工数管理とは、プロジェクトでどの程度工数が必要なのかを計算したり、進捗状況を把握するために工数を管理することをいいます
しかし、工数管理に関して以下のような悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。
- 社員の工数を確認したいが、正確なタスク量を可視化できておらず、社員ごとにタスク量のばらつきがある
- 工数管理をするため”の工数に時間が取られ、継続して管理ができない
- 社員に工数入力をしてもらっているが、内容に信憑性がないため、やっても意味がない
そんな悩みを持つ担当者の方向けに、工数管理の重要性やメリット、工数管理を行う具体的な2つの方法、正しく行うためのポイントなどを解説します。
工数管理にすぐ使えるエクセルのテンプレートやおすすめ工数管理ツールなども紹介しているため、工数管理が形骸化せずにスムーズに導入することができるはずです。
参考：工数管理ツールの18選を徹底比較！選び方のポイントも解説
工数管理とは、プロジェクトを終えるのに必要な工数を把握すること
工数管理とは、プロジェクトでどの程度工数が必要なのかを計算したり、進捗状況を把握するために工数を管理することをいいます。
参考：プロジェクト管理とは？具体的な手法と成功するためのポイントを紹介
そもそも工数とは、「作業を終わらせるために要する作業量と必要な人数」を示す指標です。
工数は以下の式で表すことができます。
工数の単位は「人時（ニンジ）」「人日（ニンニチ）」「人月（ニンゲツ）」など、時間の扱い方によって異なります。
例えば、アプリ開発のプロジェクトを終わらせるのに3人で3ヶ月かかった場合の工数は3ヶ月×3人=9人月となります。
このように、プロジェクト完了までに必要な時間や人数を算出し、管理することを工数管理と言います。
工数管理をする目的
工数管理を行う目的は、プロジェクトで必要なコストを算出したり、進捗状況を把握して遅延を防いだりするためです。
例えば、以下のようなシーンで工数管理が行われています。
| 工数管理の目的 | 効果 |
|---|---|
| プロジェクト全体の進捗状況の把握 | タスクごとに作業時間を割り出し、スケジュールに遅れがないかを確認できる |
| プロジェクトにかかるコストの把握 | プロジェクトに必要な作業時間から人件費を割り出すことができ、正確な見積もりを出せる |
| 業務効率化によるメンバーの負担削減 | プロジェクト全体のタスクや作業時間を管理することで一人一人に適切なタスク量を割り振り、業務負担を減らすことができる |
| 適切なスケジュール、人的リソースの管理 | 複数プロジェクトを同時進行する場合でもそれぞれの全体像を把握でき、スケジュール管理や人的リソースの配分を効率よく行うことができる |
工数管理を行うことでプロジェクトの全体像が明確になり、コスト面・作業面の両方で効率化を進められます。
そのため、最初はIT企業のプロジェクトマネージャーを中心に工数管理を行っていましたが、今では様々な業界に浸透しています。
工数管理をする際の流れ
工数管理は以下の3ステップで構成されます。
工数管理を実施する上で必要なのは、社員に工数入力をしてもらうための準備です。
管理表を作るのはもちろんですが、「社員に精度の高い実工数を入力してもらうこと」を意識した環境つくりが重要です。
正しい工数入力をしてもらわないと、コストの見積もりやスケジュール調整に誤差が出てしまいます。
また、徹底した工数管理の元、プロジェクトが無事終わったらデータの集計・分析も欠かせません。
データの集計・分析をすれば、「予定通りにプロジェクトを進められたか」だけでなく、プロジェクトごとの工数と利益を計算し、利益性の高いサービスや赤字になりがちなプロジェクト、業務を割り出すことができます。
正しい工数入力が重要であるものの、入力にも時間を要するため現場に負荷がかかります。
メンバーが工数を入力してくれずに悩んでいる担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
