オフィス内の備品や大量の書類などの保管場所に困ることはありませんか。必要なものが見つからなかったり、単純に収納スペースが不足していたりすると、業務にも支障が現れます。オフィスの保管環境の見直しは業務効率の改善にもつながります。
備品の保管が煩雑になっている場合は、収納方法を見直すことが先決です。しかし、キャパシティの問題から備品の管理が煩雑になってしまう場合は、収納方法を変えても焼け石に水で、効果は現れづらいです。社内の収納容量をオーバーしている場合は、社外での保管を検討してみるよ良いでしょう。
今回の記事ではオフィス備品を保管する際の6つのコツと、保管を助けてくれる便利グッズ3選ご紹介しています。それでも改善できないというケースを考慮して、法人向けトランクサービスを5つ厳選してご紹介していますので、ぜひ参考になさってください。
オフィス備品の保管を改善する7つの収納のコツ
サービス等の導入は収納のキャパシティが広がるので課題の解決に直結しますが、その前に保管方法を見直してみましょう。ちょっとした工夫で当面の課題をクリアできるかもしれません。以下では保管する際の工夫のコツをご紹介しています。
1．すべて備品の置き場所を決めておく
保管・収納の基本的なコツとして「片づける場所を決めておく」というものがあります。全ての備品の置き場所を決めておけば、収納場所に困ることもなく、何がどこにあるのかも把握しやすいです。使用頻度の高いものは手の届く範囲に配置しましょう。最小の動作で利用できる状態にしておけば、業務の効率性もアップします。
2．机上のデッドスペースを活用する
活用されていないデッドスペースを保管場所に活用することで、収納性をアップできます。書類や小物は出来る限りケースに収納し、用途ごとに分けましょう。ティッシュなどをいれるスペースを確保したい時は、机上にラック（台）を設置するのがおすすめです。板と土台があれば百均の材料でも自作できます。
3．書類は積み上げず、立てて保管する
書類は散らばりやすいので、縦置きで保管しましょう。ブックスタンドやファイル収納ボックスをつかえば、見た目もすっきりします。カラーファイルを利用して案件別に保管すれば、探すときにもすぐに見つけられます。
4．引き出しの中を仕切る
引き出しの中は、仕切りを使ってスペースを無駄なく活用しましょう。小物などが散らかっていると、それだけで収納スペースを圧迫してしまいます。筆記用具・ホッチキスなど用途が似たものを、同じカテゴライズにするのがポイントです。
使用頻度の高いカテゴリは、取り出しやすい手前の位置に配置します。
5．ひと目で何であるか分かる状態にする
保管したオフィス備品は、すぐに取り出せる状態でなければ、収納されているとは言えません。誰でも目的の物を取り出せるように、一目でわかるようにしましょう。特に見分けのつきにくい書類などは、シールやインデックスなどで目印をつけましょう。
6．いらないものは積極的に捨てる
オフィスが散らかるのは、モノが増えすぎて置き場所がなくなるからです。不要なものをどんどん捨てることで、保管スペースを確保できます。スペースに余裕ができることで、紛失・事故なども防止可能です。
7.すぐに使わないもの、捨てずにとっておきたいものは保管サービスを使う
最近ではWebで申し込むだけでダンボールが届き、荷物を詰めてWebやアプリから集荷の手配、保管状況の確認、荷物の配送までをワンストップで行うサービスも現れています。
個人で利用する場合もダンボール一箱分から安価に保管スペースを確保できるので上手く活用してスマートなオフィスを実現できます。
参考：大容量ダンボール1箱で月々500円！クラウド保管サービスTRUNK（トランク）
収納テクと合わせて使いたい3つのオフィス収納グッズ
最近ではいろんな収納グッズが販売されています。便利なグッズも多いので、一度見てみてください。今回は便利なオフィスグッズを3つほどご紹介します。Amazonの「オフィス収納」ジャンルから売れ筋ランキング上位のものをご紹介します。
リヒトラブ 机上台 A7332-0 590mm幅 白
机上の収納スペースを2倍にできる机上ラックです。構造も頑丈で、PCモニターはもちろん、デスクトップパソコンなども乗せられます。カラーバリエーションも豊富なため、PCモニター・壁ともコーディネートできます。
【サイズ】幅590mm×奥行250mm×高さ80mm、キーボードサイズ
【耐荷重】15kg
【型式】組立式(六角レンチ付き)
【カラー】白・赤・黄緑・黒
- 特徴：豊富なカラーバリエーションでインテリアとしても使える
- おすすめの人：机上のデッドスペースを収納スペースに変えたい人
- 値段：2,010円
クルーズ スマートデスクオーガナイザー SDO-750
下段前面3列・中段2列・上段4列で仕分けできるマルチトレー収納ボックスです。スケルトン加工になっており、どこに何があるか分かりやすくなっています。
