について解説し、これから台頭する可能性のある「ビジネスチャット」にも触れています。

ぜひ最後までご覧いただき、マナーの本質をとらえ、いつまでもマナーを心がける素敵な社会人として活躍してください。

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メールマナーとは

メールマナーとは「いかにわかりやすく相手に要件を伝えるか」です。そのための大事な要素が「正しい敬語」、「わかりやすく簡潔な文章」、「正確な情報」の3つです。以下、詳細を解説します。

1.常に丁寧に、正しい敬語を使う

敬語はあらゆるビジネスシーンで必要な最低限のマナーです。しかし、相手が上司や取引先、さらには状況によって最適な言い方が変わります。一朝一夕で身につくものではありませんので、日々意識することが大切です。

下記記事では敬語の基本的な使い方・考え方が掲載されているので、敬語に自信がない人は一度、読んでおくことをおすすめします。

参考:会社での正しい言葉遣い・敬語|新入社員お悩み相談所

2.わかりやすく簡潔に。コツは5W1H

ビジネスでは常に「お金」が発生しています。ほんの1分でもメールを読んでもらうということは、その人が他に投資できた分の時間や労力を頂戴する、ということなのです。

そのためにも、簡潔な文章を心がけ、相手に伝わりやすいメールを送りましょう。考え方として5W1Hがおすすめです。

5W1H

Who:誰が(主体)
When:いつ(時期)
Where:どこで(場所)
What:何を(内容)
Why:なぜ(目的)
How :どうやって(手段)

メールを送信する前には内容をチェックし、5W1Hで抜け漏れている要素がないか確認しましょう。

3.情報は正確にあつかう

数字のケタは正しいか、宛名や件名は正しいか、本文に誤字脱字はないかなど、情報は正確にあつかいましょう。

相手の名前や件名が違えば失礼にあたりますし、もし取引の数字を間違えば、多大な損失を被ることもありえます。十分、注意が必要です。


ビジネスメールの基本の書き方

ビジネスメールにはある程度、決まった「型」があります。型を理解できれば、あとはシーン別に内容を変えればよいだけです。ここでは型と書き方について解説します。

ビジネスメールの型を理解する

ビジネスメールとは以下のように、「件名」、「宛名」、「本文」、「署名」の4つの要素で構成されます。例とともに見ていきましょう。

文例)
【確認】次回ミーティング_4/30(水)につきまして       :件名

◯◯◯株式会社                        :宛名
田中 太郎 様

お世話になっております。ソウルドアウト株式会社の佐藤です。  :本文

定例ミーティングについてご連絡でございます。←WHAT

今回は先月の広告配信結果についての打ち合わせでございます。←WHY

下記要件にてミーティングを実施いたしますので、ご認識の程お願い致します。

———————————————-
  
必要な資料:キーワードレポート ←HOW
時間:4月30日(水) 17:00~18:00 ←WHEN
場所:〇〇東京本社 ←WHERE
参加者:○○、○○ ←WHO
————————————————
何卒よろしくお願い致します。

佐藤
   
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー          :署名
    ソウルドアウト株式会社
    営業部 佐藤一郎
ADDRESS :〒56-8502 東京都千代田区
TEL :0776-50-3013 
FAX :0776-67-7509
E-mail :satou@xxxx.co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

件名の書き方

件名はできるだけ短くしましょう。長くても20文字以内に抑え、どんな要件のメールなのか、一目で相手がわかるように書きます。

コツとして先に本文を書きあげ、その後、本文の要点を件名にまとめるのが良いです。

【確認】【緊急】【情報共有】【リマインド】などのワードを入れる

件名の冒頭に【確認】、【緊急】などのワードを入れることで、多忙な中でも、積極的に相手にメールを見てもらいやすくなります。

宛先の書き方

本文の最初には必ず宛先から始まります。宛先は、受信メールのTo欄にも書いているので本文中にはいらないと思いがちですが、ビジネスメールの場合、個人で使用しているアドレスとは限りません。確実に相手に伝わるように、本文中にも宛先を書きましょう。

社外の人へ宛先を書く場合

例)
〇〇株式会社
〇〇様

相手の所属組織名と個人名を書きます。

社内の人へ宛先を書く場合

例)
〇〇さん
みなさま(社内で複数に対してメールする場合)

本文の書き方-書き出しと結び-

何より、わかりやすく書くことが肝心です。簡潔かつ丁寧に伝えるためには、6W3Hを意識しながら簡潔にまとめましょう。

書き出し例

ー面識がある相手の場合ー

  • いつもお世話になっております。
  • 先日はお世話様でした。

ー あったことがない相手の場合 ー

  • 突然のメール失礼いたします。
  • お世話になります。

結びの例

ー面識がある相手の場合ー

  • 何卒よろしくお願い致します。
  • 用件のみにて失礼いたします。

ー 返事が必要な場合 ー
お手数ですが、ご一読の上、ご返信お願い致します。

署名の書き方

メールの最後に署名をつけましょう。会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、アドレスなどを入れます。