現場が面倒と感じないためには、工数入力のメリットの伝え方が重要になります。
具体的な工数管理方法2つ
工数を管理する方法は、以下の2通りがあります。
- 工数管理ツールを使って管理する方法
- エクセル・スプレッドシートで管理する方法
工数管理ツールとエクセル・スプレッドシートの違いを以下の表にまとめました。
| ツールの種類 | メリット | 導入が向いている企業の特徴 |
|---|---|---|
| 工数管理 ツール | ・プロジェクトの進捗状況や採算状況を可視化しやすい ・データの分析がしやすい ・直感的な操作で工数管理ができるので、編集に時間がかからない | 正しく事実確認をしたい企業 |
| エクセル スプレッドシート | ・導入費用がかからない ・学習コストを抑えられる ・データを共有でき、いつでも閲覧可能 | 計画を立てる程度の工数管理を考えている企業 |
それぞれの違いについては以下で詳しく解説します。
工数管理ツール
工数管理ツールとは、工数の入力や分析がしやすく、生産効率を最大化するためのツールです。
工数管理ツールには以下のメリットがあります。
- プロジェクトの進捗状況や採算状況を可視化しやすい
- データの分析がしやすい
- 直感的な操作で工数管理ができるので、編集に時間がかからない
- 進捗状況だけでなく、業務内容や進め方などを参考に社員のスキル評価ができる
- 進捗状況が遅れているタスクについてはアラートを送ることができ、業務のミスを減らせる
工数管理ツールでは社員ごとのタスクの可視化や、進捗が遅れているタスクがあればアラートしてくれるなど、工数管理の手間を減らすことができます。
ただし、工数管理ツールになれるまでは少しだけ時間がかかります。使いこなすには1ヶ月ほど時間がかかりますが、慣れれば工数管理の手間がかかりません。
参考：【2022年最新版】ビジネス向けタスク管理ツール53選を徹底比較
工数管理ツールがおすすめの企業の特徴
工数管理ツールは正しく事実確認をしたい企業が導入すべきです。
具体的には以下の企業が当てはまります。
- エクセルで工数管理をしていたが入力や管理の手間が大きく、楽に工数管理をしたいと考えている
- プロジェクト全体のリアルタイムの進捗状況をわかりやすいグラフ・表で可視化したい
- エンジニアなど開発の実務者に工数管理を任せており、業務に負担がかかっている企業
- 精度の高い見積もりを実施したい企業
例えば、 複数のプロジェクトを同時に進行している場合、進行状況をグラフや表で可視化できれば、遅れているプロジェクトやコストが超過しているプロジェクトを瞬時に把握でき、経営判断を加速させることができます。
エクセル・スプレッドシートが簡易的な利用に向いているのに対し、工数管理ツールは精度の高い工数管理に向いています。
工数管理ツールの選び方のポイント
工数管理ツールを選ぶ際は以下のポイントを確認しましょう。
- 直感的に操作ができそうな画面設計か
- プロジェクトに必要な機能があるか
- 事実通りの工数入力ができそうか
参考：工数管理ツールの18選を徹底比較！選び方のポイントも解説
社内で工数入力を定着させるためには、より入力負担のかからないツールを選ぶべきです。
工数管理ツールには工数の入力と把握のシンプルな機能に特化したツールから、複数プロジェクトの管理もできる可視化しやすいツールなど様々です。
また、導入目的によって必要な機能が違ってくるため、「何のために使うのか」を明確にした上で工数管理ツールを選びましょう。
「誰が」「どのタスクに」「どれくらいの時間をかけたか」「現在の進捗状況はどうか」を入力、確認できるツールであれば、プロジェクトに遅延が発生しても修正できます。
プロジェクトがスケジュール通り進まないなどのトラブルが起きることはありません。
エクセル・スプレッドシート
エクセル・スプレッドシートで工数管理をするメリットは以下の通りです。
- 導入費用がかからない