【サイズ】幅198mm×奥行137mm×高さ94mm
【重さ】366g
【材質】ポリスチレン
【カラー】透明
- 特徴：種類ごとに仕分けできるマルチトレー構造
- おすすめの人：使用頻度の高い文房具を整理整頓したい方
- 値段：863円
Goodraio 自由に調整伸縮の本立て 小物入れ 卓上 竹製 卓上収納 オフィス 2段ラック
素材に天然竹を利用している多機能ブックシェルフです。優れた乾燥性を持ち腐蝕にもつよいため、長期間の使用にも耐えられます。日本語説明書付きで、ネジを回すだけで女性でも簡単に組み立てられます。商品に瑕疵がある場合は、45日間の無料返品保証も利用できます。
【サイズ】長さ51cm*幅19cm*高さ21cm。伸縮時：長さ80cm*幅19cm*高さ21cm。
- 特徴：大容量で伸縮自在のブックシェルフ
- おすすめの人：本や小物を机上で収納したい方
- 値段：3,980 円
法人向けオフィス備品保管サービス5選
自社で備品を保管管理することが困難であれば、法人向けトランクルーム（オフィス備品管理）を検討するとよいでしょう。法人向けトランクルームなら、煩雑しがちなオフィス備品を、安全簡単に保管・管理できます。
法人向けトランクルームを選ぶ時は、防犯設備の有無も確認してください。防犯設備が不十分だと紛失リスクが増大します。備品の性質によっては、温湿度管理や防水機能なども重要です。
以下でおすすめのサービスを5つ紹介します。なお、検索上位表示のものから順に取り上げています。
| サービス名 | 提供元企業 | 特徴 | 料金 |
| 押入れ産業 | 押入れ産業株式会社 | 1日216円から大容量コンテナを利用できる | 要お問合せ 料金シュミレーターで概算を計算可能 |
| イナバボックス | イナバクリエイト株式会社 | 屋内型、屋外型のトランクルーム | 要お問合せ |
| ワールドコーポレーション | 株式会社ワールドコーポレーション | 廃棄代行も請け負うトランクルームサービス | 要お問合せ |
| SBSロジコム | SBSロジコム株式会社 | 在庫管理、入出庫、配送まで代行してくれる | 要お問合せ |
| 三菱倉庫 | 三菱倉庫株式会社 | 海外引越にも対応している | 要お問合せ |
オフィスのスペースに関しては、労働安全衛生法にも、オフィス労働者における余剰スペースの確保要件が規定されています。狭いオフィスを使っている場合は、書類の保管場所がなく箱を積み上げていたりすると、知らずに法律違反になっている可能性もありますので注意してください。
詳細に関しては、労働安全衛生法 事務所衛生基準規則 第二章 第二条をご確認ください。
『事業者は、労働者を常時就業させる室（以下「室」という。）の気積を、設備の占める容積及び 床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、10立方メートル以上としなければならない。』
引用：・事務所衛生基準規則(◆昭和47年09月30日労働省令第43号)
押入れ産業
サービス名：トランクルームの押入れ産業。
提供元企業：押入れ産業株式会社。
特徴：1日216円から大容量コンテナを利用できる。
料金： 料金シュミレーターを確認。詳細は要お問合せ。
北海道から沖縄まで、全国130店舗に展開しているトランクルームサービスです。倉庫内で収納専用のコンテナを有人管理しているため、真冬でも真夏でも安全に保管できます。大量の大型家財も、一つのコンテナで収納可能です。
【セキュリティ】
- 封印バンドによる番号管理
- 倉庫内での有人管理
【コンテナサイズ】
| サイズ | 幅 | 奥行 | 高さ |
| Sサイズ | 113cm | 138cm | 144cm |
| Mサイズ | 173cm | 173cm | 180cm |
| Lサイズ | 193cm | 193cm | 194cm |
| LHサイズ | 241cm | 143cm | 208cm |
イナバボックス
サービス名：イナバボックス
提供元企業：イナバクリエイト株式会社
特徴：屋内型、屋外型のトランクルーム
料金：要お問合せ
「100人乗っても大丈夫」でおなじみの、イナバ物置を使ったトランクルームサービスです。高い防犯性と景観を損なわないデザイン性を兼ね備えており、コインロッカー感覚で気軽に保管できます。
屋内型・屋外型のトランクルームを使い分ければ、備品ごとの管理も可能です。例えば、湿度や温度によわい書類などは、屋内型を利用します。使いやすさを考えるなら、駐車場の有無・オフィスからの距離なども重要です。
【セキュリティ】
- 大手警備会社によるカードキー、ピッキング対応キー
- 各通路を照明で監視
- ガードマンによる24時間体制
