プロジェクトを進めていく上で、「タスク管理が漏れてスケジュールが遅れる…」「効率的な仕事をするにはタスク管理が必須だけど、苦手だなぁ…」といったお悩みは尽きないはず。
そのようなお悩みを解決するツールがあれば、プロジェクトも円滑に進むでしょう。
本記事では、プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントを記載し、無料で使用できる6つのプロジェクト管理ツールを解説しています。
それぞれのツールを比較した際のメリット・デメリットも明記しました。自分たちのチームにピッタリのツールを見つけて、ぜひ業務の改善に役立ててください！
目次
プロジェクト管理ツールを選ぶポイント
使い勝手
管理者はもちろん、プロジェクトメンバーも日々使うツールなので、使いやすいかどうかは重要なポイントです。メンバーのリテラシーも考慮し、ストレスなく使用できるツールを選びましょう。
コスト
プロジェクト全体の予算には上限があるので、ツールにかけられる費用もおのずと限られてきます。使用する人数に応じて費用が変わるツールもあるので、事前にチェックしておきましょう。
セキュリティ
プロジェクトの内容を共有する機能を使用する場合、外部に情報が漏れないかどうかは繊細な問題です。セキュリティ対策が十分に取られているツールを選びましょう。
マルチデバイス対応
パソコンからだけではなく、タブレットやスマートホンからもアクセスできると便利です。社外での仕事が多いメンバーとも、マルチデバイス対応のツールならば時差なくやりとりができます。
海外製品については日本語対応をしているかどうか
海外製品にはプロジェクト管理機能が充実している優秀なツールが多数あります。操作性が優れており、英語表記でも使用していくうちに慣れるということもありますが、日本語対応していると一層使いやすくなるので、確認しておきましょう。
あると便利なプロジェクト管理機能
ガントチャート作成機能
ガントチャートとはタスクの開始・終了日や担当者を示す表で、スケジュール管理に用いられます。ツールを使えばスムーズに作成でき、共有機能があれば更新・変更した場合も複数メンバーへ一度に伝えられるので便利です。
工数管理機能
メンバーがどれくらいの作業を請け負っているのかが確認できる機能です。複数のプロジェクトを管理できるツールならば、参加者の工数をプロジェクトを横断して確認できます。
進捗管理機能
スケジュールに対してどのタスクが完了/未完了なのかを把握できる機能です。遅れている項目が明確になるので、早めに対処するのが可能になります。
タスク管理機能
タスクの完了/未完了を管理する機能です。取りこぼしをなくせて、プロジェクト全体の進捗の目安にもなります。各メンバーにとってはやるべきことが明確になるので、業務を円滑に進められます。
wiki機能
プロジェクト内のルールやメンバーで共有しておきたい情報を整理できる機能です。要件が多かったり、参加メンバーが多かったりするプロジェクトに向いています。
6つのプロジェクト管理ツールを徹底比較！
今回は無料でずっと使えることを条件に、下記の6つのプロジェクト管理ツールを比較してみました。
1．Asana
2．Trello
3．ToDous
4．Wrike
5．Producteev
6．Brabio!