- データを共有でき、いつでも閲覧可能
エクセル・スプレッドシートの最大のメリットは導入費用がかからない点です。
officeを導入している企業は無料で使えますし、officeを導入していなくてもGoogleのスプレッドシートを利用すれば無料で利用できます。
しかし、エクセル・スプレッドシートはスマホでの閲覧・編集がしづらく、進捗状況の確認や事実確認をするのが難しいため、正しくない事実も入力できてしまいます。
工数の計画変更や入力ミス、Windowsアップデート等でデータが破損し蓄積したデータが消える可能性があるため、正確な工数管理には向いていません。
エクセル・スプレッドシートは、作業時間をまとめる程度の簡易的な使い方が向いています。
エクセル・スプレッドシートがおすすめの企業の特徴
エクセル・スプレッドシートの利用がおすすめな企業は以下の通りです。
- 費用をかけずに今すぐ工数管理を進めたい
- 関数や集計になれている
- 利用用途がプロジェクトの進捗管理のみ
計画を立てる程度の工数管理であればエクセル・スプレッドシートがおすすめです。
ただし、予実管理やタスクの可視化、社員ごとのタスクの進捗具合の確認は難しいので、注意してください。
おすすめのテンプレートの紹介
エクセル・スプレッドシートで工数管理をする場合は、ガントチャートとセットになっているものを使いましょう。
ガントチャートとは期間を色付けして表をみやすくしている設定です。
参考：【2023年最新版】ガントチャート作成ツールおすすめ15選を比較
テキストや文字だけで工数管理するのと比べて、プロジェクトの工程全体を見える化しやすくなります。
以下サイトからガントチャート型のテンプレートをダウンロードすることができます。
エクセル・スプレッドシートで工数管理する際の流れ
エクセル・スプレッドシートで工数管理を行う際の流れは以下の通りです。
- 作業の洗い出し
- 作業の構造化
- 担当者や予定日の設定
まずは、プロジェクトを進めるうえで必要となる作業と作業にかかる時間を洗い出します。
この時、責任者が予想の作業・数字を入れるのではなく、現場の社員にヒアリングしながら具体的な内容を記載します。
次に作業の構造化を行います。ゴールから逆算し、タスクを細分化する作業です。
プロジェクトに必要な作業が明確になるだけでなく、遅延が発生した場合はどこで躓いているのかを一目で理解できます。
最後に細分化されたタスクに担当者や完了予定日を記入します。
各担当者ごとにタスクを細分化し、完了予定日を記入してもらうことで、個々のタスクの進捗状況を確認しやすくなります。
工数管理がうまくいかない4つの原因
工数管理を取り入れても、うまくいかない場合には何かしらの原因があります。
工数管理がうまくいかない時の原因は主に4つあります。
- プロジェクトに必要な作業量を理解していない
- 毎日の工数入力後の確認・承認をしていない
- 工数入力に手間がかかっている
- チーム内でのコミュニケーションが不足している
失敗する原因を知ることで、工数管理でのトラブルや失敗を回避できます。
プロジェクトに必要な作業量を理解していない
工数管理に失敗する一つの原因として、プロジェクトに必要な作業を理解していないことが挙げられます。
プロジェクトの作業を全て洗い出すことは簡単ではありませんが、現場の社員にヒアリングしながら「どんなタスクが想定されるか」「どれくらいの時間がかかるか」という情報を事前に確認してから工数管理を行う必要があります。
しかし、プロジェクトを完了させるための作業量や時間を見誤ると、スケジュール通りに進まなくなり、遅延が発生してしまいます。
あらかじめ時間のかかる作業には余裕を持ったスケジュールで進めるためにも、事前にプロジェクトに必要な作業量を理解しておくことが大切です。
必要な作業量の洗い出しは作成物から作業を分解しましょう。
プロジェクトの始動前に必要な作業の洗い出しが難しい場合は、進行中に修正できるような余白（作業時間や人員）を確保しておきましょう。