【コンテナサイズ】
要お問合せ
ワールドコーポレーション
サービス名：法人向けトランクルーム
提供元企業：株式会社 ワールドコーポレーション
特徴：廃棄代行も請け負うトランクルームサービス
料金：要お問合せ
重要書類やオフィス備品などを一括保管できるトランクルームサービスです。8坪～50坪単位の専用トランクルームを利用できます。必要なくなったものは廃棄処分も可能です。リサイクル廃棄・完全焼却廃棄の場合は、廃棄証明書を発行してくれます。
鉄筋コンクリート造りの4階建ての建物内で、吸排気・煙熱感知器・消火設備のもと、オフィス備品を厳重に管理します。平日月曜日～金曜日の指定日には、集配サービスも利用可能です（日・祝・第2土曜、盆・年末年始は休業）。
【セキュリティ】
- 24時間機械自動警備
- 防災管理システム
【コンテナサイズ】
8坪～50坪
SBSロジコム
サービス名：オフィス向けトランクルームサービス
提供元企業：SBSロジコム株式会社
特徴：在庫管理、入出庫、配送まで代行してくれる
料金：要お問合せ
在庫管理から入出庫・配送までサポートしてくれるトランクルームサービスです。重要書類・什器などはもちろんのこと、大型のオフィス備品なども一括管理できます。一般的なトランクサービスよりもコストを抑えられるため、保管コストを削減したい方におすすめです。
保存期限を過ぎた備品は、収集・運搬から再資源化まで対応してくれます。気軽に利用できる「オフィスサブスペース」として活用できるでしょう。
【セキュリティ】
- オートロック錠
- テンキーロック
- 24時間監視カメラ
【コンテナサイズ】
要お問合せ
三菱倉庫
サービス名：法人のお客様向けトランクルーム。
提供元企業：三菱倉庫株式会社
特徴：海外引越にも対応している
料金：要お問合せ
文書・磁気テープ・美術品の保管に長けたトランクルームサービスです。契約書・経理伝票・カルテなど、重要データ・記録媒体を保管できます。美術品は、耐震・耐火構造の頑丈な建物で、厳重な温湿度管理のもと保管可能です。
海外引越では、引き取り・梱包・通関手続き・航空海上輸送までを代行してくれます。専門スタッフと現地スタッフが連携するため、安全・確実な配送が可能です。東京支店営業所の保管・集配送業務では、ISO27001の認証も取得しています。
【セキュリティ】
24時間体制の警備システム
【コンテナサイズ】
要お問合せ
オフィス備品の保管に関するよくあるご質問
オフィス備品の保管を検討中の方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q. オフィス備品を長期間保管する際の注意点は何ですか？
A.オフィス備品を長期間保管する際は、温度や湿度の管理、直射日光を避けること、そして定期的な点検が重要です。特に電子機器や書類は劣化しやすいので、適切な環境で保管する必要があります。
Q. オフィス備品の在庫管理を効率化する方法は何ですか？
A.在庫管理を効率化するには、在庫管理ソフトの導入や定期的な棚卸しを行うことが効果的です。バーコードシステムやRFIDタグを利用することで、在庫の追跡が容易になります。
Q. オフィス備品の保管時に気をつけるべきセキュリティ対策は何ですか？
A.オフィス備品の保管時には、保管場所の施錠やセキュリティカメラの設置、アクセス制限を設けることが重要です。特に高価な機器や重要書類の保管には、厳重なセキュリティが必要です。
Q. オフィス備品の保管コストを抑える方法はありますか？
A.保管コストを抑えるには、外部のレンタル倉庫を活用することや、備品の整理・廃棄を定期的に行うことが有効です。また、オフィス内のスペースを有効活用することで、無駄なコストを削減できます。
Q. オフィス備品の整理整頓を保つための方法は何ですか？
A.整理整頓を保つには、備品のラベリングやカテゴリごとの収納、定期的な見直しを行うことが重要です。これにより、必要なものをすぐに取り出せる環境が維持できます。
まとめ
オフィス備品の保管方法を見直す際は、まず収納方法から変えてみてください。自社で収納する時は、活用されてないデッドスペースを利用するのが一般的ですが、狭いオフィスを使っている場合は、知らずに労働安全衛生法に接触していることもあるので気を付けましょう。
自社内で保管することが困難な場合は、オフィス備品保管サービスを利用するのもおすすめです。コストをかけたくない方は、在庫管理・入出庫・配送まで代行してくれるサービスもあります。防犯設備・サービスの適用範囲などを考慮して、自社に最適なオフィス備品保管サービスを選んでください。
参考にしたサイト
オフィスの収納術で生産性を上げる。収納術の極意５選
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