【メール例文付き】メール営業の成果を格段に高める4つの鉄則

新型コロナウイルスの流行などで対面での営業が難しい昨今において、メール営業は有効な対策の1つです。コストも低く始めやすいので、多くの企業が実施しています。

しかし、「毎日メールを送っているにも関わらず、全く反応がない」「全然アポにつながらない」と悩んでいる営業担当の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

メール営業で成果を上げるためには「メールの件名」「本文の書き方」や、「送付のタイミング」など、最低限意識すべきポイントがあります。

この記事では、メール営業の成果を高めるための4つのポイントについて解説します。また、実際に利用できるメールの例文や、メールを送る際の注意点などについてもまとめています。

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メール営業の成果を高めるために最低限押さえておくべき4つの鉄則

メール営業を実施するにあたり、以下の最低限以下の4つのポイントはおさえておく必要があります。

  • 件名にこだわる
  • メールが開封されやすい平日の日中(稼働時間内)に送る
  • 文章は箇条書きなどを使いシンプルで分かりやすくする
  • 相手が簡単に返信できるようネクストアクションを明確にする

「件名」は「ユーザーに与えるメリット」

メールを見てもらうためには、とにかく「件名」を工夫して、相手の目に留まるようにしましょう。件名の内容が端的に

アメリカのリードジェネレーションソフトウェア企業のデータによると、メール受信者の47%が件名を見てメールを開くか決めています。

実際にメールの件名を変更しただけで、開封率が1.6倍になった事例もあります。

メールの件名では以下の部分を意識するようにしましょう。

  • 自社が伝えたいことではなく「ユーザーに与えるメリット」が伝わるように書く
  • 文字数は30文字前後
  • 「○○%」など数字を使って具体性を出す
  • 「事前登録」「学び」など、メールの受信者が手間に感じるような言葉は使わない

参考:164 Best Email Subject Lines to Boost Open Rates in 2021
   サンプルあり!開封率を上げるメール・メルマガタイトル(件名)付け方のコツ|エンバーポイント株式会

メールが開封されやすい平日の日中(稼働時間内)に送る

営業メールは「平日の日中」に送るのが良いでしょう。特に法人向けのメールだと業務稼働時間である「平日の日中」にメールを送るのが得策です。

仕事用のメールだと業務時間内でなければほとんどメールを開くことがありません。休みの日や営業時間外に送るとすぐに読まれず、迷惑メールなど他のメールに埋もれてしまって気づかれない可能性が高くなります。

意図的にターゲットが「メールを開ける可能性があるタイミング」を狙って送りましょう。

メールの開封率が高いと言われているのは以下の時間帯です。

  • 8時~:出勤中にメールチェックを行っている
  • 13時~:昼食後にメールチェックを実施している
  • 16時~:明日に備えて事前にメールチェックをしている

逆にメールチェック自体が遅れてしまうタイミングは避けるのが無難です。実際にメールの受信から4時間以降経つと開封率が5%以下にまで低下するというデータもあります。

参考:The Best Time To Send Email by Location – 2020 Study

文章は箇条書きなどを使いシンプルで分かりやすくする

文章は改行・箇条書きを駆使して、本文から直感的に情報取得がしやすくなるように作成しましょう。読みやすさに配慮した構成になっていなければ、最後まで読み進めてもらえる可能性が低いからです。

▽改行
1文あたり20~40文字を目安にし、40~120文字を目安に改行して段落を変えると一般的に読みやすいと言われています。

▽箇条書き 
箇条書きを使うことで読み手が要点を理解しやすくなるため、格段に読みやすくなります。

【Goodな例】
 
株式会社◯◯
●●様
 
突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社○○の△△と申します。
(社名、名前を入れても40字前後)
 
弊社は○○というサービスを提供しており、貴社のお役に立てるのではと思いご連絡しました。
(サービス名を入れて40~50字前後)
 
導入することで、以下のようなメリットがあります。
 

  • メリット1
  • メリット2
  • メリット3
【Badな例】
 
株式会社◯◯
●●様
 
突然のご連絡失礼いたします。私、株式会社○○の△△と申します。 弊社は○○というサービスを提供しており、貴社のお役に立てるのではと思いご連絡しました。例えば「メリット1」によって~~な効果が得られ、さらに「メリット2」によって~~な効果まで得られるので、貴社にとってお役立つこと間違いなしです。