毎日の工数入力後の確認・承認をしていない
毎日の工数入力後の確認・承認をしていない場合は、正確な工数の入力が行われない可能性があり、失敗に終わる原因となります。
工数管理の確認・承認を一連の流れとして取り込まなければ、「入力しなくても怒られない」「適当に入力しても咎められることはない」と、正確な数値が入力されない可能性があります。
工数管理自体が形骸化し、正確な工数が入力されないとプロジェクトをスケジュール通り終わらせるための進捗管理や軌道修正ができなくなってしまいます。
従業員が入力した工数が少しでも事実ではない可能性があるなら、上司が確認と承認をするフローを取り入れましょう。
工数入力に手間がかかっている
工数入力に手間のかかるツールを使っている場合、正確な情報を集めづらくなり、工数管理が失敗に終わる可能性があります。
使いにくいツールやエクセルのシートを利用していると、社員が入力の煩わしさを感じ、適当に入力する傾向があります。
また、操作が複雑で使いこなせず入力すらできない社員も出てくるかもしれません。
工数管理は管理者が使いやすいツールを導入しがちですが、入力するのは現場の社員になるので、説明書を読まなくても直感的に操作できるツールもしくはエクセルシートを導入する必要があります。
チーム内でのコミュニケーションが不足している
作業を行う現場の社員とコミュニケーションを取れていない場合は、工数管理が失敗に終わる原因の1つです。
工数管理の数字や業務量にばかり目が行きがちですが、業務を進めるのは現場の社員です。
作業を完了させるスピードは体調や疲労面が関係してきます。
管理者と社員側でコミュニケーションを取れていないにもかかわらず「業務のスピードが予想よりも遅れている」と支持されてもプロジェクトがスケジュール通りに進むどころか、不満が溜まる一方です。
以下は、社員と適切なコミュニケーションが取れているかを確認するチェックリストです。
- プロジェクトメンバーは十分な休みが取れている
- 人間関係が悪化していない
- 進捗報告やトラブルが起きた際の報告スピードは適切である
- 作業の進捗による相談がある
上記のチェックリストに当てはまらない場合は、プロジェクトメンバーとの関係性によるトラブルが起きる可能性があります。
正しく工数管理するためのポイント5つ
正しく工数管理するためには以下の5つのポイントを意識してください。
- 責任者を決める
- 工数管理の記入が形骸化しないよう確認・承認を必ず行う
- 現場視点の工数管理を行う
- 工数管理に予実管理も含める
- 工数管理データを共有し、成果の見える化を行う
事前に準備を行うことで工数管理が形骸化せず、効果を発揮することができます。
参考：「工数見積もりの精度が低い」を解決する5つのコツと見積手順を解説！
責任者を決める
工数管理の進捗度合いや入力確認を行う責任者を決めましょう。
できれば、予実管理の経験がある社員をおきます。
責任者は定めたルールを社員に遵守させる必要があり、工数入力を定着させる重要な役割です。
- その日中に工数入力を行う
- 作業をした翌日に工数入力を行う
- 週末にまとめて工数入力を行う
社員によって工数入力のタイミングが違う場合もあり、これらを統一しなければ正確な工数管理はできません。
また、エクセルやツールを使ってたとしても、現場の社員が入力を怠ってしまえば正確なデータにエラーが生じます。
責任者が工数入力の声かけや入力チェックなど、決められたルール通りに工数入力をしてもらうようメンバーに促す必要があります。
工数管理の記入が形骸化しないよう確認・承認を必ず行う
工数管理の記入が形骸化しないよう、毎日の終わりに確認・承認を必ず行いましょう。
正しい工数管理を行うためには、精度の高いデータを毎日しっかり記入することが大切です。
そのためには以下の方法を実践しましょう。
- 工数入力の確認・承認を毎日行う
- 記入漏れをその日のうちに確認し、社員に声をかける
- 工数は毎日都度都度入れることが一番楽であることを伝える