各ツールの特徴を一覧表にまとめました。
※2018年1月時点 各社HPより。空欄の情報はWebサイトに記載なし
1．シンプルな操作性かつチームタスクが共有できる「Asana」
元Facebookエンジニアが作成したポップで楽しいプロジェクト管理ツールです。
メリット
- シンプルで高い操作性
- 他チームメイトのタスクも見えるため、チームのタスクが可視化される
- 投稿に対するリアクション機能（「いいね」など）がある
- SlackやChatworkでお馴染みのmention機能があり、メッセージやタスクに宛名を加えられる
- 連携させれば無料でガントチャートが使える
デメリット
- タスクに開始日を設定できない
- 日本語に対応していない
こんな会社におすすめ
15名以内で高機能プロジェクト管理ツールを探している
こんな会社にはおすすめできません
費用をかけずに多機能ツールを使用したい
2．直観的に操作できる「Trello」
クリック＆ドラッグで直感的に使える看板方式のタスク管理ツールです。
メリット
- 自由度の高いタスク管理
- 説明なしでも使えるシンプルデザイン
- 無料版でだいたいの機能が使える
デメリット
- ボードをまたいでタスク管理ができない
- 連携しないとガントチャートは使えない
こんな会社におすすめ
小さなチームごとのプロジェクト管理をしたい
こんな会社にはおすすめできません
大きなチームのプロジェクト管理をしたい
3．グッドデザイン賞受賞「ToDous」
「使いやすさ」と「優しさ」にこだわり、グッドデザイン賞を受賞したタスク管理ツールです。
メリット
- スタンプや「ありがとうボタン」の使用でメンバー間のコミュニケーションが円滑化する
- マニュアルのいらないシンプルなデザイン
- UIにこだわっており、ATMのような押しやすいボタンで使い勝手が良い
- 他メンバーの進捗状況が一目でわかる
デメリット
- カレンダーとタスクリスト以外の際立った管理ツールはない
- 大規模での使用にはやや不向き
- アップロード制限が1ファイルあたり50MBしかできない
こんな会社におすすめ
- タスク管理をできるツールを探している
- 楽しみながらタスクを消化させていきたい
こんな会社にはおすすめできません
- 大きなファイルのやりとりをプロジェクト管理ツール上でおこないたい
- 大人数でプロジェクト管理ツールを使用したい
4．機能性に優れた「Wrike」
世界的に有名な高機能プロジェクト管理ツールであり、GoogleやAmazonといった大企業も導入しています。
メリット
- シンプルなため操作性で迷うことはない
- プロジェクトごと、タスクごとにガントチャート化、テーブル化、ボード化、タイムライン化などが可能
- 他のツールでできて、Wrikeでできないことはないと言えるほど多機能。
- プロジェクトやレポートの目的に合わせたテンプレートが多数用意されている
- ツール内でメールの管理、ドキュメントの管理もできる
- ユーザーごとのタイムトラッキング機能があり、どの作業にどれくらいの時間を要しているのかが分かりやすい
デメリット
- 有料版が高額で、無料版の機能は限定的
＜無料版で使える主な機能＞
– タスク管理（テーブル化、ボード化）
– ツール内ドキュメント管理
– メール管理
– Wiki機能
こんな会社におすすめ
- 1つのツールでプロジェクトを一括管理したい
- タスクとそれにかかった工数を明確にしたい
- 報告書を作成する業務が日常的にある
こんな会社にはおすすめできません
- プロジェクト管理ツールにあまりお金をかけられない
- シンプルなツールを探している
5．無料で大人数のタスクを管理したいなら「Producteev」
タスク管理に特化し、無料でも人数無制限で使える凄いお得なツールです。
メリット
- ユーザー数に関わらず無料で使用できるタスク管理ツール
- タスクに日時指定ができ、リマインダー機能もある
- ラベルや優先順位の設定でタスクを管理しやすい
- タスクを分けるフィルター機能が強い
デメリット
- 英語製品であり、日本語対応していないので、メニュー名や説明文が英語表記になっている（プロジェクト名やタスクは日本語で入力可能）
- ガントチャートは初期設定に搭載されていない
こんな会社におすすめ
大人数でも無料でタスク管理ツールを使用したい
こんな会社にはおすすめできません
- 日本語表記のツールを使用したい
- 多機能のプロジェクト管理ツールを探している
6．複数プロジェクトも管理ができる「Brabio!」
ガントチャートを中心とした管理体制で、複数プロジェクトの同時管理が得意です。
メリット
- タスク担当者の状況がプロジェクトを横断して一目で分かる
- タスクをリンクさせられるので、複雑なプロジェクトも管理しやすい
- ユーザーのモードを選択するだけで、閲覧や編集できるエリアが限定できる
- 一覧性にすぐれていて、ガントチャートとカレンダーを同時に見ることができる
デメリット
- IP制限をかけられない
- クラウド版しかないのでオフラインでは使用できない
こんな会社におすすめ