シーン別に参考になるサイト

ここまでビジネスメールの基本的なマナーと書き方について紹介しました。しかし、適切なメールはシーン別でその内容が異なります。

報告や連絡だけでなく、会食のお礼や退職のさいのあいさつなど、シーンごとに適切な文章を使いわけましょう。下記サイトならシーンごとに適切な文例が網羅されているので、おすすめです。

参考:社内メール文例一覧 – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール)~


マナーの本質は「相手への心遣い」

ここまでメールマナーについて説明しましたが、そもそもマナーとは「相手への心遣い」なのです。

メールという伝達手段においては、相手が不快にならないように「正しい敬語」を用い、余計な混乱をさせないように「わかりやすい文章」で、損失を生まないように「正確な情報」を心がけます。

マナーはビジネス全体に通じる大事なことなので、つねづね意識し、マナーをもった社会人であろうと心がけましょう。

応用編:メールに代わるコミュニケーションツール「ビジネスチャット」のマナー

ビジネスチャットという言葉を聞いたことはあるでしょうか?「Chatwork」や「Slack」というツールが代表格で、日本でも導入企業数が年々増えており、メールに代わるコミュニケーションツールになる可能性があります。

SNSのような使い勝手とビジネスシーンに特化した機能を併せもち、コミュニケーションを効率化してくれます。基本の連絡手段はチャットであり、いちいち宛先や署名を記載する必要がありません。

今はまだメールを用いた連絡が主流かもしれませんが、いずれビジネスチャットに取って代わるでしょう。こうした背景をふまえ、一歩先を考えた今後のために、チャットマナーについてもご覧ください。

参考:話題のビジネスチャットとは?|今後も普及していく3つの背景とメリット

チャットマナー1.基本マナーはメールと変わらない

マナーとは「相手への心遣い」。連絡手段がチャットになってもそれは変わりません。相手を尊重した正しい敬語を用いつつ、わかりやすい文章で、正確な情報を伝えましょう。

チャットを使ったことがある人はイメージしやすいかと思いますが、チャットはメールと比べてさくさくと会話が進みます。ビジネスチャットでもそれは同様です。

会話量が増えることはビジネスチャットの利点でありますが、その使い心地からつい、プライベートで使うような感覚におちいってしまいます。チャットでもビジネスの場であることを忘れずに使いましょう。

チャットマナー2.メールマナーの「型」をビジネスチャットで用いる必要はない

基本マナーはメールと変わらないといいましたが、「型」まで同じとは限りません。メールマナーとして使われる「型」は、相手に不快感を与えず、不要な争いを避けるための礼節の一種です。

生産性や効率が叫ばれる昨今、過度な礼儀や礼節のために時間を奪われることは、「相手のため」にならないとも考えられます。

「コミュニケーションの効率化」を思想に設計されたビジネスチャットでは、意味のない形式だけの情報は無用なのです。

チャットマナー3.コンシューマ―向けSNSをビジネスチャットの代わりに使わない

ビジネスチャットはSNS、特にLINEやFacebookとよく似たUIです。それゆえ、それらのコンシューマ―向けSNSをビジネスコミュニケーションとして使っている企業もあります。

しかしそれは危険です。コンシューマ―向けSNSは乗っ取りや成りすましなどが起こりえます。プライベートでも用いられるため、企業の管理に置くことも難しいでしょう。そのようなツールで顧客情報や企業機密をやり取りするのは危険です。

一方、ビジネスチャットはセキュリティ面に細心の注意をはらっています。例えば「Chatwork」は銀行並みのセキュリティを構築しています。

社外との取引などの連絡手段としてもビジネスチャットを用いる企業は増えています。もし今SNSで連絡をしているなら、安全性の高いビジネスチャットに乗り換え、自社・他社ともにセキュリティを高めるのがマナーといえるでしょう。

参考:安全と信頼 |Chatwork


まとめ

本記事ではメールマナーとはなにかを、基本の書き方とともに解説し、そもそもマナーの本質とはなんなのかまで触れました。

また、一歩先んじて次世代コミュニケーションツールとして注目されるビジネスチャットとチャットマナーにも触れました。

テクノロジーの進歩著しく、働き方の大きな変化を求められる近年、これまでどおりの「型」が必ずしも通用するとは限りません。

マナーとは「相手へに心遣い」です。本当に相手のためになることはなんなのか、相手を尊重するとはどういうことなのか、常に自分で振り返りながら身に着けてください。そして、変化の激しいこれからも、尊敬される社会人として活躍してください。

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※本記事はChatwork株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。