- 誰が記入していないかを全員が見れる仕組みにする（社員同士の指摘につながる）
工数管理は現場で働く社員の工数入力が重要になります。形骸化しないよう、上記で紹介した4つの方法を実践しましょう。
参考：工数入力の定着と精度向上を目指す | 製品企画・現場改善の取り組み | コンセプト | 工数管理・プロジェクト管理ツール【TimeTracker NX】
現場視点の工数管理を行う
工数管理は管理者視点ではなく、現場視点で行うことが正しい工数管理を行う糸口になります。
責任者側だけで決めるのではなく、現場の社員にヒアリングした上で現実的な工数を決めましょう。
管理者側で勝手に工数を決めると、社員に不満が募るだけでなく、体調やメンタル面に悪影響を及ぼし、プロジェクトの進捗にトラブルが生じる可能性があります。
工数を決める際に現場で働く社員に「この作業はどれくらいの時間がかかる？」などヒアリングしながら、現実的な工数管理を行いましょう。
工数管理に予実管理も含める
工数管理には、予実管理を含めることも大切です。予実管理とは予想と実績の両方を入力し、予想と実績の差を管理することです。
予実管理を徹底することで、何が原因でどのような差異が発生したのかを可視化できます。
プロジェクトを進める上で完了した作業の予実管理を行えば「失敗した原因」と「成功した要因」を分析でき、業務効率化につながります。
プロジェクトのエラーを防ぐことができるので、工数管理には予実管理を含めましょう。
参考：工数管理は誰のため？ | 製品企画・現場改善の取り組み | コンセプト | 工数管理・プロジェクト管理ツール【TimeTracker NX】
工数管理データを共有し、成果の見える化を行う
工数管理のデータの共有を行い、成果の見える化を行うことで、経営陣と現場で働く社員の両方にメリットがあります。
経営陣が経営に関わる意思決定を下す助けになるだけでなく、社員のモチベーションを上げる助けになるからです。
プロジェクトの「対応が必要な作業」や「完了した作業」が見える仕組みのツールやエクセルシートを使えば、徐々にゴールが見えてくることから現場の社員のモチベーションアップにつながります。
また、作業に遅れが生じている場合は業務時間内のどこに無駄があるのかを確認でき、改善することも可能です。
工数管理による成果が現れることで、現場の社員自身もより正確なデータが欲しくなり、工数の入力精度の向上にもつながります。
まとめ
この記事では、工数管理の方法や工数管理を行う具体的な方法、正しい工数管理を行うポイントについて解説しました。
工数管理とは、作業を終わらせるために要する作業量と必要な人数を表す指標です。
工数管理を行うことで適切な見積もりによる利益の確保やプロジェクトの進捗状況の修正に役立ちます。
形骸化せず、正しく工数を管理するポイントとしては以下の5つになります。
- 責任者を決める
- 工数管理の記入が形骸化しないよう確認・承認を必ず行う
- 現場視点の工数管理を行う
- 工数管理に予実管理も含める
- 工数管理データを共有し、成果の見える化を行う
正しく工数管理するためには、現場の社員への工数入力の定着が重要です。
工数管理の責任者によるルールを遵守してもらうための声かけや確認・承認を徹底すれば、正しく工数管理できるはずです。
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本記事で解説したように、工数入力に手間がかかると工数管理の定着が難しくなります。
エクセルやスプレッドシートは無料で使える点ではメリットですが、入力に時間がかかり現場メンバーの負担増加と精度低下を招いてしまいます。
そんな時は工数管理ツールの活用を検討してみましょう。
たとえば、『クラウドログ』ではGoogleカレンダーやOutlookとアプリ連携が可能なため、カレンダー上の予定から半自動で工数入力をしてくれます。
1日1分の作業で正確な入力が完了するので、工数管理をこれから始める方、定着に課題を感じている方はぜひ下記から確認してみてください。