極端な例ですが、適切に改行と箇条書きを使うことで直感的に文章で伝えたいことがわかるようになります。

文を全てつなげてしまうと、読むのが面倒に感じてしまうので、切り分けて読むハードルを下げることが重要です。

相手が簡単に返信できるようネクストアクションを明確にする

メールを読んだ相手が、次にすべき行動を明確にしておきましょう。「興味があればご連絡ください」など抽象的な形だけで終わらずに、面談日の返事、デモ製品の申し込みなど、具体的な行動を提示することが重要なポイントです。

例えば本文の最後に、

  • 「興味を持っていただけたら、下記日程の中からご都合のいい日をご返信ください」と記載し、具体的な日時を2~3日提示する
  • 「ただいまキャンペーン中につき、○○月○○日までにお問い合わせいただければ初月無料です。お問い合わせはこちらから」など期限を設定する

などの文言を入れることで、選択肢が絞られて検討しやすくなり、YESかNOか判断がつきやすくなります。

参考:ジャムの法則(決定回避の法則)とは?マーケティングの活用事例|仕事に役立つ心理学社会人の教養


【シチュエーション別】営業メール例文

ここからは実際に使える営業メールの例文をご紹介します。

テンプレートとして使用してできるので、コピーして自社用にアレンジしてご活用ください。メールは「新規営業」と「既存顧客向け」に分け、さらにシチュエーション別に例文を作成しています。

※例文内の「MAILER」は架空のサービスです。

新規営業向け

新規営業は自社のことを知らない企業に自社のサービスを売り込むため、第一印象が大切です。

件名でターゲットの心をつかみ、本文で解決できる課題、具体的な対策、得られる結果をしっかりと伝えましょう。

初メール・アポ取り

(件名)メール配信業務にかかる時間とコストを80%削減【メール配信サービスのご提案】
 

株式会社◯◯
●●様
 

突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社○○の△△と申します。
 
弊社はクラウド型メール配信サービス「MAILER」を提供しており、貴社のお役に立てるのではと思いご連絡しました。
 
コロナ感染対策によるオンライン化が進む昨今、メールを活用した営業手法に力を入れる企業様は少なくありません。
 
しかし、「どんな文面が効果的かわからない」「メール作成の手間がかかる」「効果の測定が難しい」といった課題を抱えている方が非常に多いです。
 
弊社の「MAILER」は月額○○円でこれらの課題を解決します。
 
【料金】
月額〇〇円
※初期費用0円
※12ヶ月契約
 
【特徴】
・クラウド型なので初期費用0円。メールサーバーの準備も不要です
・シンプル設計でSaaSツールに不慣れな人でもすぐに活用できます
・自動レポート作成機能で効果測定も楽
・文面テンプレートが充実
 
【事例】
・A社事例(toB向けSaaS系サービス提供)
課題:メールによるアポイント件数を増やしたかったが、自社の営業・マーケはリソースが足らずなかなか取りかかれなかった。
導入効果:毎月安定して数百~数千のメール営業がほぼ自動化でできるようになり、商談アポイント数が導入前に比べて約30%向上
 
ご依頼いただけましたら、必ず貴社のお役に立てるように尽力いたします。
まずは情報収集の一環として、○○ほどお時間をいただけないでしょうか。
 
ご希望の日時と打ち合わせの方法を、以下のメールまでご連絡いただければ幸いです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
 
○○○@△△△.com
 

(日時指定ありの場合)
ご依頼いただけましたら、必ず貴社のお役に立てるように尽力いたします。
まずは情報収集の一貫として、ご提案を聞いていただければと思うのですが下記日程のご都合いかがでしょうか。
 
---------------
・〇月〇日(□) □時
・〇月〇日(□) □時
・〇月〇日(□) □時
---------------
 
上記以外の日程でも調整可能ですので、遠慮なくご相談ください。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
 
○○○@△△△.com
 

※以下、署名

1章で紹介した鉄則をおさえつつ作成した例文です。以下の構成で作成しています。

  1. 挨拶
  2. 課題と解決策の提示
  3. サービス詳細・特徴
  4. 事例
  5. 締めの言葉(日時指定なしorあり)

という流れで作成しています。事例に関しては、盛り込めれば説得力が増すので効果的ですが、本文が長くなるようなら自社サイトの事例紹介ページのリンクを貼っておくのも良いでしょう。

日時指定に関しても、ポイントは「相手がネクストアクションを起しやすい」ことが重要なので、日時は相手に指定させる方がいいか、選択肢を用意した方がいいかはA/Bテストなどして効果的な方を選択すると良いでしょう。

商談のリマインドメール

(件名)メール配信サービスのご提案の件【日時の確認】
 
●●様
 
○○(自社名)の△△です。
 
この度は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。
明日の確認で、ご連絡させていただきました。
 

○○月○○日 13:00~14:00(60分予定)
 
