オフィス備品の保管を助ける6つのテクニックと8つの商品・サービス

オフィス内の備品や大量の書類などの保管場所に困ることはありませんか。必要なものが見つからなかったり、単純に収納スペースが不足していたりすると、業務にも支障が現れます。オフィスの保管環境の見直しは業務効率の改善にもつながります。

備品の保管が煩雑になっている場合は、収納方法を見直すことが先決です。しかし、キャパシティの問題から備品の管理が煩雑になってしまう場合は、収納方法を変えても焼け石に水で、効果は現れづらいです。社内の収納容量をオーバーしている場合は、社外での保管を検討してみるよ良いでしょう。

今回の記事ではオフィス備品を保管する際の6つのコツと、保管を助けてくれる便利グッズ3選ご紹介しています。それでも改善できないというケースを考慮して、法人向けトランクサービスを5つ厳選してご紹介していますので、ぜひ参考になさってください。

オフィス備品の保管を改善する7つの収納のコツ
収納テクと合わせて使いたい3つのオフィス収納グッズ
法人向けオフィス備品保管サービス5選
まとめ

オフィス備品の保管を改善する7つの収納のコツ

サービス等の導入は収納のキャパシティが広がるので課題の解決に直結しますが、その前に保管方法を見直してみましょう。ちょっとした工夫で当面の課題をクリアできるかもしれません。以下では保管する際の工夫のコツをご紹介しています。

1．すべて備品の置き場所を決めておく

保管・収納の基本的なコツとして「片づける場所を決めておく」というものがあります。全ての備品の置き場所を決めておけば、収納場所に困ることもなく、何がどこにあるのかも把握しやすいです。使用頻度の高いものは手の届く範囲に配置しましょう。最小の動作で利用できる状態にしておけば、業務の効率性もアップします。

2．机上のデッドスペースを活用する

活用されていないデッドスペースを保管場所に活用することで、収納性をアップできます。書類や小物は出来る限りケースに収納し、用途ごとに分けましょう。ティッシュなどをいれるスペースを確保したい時は、机上にラック（台）を設置するのがおすすめです。板と土台があれば百均の材料でも自作できます。

3．書類は積み上げず、立てて保管する

書類は散らばりやすいので、縦置きで保管しましょう。ブックスタンドやファイル収納ボックスをつかえば、見た目もすっきりします。カラーファイルを利用して案件別に保管すれば、探すときにもすぐに見つけられます。

4．引き出しの中を仕切る

引き出しの中は、仕切りを使ってスペースを無駄なく活用しましょう。小物などが散らかっていると、それだけで収納スペースを圧迫してしまいます。筆記用具・ホッチキスなど用途が似たものを、同じカテゴライズにするのがポイントです。

使用頻度の高いカテゴリは、取り出しやすい手前の位置に配置します。

5．ひと目で何であるか分かる状態にする

保管したオフィス備品は、すぐに取り出せる状態でなければ、収納されているとは言えません。誰でも目的の物を取り出せるように、一目でわかるようにしましょう。特に見分けのつきにくい書類などは、シールやインデックスなどで目印をつけましょう。

6．いらないものは積極的に捨てる

オフィスが散らかるのは、モノが増えすぎて置き場所がなくなるからです。不要なものをどんどん捨てることで、保管スペースを確保できます。スペースに余裕ができることで、紛失・事故なども防止可能です。

7.すぐに使わないもの、捨てずにとっておきたいものは保管サービスを使う

最近ではWebで申し込むだけでダンボールが届き、荷物を詰めてWebやアプリから集荷の手配、保管状況の確認、荷物の配送までをワンストップで行うサービスも現れています。

個人で利用する場合もダンボール一箱分から安価に保管スペースを確保できるので上手く活用してスマートなオフィスを実現できます。

参考：大容量ダンボール1箱で月々500円！クラウド保管サービスTRUNK（トランク）

収納テクと合わせて使いたい3つのオフィス収納グッズ

最近ではいろんな収納グッズが販売されています。便利なグッズも多いので、一度見てみてください。今回は便利なオフィスグッズを3つほどご紹介します。Amazonの「オフィス収納」ジャンルから売れ筋ランキング上位のものをご紹介します。

リヒトラブ机上台 A7332-0 590mm幅白

机上の収納スペースを2倍にできる机上ラックです。構造も頑丈で、PCモニターはもちろん、デスクトップパソコンなども乗せられます。カラーバリエーションも豊富なため、PCモニター・壁ともコーディネートできます。

【サイズ】幅590mm×奥行250mm×高さ80mm、キーボードサイズ
【耐荷重】15kg
【型式】組立式(六角レンチ付き)
【カラー】白・赤・黄緑・黒

特徴：豊富なカラーバリエーションでインテリアとしても使える
おすすめの人：机上のデッドスペースを収納スペースに変えたい人
値段：2,010円

クルーズスマートデスクオーガナイザー SDO-750

下段前面3列・中段2列・上段4列で仕分けできるマルチトレー収納ボックスです。スケルトン加工になっており、どこに何があるか分かりやすくなっています。

【サイズ】幅198mm×奥行137mm×高さ94mm
【重さ】366g
【材質】ポリスチレン
【カラー】透明

特徴：種類ごとに仕分けできるマルチトレー構造
おすすめの人：使用頻度の高い文房具を整理整頓したい方
値段：863円

Goodraio　自由に調整伸縮の本立て小物入れ卓上竹製卓上収納オフィス 2段ラック

素材に天然竹を利用している多機能ブックシェルフです。優れた乾燥性を持ち腐蝕にもつよいため、長期間の使用にも耐えられます。日本語説明書付きで、ネジを回すだけで女性でも簡単に組み立てられます。商品に瑕疵がある場合は、45日間の無料返品保証も利用できます。

【サイズ】長さ51cm*幅19cm*高さ21cm。伸縮時：長さ80cm*幅19cm*高さ21cm。

特徴：大容量で伸縮自在のブックシェルフ
おすすめの人：本や小物を机上で収納したい方
値段：3,980 円

法人向けオフィス備品保管サービス5選

自社で備品を保管管理することが困難であれば、法人向けトランクルーム（オフィス備品管理）を検討するとよいでしょう。法人向けトランクルームなら、煩雑しがちなオフィス備品を、安全簡単に保管・管理できます。

法人向けトランクルームを選ぶ時は、防犯設備の有無も確認してください。防犯設備が不十分だと紛失リスクが増大します。備品の性質によっては、温湿度管理や防水機能なども重要です。

以下でおすすめのサービスを5つ紹介します。なお、検索上位表示のものから順に取り上げています。

サービス名	提供元企業	特徴	料金
押入れ産業	押入れ産業株式会社	1日216円から大容量コンテナを利用できる	要お問合せ料金シュミレーターで概算を計算可能
イナバボックス	イナバクリエイト株式会社	屋内型、屋外型のトランクルーム	要お問合せ
ワールドコーポレーション	株式会社ワールドコーポレーション	廃棄代行も請け負うトランクルームサービス	要お問合せ
SBSロジコム	SBSロジコム株式会社	在庫管理、入出庫、配送まで代行してくれる	要お問合せ
三菱倉庫	三菱倉庫株式会社	海外引越にも対応している	要お問合せ