ビジネスチャットとは?今すぐ導入すべき3つの背景と導入の成功事例

近年「ビジネスチャット」という言葉が頻出するようになりました。ビジネスチャットは「コミュニケーション」の面から、私たちの働き方を大きく変える可能性があると期待されていますが、いったいメールやLINEとなにが違うのでしょう?

この記事を読めば、ビジネスチャットとは何か、なぜこれほどまでに普及しているのかが理解でき、自社に導入したらどのような効果があるのかまでイメージできるでしょう。

ビジネスチャットを使ってきた筆者が、その魅力と将来性について解説します。ぜひ本記事を参考にビジネスチャットへの理解を深めてください。

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※本記事はChatwork株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、SNSのような使いやすさでありながら、タスク管理などの業務サポート機能を併せ持つコミュニケーションツールです。

チャットのような手軽さが連絡時の心理的ハードルを押し下げてくれるので、コミュニケーション量が一気に増えます。

主な連絡方法はテキストベースでのチャットですが、ビデオ通話による遠隔会議も可能で、離れていても対面でのコミュニケーションとほぼ変わらないやり取りが可能です。

ビジネスチャット1つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができ、年々その普及率は増え続けています。

ビジネスチャットは、メールに代わる「次世代コミュニケーションツール」として期待されています。

参考:資料|ビジネスチャット機能・活用法


ビジネスチャットが普及する背景

メールと比べた圧倒的な効率

ビジネスで最も主な連絡手段として用いられてきたメールですが、最近では業務効率の面から本当に最適か?と見直されつつあります(参考:業務の品質を引き上げる「5大ビジネスチャットツール」を徹底比較!)。

全体の平均は1通あたり6分で、送信数の平均が1日11.59通のため、1日につき約69分、メールの作成に費やしていることになる。

引用:仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多 | キャリコネニュース | Page 2

メールでは宛先、件名、時候の挨拶などを入力し、ようやく本文に入るのが一般的であり、マナーとして定着しています。ビジネスチャットではSNSのような使い勝手で、即座に要件からコミュニケーションを始めることができます。

プライベート向きなLINEにはないセキュリティ対策

最近では社外とはメールで、社内ではLINEを用いたコミュニケーションをとる企業もあるようです。短文でやり取りするSNS連絡の利便性に着目しているからでしょう。

しかし、重要な取引情報や顧客情報を、コンシューマ向けSNSでやり取りするのは危険です。

誤送信はもちろん、アカウントが乗っ取られる可能性があります。本来はプライベートツールであるため、上司による管理権限もありません。

高いセキュリティを誇るビジネスチャットでなら、安心して社外との連絡手段に用いることも可能です。

大手企業も社外との連絡手段としてビジネスチャットを用いる例が年々増えています。

参考:実は危ない?LINEをビジネスで利用する際の注意点と対策方法

働き方改革による後押し

あらゆる業界で必要に迫られている働き方改革ですが、ビジネスチャットの導入は働き方改革を後押しすると注目されています。

非鉄金属メーカーである「東洋アルミニウム株式会社」では、メールでの連絡・報告だけでなく決済までビジネスチャットで済ませることで業務スピードを上げたり、ビデオチャットで顧客対応することで遠隔からでも顧客満足度をあげることに成功しました。

ビジネスチャットは国からも注目されるコミュニケーションツールなのです。

ビジネスチャットがコミュニケーションツールとしてインフラ化していくのは間違いないでしょう。

参考:総務省|働き方改革×チャットツールのビジネス活用


ビジネスチャットのメリット

メリット1.ビジネスがスピーディに展開する

ビジネスチャットを導入するとビジネスの展開が圧倒的に速くなります。

ビジネスチャットでは定型的な挨拶から始まることはほとんどありません。SNSのような使い心地で、必要な情報をさくさくとやり取りできます。

また、複数グループでやり取りをしていても、自分宛のメッセージは一目でわかるので、連絡漏れによるロスも減ります。

音声/ビデオ通話を用いればオンライン会議も可能です。新しい働き方として注目を集めるリモートワークやテレワークにも大いに活用できるでしょう。

ビジネスチャットを利用する筆者も感じる、最大のメリットだと思います。

メリット2.高いセキュリティを誇る

ビジネスチャットの中には銀行レベルのセキュリティ水準を満たすものやGDRP(EU一般データ保護規則)のようなグローバル基準の個人情報保護規則を遵守しているツールがあります。

情報ろうえいの問題が取り立たされる昨今、ビジネスチャットを提供する企業は細心の注意を払ってセキュリティを構築しているのです。

参考:安全と信頼 | Chatwork
   セキュリティ | Slack

メリット3.誤送信してもメッセージを編集できる

ビジネスチャットでは一度送信したメッセージでも、編集や削除ができます。

メールでやり取りすると、誰もが一度はやってしまうミスが誤送信です。宛先を間違えて重要ファイルを添付してしまったなど、取り返しのつかないミスもあり得ます。

ビジネスチャットでのやり取りなら、万が一、内容に不備があっても修正することが可能です。


ビジネスチャットの導入事例

陳列棚を動画共有することで、店舗に訪れなくとも売り場状況を把握できるようになった「鈴花商店」

導入のきっかけ

着物を中心に、バッグや宝飾、寝具まで幅広く扱う鈴花商店は、店舗との連絡に電話・FAX・書面を用いていました。また、従業員全体への連絡にはまず部署ごとのリーダーに連絡し、そこから伝言形式で伝わっていました。