Zoomによるオンラインにて実施
(ZoomのURL)
 

何卒、よろしくお願いいたします。
 

※以下、署名

初回のメールが成功し商談が決定した後は、商談当日まで放置せず、リマイドメールを送り確実に商談が実施できるように進めることが大切です。

リマインドメールの目的は日時の確認です。本文は短く、「貴重なお時間をいただき、ありがとうございます」など、相手へのさりげない心遣いをいれることで、商談前の印象アップを狙っています。

成約時のお礼メール

(件名)ご契約のお礼

●●様
 
ご多忙の中、弊社のサービスを紹介する機会をいただき、誠にありがとうございました。
また、MAILERをご契約をいただき心より感謝申しあげます。
 
貴社の課題を解決し、事業に貢献できるよう取り組ませていただきます。
引き続き、よろしくお願いいたします。
 
導入につきましては、○○月○○日以降進めていければと考えております。
お手すきの際に、以下の点をお返事いただければ幸いです。
 
・導入希望日
第1希望: 月 日 : 
第2希望: 月 日 :
第3希望: 月 日 :
 
・サポート
現場 もしくは オンライン
 
導入時は貴社現場にて直接サポートするかオンラインでも可能です。
日時と併せて●●様のご希望をお聞かせください。
 
その他ご不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
 
※以下、署名

成約した当日にお礼のメールを送るのがベストです。

ここでもお礼だけではなく、次のアクションを明確にしておくことで、お互いのメールにかかる手間(メールのラリー回数)を削減させることができます。

既存顧客向け

続いて既に自社サービスを利用している顧客へ、アップセルやクロスセルを行う際のメール営業の例文です。

関係性ができているので、新規営業メールに比べると心理的なハードルは少なくなっているのではないでしょうか。だからといってなれなれしくならず、提案文は4つの鉄則に基づいて作成し成果へと結びつけてください。

アップセルの提案

(件名)「MAILER」新プラン開始のご案内
 
●●様
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の△△です。
 
この度、ご利用いただいているの「MAILER」に新プラン「ミドルプラン」を導入いたしました。●●様をはじめ、要望の多かったベーシックとハイグレードの間に位置するプランでございます。
 
【プラン概要】
月額5,000円
 
・一括送信可能件数 3,000通
・HTMLのデザインテンプレート 500種類
・オンラインセールス無料コンサル 60分/月2回
 
ベーシックプランから送信件数とテンプレートが倍に増えますが、月額負担は1,000円増のみです。
 
ぜひご活用いただければと思いご案内いたしました。
ご検討いただければ幸いです。
 
▼ミドルプランをご希望の際は下記のURLから申請ください。
URL:~~~~~~~
※運用は来月から適用可能
 
ご不明点などございましたら遠慮なくご相談ください。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
 
※以下、署名

こちらは新プランの提案をすることでアップセルを狙ったメール内容です。大まかな構成は以下の通りです。

  1. 挨拶
  2. 要件・提案内容
  3. 申し込み等ネクストアクションの提示
  4. 締めの言葉

ポイントは、「プラン変更後のベネフィットを分かりやすく伝えること」です。

例文の「ベーシックプランから送信件数とテンプレートが倍に増えますが、月額負担は1,000円増のみです」という部分がそれに該当します。

もう一つは、メール内でネクストアクションが完結するようにしている点です。プランの変更ができるページへのリンクを貼り、問い合わせをせずともグレードアップできるようにしています。

リアクションがない場合の再プッシュメール

(件名)「MAILER」新プランの事例紹介
 
●●様
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の△△です。
 
先日、新たなに追加されたミドルプランが大変ご好評いただいており、○ヶ月で○○社の企業様がベーシックプランから変更されています。
 
変更された各社様の中でA社様の事例が貴社のお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
 
・A社様の事例
※事例の内容を箇条書きで記載するか、自社の事例ページのリンクを貼る
 
参考になれば幸いです。
 
また、ご不明点などございましたら遠慮なくご相談ください。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
 

▼ミドルプランをご希望の際は下記のURLから申請ください。
URL:~~~~~~~
※運用は来月から適用可能
 

※以下、署名

こちらは一度営業メールを送っているが反応がない顧客への再プッシュメールです。再プッシュメールのポイントは前回とは切り口を変えることです。

メールの内容はあくまでも、顧客にとって役に立つ情報であることが重要です。初回のメールでは記載していなかった「事例」を使い、導入後のベネフィットを想起させることを狙っています。


メール本文を作成をする際の3つの注意点

営業メールを作成する際、特に注意したい点は以下の3つです。

  • 誤字脱字など基本的なミス
  • メール作成に時間をかけすぎない
  • 特定電子メール法に違反しないよう留意する

誤字脱字など基本的なミス

メールでもっとも多いのは「誤字脱字など基本的なミス」です。誰にとっても起こりえるミスを防ぐためには、簡単なチェックリストを作りましょう。

▼チェックリスト項目の例
・誤字脱字はしていないか?
・メールアドレスは間違っていないか?
・一斉送信など複数で送る場合、BCCを活用しているか?
・添付ファイルの漏れや間違いはないか?
・URLやリンクの貼り忘れや間違いはないか?