- 5名以下のプロジェクトチームで無料のツールを探している
- ガントチャートを中心にタスク管理をしたい小規模のワークグループにおすすめ
こんな会社にはおすすめできません
大規模なプロジェクトに取り組んでいる
参考：サルでもわかるプロジェクト管理入門〜タスク管理を使いこなそう〜｜ヌーラボ
プロジェクト管理の流れと、上手に管理するポイント
プロジェクトを管理する際の流れとポイントもまとめました。各ステップのポイントも合わせて紹介するので、ツールと組み合わせて上手に管理していきましょう。
ステップ1：プロジェクトのゴールを設定する
いつまでに、そして何を持ってプロジェクトの完成とするのか、ゴールを明確にします。物を作るのがゴールになることもあれば、今ある課題を解決するのがゴールになる場合もあります。
ポイント：成果物のイメージを具体的に統一
成果物もはっきりとさせておきましょう。ゴールを設定する際には現状をどのように変えていきたいか確認しておくといいでしょう。
あいまいな言葉が含まれるとイメージがバラバラになってしまうので、具体的な表現や数字で設定するのが重要です。
ステップ2：ゴールするためにやるべきこと（タスク）を整理する
ゴールが設定できたら、実現に向けて各人がおこなわなければならないことをピックアップします。
ポイント：完成までの過程をイメージした上で綿密な計画を立てる
開始から完成までの過程をイメージして、関係者へのヒアリングをおこない、些細なことでも漏らさずに書きだしておくと、より綿密な計画が立てられます。
ステップ3：タスクの順番や重要度を整理し、役割分担をする
プロジェクトの工程に応じて各タスクを並べて整理します。また、プロジェクトの肝となるタスクについては重要なことを整理しておきましょう。
ポイント：タスクの割り振りには細心の注意を払う
メンバーの持つ知識の専門性やこれまでの経験などを加味して、タスクの担当者を決めていきましょう。同時に複数のタスクが同じ人の担当とならないように割り振れると、負荷を分散できます。
ステップ4：スケジュールを作成する
各タスクの作業時間を想定して、スケジュールを作っていきます。
ポイント：余裕を持ったスケジュール作成を心掛ける
このタスクを完了させないと次のタスクを開始できないという項目もあるので、担当者へヒアリングし、順序が前後しないようにしましょう。また、プロジェクトを進めていく上で遅延はつきものです。ある程度のバッファを持たせたスケジュールを作成するとよいでしょう。
各メンバーが他のプロジェクトにも参加している場合は、どれだけ工数をあてられるのか事前に正確に聞いておく必要があります。スケジュールを作成してみて納期に無理がある場合は、早めの段階で納期の変更を検討しましょう。無理のある納期を守ろうとすると、過重労働になってしまったり、成果物のクオリティが下がってしまったりといいことはありません。
ステップ5：進捗を確認し、必要に応じてスケジュールの変更や担当者の変更をおこなう
プロジェクトが始まったらスケジュール通りに進行しているかどうか確認します。少しの遅延が出た場合もスケジュールにバッファを持たせてあれば吸収できます。大幅な遅れや、担当者の負荷が偏ってしまった場合には適宜計画を変更していきましょう。
ポイント：こまめに進捗確認をおこなう
進捗を把握するためにはメンバーとこまめに連絡を取り合い、その時々の状況を把握しておかなければいけません。定期的にミーティングを設定しておくものいいでしょう。
同時に、各メンバーの工数を細やかにチェックしておきます。予算と照らし合わせ、オーバーしていないかを確認しながらプロジェクトを進めていきましょう。
プロジェクトが正しく管理されていないと生じるミスや課題
プロジェクトが正しく管理されていないと、上記5つの要素において不測の事態や問題が起こり、進行が滞ってしまいます。
①目的が不明瞭であると、メンバーの意識が共通のものにならず、成果物のクオリティが下がったり、工数が必要以上にかかったりする。
②スケジュールが管理できていないと遅延が発生する。
③メンバー間でやるべきことの共有ができなかったり、コミュニケーション不足があったりするとミスが起こる。
④人件費や物品等の費用を管理できていないと無駄な出費に繋がってしまう。
⑤各工程が噛み合わないと、スケジュールの遅延や予算オーバーにつながる。
正しいプロジェクト管理は、工数削減、効率化、品質向上が図れ、プロジェクトの成功へとつながります。
また、管理が適正におこなわれたプロジェクトは完了後に振り返りもしやすいので、次期プロジェクトで良かった点・改善点を活かせます。
まとめ
企業のニーズごとにおすすめツールをご紹介してきましたが、いかがでしたか？プロジェクト管理ツールは様々なものがあるため、漠然と探していると迷ってしまうかと思います。しかし、使い勝手やコスト、セキュリティ等の求める要素によって判断すると、最適なツールを見つけられますよ。
ぜひ参考にして、ぴったりのツールを見つけてみてください。
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