ツールによる情報伝達の遅さや、伝言形式による不正確な情報に課題を感じていたのです。

しかも各店舗には年配の従業員も多く、PCの扱いにも不慣れです。そこでシンプルで使いやすくチャット機能に特化した「Chatwork」を導入しました。

導入後の成果

年配の方でもLINEのような使いやすさは直感的にあつかえて、ITの苦手な人でも気軽に連絡が取れるようになりました。情報伝達が伝言ゲームになりがちな現場でも、チャットによって全員が一次情報を確認でき、正確に伝わるようになったのです。

それだけでなく、店舗の商品陳列を動画で撮影しChatworkで共有することで、実店舗に訪れなくとも売り場状況がわかるようになりました。

さらに、取引先企業ともChatworkでやり取りすることで配送ミスや発送事故などのトラブルが激減しました。

開発ツールとしてSlack導入をきっかけに、情報共有の場として社内に定着させた「日本経済新聞社」

導入のきっかけ

日本経済新聞社は2010年から「日本経済新聞 電子版」をリリースし、デジタル事業にも取り組んでいます。その開発チームのコミュニケーションを強化するため、「Slack」を導入しました。

成果

当初は開発環境の整備の一環としてSlackが導入され、エンジニアにとっては「開発がしやすい」と評判でした。また開発スピードや効率性もが格段に上がったようです。

徐々にエンジニアだけでなく、デジタル事業に関わるマーケターやプロモーションメンバーにまで普及し、今では欲しい情報を自由に共有できる場となっています。

さらに、会議効率化のためにアジェンダを事前に共有したり、気になるニュースを投稿しあうなど、活発なコミュニケーションが実現しています。


ビジネスチャット導入後の注意点

ビジネスチャットを導入したからといって、すぐにその恩恵をうけることはできません。ビジネスチャットを活用するために、導入時に気を付けるべきことを紹介します。

ツールの真価は社内に浸透してから発揮する

ビジネスチャットを導入したら、必ずそのツールで情報伝達することを心がけましょう。最初は使い勝手に慣れず、メールやSNSに戻りたくなるかもしれません。しかし、コミュニケーションツールは使う「人」がいるからこそ、ささいな業務の無駄が減っていきます。

特に、上司から積極的にビジネスチャットを用いて連絡することを心がけてください。メールよりもフランクなコミュニケーションが特徴なため、最初のうちは部下から連絡しづらい
のです。

無意味にコミュニケーションツールを分散させない

コミュニケーションツールを目的もなく分散化させてしまうと、どこでどんなやり取りをしたかがわからなくなります。

過去のプロジェクトや会議の内容がわからなくなるといった事態を避けるため、複数のビジネスチャットしたり、意味もなくメールと併用するなどは避けるべきです。

業務時間があいまいにならないように、予めルールを設ける

ビジネスチャットは実際に使ってみると、コミュニケーションがとてもフランクになります。それゆえ、勤務時間を越えた連絡手段として、ついつい使われてしまいがちです。

従業員がちゃんとプライベートな時間を持ち、過度なストレスをため込まずに業務に集中できるよう、ルールを決めて導入することをおすすめします。例えば以下の通りです。

例)

  • 業務時間外は基本的に連絡をしない。
  • 連絡事項に関わりのない人のグループチャットは、業務時間外には極力動かさない
  • 業務外の連絡(飲み会や休日の約束など)はプライベートで用いるツールで連絡する。

業種や勤務形態によって、最適な導入の仕方は異なるでしょう。柔軟なルール作りには下記記事が参考になるかと思います。

運用ルールを決めると、Chatworkがさらに強力なツールに!① | Chatworkブログ


まとめ

ビジネスチャットは連絡が速くなる、本題について素早く話し合える、文章を考えるリソースが減るなど、多くの利点があります。

ただし、導入後はみんなで(特に上司から)使うようにする、メリハリをもって利用するなど注意する必要があると覚えておいてください。

また、今まで気にもしてこなかったメールによる生産性の低下や、コンシューマ―向けSNSの危険性について触れました。ビジネスチャットはこれらの課題を解決し、働き方改革の一助となります。

ビジネスチャットは「人」の生産性を高める可能性があり、実際にそういった事例もすでに多く出ています。本記事を参考に、ぜひ自社のコミュニケーションを見直してみてください。

ビジネスチャットを比較検討したいという方は下記記事もご参考ください。数ある5つのビジネスチャットのうち5つを比較し、選び方とおすすめのビジネスチャットをご紹介します。

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日本の会社が作ったツールであるということもあり、日本国内での導入実績は既に20万社を超えています(2018年10月現在)。すでに導入している企業となら社外でもChatworkを用いてコミュニケーションを取ることができるのも、大きな魅力のひとつです。

なお、Chatworkの機能や基本的な使い方を知りたい方は、こちらの資料がわかりやすくまとまっていて便利です。

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