このような初歩的なミスは、個人の注意力に依存せず仕組みやツールを活用して解決しましょう。

メール作成に時間をかけすぎない

メール作成そのものに時間をかけすぎないように注意してください。メール営業の目的は「アポイントを取る」「商談につなげる」ことであり、メールを送ることがゴールではないからです。

1通のメールを作成するのに何十分と時間をかけたとしても、かけた時間が成果に直結するわけではありません。テンプレートの活用などして、できるだけ時間をかけず効率良く送ることが大切です。

特定電子メール法に違反しないよう留意する

営業メールを行う際は「特定電子メール法」に違反しないよう注意が必要です。

特定電子メール法とは、迷惑メールを規制するために2002年に施行された法律です。

この法律では、広告・宣伝を目的としたメールを「特定電子メール」と定義づけており、この特定電子メールの送付を禁止しています。

特定電子メール法に違反し、改善措置命令にも対応しなかった場合、法人ですと3,000万以下の罰金を課される可能性があります。

特定電子メールの範囲は以下の通りです。

ア)営業上のサービス・商品等に関する情報を広告又は宣伝しようとするウェブサイトへ誘導することがその送信目的に含まれる電子メール
イ)SNS(Social Network Service)への招待や懸賞当選の通知、友達からのメールや会員制サイトでの他の会員からの連絡などを装って営
業目的のウェブサイトへ誘導しようとする電子メール
引用:特定電子メールの送信等に関するガイドライン

一方、次のような電子メールは特定電子メールに当たらないとされています。

ア)取引上の条件を案内する事務連絡や料金請求のお知らせなど取引関係
に係る通知であって広告又は宣伝の内容を含まず、広告又は宣伝のウ
ェブサイトへの誘導もしない電子メール
イ)単なる時候の挨拶であって、広告や宣伝の内容を含まず広告又は宣伝
のウェブサイトへの誘導もしない電子メール

引用:特定電子メールの送信等に関するガイドライン

こう見ると「営業メールを送ること自体アウトでは?」と思われるかもしれませんが、以下の要件をおさえることで送信可能です。

  • 受信者から特定メール送信に関しての同意(オプトイン)を得る
  • 特定電子メールに、送信者を特定できる項目を表示する

参考:「特定電子メール法」とは?違法にならないためのポイントを理解しましょう! | メール配信システム「blastmail」Offical Blog
   特定電子メールの送信等 に関するガイドライン

オプトインを得る方法

オプトインを得るには、以下のような方法があります。

  • 資料請求・メルマガ配信登録フォームに、特定電子メールに関する項目を追加する
  • 個人情報の取り扱い同意文にオプトインの取得を含める

また、以下は例外的に同意を取得しなくても、オプトインとして扱われます。

  • 名刺などで電子メールアドレスを通知されている
  • すでに取引関係にある
  • メールアドレスを公表している団体・個人

特定メールで表示が義務化されている項目

  • 送信者の氏名・名称
  • 受信拒否(オプトアウト)の通知ができる旨の表示
  • 受信拒否(オプトアウト)のを受けるためのメールアドレス・URL
  • 送信責任者の住所
  • 苦情や問合せ等を受け付けるための連絡先・URL

これらは受信者にとってわかりやすいよう、本文の最初か最後に記載することが推奨されています。


まとめ

メール営業の成果を高めるには、最低限4つの鉄則はおさえてメールの作成・送信を行いましょう。

  • 件名でメリットが分かるようにする
  • メールが開封されやすい平日の日中(稼働時間内)に送る
  • 文章は箇条書きなどを使いシンプルで分かりやすくする
  • 相手が簡単に返信できるようネクストアクションを明確にする

これらの鉄則をおさえ、本記事でご紹介した例文を参考にしていただき、自社に適した本文を作成してください。作成する際は基本的なミスを起こさせない仕組みやフローを整え、文章の作成に時間をかけすぎないように注意しましょう。

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